JTI România

Studiu de caz: Business Intelligence cu soluție Microsoft

În mediul competițional actual, JTI a decis să reconsidere sistemul existent de analiză și raportare a datelor. Necesitatea unui răspuns mai rapid și mai flexibil la cerințele pieței în condițiile creșterilor înregistrate a făcut ca soluția folosită în trecut să fie una inflexibilă și neperformantă.


Despre organizație

JTI – Japan Tobacco International este cea de-a treia companie producătoare de tutun la nivel global. Compania produce și comercializează 90 de mărci de țigarete, vândute în peste 120 de țări. Printre acestea se numără mărci de renume internațional, precum: Camel, Winston, Mild Seven și Salem. Trei dintre aceste mărci se clasează în topul primelor cinci din lume. JTI a devenit o diviziune operațională a grupului JT Group în 1999 și are sediul la Geneva, în Elveția.

JTI România s-a înființat în 1994 la București, având atunci 45 de angajați. Astăzi, JTI România are 830 de angajați, peste jumătate dintre aceștia reprezentând forța de vânzare. Compania deține o fabrică proprie în capitală, 34 de birouri de vânzare la nivel național și 4 depozite regionale.

Situația inițială

Dezvoltarea acestui sistem de raportare a fost cerută de business, de creșterea complexității în activitatea de vânzări. Această soluție oferă datele, organizate într-un loc unic, de unde utilizatorii din firmă le iau și pot să facă tot ce vor cu ele. Le-am oferit un instrument și cunoștințele necesare pentru a folosi eficient informația, într-un volum cu mult mai mare decât era înainte. Noul sistem de raportare este ușor de folosit de către utilizatorii finali iar flexibilitatea sa reprezintă, de asemenea, un mare beneficiu. Rapoartele se pot crea pe baza unui cadru cunoscut, nu necesită costuri suplimentare.
Anelise Pitiș
IT Director
JTI România

În 2002, JTI a realizat încasări de 34,4 miliarde de dolari (date valabile la 31 martie 2003). Cu peste 11.000 de angajați, 40 de sucursale în toată lumea și vânzări în 120 de țări, JTI este o companie de nivel mondial, pregătită să facă față competiției în ciuda restricțiilor din domeniu.

Procesul decizional a devenit mai complex odată cu creșterea dinamicii pieței, cu aglomerarea spațiului concurențial și cu introducerea noului sistem de distribuție directă a produselor.

Cantitatea de informații care construiesc imaginea de ansamblu a afacerii a crescut simțitor. Ca efect, a crescut și timpul de calcul al indicatorilor de business.

Pentru a răspunde pieței în continuă schimbare și pentru a se menține la un nivel competitiv, compania avea nevoie de o soluție care să îi permită să ia deciziile de business corecte, obținând la timp toți indicatorii esențiali care măsoară bunul mers al afacerii.

Soluția

Logo EXE Software

JTI a avut nevoie de un furnizor care să lucreze împreună cu departamentul IT pentru definirea și implementarea unei soluții personalizate. A fost selectat EXE Software, partener Microsoft, după ce au fost luate în considerare sistemele de tip data warehouse implementate de aceștia cu succes în trecut.

JTI avea implementat de puțin timp, un sistem de achiziție a datelor. EXE Software a trebuit să se adapteze condițiilor existente, JTI definind clar condițiile de funcționare ale noului sistem de analiză și raportare a datelor care să extragă datele din sistemul existent.

Soluția s-a bazat pe Microsoft® SQL Server™ 2000 Enterprise Edition cu Analysis Services. Produsul a fost selectat atât pentru fiabilitate, scalabilitate și performanță dar mai ales pentru interoperabilitatea foarte bună cu o varietate de produse concurente. Baza de date a avut inițial dimensiunea de 6GB, dar cantități mari de date sunt adăugate săptămânal în timp ce datele mai vechi sunt și ele păstrate. În viitor, scalabilitatea SQL Server va asigura îndeplinirea condițiilor de funcționare indiferent de variațiile care mai pot să apară.

Cele mai importante cerințe de sistem enunțate de JTI au fost scăderea timpului de generare a rapoartelor și generarea de șabloane la cerere pentru diverse tipuri de rapoarte necesare managementului de-a lungul timpului.

Având în vedere că în fiecare lună se adaugă un număr foarte mare de înregistrări noi din datele de vânzări, cea mai importantă și mai provocatoare cerință legată de performanță a fost diminuarea timpului de rulare a interogărilor pentru cantități mari de date tranzacționale. În acest scenariu, indicatorii aditivi (de exemplu volumul de vânzări) au fost creeați în cuburi OLAP separate de indicatorii numărabili (de exemplu numărul de clienți) oferind astfel un număr mai mare de agregări posibile a cuburilor și crescând performanța soluției per ansamblu. Apoi, cuburile separate au fost contopite în cuburi virtuale pentru a centraliza informația.

