Consiliul Județean Mehedinți - EUDIS

Studiu de caz: Integrare Windows SharePoint Services cu aplicații existente și Office SharePoint Server

SharePoint Services permite lucrul colaborativ în cadrul Consiliului Județean Mehedinți și al consiliilor locale conectate în proiectul EUDIS. Utilizarea Microsoft SharePoint a dat o mare valoare investițiilor anterioare făcute de Consiliul Județean Mehedinți în tehnologie. Funcționarii noștri au acum posibilitatea să schimbe facil documente între departamente diferite și să găseasă rapid soluții la cererile cetățenilor. Mai mult, pentru că cetățenii pot plasa cereri și urmări stadiul acestora direct de pe Internet, suntem tot mai aproape de ceea ce înseamnă în Uniunea Europeană serviciile electronice administrative - Bălu Marius, Președinte Consiliul Județean Mehedinți.

Despre organizație

Proiectul EUDIS - European District System - reprezintă un parteneriat public-privat între Consiliul Județean Mehedinți și compania CG-GC IT SA pentru livrarea unitară de servicii IT la nivelul întregului județ.

Prin colaborare cu 14 parteneri tehnologici, EUDIS a creat o platformă hardware și software centrală, prin intermediul căreia sunt livrate în regim SaaS - Software as a Service - soluții și servicii pentru gestionarea oricărui tip de activitate. Peste 90 de instituții publice locale - primării, direcții administrative, școli, muzee etc – beneficiază de aceste soluții: ERP, e-government, taxe și impozite, GIS, portal, call-center, document management etc.

În cadrul proiectului EUDIS a fost lansat cel mai mare portal Web precum și prima implementare VoIP din administrația publică românească. Serviciile oferite ajung în mod curent la circa 350.000 de cetățeni. Proiectul EUDIS a demarat în 2005 și acoperă o perioadă de 15 ani, având planificate mai multe etape de dezvoltare.

Cele 90 de instituții publice deservite de proiectul EUDIS au acces la funcționalitățile pachetului GoPrim, o suită de 10 module integrate dezvoltată de CG&GC Software Solutions, divizie a CG-GC IT în parteneriat cu CTCE Piatra Neamț. Aplicațiile din cadrul pachetului GoPrim sunt bazate pe tehnologia Microsoft .NET Framework și realizate cu Microsoft Visual Studio, utilizând baze de date Microsoft SQL Server.

Situația inițială

Suita de aplicații GoPrim implementată de CG&GC Software Solutions permitea ca oricărei înregistrări să îi poată fi alocat și atașat un document scanat. Această facilitate permitea funcționarului public să poată verifica oricând acuratețea înregistrărilor cu informațiile existente în documentele originale scanate în cadrul Registraturii.

Lipsa majoră a acestui sistem era însă că documentele atașate înregistrărilor din cele 10 aplicații ale suitei erau disponibile doar în aplicația aferentă unui departament din instituție, unde fusese înregistrat, fără a putea fi partajat. Problema era cu atât mai apăsătoare cu cât cea mai mare parte din documente sunt de interes general, interacționând cu mai multe departamente. Astfel, funcționarii publici nu puteau căuta și găsi ușor documentele atașate în aplicație; erau nevoiți să recurgă la arhiva fizică, ceea ce însemna pierdere de timp, lipsa unor justificări reale și întârzieri în soluționarea cererilor cetățenilor.

Conducerea Consiliului Județean Mehedinți a apreciat că situația nu poate continua și a hotărât găsirea unei soluții pentru adăugarea unui nivel colaborativ eficient în suita de aplicații GoPrim.

Soluția

Soluția identificată de echipa EUDIS din CG&GC Software Solutions a fost implementarea SharePoint Services, care să permită atașarea, stocarea și identificarea facilă și cross-departamentală a oricărui document înregistrat. SharePoint Services a fost cea mai potrivită soluție atât prin costurile foarte reduse cât și prin timpul foarte scurt de implementare.

Costurile reduse sunt date de varianta gratuită de licențiere propusă de implementator - în cadrul EUDIS se utiliza deja SharePoint Server 2007 în cadrul portalului public. Iar timpul scurt de implementare era posibil prin utilizarea serviciilor web XML pentru interconectarea SharePoint cu pachetul GoPrim.

S-a pus și problema dezvoltării de către CG&GC Software Solutions a unei platforme proprii, însă era prea costisitoare și ar fi solicitat un timp lung pentru finalizare. Atât Consiliul Județean Mehedinți cât și primăriile din județ înregistreză zilnic o cantitate foarte mare de documente. Dacă funcționarii din fiecare instituție nu au acces rapid la aceste documente sau dacă au probleme în găsirea acestora, timpul de rezolvare a solicitărilor cetățenilor tinde să fie nepermis de lung. Am solicitat partenerilor noștri EUDIS și CG&GC Software Solutions găsirea unei soluții eficiente pentru acces la documente, indiferent de departament - Bălu Marius, Președintele Consiliului Județean Mehedinți.

Derulare proiect

Proiectul de implementare a SharePoint Services a început în separatembrie 2008 și a fost finalizat în decembrie 2008. CG&GC Software Solutions a realizat o interfață între SharePoint și pachetul GoPrim prin care toate documentele înregistrate, atât prin Registratură cât și prin portal, să intre pe un flux de document management definit în cadrul SharePoint pe specificul activității din Consiliul Județean Mehedinți.

