HDS Inmedio

Studiu de caz: Implementare Exchange Server 2007

În condițiile unei dezvoltări rapide și după ce conducerea HDSI a hotărât să introducă utilizarea e-mail-lui și la nivelul punctelor sale de vânzări, o soluție de comunicare și colaborare bazată pe Exchange Server 2007 a fost aleasă pentru a înlocui sistemul inițial și a răspunde noilor cerințe de business ale companiei.

Despre organizație

HDS Imedio (Hachette Distribution Services Inmedio - HDSI) este un distribuitor de top de presă românească și străină. HDSI face parte din grupul Lagardere, lider mondial în distribuția de presă, care operează în 20 de țări și deține peste 3.500 de magazine în toată lumea. Lagardere Services, este totodată al treilea editor mondial de presă și carte, cu peste 12.000 de titluri noi publicate anual.

Inițial, HDSI a început în România să își distribuie produsele prin lanțuri de retail - Carrefour, Cora, MegaImage, Diverta, sau benzinăriile Agip, ca și în alte supermarketuri sau librării. Începând însă cu 1997, HDSI a început să își clădească și în țara noastră propria sa rețea de magazine și chioșcuri. Sub mărcile internaționale înregistrate RELAY și INMEDIO, HDSI este prezentă astăzi în marile hoteluri și centre de afaceri din București, în stațiile de metrou, în super și hyper-marketuri, în mall-urile, aeroporturile și gările din orașele mari din toată România.

Rețeaua proprie de distribuție a fost în ultimii ani într-o creștere accelerată, ajungând în 2007 la 101 puncte de vânzare, dintre care 42 au fost deschise numai în ultimul an! Iar pentru 2008, HDSI își propune să ajungă la 160 de puncte de vânzare.

Această dezvoltare rapidă, ca și intenția de a o susține în continuare, a dus la o creștere explozivă a comunicării electronice, care nu mai putea fi susținută prin serviciile externalizate și cerea o soluție internă performantă: Exchange Server 2007.

Situația inițială

În 2004, HDSI avea deja zece locații proprii de desfacere și se pregătea să mai deschidă alte șapte, în același an. În acea perioadă, în companie erau cam 25-30 de computere, foarte multe având încă instalat Windows 98. Ca server era folosit Microsoft Small Business Server 2000.

În următorii trei ani, numărul punctelor de vânzare ale HDSI aproape că s-a înzecit. În 2007, HDSI a ajuns să vândă, în aproape 100 de magazine sau chioșcuri, aproape 2.000 de titluri de presă, cărți și o gamă largă de alte câteva mii de produse: bomboane, ciocolată, băuturi răcoritoare, DVD-uri, CD-uri etc. Pe lângă această curbă de creștere a activității, s-a mărit și numărul computerelor din companie, precum și cel al utilizatorilor de e-mail.

În momentul de față, avem cam 85-90 de computere numai cu Microsoft Windows 2000 și XP și cam tot atâtea căsuțe de e-mail, spune Paula Malcea, IT Manager la HDSI. Când am lucrat cu Small Business Server, acesta avea inclus și Exchange Server 2000. Dar nu l-am folosit decât pentru unele facilități: calendar, agendă comună... Nu l-a configurat nimeni, nu a fost folosit niciodată pentru corespondență. Doar pentru calendar, că nu trebuia configurat nimic. Serviciile de e-mail le aveam deja cumpărate de la un provider, care îți oferă serverul lui, IP, setări etc. Era destul de comod așa... Dar când am ajuns la peste 80 de utilizatori, ne-am pus problema că deja sunt prea mulți..., spune Paula Malcea.

Mai mult de atât, în 2008, utilizatorilor actuali li se vor adăuga, mai întâi, alți peste 100, ca urmare a deciziei luate de conducerea HDSI de a introduce comunicarea electronică și la nivelul punctelor sale de vânzări. Este o măsură care devenise absolut necesară, pentru un plus de eficientizare a activității. Până acum, conexiunea noastră între sediu și magazine, era... pe fax. Am ajuns să avem 10 oameni aici, în sediul central, pur și simplu pentru ca să genereze și să trimită documente la magazine: facturi, situații de vânzări etc. La fel, diferitele documente din punctele de vânzare au venit până acum la sediu tot prin fax. Devenise necesar să lucrăm la un proiect pentru introducerea computerelor la magazine și transferarea acolo a unei mari părți din activitatea colegilor mei din sediul central, de la operarea de date, explică Paula Malcea.

