Hilti România

Studiu de caz: Implementare Microsoft Dynamics NAV

Hilti România este reprezentanța locală a Hilti, unul dintre producătorii de top de unelte și accesorii profesionale pentru construcții. Compania, cu sediul central în orașul Schann, Principatul Lichtenstein, operează în peste 120 de țări având mai bine de 20.000 de angajați. Cifra de afaceri globală a Hilti a fost de 4,7 miliarde franci elvețieni pentru anul 2007. Compania are prezență locală directă din 2005 prin Hilti România.

Despre organizație

Hilti România activează doar la nivel B2B, desfășurând o activitate complexă și având peste 18.000 de articole de inventar, circa 6.500 de clienți activi, peste 2.300 de facturi de vânzare lunar și mai mult de 400 de comenzi de service rezolvate lunar. Pentru Hilti România lucrează 90 de angajați, în cele 8 locații, dintre care 6 magazine, 1 sediu de birouri și 1 depozit central. Hilti România a înregistrat în anul 2007 o cifră de afaceri de 24 milioane RON, iar cota de piață deținută a fost estimată la 8%.

Situația inițială

Hilti România a intrat pe piața locală prin preluarea importatorului local prin intermediul caruia își desfășoară activitatea pe piața românească înainte de Martie 2005, împreună cu activele acestuia preluând și sistemul IT bazat pe o aplicație de gestiune financiar-contabilă dezvoltată în FoxPro. Aceasta nu corespundea politicii de grup referitoare la sistemele ERP care prevedea implementarea Microsoft Dynamics NAV în filiale, în funcție de complexitatea activității și de oportunitățile de dezvoltare. Astfel, managementul noii companii a decis implementarea unui sistem informatic nou.

Soluția

Pe aceste considerente, Hilti România a ales Microsoft Dynamcs NAV ca platformă pentru gestionarea activității, iar ca partener local de implementare compania Novensys, partener Microsoft.

Decizia alegerii Microsoft Dynamics NAV a fost luată la nivel central, soluția fiind utilizată și în alte filiale Hilti și oferind scalabilitatea necesată pentru a susține creșterea rapidă și previzibilă a business-ului din România, a declarat Dan Săcuiu, IT Manager, Hilti România.

Decizia privind alegerea partenerului s-a bazat pe evaluarea competențelor de management și derulare de proiecte, iar cea privind alegerea soluției Microsoft Dynamics NAV a fost justificată de experiența unei organizații similare din cadrul Hilti, filiala din Grecia. Fiind vorba în România despre o companie la începutul activității, a contat în egală măsură scalabilitatea soluției Microsoft, deoarece managementul știa că se va impune ulterior dezvoltarea sistemului în direcția sprijinirii unor procese care nu erau necesare la momentul implementării. Alegerea Novensys s-a făcut în urma unei analize a partenerilor Microsoft din România la nivel de experiență și competențe în implementări de Microsoft Dynamics NAV.

Logo Novensys

Alegerea partenerului de implementare s-a realizat în urma unui proces de selecție în care s-a evaluat capabilitatea candidaților referitoare la managementul proiectelor. Novensys s-a dovedit a fi o alegere bună atunci și acum., Dan Săcuiu, IT Manager Hilti Romania

Soluția Propusă

Sistemul propus de Novensys s-a bazat pe Microsoft Dynamics NAV în care au fost importate și localizate o serie de funcționalități dezvoltate pentru filiala Hilti din Grecia, cum ar fi: modulul de service, gestiunea stocurilor, configurarea bazei de date și rapoartele specifice. Au fost împrumutate unele procese specifice, baza de date, interfețele de comunicare cu SAP ( aplicație folosită de Hilti la nivelul central), precum și unele rapoarte manageriale. Toate aceste "împrumuturi" au fost localizate de Novensys. În prezent, la Hilti România 30 de utilizatori folosesc Microsoft Dynamics NAV în domeniile: financiar-contabilitate, aprovizionare, vânzare, gestiune inventar, mijloace fixe, CRM – management relații clienți și management service.

