HR Club

Studiu de caz: Implementare Microsoft SharePoint

HR Club își crește numărul de membri și vizibilitatea publică printr-un portal dezvoltat de TotalSoft pe platforma Microsoft SharePoint

Despre organizație

HR Club este asociația profesională a specialiștilor în resurse umane din România. Asociația există informal din 1999, însă ca entitate juridică a fost înființată în 2004. Misiunea HR Club este de a încuraja dezvoltarea resurselor umane prin sprijinirea și promovarea celor mai bune practici în domeniu. Acest deziderat se realizează prin urmărirea consecventă a patru obiective strategice: dezvoltarea profesională a membrilor HR Club și a întregii comunități de resurse umane, asigurarea excelenței în activitatea de resurse umane prin standarde și certificări, reprezentarea comunității de resurse umane față de principalii parteneri de dialog și dezvoltarea organizațională a HR Club pe principii solide.

HR Club numără în prezent peste 350 de membri din aproximativ 300 de companii multinaționale și românești cu peste 150.000 de angajați ce provin din toate industriile dar și din sectorul serviciilor. Activitățile asociației sunt realizate de o echipă executivă formată din 5 persoane angajate cu normă întreaga, căreia i se adaugă o echipă externă de suport pentru IT, juridic și financiar și un Consiliu Director ales de membrii asociației o dată la doi ani.

HR Club organizează anual seminarii de bune practici în București, Cluj și Timișoara, întâlniri informale, conferințe naționale, școli de vară pentru viitoarea generație de specialiști în resurse umane, gale ale premiilor de excelență în resurse umane și o serie de întâlniri inițiate de membri. De asemenea, în perioada mai 2009 – august 2010, HR Club implementează proiectul Parteneriat în sprijinul dezvoltării domeniului resurselor umane, cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013 sub numărul POSDRU/41/3.3/G/17900, prin intermediul căruia se realizează un portal online de resurse pentru profesioniștii de resurse umane din România, un manual de bune practici în domeniu, un sondaj de parteneriat strategic cu mediul de afaceri și modificări la nivelul legislației muncii și al relației cu autoritățile statului, alături de partenerii sociali.

Organizația se autofinanțează prin cotizațiile membrilor, taxe de participare la evenimente și sponsorizări. Asociația HR Club gestionează portalul omonim, ca principal element de legătură al celor peste 380 membri, alături de cele peste 40 de evenimente organizate anual.

Situația inițială

Anterior, alocam o zi de muncă realizării și expedierii unui newsletter. Acum, acesta este alcătuit automat pe baza conținutului încărcat pe site într-o perioadă predefinită.
Roxana Caloian
Coordonator comunicare internă
HR Club

Încă de la înființare, activitatea HR Club a avut două componente majore: una externă, de interacțiune între membri, și una internă, de colaborare în cadrul echipei executive. Pe măsură ce activitatea asociației s-a intensificat iar numărul membrilor a crescut, derularea acestor activități a început să întâmpine unele dificultăți. Deși HR Club avea un website, acesta era static și oferea doar o prezentare sumară a organizației, fără a da posibilitate membrilor să acceseze conținut sau să se informeze despre proiectele curente. La nivel de colaborare internă exista un discomfort major prin lucrul pe documente salvate local de fiecare membru al echipei. Se ajungea, astfel, la existența unor versiuni multiple ale aceluiași document, ceea ce punea probleme de colaborare și comunicare.

Se dorea identificarea unei soluții care să permită rezolvarea ambelor probleme, să permită membrilor o relaționare și informare facilă, iar echipei executive să-i ofere un mediu colaborativ pentru obținerea unui nivel ridicat de eficiență și coerență.

Soluția

Soluția identificată de HR Club, prin analiza cerințelor interne, a constat în dezvoltarea unui portal care să ofere acces membrilor la o bibliotecă online complexă, precum și la un mediu de social networking. Complementar, portalul urma să ofere și o platformă intranet necesară colaborării echipei interne dar și editarea și publicarea rapidă a oricărui tip de conținut online. Soluția practică a fost posibilă prin intermediul unui proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013, alături de o sponsorizare din partea Microsoft pentru dezvoltarea unui portal pe baza soluției Microsoft SharePoint. În conformitate cu normele privind proiectele europene, HR Club a organizat o licitație publică, care a fost câștigată de TotalSoft. Soluția propusă de TotalSoft a fost una în regim Software as a Service, platforma Microsoft SharePoint 2007 fiind găzduită de Central Europe On-Demand, prin intermediul CEOD România. Proiectul are și o componentă de Unified Communications bazată pe soluția Office Communications Server oferită de Central Europe On-Demand România, singura companie care oferă în România servicii de tip Live Meeting în regim hosted și o disponibilitate garantată de 99,99%. De asemenea, din partea Microsoft România, soluția livrată a inclus licențe pentru sistemele de operare și suita Office.

