Einhell România

Studiu de caz: Implementare Microsoft Dynamics NAV

Anterior utilizării Microsoft Dynamics NAV trebuia să așteptăm introducerea datelor la finele zilei pentru a obține un raport de vânzări; dacă ținem cont că aveam și un depozit la Giurgiu câteodată dura și două zile. Acum accesul imediat la informație ne permite un răspuns rapid către client, iar business-ul nostru avansează mult mai repede, Bogdan Baltac, Director General Einhell România.


Despre organizație

Einhell Romania este filiala producătorului german Einhell AG și are ca obiect de activitate comercializarea articolelor de bricolaj și grădinărit – scule electrice, aer comprimat, sudură, generatoare de curent, autopompe, hidrofoare, mașini electrice de grădinărit. Compania a intrat pe piața românească în 1994 prin importatorul Novatech de la care a preluat în 2005 Divizia de distribuție a produselor Einhell. Clienții Einhell sunt marile lanțuri de magazine prezente pe piață: Metro Cash&Carry, Selgros, Praktiker, Bricostore, Carrefour, Cora, miniMAX, Plus, Interhome, Real, Baumax, Mr Bricolage, Hornbach, Baumax, OBI etc., la care se adaugă peste 200 de distribuitori independenți prezenți la nivel național. Portofoliul de produse conține peste 1200 de repere. Cifra de afaceri generată de Einhell România a fost de cca. 15 milioane euro pentru anul 2007, cu o estimare de cca. 19 milioane euro pentru 2008.

Situația inițială

În 2003, în cadrul Novatech, linia de business aferentă produselor Einhell a devenit Einhell Distribution, în cadrul căreia Einhell AG a intrat ca acționar în 2005. În perioada 2003-2006 business-ul a crescut agresiv, numărul de clienți de asemenea, iar cifra de afaceri a crescut cu peste 50% în fiecare an. În paralel, echipa s-a mărit, iar infrastructura logistică s-a triplat. În 2006 compania, devenită între timp Einhell Romania, a ajuns la venituri de 10 milioane Euro, cu oportunități majore de extindere. În tot acest timp sistemul IT a rămas în urmă, bazat doar pe o aplicație simplă de gestiune și contabilitate. Această situație genera deja multiple nemulțumiri legate de lipsa accesului real time la informații, lipsa de integrare între depozite și sediul central, obținerea întârziată a rapoartelor manageriale și implicit, imposibilitatea de a răspunde rapid la solicitările clienților.

În 2006 ne aflam în situația de a nu putea oferi clienților informații rapide și corecte. Mai mult, ne bazam foarte mult pe ceea ce știau anumiți oameni, ceea ce poate fi periculos pentru sănătatea unei companii, consideră Bogdan Baltac, Director General Einhell România.

Soluția

Strategia Einhell pentru filiala din România prevedea și implementarea unei soluții ERP, însă momentul stabilit pentru această investiție era 2007. Echipa managerială de la București, forțată de creșterea accelerată și sesizând oportunitățile majore create de pătrunderea marilor lanțuri de retail pe piața locală, a cerut devansarea planului.

Politica IT din cadrul Einhell prevede implementarea Microsoft Dynamics NAV ca platformă standard pentru filialele companiei, platformă care se potrivea și pentru filiala din România.

Astfel, decizia privind soluția fiind luată, în separatembrie 2006, s-a trecut la alegerea partenerului potrivit. După două etape de selecție a fost ales ca partener de implementare Novensys.

Logo Novensys

Am inițiat un proces de selecție la care am invitat patru parteneri Microsoft Dynamics NAV care au prezentat compania și serviciile. Am pus accent pe capabilitățile companiei și nu pe produs, pe care îl cunoșteam. Astfel am ales Novensys pentru experiența în proiecte derulate în același sector de activitate și flexibilitatea de a implementa o soluție cu multe funcționalități specifice dezvoltate în cadrul Departamentului IT propriu al Einhell AG,afirmă Bogdan Baltac.

Proiectul de implementare a Microsoft Dynamics NAV în cadrul Einhell România a avut doi parteneri. Novensys s-a ocupat de modulele comune ale aplicației, iar o echipă din partea Departamentului IT al Einhell AG Germania a gestionat aspectele specifice activității companiei.

Au fost implementate modulele standard ale Dynamics NAV, precum și module complementare pentru gestiunea ofertelor către clienți, a bonității acestora, stocuri, promoții etc. Soluția este utilizată de toate persoanele implicate în procesele de business ale companiei.

Un aspect foarte important l-a reprezentat construcția listei de prețuri pentru clienți destinată Departamentului de vânzări. Numărul mare de clienți precum și existența a peste 1200 de repere în portofoliul de produse făceau dificilă realizarea manuală a ofertelor. În momentul de față, un modul special automatizează aceste procese, luând în calcul orice schimbare de cost indusă de prețul de producție, cursul de schimb, valoarea transportului internațional, data livrării etc. Acest modul permite obținerea unei imagini reale a costurilor și are un impact pozitiv asupra productivității Einhell.

