Institutul de Boli Infecțioase "Prof. Dr. Matei Balș"

Studiu de caz: Soluție Business Intelligence bazată pe tehnologie Microsoft

La Institutul de boli infecțioase, soluția BI bazată pe tehnologia Microsoft potențează deciziile sănătoase.


Despre organizație

Institutul de Boli Infecțioase "Prof. Dr. Matei Balș", cunoscut mai demult ca fiind Spitalul Clinic Colentina – Clinica de Boli Infecțioase, este prima unitate sanitară de stat certificată ISO 9001/2000 pentru calitatea serviciilor de asistență medicală de specialitate. Institutul are 6 pavilioane cu 740 de paturi, grupate în secții de pediatrie și secții pentru adulți, cu o bază tehnică deosebită, la standarde internaționale și este bază de învățământ și cercetare pentru studenții în medicină, rezidenți și specialiști în boli infecțioase. Astăzi, Institutul este complet informatizat la nivel de laboratoare, secții clinice, farmacie, contabilitate și serviciu de statistică.

Informațiile sunt extrem de diverse, de la dosarul electronic al pacientului, la aprovizionarea cu medicamente și materiale sanitare, iar volumele de informații gestionate sunt impresionante. Informatizarea instituției a debutat în anul 2001 prin implementarea aplicației Hospital Manager, aplicație de tip HIS (Hospital Information System) furnizată de către compania Info World. Într-un domeniu atât de delicat cum este acesta, al bolilor infecțioase, era nevoie de mult mai mult, informațiile importante trebuiau analizate și sintetizate astfel încât managerii spitalului să poată lua decizii optime și în timp real.

Se poate spune că soluția bazată pe tehnologii Microsoft, construită de către specialiștii Institutului și de către cei ai companiei Info World, a depășit așteptarile și are impact chiar asupra nivelul stării de sănătate a românilor.

Situația inițială

Aflat "în linia întâi" în lupta cu epidemiile de tot felul, Institutul de Boli Infecțioase Matei Balș a avut dintotdeauna nevoie să se poată baza pe informații pertinente, corecte și precise și, dacă se poate, aflate cu o secundă înainte ca ele să existe! Era firesc așadar ca un astfel de spital să folosească nu doar ultimile descoperiri ale lumii medicale, ci și tehnologii de ultimă oră din domeniul informatic. Dar stăpânirea cu adevărat a feluritelor informații vitale pentru o activitate eficientă a început să prindă contur în ultimii ani.

Prin 1999 aveam 20 de computere, legate între ele într-o rețea peer-to-peer. Nu exista un domeniu, iar aplicațiile erau mai mult locale: contabilitatea avea o bază de date, pentru gestiunea materialelor, spitalul folosea o aplicație FoxPro... Nu era ceva extraordinar de bun dar la momentul respectiv această soluție răspundea nevoilor operaționale. Se înregistrau operațiile de bază: pacienți intrați, ieșiți... cam atât. Și, în plus, se făcea prelucrarea datelor în Excel. Raportări? Mai mult pe hârtie, își amintește astăzi Claudiu Șchiopu, IT Manager la Institutul de boli infecțioase "Prof. dr. Matei Balș".

În anul 2000 au fost demarate primele planuri pentru o modernizare a sistemului informatic al spitalului. În octombrie 2001, cele 6 pavilioane au fost conectate cu fibră optică și, în același an, s-au instalat modulele aplicației de tip HIS. Baza de date SQL Server 2000, pe care o folosește spitalul, a devenit operațională în 2001. În HIS se introduc atât date care reflectă mișcarea pacienților în spital: (internări, externări) cât și date medicale (consultații, medicamente proceduri, teste de laborator etc). Practic pe fiecare secție din spital se poate accesa și actualiza dosarul electronic complet al pacientului cu toate evenimentele înregistrate de la prima prezență în Camera de Gardă. Tot în această aplicație sunt gestionate și urmărite și intrările sau ieșirile de medicamente și alte materiale.