Logo TotalSoft

Derulare proiect

Dezvoltarea proiectului a fost etapizată pentru a se livra în primul rând funcționalitățile solicitate de proiectul finanțat cu fonduri europene. Soluția dezvoltată de TotalSoft, disponibilă la posdru.hr-club.ro, este construită pe platforma Microsoft SharePoint 2007 ca motor CMS și reprezintă prima aplicație Web publică din România realizată în totalitate pe această tehnologie, putând fi accesată de un număr nelimitat de utilizatori.

Pentru livrarea soluției s-a ales varianta in cloud, găzduirea platformei fiind asigurată de Central Europe On-Demand prin intermediul CEOD România. De asemenea, CEOD asigură și găzduirea bazei de date Microsoft SQL Server. Pentru serviciile de hosting, disponibilitatea asigurată de CEOD este de 99,99%. Fiind o soluție livrată în regim SaaS, plata se face lunar.

Platforma Microsoft SharePoint a fost personalizată conform cerințelor HR Club în urma unei analize efectuate de o echipă comună HR Club - TotalSoft. Au fost definite intern o serie de cerințe legate de proceduri, fluxuri de lucru, circulația documentelor etc. Ulterior, aceste cerințe de busines au fost traduse într-un limbaj tehnic și puse la dispoziția echipei de proiect. Pe baza acestora, combinate cu cerințe legate de ergonomie și design, s-a făcut personalizarea proiectului. Personalizările s-au făcut la nivel vizual dar și la nivel de componente ale platformei pentru a se aduce o serie de funcționalități suplimentare celor oferite nativ de Microsoft SharePoint, afirmă Mihai Babușca, Expert IT, HR Club.

În plus, noul portal HR Club [...] contribuie semnificativ la consolidarea vizibilității Clubului în acest moment
Carmen Cucul
Manager proiect
HR Club

Portalul dezvoltat de TotalSoft are peste 50 de pagini de conținut, oferă elemente de comunicare de tip RSS Feed și Social Networking, iar design-ul respectă manualul de branding al HR Club.

Portalul are trei niveluri de acces. Primul nivel este cel al vizitatorilor obișnuiți care nu au nevoie de înregistrare. Acest nivel permite doar accesarea conținutului, fără posibilitatea de interacționa cu alți membri. Nivelul de utilizator necesită autentificare și oferă suplimentar posibilitatea de a încărca orice tip de conținut precum și acces la forumuri și Wikis. Pentru încărcarea de conținut au fost stabilite o serie de proceduri prin care, la încheierea upload-ului, sistemul generează automat un flux de aprobare ce ajunge pe rând la fiecare din membrii echipei de revizuire a conținutului. Dacă acest flux se încheie favorabil, conținutul ajunge să fie publicat automat în biblioteca on-line. De asemenea, utilizatorii înregistrați își pot personaliza pagina proprie, MyPage, cu date personale, link-uri, imagini etc. Nivelul de administrare este destinat echipei interne care poate astfel selecta conținutul și modera activitatea desfășurată în cadrul portalului.

Conținutul media este unul foarte variat, pornind de la simple articole - text plus imagini - și terminând cu zone de conținut audio/video disponibile pe baza tehnologiei de on-line streaming. O particularitate a proiectului o reprezintă biblioteca amplă de articole împărțită pe categorii de interes. În primele cinci luni după momentul lansării site-ului, în septembrie 2009, biblioteca a fost populată cu peste 350 de articole. S-a creat inclusiv un sistem de notare pe fiecare pagină de articol pentru ca vizitatorii să poată vota calitatea informației prezentate. Folosind aceste date, a apărut posibilitatea prezentării de topuri de conținut în biblioteca virtuală, partea de interactivitate a utilizatorilor fiind vizibilă inclusiv în această zonă. Pentru ușurința navigării, portalul are un sistem complex de căutare iar vizitatorii pot obține cu ușurință informația de care au nevoie folosind sistemul de filtrare multiplă. Rezultalele căutării sunt prezentate în funcție de relevanță. Procesul de înscriere și activare a conturilor de utilizator este în totalitate automatizat. Autentificarea se face pe baza formularelor personalizate ce respectă interfața unitară a aplicației. La cinci luni de la lansarea portalului, numărul utilizatorilor se ridică deja la peste 750 de persoane, iar traficul lunar a crescut de circa 5 ori.

Complementar, componenta de Microsoft Live Meeting a proiectului va permite organizarea de evenimente online interactive, cu conținut pe voce, video și prezentări de tip PowerPoint sau lucrul simultan pe fișiere și aplicații. În aceast fel, se obține o reducere semnificativă a costurilor asociate proceselor de training și planificare dar și eliminarea timpilor morți și a costurilor asociate deplasărilor.