O altă particularizare a fost adusă pentru Departamentul Logistică printr-o serie de facilități ce permit automatizarea procesului de achiziție. Astfel, în funcție de rulaje, stocuri și acțiuni planificate pentru următoarele luni, sistemul generează sugestii de achiziții.

De asemenea, sistemul IT a fost prevăzut cu interfețe EDI (Electronic Data Interchange) care permit generarea automată a comenzilor, avizelor și facturilor pentru eliminarea erorilor umane și reducerea timpilor de procesare.

Beneficiile

Implementarea Microsoft Dynamics NAV a eliminat nemulțumirile companiei Einhell față de vechiul sistem IT și oferă un suport de calitate pentru gestionarea întregii activități.

Creșterea controlului asupra afacerii și obținerea imaginii real-time asupra activității

  • Susținerea unei afaceri cu un ritm de creștere de 50% pe an;

Fără schimbarea sistemului IT am fi ajuns în imposibilitatea de a gestiona eficient activitatea. Nu poți susține o creștere a cifrei de afaceri de la 10 la 15 milioane Euro cu o simplă aplicație de contabilitate, Bogdan Baltac.

  • Suport decizional pentru management prin reducerea de la 1-2 zile la câteva minute a timpului de obținere a rapoartelor;

Anterior utilizării Microsoft Dynamics NAV trebuia să așteptăm introducerea datelor la finele zilei pentru a obține un raport de vânzări; dacă ținem cont că aveam și un depozit la Giurgiu câteodată dura și două zile. Acum accesul imediat la informație ne permite un răspuns rapid către client, iar business-ul nostru avansează mult mai repede, Bogdan Baltac.

  • Facilitarea raportării către sediul central.

2006 a fost un an de tranziție în care nu s-au solicitat foarte multe informații, însă din 2007 am devenit ca oricare altă filială europeană, Bogdan Baltac.

Creșterea productivității

  • Creșterea cu 50-60% a numărului de conturi noi gestionate cu aceeași echipă, prin automatizarea procesului de ofertare către clienți;

Oamenii au reușit să facă managementul tuturor conturilor noi fără să fie necesară suplimentarea echipei, chiar dacă anul 2007 a adus multe lanțuri noi de retail pe piața locală, toate regăsindu-se și printre clienții Einhell, Bogdan Baltac.

  • Suport în generarea și gestiunea promoțiilor din marile lanțuri de retail.

Promoțiile din cataloagele lanțurilor de retail reprezintă jumătate din business-ul Einhell, deci este foarte important să avem stocuri suficiente pentru aceste promoții și să le putem gândi în avans. Fără o imagine clară a acestor stocuri riscăm un deficit de imagine în fața partenerilor și a clienților finali precum și pierderi financiare consistente, Bogdan Baltac.

Îmbunătățirea relațiilor cu partenerii

  • Creșterea cotelor de livrare către clienți printr-o gestiune foarte exactă a stocurilor;

Clienții noștri monitorizează foarte atent gradul de livrare al comenzilor solicitate, și dacă teoretic nu ne-am încadra în anumite limite am fi pasibili de penalizări pentru că ei consideră că au pierdut bani. Imaginea exactă asupra stocurilor a fost un punct forte prin care ne-am lărgit gama de produse la anumiți clienți care au înțeles că putem livra produsele promise, Bogdan Baltac.

  • Susținerea implementării politicii de "credit insurance" asigurarea sumelor aferente anumitor tranzacții comerciale. Pe baza acestui program se pot bloca livrări, se emit remindere și notificări etc.

Ar fi fost imposibil să implementăm strategia de credit insurance fără suportul oferit de Microsoft Dynamics NAV, Bogdan Baltac.

  • Monitorizarea constantă a situației la nivel de client ( termene, limite de credite, bonitate, termene de plată);
  • Respectarea timpilor de livrare prin monitorizarea lanțului de aprovizionarea și imaginea real time asupra stocurilor;
  • Generarea automată a comenzilor, avizelor și facturilor prin implementarea interfețelor EDI (Electronic Data Interchange);
  • Posibilitatea de a da un răspuns pe loc la solicitările/comenzile clienților;
  • Evidența asupra rezervărilor de produse din stoc și blocarea acestora.
Îmbunătățirea activității de Service
  • Asigurarea accesului Departamentului de service la baza de date centralizată, localizată în Germania, ce conține zeci de mii de repere, pentru identificarea / comanda reperelor necesare reparațiilor;
  • Reducerea timpului pentru livrarea produselor reparate în service;
  • Reducerea costurilor aferente reparațiilor.