Dacă inițial am vrut doar să facem analiza cheltuielilor și urmărirea indicatorilor de performanță din contractul de management, acum ne dăm seama ce potențial are soluția pe parte medicală. Pentru domeniul bolilor infecțioase, MediChart este un instrument util de lucru!
Claudiu Șchiopu
IT Manager
Institutul de boli infecțioase "Prof. dr. Matei Balș"

Claudiu Șchiopu spune: "Obiectivul nostru principal a fost să înlocuim fișele medicale ale pacienților din format hârtie în format electronic. De aici au decurs o mulțime de beneficii printre care trebuie să menționez economia de timp. Le-am oferit astfel medicilor și asistentelor posibilitatea să se concentreze aspura actului medical propriu-zis. Medicul să nu mai stea să caute fișe, să se ducă la arhivă, să colecteze foile de observații în vederea studiului. Era așadar nevoie de acest HIS, de un sistem unificat de gestiune a fișelor pacienților. Sistemul oferea acoperirea fluxurilor operaționale, dar mai era nevoie de ceva...

Pe măsură ce informațiile au început să fie colectate, devenea tot mai evidentă nevoia de raportări. Claudiu Șchiopu povestește: Îmi aduc aminte că la începuturile informatizării spitalului, procesul de raportare era lung și anevoios, datele brute erau extrase pe baza unor scripturi după care se copiau în fișiere Excel apoi se făceau prelucrări conform cerințelor managerilor. Cerințele se schimbau des și un raport putea lua ore sau chiar zile.

În plus a mai apărut o cerință legală. De circa trei ani, managerii de spital sunt evaluați prin contract pe baza câtorva indicatori de performanță: media numărului de pacienți per medic, proporția personalului medical față de total personal, consumul efectiv de medicamente raportat la cel planificat etc. Există și o metodologie de evaluare, elaborată de Ministerul Sănătății și un sistem de evaluare, în funcție de procentul de realizare al acestor indicatori. Pentru managerii de spitale a devenit așadar "probă eliminatorie" să cunoască în orice moment valorile indicatorilor și cauzele care conduc la îndeplinirea lor astfel încât să poată lua deciziile cele mai potrivite.

Aveam nevoie de ceva care să aducă managerilor noștri informația, rapid, ușor de vizualizat și de interpretat. Aveam nevoie de o soluție de raportare, în care să fie incluși și acesti indicatori și factorii care îi influențează, mai spune Claudiu Șchiopu.

Soluția

Rețeaua Institutului de Boli Infecțioase "Prof. Dr. Matei Balș" are astăzi 250 de stații de lucru, 10 servere de infrastructură cu Microsoft Windows Server 2003, plus un Cluster SQL Server 2000, un server de mare capacitate care stochează bazele de date operaționale.

După ce, timp de un an, specialiștii IT ai Institutului au lucrat împreună cu cei de la Info World, partener Microsoft Gold, acestor baze de date li s-a adaugat soluția de raportare de tip Business Intelligence, MediChart, soluție bazată pe tehnologii Microsoft.

Soluția BI este un instrument foarte util pentru managerii spitalului și consiliul de conducere.
Claudiu Șchiopu
IT Manager
Institutul de boli infecțioase "Prof. dr. Matei Balș"

Radu Berca, Project manager la Info World, explică cum funcționează aceasta: În fiecare noapte soluția preia toate datele din bazele operaționale, care sunt pe SQL Server 2000, le trece pe SQL Server 2005, care este dedicat pentru BI și le agregă: leagă datele de la farmacie, cu cele de la internări, note contabile etc. Apoi datele sunt puse într-un format potrivit pentru rapoarte sintetice și statistice. Procesul acesta de "mutare" și integrare se face cu funcționalitatea de Integration Services a lui SQL Server 2005. După ce datele sunt mutate, începe procesarea cuburilor OLAP cu ajutorul funcționalității de Analysis Services. Radu Berca mai spune: Acum, după ce am datele agregate logic în structura de care am eu nevoie (aceste cuburi sunt structurate pe nevoi de indicatori, să zicem) rapoartele pot fi afișate datorită platformei Microsoft Office SharePoint Server 2007. O funcționalitate specială înglobată în SharePoint 2007 este Excel Services. Sunt create "Excel"-uri care extrag toate datele din cuburi și le afișează în formate grafice prietenoase (bare, pie-charts ș.a.)". Excel-urile "stau" în SharePoint 2007, deci pe server, într-o anumită locație și pot fi accesate de către toți cei care au primit drept de acces. Are loc deci și un fel de partajare a acestor fișiere Excel, în care sunt definite rapoartele propriu-zise, care sunt preluate și afișate în pagini web, specifice SharePoint.