SharePoint a devenit o platformă comună pentru stocare, arhivare și regăsire documente pentru toate cele 10 aplicații utilizate în cadrul Consiliului Județean Mehedinți și a proiectului EUDIS. Astfel, în cadrul fiecărui compartiment din cadrul fiecărei primării, se pot crea în format Microsoft Word și arhiva prin scanare toate documentele asociate evenimentelor specifice activității respectivului compartiment.

În cadrul compartimentului Salarizare și Resurse Umane poate fi asociată o cerere de concediu cu elementul Concediu Odihnă sau Concediu Medical, dispozițiile de promovare asociate cu modificările salariale etc. În cadrul compartimentului Taxe și Impozite Locale se pot asocia cererile de impunere, modificare, încetare matricolă etc. cu fiecare eveniment în parte. Spre exemplu, în cazul necesității unei modificări pe o anumită matricolă, cererea cetățeanului de modificare matricolă va fi asociată direct cu modificarea respectivă, ce se regăsește în cadrul secțiunii Istoric Modificări din aplicația GoTAX.

Nu este vorba, deci, despre o simplă stocare a unei mulțimi de documente asociate cu un anumit rol, persoană fizică sau juridică, ci de înregistrarea documentelor exact în locul unde se face operarea în aplicație a unui eveniment apărut în relația cu cetățeanul. Funcționalitățile sunt similare în toate aplicațiile pachetului GoPrim. SharePoint permite partajarea acestor documente între departamente pentru o colaborare rapidă și eficientă, emiterea de documente precum și urmărirea prin cadrul portalului a evoluției oricărei solicitări depuse de cetățeni. Accesul este securizat în funcție de drepturile asociate fiecărui tip de utilizator.

Majoritatea aplicațiilor clasice dedicate administrației publice se ocupă doar de înregistrarea datelor de tip cifre și denumiri necesare în calcule și rapoarte, iar aplicațiile de document management sunt utilizate separat de acestea, ca un spațiu de stocare documente ce poate fi interogat după anumite criterii generice. În cazul GoPrim, datorită integrării ce o permite Microsoft SharePoint, documentele sunt asociate chiar cu formularele din aplicația dedicată fiecărui compartiment. În acest mod, documentele sunt regăsite prin simpla navigare în aplicație în locația respectivă, documentele justificative fiind asociate direct cu datele introduse - Alexandru Bărbulescu, Director Executiv, CG&GC Software Solutions.

Beneficiile

Principalele beneficii obținute de Consiliul Județean Mehedinți în urma implementării SharePoint Services constau în eficientizarea colaborării între departamentele interne precum și conformitatea cu directivele Uniunii Europene privind serviciile electronice bidirecționale livrate cetățenilor.

• Transparența actului decizional prin posibilitatea susținerii unei decizii pe documentele reale înregistrate în sistem;
• Scurtarea timpului de răspuns la solicitările contribuabililor prin regăsirea facilă a oricărui document aferent unei situații;
• Trasabilitatea operațiunilor prin posibilitatea monitorizării fluxurilor de lucru și a accesului la documente;
• Regăsirea facilă a oricărui tip de document;
• Creșterea gradului de colaborare între departamente;
• Eliminarea erorilor prin posibilitatea consultării rapide a oricărui act justificativ;
• Conformitate cu directivele UE privind serviciile publice oferite cetățenilor. Orice solicitare poate fi urmărită în cadrul fluxului de aprobare, existând și posibilitatea intervenției prin solicitarea/adăugarea de documente justificative etc;
• Stabilirea unei politici flexibile de acces la documente;
• Trimiterea automată de notificări la modificarea unui document;
• Obținerea unui nivel de comunicare bi-direcțională între cetățeni și funcționari.

Pe scurt...

Organizația

Parteneriat public-privat între administrația publică locală și o companie IT având ca scop furnizarea de soluții și servicii pentru instituțiile locale.

Situația

Aplicațiile administrative folosite în diversele departamente nu permiteau colaborarea ușoară.

Documentele preluate, scanate și procesate de unul din departamente erau greu accesibile celorlalte departamente.

Mai mult, datele și modificările lor erau stocate separat de documentele justificative.

Soluția

Partenerul Microsoft CG&GC Software Solutions a propus integrarea aplicațiilor existente cu soluția colaborativă SharePoint Services de la Microsoft.

Arhiva electronică de documente permite accesul din mai multe departamente, în funcție de drepturile diverselor tipuri de utilizatori. SharePoint Services permite și definirea unui flux în procesele de document management.

În plus, odată cu efectuarea unor actualizări în bazele de date la procesarea unor evenimente, sunt automat stocate și corelate documentele implicate. Astfel se pot justifica și urmări transparent modificările din diversele aplicații folosite de administrația publică.

Beneficii

• Transparența și posibilitatea justificării rapide a actului decizional;
• Colaborarea mai ușoară între angajații diverselor departamente;
• Rezolvarea mai rapidă a cererilor cetățenilor;
• Alinierea la directivele UE în materie de administrație publică;
• Economia de timp în căutarea și regăsirea documentelor;
• Acces securizat bazat pe drepturi; schemă flexibilă de acces.

Software, servicii

• Windows Server
• SharePoint Services
• Office SharePoint Server
• Microsoft Office
• .NET Framework
• Visual Studio

Parteneri

• CG&GC Software Solutions

Aflați mai multe

• Studiul de caz despre soluția Microsoft Enterprise Project Management implementată la Consiliului Județean Mehedinți

Studii de caz similare

• Institutul de boli infecțioase Matei Balș: Soluție de Business Intelligence
• Administrația Națională Apele Române: Infrastructură cu tehnologii Microsoft
• Depozitul de Carte: Soluție de Business Intelligence