Guzu Chim

Studiu de caz: Soluție pentru controlul proceselor de producție cu Microsoft Dynamics NAV

Cu noul sistem, datele sunt disponibile în timp real pentru toată lumea. Managementul companiei poate lua decizii în timp foarte scurt pe baza unor informații coerente și verificate de cei responsabili pe departamentele lor - Florin Fulău, IT Manager și Director de Proiect, Guzu Chim


Despre organizație

Cu soluția Microsoft Dynamics Nav, toți vorbesc aceeași limbă. Este mult mai simplu să analizezi un set de informații, decât să analizezi două sau trei seturi care au rezultate diferite
Florin Fulău
IT Manager – Director de Proiect
Guzu Chim

Guzu Chim este unul dintre cei mai importanți producători autohtoni de vopsele și produse pentru amenajarea locuinței: de la vopsea lavabilă și alchidică, email ecologic, tencuială decorativă structurată, până la sisteme termoizolante și lacuri pentru lemn.

Pentru Guzu Chim, rețeta succesului înseamnă o muncă bine făcută pentru satisfacerea clientului. În cifre, succesul înseamnă o afacere de 26 de milioane de euro pe anCifra de afaceri în 2005, 370 de angajați, un profit anual de 2,6 milioane de euro și două unități de producție moderne în București și Popești-Leordeni.

La toate acestea se adaugă un sistem de distribuție național impresionant, format din peste 35 parteneri.

Din punct de vedere al afacerii, specificul Guzu Chim constă în procese de producție foarte complexe încadrate în categoria "producție de proces". Caracteristic acestui tip de producție este faptul că, pe bază de rețete, materiile prime de cea mai mare varietate sunt transformate în produse finite de înaltă calitate. În plus, materiile prime nu mai pot fi reconstituite sau distinse în produsul final. Specifică industriei alimentare, a băuturilor, industriei farmaceutice sau chimice, producția de proces are ca standarde cerințe de tipul: un grad înalt de automatizare, o monitorizare strictă, un control riguros al calității, proceduri de simulare avansate și control permanent.

Situația inițială

Pentru că Guzu Chim desfășoară operațiuni de producție de proces, prioritățile companiei în materie de informatizare se referă la urmărirea și administrarea complexă a acestor procese, dar și la integrarea lor cu celelalte activități, fie ele de aprovizionare, contabilitate sau vânzare.

În decursul anului 2005, managementul companiei a ajuns la concluzia că achiziționarea unui sistem integrat este o investiție strategică și a urmat un proces de căutare și evaluare a soluțiilor existente pe piață.

Din acest punct de vedere, clientul a apreciat în alegerea soluției în primul rând beneficiile legate de producție, întrucât până atunci urmărirea se făcea prin două aplicații distincte, iar sincronizarea datelor între ele era foarte dificilă.

Anterior foloseam două sisteme de gestionare a informației, iar transferul dintr-unul în altul se făcea cu introducere manuală. Din acest motiv, stocurile aveau un decalaj de până la o lună și jumătate și erau imposibil de urmărit în timp real. Nu puteam face previziuni, iar deciziile se luau foarte greu. Rețetele se țineau separat față de cele două programe și de multe ori se scăpa o nouă modificare sau o rețetă nouă, iar distribuirea lor spre folosire sau modificarea uneia vechi era greoaie. Raportările se făceau greu, se comparau datele între cele două programe, iar marja de eroare la raportări era mare. În plus, partea de contabilitate era ruptă de producție, iar gestiunea era defazată cu aproximativ o lună de zile. Pentru a ști un stoc trebuia să te duci pe teren și să faci inventarul fizic; și nici atunci nu erai sigur că este unul real, dacă materia primă se găsea în mai multe locații., descrie situația inițială domnul Florin Fulău, IT Manager la Guzu Chim.

Alți factori decisivi în alegerea soluției au fost partenerul de implementare și faptul că, bazându-se pe tehnologii Microsoft, Microsoft Dynamics Nav oferă garanții puternice de protejare a investiției.

"Au fost vizionate foarte multe ERP-uri. Ne-am oprit la soluția Navision datorită faptului că Microsoft garantează o evoluție a soluției pentru viitor, suport tehnic și rigurozitate în ceea ce face. Al doilea motiv pentru care am ales această soluție a fost firma Novensys, care ne-a demonstrat la început și a confirmat pe parcursul implementării că Microsoft Dynamics Nav este o platformă pe care se poate construi în funcție de necesitățile companiei", precizează domnul Florin Fulău.

