Studiu de Caz Mercury360

Mercury360 facilitează colaborarea interdepartamentală în agenție cu tehnologiile Microsoft

În cei 14 ani de activitate, agenția s-a dezvoltat constant, și a trebuit să se adapteze la ultimele standarde în materie de tehnologie IT. O agenție de publicitate, ca orice companie prestatoare de servicii se bazează pe cantități mari de informații critice și confidențiale. Este vital pentru afacere ca infrastuctura IT să susțină perfomant, stabil și sigur transferul intern și extern al informației. - Florin Enciu, IT Manager, Mercury360.


Despre organizație

Mercury360 este o agenție integrată de consultanță de marketing și comunicare și, în același timp, cea mai mare agenție independentă, neafiliată din România. Înființată în 1993 și consacrată sub numele de Mercury Promotions în 1998, Mercury360 are o experiență solidă în derularea de proiecte de comunicare integrate și specializate. Pe parcursul celor 14 ani de activitate agenția s-a dezvoltat constant ajungând în 2007 la 140 de angajați, un portofoliu de servicii în creștere și o cifră de afaceri de peste 17 milioane Euro. În prezent, Mercury360 este dedicat unor parteneriate cu o serie de companii importante precum Ursus Breweries, Coca-Cola, Nestle, H&E Reinert, Metro, Vodafone, Western Union, Kluth, L’Oreal, Dr. Oetker, etc. Până acum, campaniile agenției au fost premiate la Epica Awards (cu Argint și Bronz), Ad’Or (spotul anului și cel mai bun spot în categorie, cel mai bun innovative media) și au ajuns în finală la Golden Drum.

Situația inițială

Infrastructura IT inițială, gazduită de o singură locație era compusă din 80 de stații de lucru, 2 Windows Server, 3 servere de fișiere Linux cu Samba, un server de e-mail pe platforma Linux și alte aplicații de business. Stațiile și serverele Samba erau membre ale unui domeniu NT4. Serverul de e-mail oferea exclusiv servicii de mesagerie prin protocoalele SMTP, POP3 și IMAP.

Soluția

1. ETAPELE IMPLEMENTĂRII

Mercury360 a dorit migrarea la urmatoarele servere și tehnologii Microsoft pentru creșterea nivelului de servicii oferite utilizatorului final, creșterea securității, simplificarea administrării și omogenizarea sistemului informatic:

  1. Evaluarea stării curente a infrastructurii și determinarea instrumentelor prin care se poate optimiza infrastructura - utilizarea metodologiei de optimizare infrastructura Microsoft
  2. Licențierea OVS - Sistem de operare Windows XP Professional și Windows Vista, aplicațiile Office Pro 2007, CORE Cal (Client Access License) necesare accesului stațiilor la serviciilor serverelor.
  3. Migrare de pe NT4 la Windows Server 2003 R2 și Active Directory.
  4. Migrarea serverului de mail la Exchange Server
  5. Migrarea serverelor de fisiere la Microsoft Sharepoint

2. IMPLEMENTARE EXCHANGE SERVER 2007

Am ales licențierea Open Value Subscription din mai multe considerente, cele mai importante au fost administrarea facilă și posibilitatea de upgrade sau downgrade a versiunilor. Implementarea Microsoft Active Directory și Microsoft Exchange Server au fost următorii pași pe care infrastructura informatică Mercury360 trebuia să-i parcurgă, obiectivul principal al întregii planificări fiind alinierea la noile tehnologii Microsoft, implementarea SharePoint, SCCM(fostul SMS) și Microsoft Dynamics CRM care să susțină creșterea afacerii - Florin Enciu, IT Manager, Mercury360.

Problemele de securitate și dificultatea configurărilor au fost dezavantajele de bază, prezentate inițial, la care s-au adăugat noile nevoi de colaborarea impuse atât de numărul mare al angajaților permanenți și al colaboratorilor part-time, cât și de complexitatea proiectelor derulate.

Problemele dinaintea implementării cu care se confruntă Mercury360 pot fi sintetizate astfel:

  • Gestiunea setărilor/politicilor la nivel de utilizator/stație de lucru era prea dificilă în comparație cu Group Policy din Active Directory.
  • Adresele de e-mail erau gestionate separat de userii de domeniu. Nu exista noțiunea de user cu capacități de colaborare.
  • Modificările în baza de date de utilizatori presupuneau sincronizarea manuală a celor două baze de date.
  • Setări precum "Out of Office" trebuiau comunicate către departamentul IT, înainte de lipsa din birou pentru setarea manuală a mesajului, apoi comunicate din nou la întoarcere pentru dezactivarea funcției.
  • Politicile de mesagerie erau dificil de gestionat (ex: dimensiunea maximă a mesajului, numărul maxim de recipienți, dimensiunea maximă a căsuței) și și mai greu de diferențiat pe grupuri de utilizatori.
  • Parolele conturilor de e-mail difereau de cele ale utilizatorilor de domeniu, ceea ce consuma timp și resurse utilizatorilor.