Așadar, celor aproape 90 de computere cu conexiune la e-mail din sediul companiei, urmau să li se adauge alte circa 100, amplasate în magazinele existente la sfârșitul anului 2007. Iar dacă planurile de extindere ale HDSI se realizează, sfârșitul lui 2008 ar aduce alți 60 de utilizatori de e-mail, în magazinele nou deschise. Într-adevăr, numărul de utilizatori de servicii de comunicare electronică, mai mult decât dublat, s-a arătat a fi cu mult prea mare pentru a menține externalizarea serviciilor de e-mail.

Și, în plus, cu un astfel de serviciu furnizat de către un Internet Provider, ar fi fost imposibil un control al drepturilor de acces al utilizatorilor, control considerat de către managerii HDSI ca fiind absolut obligatoriu în contextul în care utilizarea e-mail-ului urmează să fie extinsă și la nivelul magazinelor.

Am început așadar să avem nevoie și de reguli și am decis că nu are rost să mai continuăm cu serviciul externalizat, ci mai bine să implementăm propria soluție de mesagerie electronică, punctează Paula Malcea.

Soluția

Alexandru Molodoi, Chief Technical Officer la GECAD NET, partener Microsoft, spune: Când au ajuns la concluzia că vor serverul de e-mail în interiorul companiei, ne-au întrebat pe noi dacă Exchange 2007 este OK, dacă este fiabil șamd. Doreau să-și poată controla singuri back-up-ul pentru e-mailuri, ceea ce e-mail-ul externalizat nu permitea. Nu aveau control, nu aveau volum sau aveau unul limitat la un număr maxim de căsuțe de e-mail și, la creșterile numărului de utlizatori și a volumului de comunicare, trebuia renegociat contractul cu furnizorul de internet. Dar dacă ești flexibil și are cine să administreze intern acest serviciu, este de preferat să îl ai intern, ca să ai mai mult control și un termen de răspuns mai scurt. Ei aveau așadar niște nevoi, aveau o soluție non-Microsoft, iar noi am venit cu o soluție Microsoft care să le satisfacă cel mai bine cerințele.

O dată cu implementarea sistemului de comunicare electronică bazat pe Exchange Server 2007, la HDSI s-a făcut și o migrare la Windows Server 2008 cu Active Directory. Erau legate între ele, explică Paula Malcea. Orice căsuță de e-mail pe care vrei să ți-o creezi în Exchange are nevoie de un utilizator în Active Directory, de un contact. Nu prea poți să implementezi Exchange fără Active Directory, sunt strâns legate între ele. Și atunci am decis că, dacă tot implementăm Exchange 2007, să facem și această migrare la Active Directory 2008.

O altă schimbare necesară a fost legată de infrastructură. Ca interfață cu exteriorul, pentru securitatea informațiilor, HDSI avea instalat un computer cu sistem de operare Linux. În locul acestuia, soluția aleasă la HDSI a fost un firewall Cisco.

Conform planului conturat la HDSI, fiecare magazin își va procesa singur facturile iar datele vor fi transmise electronic printr-un router VPN, la sediul central, unde vor intra în sistemul de gestiune al resurselor companiei, Microsoft Navision 4.0, care lucrează pe baza unui SQL Server 2005.

Beneficiile

Față de soluția serviciului de e-mail externalizat, primul avantaj vizibil al soluției cu Exchange Server 2007, este chiar acela pentru care la HDSI a și fost luată această decizie: să susțină creșterea rapidă a numărului de utilizatori mult mai eficient, cu costuri de exploatare mai reduse. În plus: Dacă ai un serviciu externalizat, nu poți să ai o evidență a tuturor e-mail-urilor intrate și ieșite din companie. Pentru că ISP-istul îmi oferă doar spațiul și o interfață. Dar dacă ai serverul tău, îți cumperi hard-disk-uri, îți faci spațiu cât vrei tu și îți creezi propriile seturi de reguli, așa cum facem noi acum, pentru magazine, spune Paula Malcea.