Soluția

Cu noul sistem, datele sunt disponibile în timp real pentru toată lumea. Managementul companiei poate lua decizii în timp foarte scurt pe baza unor informații coerente și verificate de cei responsabili pe departamentele lor
Florin Fulău
IT Manager
Guzu Chim

Sistemul Microsoft Dynamics Nav implementat în cadrul Guzu Chim este utilizat de către 30 de angajați din departamentele de producție, achiziții, financiar, contabilitate, vânzări. Cu ajutorul lui sunt administrate lunar peste 3.500 de facturi, numărul acestora dublându-se sau chiar triplându-se în perioada de vârf a activității.

Logo Novensys

Deși soluția este foarte complexă și atinge majoritatea domeniilor funcționale ale activității companiei, pentru modulele care sprijină activitatea de producție s-au formulat cerințe speciale, reprezentând însăși baza pachetului furnizat.

Odată cu încheierea primei etape de implementare, producția la Guzu Chim se sprijină pe Microsoft Dynamics Nav. În acest fel, chiar înainte de finalizarea implementării, se demonstrează faptul că Navision este o soluție foarte flexibilă, permițând adaptări multiple pentru cerințe de producție complexe.

În general, există dificultăți de acomodare a utilizatorilor atunci când se trece de la un sistem descentralizat la unul centralizat. În cazul Guzu Chim, implicarea directă a acestora a ușurat în mare măsură misiunea echipei Novensys. Receptivi la schimbare, utilizatorii au înțeles pe deplin rolul pe care îl au în derularea proiectului. - Erica Voivozeanu, Program Manager, Novensys.

Iar beneficiile nu au întârziat să apară încă din această etapă.

Cu soluția Microsoft Dynamics Nav, toți vorbesc aceeași limbă. Este mult mai simplu să analizezi un set de informații, decât să analizezi două sau trei seturi care au rezultate diferite., spune domnul Florin Fulău.

Soluția implementată este de tip client-server, cu o bază de date la care au acces comun utilizatorii finali, pe platformă SQL Server 2000 cu Windows Server 2003.

Din punctul de vedere Novensys, implementarea a costituit o provocare. Experiența pe care Novensys a acumulat-o de-a lungul celor doi ani de implementare a soluției Microsoft Dynamics Nav, a fost substanțial îmbogățită, atât din punct de vedere profesional cât și din punct de vedere al interacțiunii cu clientul. Unicitatea proiectului constă tocmai în anvergura acestuia și în faptul că este prima implementare Microsoft Dynamics Nav de acest gen din România. - Erica Voivozeanu, Program Manager, Novensys.

Beneficiile

Soluția Microsoft Dynamics Nav este folosită acum la Guzu Chim de 30 de utilizatori, pentru administrarea activităților de management financiar, contabilitate, mijloace fixe, producție, vânzări. De asemenea, a fost dezvoltat un modul pentru gestiunea efectelor comerciale: cecuri și bilete la ordin.

Unicitatea proiectului constă tocmai în anvergura acestuia și în faptul că este prima implementare Navision de acest gen din România. Dezvoltările realizate au avut un impact benefic în activitatea desfășurată la GUZU Chim. Soluția Microsoft Dynamics Nav a fost îmbunătățită atât funcțional cât și din punct de vedere al modalităților de operare mai rapidă
Erica Voivozeanu
Program Manager
Novensys
  • A ști ce produci, când produci, cum produci

    Compania Guzu Chim este interesată în primul rând să urmărească operațiunile de producție pentru care nu exista anterior un sistem unitar. În plus, odată cu extinderea capacităților de producție prin construirea celei de-a doua unități, exista pericolul ca anvergura afacerii să depășescă posibilitățile de administrare existente. De aceea, beneficiarul a înțeles avantajele pe care un sistem integrat i le poate aduce și a ales un pachet cuprinzător pentru toate ariile de activitate din companie.

    Toate modulele achiziționate sunt importante, dar și în sistemul anterior partea financiară era cât de cât pusă la punct. Marele câștig cu Microsoft Dynamics Nav este producția și cercetarea. O rețetă pe care cercetarea o modifică va fi folosită imediat la generarea următoarei comenzi de producție cu articolul modificat. Modificările sunt în timp real. În momentul de față se poate face o previziune de producție și o mai bună organizare a ei. Avem, într-adevăr, controlul asupra a ce, cum și când producem. O altă realizare este gestiunea în timp real. Aceasta ajută atât producția cât și aprovizionarea. - domnul Florin Fulău, Guzu Chim.

