Olympic Casino

Studiu de caz: implementare Microsoft Dynamics NAV

Microsoft Dynamics NAV este instrumentul care ajută această companie să-și dimensioneze corect cheltuielile și astfel să-și crească profitabilitatea George Garaiman, Chief Accountant, Olympic Casino

Despre organizație

Compania Olympic Casino Bucharest este prezentă în România din 2007 ca filială a companiei Olympic Entertainment Group, originară din Estonia. Olympic Entertainment Group deține în proporție de 100% filiala din România și esteprezentă pe alte 7 piețe central și est-europene.

Compania a intrat pe piața românească în aprilie 2007 prin achiziția activelor unui jucător local, administrator al Casino-ului Napoleon, investind ulterior circa 25 milioane euro în modernizarea și aducerea acestor facilități la standardul grupului. Înprezent Olympic Casino Bucharest operează 8 casino-uri în București și Pitești, locațiiîn care administrează circa 527 de aparate slot-machine și 17 mese de joc. În cadrul grupului funcționează alte două companii ce desfășoară activități complementarecelei de bază: Muntenia Food & Beverage și Olympic Exchange. Administrarea celortrei companii se face distinct, consolidarea fiind făcut la nivel central.

Situația inițială

Startarea activității fără un ERP funcțional a fost o variantă de compromis, managementul acceptând situația în lipsa altei soluții

George Garaiman
Chief Accountant
Olympic Casino

În momentul intrării pe piața locală a Olympic Entertainment, planul de investiții prevedea și implementarea unei aplicații de gestiune financiară. Scopul acestei implementări era obținerea unui control al afacerii, monitorizarea tuturor tipurilor decheltuieli precum și facilitarea raportărilor către sediul central. Pentru o perioadăprovizorie s-a optat pentru externalizarea operațiunilor financiar-contabile către o companie de profil. Pe această perioadă activitatea companiei a fost lipsită, însă, deinformații relevante privind evoluția financiară. Compania livra documentele șiprimea balanțele contabile pe baza cărora era aproape imposibilă realizarea unor analize. Dacă în trimestrul doi al anului raportările au fost simple deoareceactivitatea era incipientă, în cel de al treilea situația s-a complicat, informațiile financiare fiind lipsite de acuratețe, iar raportările pe măsură.

Startarea activității fără un ERP funcțional a fost o variantă de compromis, managementul acceptând situația în lipsa altei soluții, deoarece conformitatea cu cerințele legislative românești era cel mai important aspect, consideră George Garaiman - Chief Accountant, Olympic Casino Bucharest.

Alegerea soluției

Planul inițial prevedea implementarea Microsoft Dynamics NAV, aceasta fiind soluția utilizată de toate filialele grupului Olympic Entertainment. Soluția fiind aleasă, în sarcina echipei locale a fost găsirea partenerului potrivit pentru implementare și gestionarea proiectului în sine. În cadrul procesului de selecție s-a ajuns la o listă scurtă cu 3 dintre cei mai cunoscuți parteneri locali ai Microsoft, în final fiind aleasă compania AGER Solutions în urma prezentării celui mai bun proiect.

După o analiză a pieței și cererii de oferte de la mai mulți parteneri, am ales compania Ager Solutions, care, chiar dacă nu a avut cel mai mic preț a avut însă cel mai coerent plan de implementare și cele mai relevante referințe din piață, declară George Garaiman.

Soluția

Proiectul a fost inițiat în separatembrie 2007 și finalizat la scurt timp, în octombrie 2007. Implementarea a început cu o analiză a business-ului local și adaptarea fluxurilor din Dynamics NAV la structura globală de procese trimise de la sediul central. Au fost făcute mai multe parametrizări pentru acoperirea cerințelor la nivel de grup dar și a celor induse de legislația și sistemul contabil românesc. Scopul proiectului a fost atins, implementarea Dynamics NAV făcând posibilă analize financiare detaliate și emiterea de rapoarte către factorii de decizie din companie.

Raportările către sediul central sunt o problemă în orice companie multinațională. Cu Microsoft Dynamics NAV însă putem să oferim orice informație ne este solicitată, în cel mai scurt timp, afirmă George Garaiman.

În mod curent, Dynamics NAV gestionează activitatea financiar-contabilă din cele trei companii Olympic Casino Bucharest, Muntenia Food & Beverage și Olympic Exchange, fără a se integra cu alte aplicații existente în companie. Alături de activitatea financiar contabilă, Dynamics NAV este folosit pentru generarea rapoartelor financiare precum și pentru diverse analize manageriale periodice sau solicitate punctual. Aplicația are 3 utilizatori, în cadrul Departamentului Financiar. La rapoarte au însă acces mai multe persoane din echipa managerială, atât de la București cât și de la sediul central.