La nivel intern, pe baza funcționalităților oferite de Microsoft SharePoint 2007, au fost definite anumite fluxuri de lucru prin care documentele sunt stocate centralizat cu posibilitatea de urmărire a modificărilor efectuate și a persoanelor care intervin asupra acestora. Fiecare utilizator poate primi alerte, printr-o personalizare proprie, legate de intervenții asupra conținutului și apariția unor noi versiuni. De asemenea, pot fi definite liste de contacte și agende pentru activități, atât la nivel personal cât și de grup.

Beneficiile

Prin dezvoltarea portalului bazat pe Microsoft SharePoint, HR Club și-a atins o serie de obiective legate de creșterea notorietății asociației, simplificarea modului de livrare a informațiilor către membri și creșterea gradului de interacțiune cu aceștia. Astfel, asociația a obținut o serie de beneficii precum:

Tehnologia Microsoft SharePoint ne permite să comunicam rapid și unitar în cadrul echipei executive HR Club [...]
Carmen Cucul
Manager proiect
HR Club
  • Creșterea vizibilității asociației prin atragerea unui număr mai mare de vizitatori pe site
    Îmbunătățirea calitativă și cantitativă a conținutului găzduit precum și a gradului de interactivitate cu vizitatorii a făcut portalul HR Club mult mai atractiv pentru profesioniștii din domeniul resurselor umane. Numărul lunar de vizitatori a crescut de peste 5 ori în ultima perioadă, ceea ce este foarte important pentru o asociație profesională pentru care vizibilitatea publică este vitală, afirmă Roxana Caloian, Coordonator comunicare internă POSDRU/17900, HR Club.
  • Creșterea eficienței echipei interne printr-un management centralizat al documentelor și acces la versiuni actualizate ale acestora
    Pe baza funcționalităților standard din Microsoft SharePoint, toți membrii echipei lucrează centralizat, cu aceleași formate și versiuni ale documentelor. Astfel, crește eficiența activității și acuratețea informațiilor pe care le furnizăm tuturor partenerilor, precizează Roxana Caloian.
  • Suport pentru creșterea veniturilor asociației
    Pe viitor, creșterea traficului va permite ofertarea unor spații de publicitate către sponsori, portalul oferind acum o expunere mult mai eficientă.
  • Ridicarea nivelului de calitate și relevanța a conținutului
    Platforma Microsoft SharePoint oferă, atât pentru echipa internă cât și pentru membrii voluntari HR Club, opțiuni pentru selectarea și validarea conținutului propus de utilizatori, ceea ce asigură încărcarea pe site doar a materialelor de calitate și având legătură strictă cu domeniul resurselor umane, declară Roxana Caloian.
  • Reducerea timpului de validare a materialelor informative propuse spre publicare de membrii HR Club
    Generarea automată a fluxului de aprobare a conținutului propus pentru publicare și notificarea imediată persoanele însărcinate cu această activitate scurtează considerabil timpul necesar aprobării.
  • Actualizarea rapidă a conținutului
    Oferind acces pentru încărcare de conținut unui număr de peste 750 de utilizatori, portalul HR Club are întotdeauna informații noi și interesante pentru vizitatori.
  • Creșterea gradului de atractivitate a portalului
    Utilizarea soluției Microsoft SharePoint permite găzduirea de documente în formate multiple, inclusiv multimedia, precum și alte facilități de tip Web 2.0 - Wikis, RSS Feed.
  • Creșterea eficienței prin automatizarea trimiterii de buletine electronice
    Anterior, alocam o zi de muncă realizării și expedierii unui newsletter. Acum, acesta este alcătuit automat pe baza conținutului încărcat pe site într-o perioadă predefinită, iar timpul câștigat este alocat altor activități, precizează Roxana Caloian.
  • Disponibilitate maximă a portalului
    Nivelul de servicii contractat prin CEOD România prevede o disponibilitate de 99,99%, ceea ce înseamnă că, practic, portalul HR Club va fi în permanență accesibil vizitatorilor.

Tehnologia Microsoft SharePoint ne permite să comunicăm rapid și unitar în cadrul echipei executive HR Club, dar și să împărtășim cu membrii noștri și cu întreaga comunitate de resurse umane din România o serie de resurse valoroase care îi ajută pe aceștia în dezvoltarea lor profesională. În plus, noul portal HR Club, realizat datorită donației Microsoft și a finanțării primite prin Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2011, contribuie semnificativ la consolidarea vizibilității Clubului în acest moment, concluzionează Carmen Cucul, Manager proiect POSDRU.