Altă cerință de performanță a fost extragerea datelor din sistemul tranzacțional în unități mici de timp. Tabelele sunt indexate pentru procesarea mai rapidă a cuburilor. Pentru îndeplinirea acestei cerințe au fost implementate proceduri stocate care să înlăture indicii din tabele imediat înainte de importul de date și să îi regenereze după ce importul a fost efectuat. Astfel, încărcarea datelor în acest data warehouse devine mult mai rapidă.

Cu ajutorul Microsoft Data Transformation Services, disponibil în SQL Server, datele sunt extrase din sistemul tranzacțional și analizate cu serviciul Analysis Services.

Accesul angajaților se face securizat de la stațiile lor de lucru din teritoriu, grație serviciului de director Active Directory. Prin intermediul sesiunilor de terminal, utilizatorii sistemului se conectează la un cluster de servere de terminal CITRIX, instalat pe platforma Windows 2000. Pe acest cluster sunt instalate produsele Microsoft Excel și EXE Reports, pe care utilizatorii le pot folosi pentru a vizualiza rapoarte sau pentru a construi altele noi, în funcție de informațiile pe care le necesită.

Din punctul de vedere vizual, sistemul nu a suferit modificări majore, angajații folosesc în continuare Microsoft Excel și, în plus, EXE Reports, foarte asemănător cu Excel. În ceea ce privește facilitățile noi de construire de rapoarte, acestea sunt foarte simplu de utilizat și necesită doar un training de două ore pentru un angajat.

Beneficiile

Valoare prin viteză

EXE Software a lucrat îndeaproape cu departamentul IT al companiei JTI pentru a determina toate cerințele și planurile de extindere necesare implementării unei soluții Microsoft Business Intelligence scalabile, de succes. În plus față de accesul mai flexibil la rapoartele companiei, soluția a oferit o viteză sporită de generare a cuburilor OLAP. Acum, cuburile sunt disponibile în fiecare zi de business din datele culese periodic. Înainte acest lucru ar fi durat un timp prea mare, inducând timpi de inactivitate în procesul de management al datelor companiei.

Rapoarte mai ușor de generat

Rapoartele generate înainte de implementarea acestei soluții aveau o formă rigidă, fiind greu de personalizat după necesitățile managementului companiei sau al utilizatorilor din teren. Pentru generarea unui nou raport era necesar un efort susținut și un nivel de cunoaștere superior, restrângând astfel numărul persoanelor din organizație care ar fi putut realiza această modificare.

Soluția implementată de EXE Software a oferit în schimb posibilitatea generării atât a rapoartelor standard, cât și a celor personalizate. Pentru că personalul a trecut și printr-un scurt proces de instruire, utilizatorii pot construi singuri rapoartele de care au nevoie cu informația pe care o consideră esențială. Mai mult, managementul poate construi rapoarte pe care să le salveze apoi într-o locație centrală pe server și să le pună la dispoziția utilizatorilor din teren. Astfel, deciziile de business se bazează permanent pe rapoarte coerente, generate din indicatorii corespunzători de business.

Informațiile potrivite pentru decizii eficiente, avantaj în fața competiției

Folosind SQL Server 2000, EXE Software a reușit să construiască o soluție care să rezolve cerințele importante de business pe care JTI le identificase. Astfel, compania va reuși să se adapteze ușor la schimbările din piață. Pentru că SQL Server este un server de baze de date scalabil, JTI va dispune și în viitor de aceeași parametri de performanță pe care îi are soluția în acest moment. Deciziile corecte vor putea să fie luate la timp, compania fiind astfel mereu cu un pas înaintea competiției.

Cu soluțiile Microsoft Business Intelligence, managerii care decid strategia fiecărui departament beneficiază de o imagine clară, relevantă și în timp real privind datele organizației. Astfel iși pot fundamenta solid deciziile de business.

Combinând capacitatea de analiză a datelor la nivel enterprise conferită de Microsoft SQL Server și platforma de servere Microsoft cu puterea și simplitatea pe care le aduce Microsoft Office System, organizațiile beneficiază de soluții complete și eficiente.

Prin disponibilitatea soluțiilor Microsoft Business Intelligence, companiile au flexibilitatea de a alege dintr-o varietate largă de instrumente și aplicații pentru a satisface cerințele tuturor departamentelor interne.


Mai multe informații