Soluția BI este un instrument foarte util pentru managerii spitalului și consiliul de conducere, pentru că le pune la dispoziție oglinda activității spitalului pe o anume perioadă de timp. Ei accesează aplicația de pe computerele lor, o vizualizează și pot să afle în orice clipă câte internări s-au făcut, câte medicamente s-au consumat într-o perioadă șamd. Soluției MediChart i-am dat un nume intern, Top Management, pentru că este un instrument pentru managerii de top și pentru cei din Consiliul de Administrație, precizează Claudiu Șchiopu, IT Manager la Institutul de boli infecțioase " Prof. dr. Matei Balș".

Beneficiile

Rapoartele cu indicatorii de performanță – care înainte se făceau cu mari eforturi – se obțin acum instantaneu cu ajutorul MediChart. Aceasta înlesnește foarte mult comunicarea cu Ministerul și Casa de Asigurări.

Deciziile costă mai puțin timp și bani

Dar aplicația sprijină și procesul de decizie din activitatea curentă, de zi cu zi. Managerii pot să vadă exact situația reală din spital, în orice moment. De exemplu, care este consumul, cum evoluează stocul unui produs/medicament – pentru a-i decide la timpul potrivit achiziția.

Înainte de a exista această soluție BI, bazată pe tehnologia Microsoft, pentru a obține o astfel de situație erau implicați mai mulți oameni din diverse departamente: contabilitate, aprovizionare, informatică și statistică. Elaborarea unei situații de acest gen putea să dureze și o zi întreagă, Trebuia ca fiecare să culeagă datele care apoi erau cumulate, agregate (ceea ce se face în baza de date, acum) și apoi puse într-un format care să poată fi prezentat. Actualul plus de viteză se traduce în câștig de timp pentru luarea deciziilor dar și de bani, prin eficientizarea timpului de muncă al specialiștilor, mai ales al celor din acest domeniu medical.

La soluții noi, statistici noi

Dar acum se pot scoate și raportări care, înainte, mai greu puteau fi obținute. Practic vorbind, aproape orice fel de raportări. MediChart nu ne permite doar să scoatem o situație a unor indicatori pentru o anumită perioadă, ci ne oferă și posibilitatea să vedem datele în dinamică. Se pot analiza datele la orice nivel, pe tot spitalul, pe secție, pe medic, pe an, pe lună, pe zi, pe boală etc. Am descoperit chiar în aplicație raportări utile la care nici nu ne gândeam, spune Claudiu Șchiopu.

La fel, pentru ședințele Consiliului Director, înainte de implementarea soluției BI lucra o echipă întreagă care făcea statistici și pe care le prezenta, fie pe hârtie, fie în PowerPoint. Acum, pur și simplu computerul din sala de consiliu este conectat în rețea și, intrând în aplicație, pot fi prezentați instantaneu indicatorii, fără să mai fie nevoie ca cineva să pregătească ceva.

Decizii medicale asistate de IT

Dar, pe lângă informațiile de tip financiar și alți indicatori economici, care de altfel sunt prezenți și în criteriile de performanță impuse de Minister, soluția BI implementată la Institutul Matei Balș are și o componentă medicală foarte puternică. Facem statistici, de exemplu, privind numărul de cazuri cu un anumit diagnostic și apoi le prezentăm grafic. Pentru profilul acesta de boli infecțioase, este ceva foarte util. Poți să afli, de exemplu, imediat că a crescut numărul de pneumonii. E de mare ajutor..., precizează Claudiu Șchiopu.

Dar aceasta înseamnă și că se poate depista mult mai "din scurt" când apare o epidemie... Deci, pe lângă aspectul economic direct – costuri, cheltuieli, finanțări, menținerea bugetului în limitele preconizate – există și această componentă științifică, medicală, care ajută efectiv în buna derulare a actului medical. Se poate spune așadar că soluția BI implementată are un impact pozitiv și în nivelul de sănătate al populației?

Claudiu Șchiopu confirmă: Sigur ca da. În cazul institutului nostru, domnul profesor Streinu-Cercel, o somitate în domeniul bolilor infecțioase, poate lua decizii în timp real pe baza statisticilor create de MediChart, poate vedea când ceva se întâmplă și poate identifica mult mai ușor cauzele care stau în spatele statisticilor medicale.

Această componentă medicală este oarecum la început, din punctul de vedere al configurării. Dar Claudiu Șchiopu precizează: Dacă inițial am vrut să facem analiza cheltuielilor și urmărirea indicatorilor de performanță din contractul de management, acum ne dăm seama ce potențial are soluția pe parte medicală. Avem în plan distribuirea automată de statistici medicale prin e-mail către personalități și factori de decizie în cazul în care un anumit indicator medical a depășit o valoare normală pe un interval de timp.