Lucrând exclusiv cu clienți persoane juridice, Hilti România are un program complex de gestiune a acestora. Clienții sunt catalogați conform unui cod intern (un cod standard Hilti similar celui CAEN) care ține cont de câțiva parametri, precum: complexitatea afacerii clientului, specificul acesteia, numărul de angajați etc. Astfel, cu ajutorul Microsoft Dynamics NAV a fost implementat un sistem de discount structurat pe care se bazează echipa de 35 de agenți de vânzări precum și magazinele proprii. Complexitatea gamei de produse, catalogate în 9 grupe principale, fiecare cu mai multe subgrupe totalizând peste 6000 de produse, face ca acest proces să fie imposibil de realizat și gestionat manual. Astfel, programul de discount structurat este gestionat unitar cu ajutorul Dynamics NAV, indiferent de canalul de vânzare: agenți, call center sau magazine proprii. Conectarea la sistem se face diferențiat: magazinele utilizează o conexiune remote la serverul central și lucrează direct în sistem, iar agenții de vânzări din teren au acces la informații prin intermediul call center-ului.

Datorită programului de discount structurat, a crescut transparența în relația cu clienții și au crescut atât numărul de clienți fideli, cât și alte valori ale indicatorilor de loializare a acestora., Dan Săcuiu – IT Manager Hilti România

O altă adaptare la specificul Hilti România a fost realizată în cadrul Departamentului Service. Strategia de vânzări a Hilti prevede încheierea unor contracte cu clienții privind acordarea unei garanții totale, complementare garanției standard, prin care orice operațiune de service este acoperită de Hilti, inclusiv preluarea și livrarea produsului. În cadrul acestui departament procesul de comandă a pieselor de schimb necesare reparațiilor a fost simplificat prin introducerea datelor direct în aplicație și generarea automată a comenzilor de aprovizionare. Anterior mecanicii completau și trimiteau aceste comenzi manual, procese care erau mari consumatoare de timp. Complementar în cadrul departamentului service, se poate realiza urmărirea oricărui echipament la nivel de număr serial și tip de intervenție. Dacă reparația depășește un anumit procent din costul de achiziție al produsului, se face automat o ofertă clientului pentru cumpărarea unui echipament nou la un preț cu un discount avantajos.

O altă activitate importantă a Hilti România se referă la gestionarea campaniilor promoționale periodice pe care le realizează departamentul de marketing. Astfel, în cadrul acestora, se vând pachete de produse (și nu produse individuale) la prețuri cu discount, iar întreaga logistică pentru planificarea și urmărirea lor se realizează cu ajutorul funcționalităților modulului de asamblare din Microsoft Dynamics NAV. Chiar dacă vânzarea se face la nivel de pachet, evidența se ține la nivel de produs, la fel făcându-se și scăderea stocurilor, ceea ce facilitează raportările către sediul central al companiei.

Utilizarea funcției de asamblare permite fluidizarea fluxurilor de lucru interne și externe în perioada de pregătire și derulare a promoțiilor (perioade foarte alerte), de la relațiile cu clienții, la activitatea de service și până la actualizarea stocurilor. Fără această funcționalitate volumul de muncă era foarte mare pentru realizarea și gestionarea pachetelor. Rezultatul se reflectă în timpul mult mai scurt de lansare a unei campanii promoționale de către departamentul de marketing., Dan Săcuiu, IT Manager, Hilti România

În ceea ce privește extinderea ulterioară a sistemului, se dorește adăugarea de funcționalități pentru managementul depozitului, introducerea funcționalităților addon-ului Efecte Comerciale de la Novensys, precum și a altor funcționalități pentru leasing operațional și suport in implementarea altor politici de service.

Beneficiile

  • Fidelizarea clienților prin acordarea unor discounturi structurate
  • Obținerea unui sistem unitar de calcul al discounturilor pentru clienți, indiferent de canalul de vânzare Microsoft Dynamics NAV ne ajută să înțelegem complexitatea afacerii clientului și ne oferă facilități pentru fidelizarea acestora, prin partajarea informațiilor de discount către toate canalele de vânzare, Dan Săcuiu
  • Automatizarea comenzilor de aprovizionare cu piese de schimb
  • Creșterea productivității în departamentul de service prin reducerea timpului necesar aprovizionării Modulul de Service ne oferă o imagine clară a timpilor de răspuns la solicitările de servisare ale clienților precum și urmărirea facilă a performanțelor angajaților. Ca beneficiu concret, timpul de reparație al unui echipament s-a redus, afirmă Dan Săcuiu. Reducerea timpului de reparație a unui echipament și implicit a timpului de așteptare al clienților
  • Generarea rapidă a campaniilor de promovare
  • Raportare complexă pentru urmărirea indicatorilor de performanță specifici (KPI)