Așadar, cu soluția Exchange Server 2007, la HDSI gestionarea conturilor de e-mail devine cu mult mai lesnicioasă. Gestionarea unui cont de e-mail este ușor de realizat, prin Active Directory. Un cont pentru un utilizator nou poate fi creat în câteva minute, iar schimbarea parolei poate fi făcută în câteva secunde... Mai mult, diferitele probleme care pot să apară pot fi rezolvate tot în câteva minute, chiar și de la distanță, ceea ce, în perspectiva introducerii sistemului de comunicare electronică în zeci de magazine, aflate la distanță față de sediul central, poate aduce câștiguri imense, încă necalculate.

Paula Malcea completează: La magazine, vrem să controlăm posibilitatea de trimitere de e-mail, iar cu serviciul externalizat nu poți să faci asta pentru că nu ai o interfață unde să poți să pui reguli. Creezi o căsuță și utilizatorul poate să facă orice, nu poți să limitezi trimiterea de mesaje dinspre magazine către o listă prestabilită de destinatari. O limitare a drepturilor de utilizare a căsuțelor de e-mail va face ca mentenanța să fie cât mai mică iar eficiența utilizării cât mai mare.

Costă, dar de fapt costă mai puțin

Paula Malcea poate să confirme – și o și face: pentru o soluție Microsoft cum este Exchange Server 2007, costul total, după ce îl adaugi pe cel de exploatare la cel de achiziție, poate să fie mai redus decât cel al unei soluții în care, inițial, n-ai investit practic vorbind nimic. Un calcul simplu arată că, dacă furnizorul de internet taxează numai cu 1-2 euro pe lună «chiria» unei căsuțe de e-mail, pentru 160 de utilizatori, timp de un an, suma anuală totală plătită acelui furnizor urcă la circa 3.000 de euro. Iar în cazul unei licențe pentru Exchange Server 2007, dacă se face în sistem OVS (Open Value Subscription ), costul anual se reduce la numai câteva sute de dolari.

Modernizarea fluxurilor de comunicare

Un alt mare plus pe care îl are Exchange-ul este ca e-mail-urile ajung mult mai repede de la un utilizator la altul, atunci când sunt trimise colegilor din firmă..., spune Paula Malcea.

Iar un avantaj al utilizării Exchange Server 2007, care deja îi încântă pe managerii HDSI, este plusul de eficiență în colaborarea internă: posibilitatea creării unui calendar comun, definirea unui director de contacte comune, partajarea informațiilor privind resursele comune, cum ar fi rezervarea sălilor de protocol etc. Cu serviciul externalizat, în afara de e-mail nu ai nimic. Am avut o mini-aplicație, un Excel, în care țineam, de exemplu, rezervarea produselor de protocol. Dar în Exchange evident că este mult mai frumos, îți definești câte săli de protocol ai, utilizatorul le vede la el acolo în Outlook unde își citește e-mail-urile și poate să își facă singur rezervarea... evident, are multe avantaje, spune Paula Malcea. Astfel, a devenit posibil ca, în activitățile de bază ale companiei, să se acționeze cu un plus de eficiență dat fiind că de acum a crescut și potențialul de comunicare în interiorul companiei. Totodată, au fost create premizele ca volumul de informație utilă transmisă și primită să poată fi oricât de mare o vor cere nevoile viitoare ale afacerii.

Compatibilitate și certitudini de viitor

Paula Malcea recunoaște că la HDSI s-a pornit de la premiza că nu vor implementa nimic altceva decât Exchange. Pe de o parte, pentru că tot grupul din care face parte compania folosește produse Microsoft. Pe de altă parte, pentru certitudinea că orice cumperi de la Microsoft va funcționa. Întotdeauna ce-ți vei cumpăra din altă parte va avea minusuri. De exemplu calendarul și share-uirea, agendele și tot ce avem în Outlook, sunt convinsă că dacă te uiți în alte soluții, n-o să-ți meargă automat, de la sine. Iar un alt principiu de bază este și acela că Microsoft va exista întotdeauna pe piață și deci întotdeauna o să ai suport, întotdeauna o să ai tot ce îți trebuie. Dacă alegi o aplicație "third-party", va exista riscul să dispară compania respectivă peste un an, doi, trei, iar tu să rămâi cu soluția respectivă și să nu îți ofere nimeni nici upgrade, nici suport la ea, mai zice managerul IT al HDSI, care nu uită să amintească și de satisfacția utilizatorilor, de faptul că toată lumea este obișnuită cu Outlook-ul, toți au acolo calendarul, agenda cu care s-au obișnuit.