În Dynamics NAV sunt captate datele din cele 8 locații și gestionate separat pentru fiecare dintre cele 3 companii. Valoarea aplicației stă în analizele lunare și trimestriale pe buget, pe fiecare locație în parte, în funcție de venituri și cheltuieli. Se urmărește nivelul de atingere al bugetului planificat dar și evoluția indicatorilor de productivitate în funcție de spațiu, număr de aparate slot-machine, tipuri de jocuri, angajați, cheltuieli de protocol/număr de clienți etc. Alături de automatizarea task-urilor contabile, aplicația permite exportul automat în diverse formate a rapoartelor periodice (identice la nivel de grup).

Complementar, în funcție de rezultatul acestor rapoarte și solicitările managerilor, sunt extrase alte rapoarte cu un nivel mai ridicat de detaliere. Toate aceste rapoarte se bazează exclusiv pe date din Microsoft Dynamics NAV.

Microsoft Dynamics NAV este instrumentul care ajută această companie să-și dimensioneze corect cheltuielile și astfel să-și crească profitabilitatea.

George Garaiman
Chief Accountant
Olympic Casino

Beneficiile

Beneficiul principal obținut de Olympic Casino după implementarea Microsoft Dynamics NAV a constat în posibilitatea înregistrării fiecărui tip de cost sau de venit și a generării de rapoarte manageriale în funcție de aceste cheltuieli. Astfel, conducerea companiei poate face analize pertinente asupra activității, iar deciziile pot fi susținute cu date reale.

Creșterea profitabilității prin luarea deciziilor pe baza analizelor realizate în Microsoft Dynamics NAV

Creșterea profitabilității prin controlul strict al cheltuielilor;
Creșterea profitabilității prin închiderea unor activități nerentabile;
Creșterea veniturilor pentru locațiile cu potențial.

În urma analizelor comparative venituri / cheltuieli s-a putut aloca un buget mărit pentru protocolul acordat clienților, decizie care a generat creșterea încasărilor din locația respectivă.

Exclusiv pe baza analizelor din Dynamics NAV, administratorul companiei a decis închiderea sau restructurarea unor activități mai puțin rentabile sau impulsionarea altora cu potențial, precizează George Garaiman.

Creșterea vitezei de reacție la orice solicitare a managementului local sau central

Reducerea timpului de răspuns la solicitările privind analizele financiare sau la orice alte cereri de informații ale managementului;
Obținerea facilă (în timp de câteva minute) a oricărui tip de raport financiar-contabil sau managerial.

Facilitarea obținerii de rapoarte și analize necesare managementului central și local

Definirea și monitorizarea bugetelor pentru fiecare dintre cele 8 locații;
Creșterea gradului de detaliere a rapoartelor și analizelor pentru susținerea deciziilor punctuale;
Automatizarea operațiunilor financiar-contabile.

Creșterea acurateții datelor și scăderea timpului de răspuns

Creșterea acurateții datelor financiare raportate către sediul central;
Creșterea valorii datelor acumulate în companie;
Eliminarea erorilor din calculele financiare prin existența unor chei de verificare;
Susținerea deciziilor echipei manageriale cu date reale privind orice tip de cheltuieli sau venituri.

Pe scurt...

Organizația

Olympic Casino Bucharest este filiala companiei Olympic Entertainment Group, originară din Estonia, fiind prezentă în România cu 8 casinouri.

Situația

În momentul intrării pe piața locală a Olympic Entertainment planul de investiții prevedea și implementarea Microsoft Dynamics NAV, aceasta fiind soluția utilizată de toate filialele grupului.

Soluția

În mod curent, Dynamics NAV gestionează activitatea financiar-contabilă din cele trei companii locale.

Beneficii

Creșterea profitabilității
Creșterea vitezei de reacție la solicitările managementului central și local
Facilitarea obținerii de rapoarte si analize
Creșterea acurateții datelor

Parteneri

Ager Solutions

Despre
Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics oferă o gamă largă de aplicații integrate și end-to-end pentru business, precum și servicii destinate pentru a sprijini societățile mijlocii și diviziile marilor companii în relațiile cu clienții, angajații, partenerii și furnizorii.

Aplicațiile Microsoft Dynamics optimizează procesele strategice ale tranzacțiilor prin management financiar, analiză, management de resurse umane, de proiect, de relații clienți, management de service, de lanț de distribuție, e-commerce și producție.

Soluțiile Microsoft Dynamics colaborează cu celelalte aplicații Microsoft, inclusiv Microsoft Office și sistemul de operare Windows. Aplicațiile sunt proiectate spre a oferi ajutor pentru afaceri de succes.

Alți clienți cu
Microsoft Dynamics NAV