Noile cerințe determinate de activitățile agenției pot fi sintetizate dupa cum urmează:

  • Extinderea funcționalităților de colaborare cu agende electronice accesibile între utilizatori sau calendare ale resurselor, contacte comune la nivel departamental și organizațional.
  • Accesul sincronizat la e-mail multiplatformă: de pe desktop, laptop, webmail și dispozitive mobile (smartphone-uri.
  • Efort minim pentru configurarea clienților de e-mail (înainte trebuiau setate serverele SMTP, POP3/IMAP, userul, numele, adresa de e-mail, setările de securitate, cu sau fără TLS).

Etapele implementării

  • Analiza cerințelor
  • Planificarea soluțiilor de implementat
  • Testarea în mediu virtual a scenariului de implementat
  • Implementarea efectivă pe serverele clientului
  • Testarea în configurația finală
  • Livrarea documentației

3. PERIOADA IMPLEMENTĂRII ȘI RESURSELE IMPLICATE

Implementarea Exchange Server 2007 s-a desfașurat timp de 1 săptămână, la final clientul primind documentația de proiect sub forma a doua livrabile:

  • Jurnal Instalare
  • Ghid Administrare

Jurnalul de Instalare cuprinde pas cu pas toate etapele implementării și toți parametrii configurați. Pe baza acestui jurnalul de instalare, un specialist Exchange 2007 poate să reconstituie în aceleași condiții implementarea.

Ghidul de Administrare oferă clientului o versiune foarte practică de manual de utilizare a tehnologiei implementate și susține administratorul desemnat de client pentru mentenanța serverului sau serviciului.

Clientul ne-a asigurat hardware-ul, conectivitatea la rețea și suportul pentru conectarea server-ului Exchange cu sistemul anterior de mesagerie. Un aspect foarte important este faptul ca nu a existat downtime în timpul implementării. Pentru utilizatori, implementarea a fost total transparentă.

Beneficiile

Microsoft Exchange Server 2007 satisface net superior față de soluția anterioară nevoile de comunicare în interiorul și exteriorul organizației, beneficiile fiind atât pentru utilizator cât și pentru departamentul IT care oferă mai multe servicii cu un efort considerabil redus.

Schema Mercury360
  • Scalabilitate - Sistemul este proiectat să facă față unei creșteri a rețelei de utilizatori și să poată fi extins ușor în cazul unor creșteri majore.
  • Simplitate - Gestionarea conturilor de mail mai ușoară: un cont nou creat în câteva minute având posibilitatea de a-i atașa instant și una sau mai multe adrese de e-mail.
  • Single Sign On - Schimbarea parolei de e-mail se poate face direct de către utilizator, schimbând totodată și parola contului de acces în domeniu.
  • Rapiditate - Doar 1 săptămâna, downtime ZERO.
  • Productivitatea prin facilitatea comunicării interdepartamental în activitățile de bază.
  • Reducerea spam-urilor a dus la câștiguri importante de timp și eliminarea riscului de blocare a conturilor de mail.
  • Comoditate în utilizare, satisfacția utilizatorilor.
  • Recuperarea rapidă a investiției.

AVANTAJELE COLABORĂRII CU GECAD NET

Migrarea unui server de email poate fi complicată, incomodă și păguboasă, cu toate acestea având experiență, instrumente eficiente și nu în ultimul rând o planificare adecvată, acest proces s-a dovedit a fi rapid, fără întreruperea activității și fără nemulțumiri din partea utilizatorilor - Florin Enciu, IT Manager, Mercury360.

Prin implementarea Active Directory ș Exchange Server în infrastructura IT a Mercury360, tehnologia informației a ajuns mult mai aproape de utilizator. Acum politicile de securitate și configurațiile stațiilor pot fi împinse mult mai ușor către grupuri de stații de lucru sau grupuri de utilizatori. În afară de e-mail, utilizatorii pot verifica disponibilitatea colegilor pentru stabilirea unei întâlniri (meeting request), pot avea acces direct din Outlook la liste de contacte comune, își pot partaja calendarul sau task-urile. Chiar dacă o mare parte din funcționalitățile oferite de tehnologiile Windows Server, Active Directory și Exchange pot fi oferite și de servere open source, unul din avantajele majore ale tehnologiei Microsoft este că e mult mai ușor de asimilat de către beneficiarul final, adică utilizatorul. - Alexandru Molodoi, CTO GECAD NET.

În prezent utilizăm licențe Microsoft, Microsoft în regim OVS (Open Value Subscription) și servicii calificate de consultanță, proiectare și implementare platforme Microsoft. Încă din fazele inițiale ale licențierii am fost asistați de către consultanții GECAD NET cu informații utile atât comerciale cât și tehnice, reușind astfel să optimizăm costurile și timpul de implementare. Compania GECAD NET a dat dovadă de experiență și pregătire bogată în implementarea soluțiilor Microsoft, ceea ce asigură continuitatea colaborării noastre - Florin Enciu, IT Manager, Mercury360.