Alte soluții ar fi putut să meargă, sau nu – e o chestiune de compatibilitate. Dar există această problemă: chiar dacă se integrează din punct de vedere al citirii e-mail-ului, al integrării agendei și a altor tipuri de facilități, multe altele nu se integrează cu Outlook și atunci trebuie să mai instalezi ceva în plus ca să funcționeze. Iar dacă mă duc la un director și îi spun: e-mail-urile ți le vezi aici, dar dacă vrei să îți sincronizezi agenda cu telefonul trebuie să te duci în aplicația cealaltă, desigur că nu o să-i convină...

Beneficii parțial neexplorate. Încă

Și la HDSI, ca și în alte companii care au ales Exchange Server 2007 în locul unei soluții Open Source, sunt deja avute în vedere și alte facilități pe care le oferă acest instrument modern de înlesnire comunicării. În primul rând, cele legate de mobilitate, de posibilitatea de a primi oriunde și oricând mesajele de e-mail, pe un dispozitiv mobil. Iar la HDSI utilizatorii din companie vor putea să folosească această facilitate - desigur cei ce vor fi dotați și cu terminale cu Windows Mobile. Înainte, dacă vroiai să trimiți de pe telefon un e-mail, îl trimiteai cu "CC" la tine ca să ajungă și în Outlook-ul tău. Acum îl trimiți și îl vezi și de acolo și de peste tot... Dar această facilitate a rămas încă de studiat și pentru noi, am vorbit și cu cei de la GeCad care se mai gândesc la cum putem să o folosim cât mai bine... Este evident că, atunci când ai o mulțime de posibilități noi, sunt și multe lucruri pe care nu le știi încă. Dar trebuie să și studiezi ca să vezi cum se face ceea ce vrei să faci!, concluzionează Paula Malcea.

Pe scurt...

Organizația

Distribuitor de presă românească și străină, parte din grupul Lagardere, lider mondial în editarea și distribuția de presă și carte. Rețeaua proprie de vânzare din România este în creștere accelerată și a atins 98 puncte de vânzare în 2007. Pentru 2008, HDSI își propune să ajungă la 160 de astfel de unități.

Situația

În condițiile unei dezvoltări rapide și după ce conducerea HDSI a hotărât să introducă utilizarea e-mail-lui și la nivelul punctelor sale de vânzări, creșterea explozivă a comunicării electronice nu mai putea fi susținută prin servicii externalizate, care nici nu permit, de altfel, controlul drepturilor de acces al utilizatorilor, devenit acum obligatoriu.

Soluția

GECAD NET, partener Microsoft, a implementat un sistem de comunicare electronică bazat pe Exchange Server 2007, concomitent cu o migrare la Windows Server 2008 cu Active Directory, pentru o administrare eficientă a utilizatorilor. Astfel, a fost înlocuită mai vechea soluție Linux.

Beneficii

Susține creșterea rapidă a numărului de utilizatori, la costuri de exploatare reduse;
Posibilă limitare a drepturilor de utilizare a căsuțelor de e-mail: mentenanță redusă și eficiența sporită a utilizării;
Comunicarea mai rapidă prin e-mail, între colegi și partajarea informațiilor privind resursele: calendar, director de contacte comune, săli etc.
Integrare și compatibilitate cu alte soluții existente;
Gestionarea unui cont de e-mail este ușor de realizat;
Posibilitatea de a primi oriunde și oricând mesajele de e-mail;
Simplitate, ușurință în utilizare, satisfacția utilizatorilor.

Software, servicii

Windows Server 2003
Windows Server 2008
Exchange Server 2007
Microsoft Navision 4.0
SQL Server 2005 Standard Edition
Microsoft Office 2003 și 2007

Parteneri

GECAD NET

România Global | Hartă site