  • Economie de resurse în planul de producție

    Aspecte importante sunt multe în sistem, dar obținerea automată a sugestiei de producție, pe baza stocurilor și cerințelor de la vânzări, este unul din primele beneficii remarcate. S-au economisit astfel resurse umane, timp și ore suplimentare efectuate zilnic pentru acest inventar. Anterior se făcea inventarul la sfârșitul fiecărei zile pentru a se putea programa un plan de producție pe ziua următoare, lucru care însemna consum de resurse., punctează domnul Florin Fulău.

    Beneficiile se răsfrâng și în urmărirea propriu-zisă a producției.

    "O altă facilitate importantă este modificarea consumului teoretic din comanda de producție, în funcție de cantitatea introdusă efectiv în șarjă. Consumul din rețetă diferă de multe ori de ceea ce se introduce în șarjă, din diverse motive ce țin de procesul tehnologic specific.", reia domnul Florin Fulău.

  • Soluții suplimentare pentru necesități specifice

    Platforma Microsoft Dynamics Nav permite dezvoltarea funcționalităților existente precum și introducerea de noi funcționalități. Pentru Guzu Chim, Novensys a dezvoltat un întreg modul de administrare a efectelor comerciale, foarte apreciat de client.

    Dezvoltările realizate au avut un impact benefic în activitatea desfășurată la Guzu Chim. Soluția Microsoft Dynamics Nav a fost îmbunătățită atât din punct de vedere funcțional cât și a modalităților de operare mai rapidă. - apreciază Erica Voivizeanu, Program Manager la Novensys.

    O aplicație care ne ajută foarte mult și care a fost realizată special pentru noi, de către Novensys, este modulul de cecuri. Acesta a fost făcut la cererea noastră și optimizat pentru lucrul cu un număr mare de înregistrări. În acest modul au fost atinse toate problematicile întâlnite de noi la cecuri, OP-uri, extrase., apreciază domnul Florin Fulău, IT Manager la Guzu Chim.

  • Integrare cu cele mai utilizate aplicații Microsoft: Word și Excel

    Datorită familiarității cu Word și Excel, este foarte apreciat faptul că în Microsoft Dynamics Nav există instrumente de integrare.

    Funcționalitățile de integrare cu Microsoft Word sunt utilizate cu precădere în modulul Management de Proiect, pentru standardizarea internă a unor documente. Microsoft Excel este folosit în aproape toate modulele pentru operații diverse, ocazionale, și pentru care nu se puteau face niște cerințe standardizate din cauza multitudinii situațiilor particulare.", arată domnul Florin Fulău.

  • Ușurință în utilizarea funcționalităților de raportare

    Printre instrumentele cele mai importante se numără facilitățile de tip drill down, reporting sau inquiries, care ușurează procesul decizional. Sunt funcționalități folosite curent în zona vânzărilor și a contabilității pentru analiza și vizualizarea unor performanțe sau rezultate.

    De obicei, când este vorba de o analiză mai detaliată, acestea ajută foarte mult navigarea până la documentul de bază., declară domnul Florin Fulău, Guzu Chim.

  • Funcționalități avansate de control pentru toate ariile de activitate gestionate

    Pentru fiecare din module sunt sunt anumite pârghii de control în situațiile în care trebuiesc făcute verificări sau trebuiesc luate decizii. Într-un fel, fiecare responsabil de proces, pe zona lui, își creează sau identifică propriile sisteme de verificare. Foarte utile sunt rapoartele care au fost dezvoltate special pentru noi, dar și căutarea înregistrărilor cu un anumit număr de document de unde se poate naviga prin aceste documente. - Florin Fulău, IT Manager, Guzu Chim.

  • Sprijin vital pentru management

    Unul dintre cele mai importante beneficii se referă la suportul pe care Navision îl oferă pentru creșterea afacerii.

    Cu noul sistem, datele sunt disponibile în timp real pentru toată lumea. Managementul companiei poate lua decizii în timp foarte scurt pe baza unor informații coerente și verificate de cei responsabili pe departamentele lor., subliniază domnul Florin Fulău.

Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics oferă o gamă largă de aplicții integrate și end-to-end business, precum și servicii desemnate pentru a sprijini societățile mici și mijlocii ca și diviziilor marilor companii în relațiile cu clienții, angajații, partenerii și furnizorii.

Aplicațiile Microsoft Dynamics optimizează procesele strategice ale tranzacțiilor prin management financiar, analiză, management de resurse umane, management de proiect, managementul relațiilor cu clienții, management de service, management de lanțuri de distribuție, e-commerce și producție.

Aplicațiile Microsoft Dynamics colaborează cu celelalte aplicații Microsoft, inclusiv Microsoft Office System și sistemul de operare Windows. Aplicațiile sunt proiectate spre a oferi ajutor pentru afaceri de succes.

Mai multe informații despre Microsoft Dynamics pot fi găsite la: