Primăria Municipiului Buzău

Studiu de caz: Implementare Microsoft Office Exchange Server în tandem cu SharePoint

Prin implementarea noii soluții de colaborare și management de documente, controlul și monitorizarea proceselor din cadrul primăriei au fost în totalitate optimizate. Putem considera că eficiența prelucrării cererilor de la cetățeni a crescut cu aproximativ 100%, noul sistem aducând avantaje importante în ceea ce privește relația cu cetățenii și transparența proceselor administrative - Daniela Druiu, Șef Serviciu IT – Primăria Buzău.

Despre organizație

Primăria Municipiului Buzău are o infrastructură IT complexă, infrastructură care acoperă nevoile unui oraș cu peste 150.000 de locuitori. Rețeaua de calculatoare integrează sediul central și alte 5 locații din municipiu: evidența populației, serviciul de stare civilă etc. În prezent, sunt conectate la rețea peste 250 de calculatoare în sediul central și celelalte 5 locații ale primăriei.

Serviciul IT din cadrul primăriei a decis recent să implementeze GoPRIM, o soluție Web integrată de management al cererilor cetățenilor și de vizualizare a informațiilor specifice, soluție dezvoltată de CG&GC în parteneriat cu CTCE Piatra Neamț.
Urmăriți studiul de caz al implementării GoPRIM aici →

Situația inițială

Existau mari probleme în ceea ce privește monitorizarea fluxurilor de documente din cadrul primăriei [...] Nu știam la ce departament au ajuns și nu exista o soluție informatică care să urmărească și să monitorizeze permanent fluxul de documente
Daniela Druiu
Șef Serviciu IT
Primăria Buzău

În trecut, foloseam o infrastructură de e-mail oferită de furnizorul nostru de Internet. Existau numai 10 căsuțe pentru toți angajații primăriei și destul de des aveam probleme de disponibilitate a serviciului de e-mail, a precizat Daniela Druiu, Șef Serviciu IT la Primăria Buzău.

Soluția de e-mail oferită de furnizorul de Internet nu mai corespundea cerințelor primăriei. Dezvoltarea activității, inexistența unor soluții de colaborare la nivelul primăriei și nevoia de a defini fluxuri de lucru au condus la decizia de a implementa soluția de colaborare de la Microsoft.

Căutarea unei noi soluții pentru comunicare se desfășura într-un context mai larg. Primăria simțea nevoia automatizării proceselor de document management, a colaborării între angajați și departamente. Se dorea optimizarea fluxurilor de documente și a monitorizării proceselor. Existau mari probleme în ceea ce privește monitorizarea fluxurilor de documente din cadrul primăriei. În acest sens, pentru documentele preluate la registratură nu exista un control asupra situației acestora. Nu știam la ce departament au ajuns și nu exista o soluție informatică care să urmărească și să monitorizeze permanent fluxul de documente, spune Daniela Druiu.

Soluția

Primăria Buzău a decis să implementeze Microsoft Office Exchange Server, produs care a oferit noi posibilități de comunicare și a asigurat un suport consistent în contextul soluției GoPRIM de management al documentelor.

Logo CG & GC

GoPRIM Professional este o soluție modernă e-guvernare, oferind posibilități deosebite de optimizare a fluxurilor din administrația publică locală. Soluția integrează elementele definitorii ale managementului de documente cu managementul de fluxuri de lucru și managementul relațiilor cu cetățenii. Utilizând o interfață Web pentru operare, GoPRIM este accesibil prin Internet și permite regăsirea tuturor formularelor depuse online de către un utilizator sau atașarea de documente care susțin depunerea unei cereri, documente care se vor atașa fluxului de lucru inițiat de cerere în interiorul Primăriei.

Folosesc în mod curent facilitățile de colaborare și e-mail accesibile prin intermediului Web-ului sau telefonului mobil, noile tehnologii permițându-mi să fiu în contact permanent cu colegii mei din cadrul primăriei
Constantin Boșcodeală
Primar
Primăria Municipiului Buzău

GoPRIM folosește pentru administrarea fluxurilor de lucru și a documentelor la nivelul primărie tehnologia SharePoint. Microsoft Office SharePoint a adus avantaje importante în ceea ce privește performanța și costurile de realizare a soluției GoPRIM.

Microsoft Office Exchange Server 2007 este platforma de colaborare și mesagerie electronică din cadrul primăriei, soluția fiind strâns interconectată cu GoPRIM. În acest sens, pe lângă funcția de colaborare, soluția este folosită și pentru transmiterea mesajelor și notificărilor pentru toți angajații care interacționează prin intermediul fluxurilor modelate cu GoPRIM.

În cadrul primăriei Buzău, am mai încercat să implementăm o soluție de management de documente. Această încercare a eșuat, principalul motiv fiind dificultatea cu care era operată interfața. Cu GoPRIM și tehnologiile de la Microsoft, lucrurile au evoluat complet diferit, a precizat Petronela Jipa, Șef Departament Relații cu Publicul în Primăria Buzău.

Beneficiile

Ținând cont de interfața intuitivă a aplicațiilor Microsoft, soluția de management de documente a fost asimilată extrem de rapid de colegii din cadrul primăriei. Nu au mai existat problemele pe care le-am avut în cazul soluției de management de documente pe care am încercat să o implementăm anterior, adopția aplicației făcându-se foarte rapid, a declarat Petronela Jipa.

Prezența unui server Exchange în infrastructura IT a primăriei a adus un plus de valoare proiectului, întrucât operațiunile specifice fluxului de lucru introduceau un volum mare de e-mail-uri în interiorul organizației. În plus, accesul la resurse comune - documente sau alte fișiere - prin intermediul Exchange Server contribuie semnificativ la scăderea redundanței informației prezente pe stațiile de lucru din interiorul organizației.

Prin implementarea noii soluții de colaborare și management de documente, controlul și monitorizarea proceselor din cadrul primăriei au fost în totalitate optimizate. Putem considera că eficiența prelucrării cererilor de la cetățeni a crescut cu aproximativ 100% [...]
Daniela Druiu
Șef Serviciu IT
Primăria Buzău

Prin intermediul tehnologiilor Outlook Web Access - sau OWA - și Outlook Mobile Access - OMA - au fost oferite noi oportunități de acces la resursele de colaborare și mesagerie din cadrul organizației. Personal nu am utilizat încă alte sisteme de operare în afara celor furnizate de Microsoft. Folosesc în mod curent facilitățile de colaborare și e-mail accesibile prin intermediului Web-ului sau telefonului mobil, noile tehnologii permițându-mi să fiu în contact permanent cu colegii mei din cadrul primăriei, a declarat ing. Constantin Boșcodeală, Primarul Municipiului Buzău.

Outlook Web Acces permite utilizatorilor să acceseze informațiile oferite de serverul Exchange prin intermediul unui browser Web. Outlook Mobile Access a fost dezvoltat pentru că oferă acces prin intermediul dispozitivelor mobile la resursele oferite de serverul Exchange.

Exchange Server dispune de instrumente puternice de colaborare la nivelul organizației, instrumente care conduc la optimizarea proceselor și fluxurilor de lucru existente. Foarte importantă este posibilitatea de a integra serverul de colaborare în cadrul unei infrastructuri SharePoint - GoPRIM, notificările sistemului fiind trimise direct în căsuțele de e-mail ale angajaților din cadrul primăriei.

Am apreciat disponibilitatea echipei CG&GC și calitatea serviciilor oferite. Am apreciat foarte mult existența unei filiale a companiei în Buzău, precum și punct de contact pentru toate soluțiile hardware și software implementate în cadrul primăriei, a declarat Daniela Druiu.

Prin reducerea timpului necesar pentru dezvoltarea aplicației, platforma Microsoft .NET a adus avantaje importante în procesul de realizare a aplicației. De asemenea, mediul omogen de soluții de la Microsoft a asigurat o integrare nativă a aplicațiilor în cadrul infrastructurii complexe a primăriei din Buzău.

CG&GC are o experiență vastă în implementarea proiectelor complexe în domeniul administrației publice locale și centrale. Grupul CG&GC acționează ca integrator în furnizarea de hardware și infrastructură IT, soluții software specializate și servicii IT profesionale pentru organizațiile din sectorul public. CG&GC poate implementa proiecte complexe, proiecte care pot automatiza procesele la nivelul unui întreg județ. Astfel, prin soluția integrată EuDiS, implementată în cadrul județului Mehedinți, CG&GC Intelligent Technology propune Consiliilor Județene un parteneriat public–privat capabil să automatizeze toate procesele existente în unitățile administrativ teritoriale la nivel județean, Cornel Giurgea, CEO CG&GC Intelligent Technology.

Legat de procesul de implementare și dezvoltare a soluției, doresc să subliniez avantajele semnificative ale platformei .NET și ale serverelor de la Microsoft, tehnologii care au redus cu aproape jumătate efortul de dezvoltare a soluției. De asemenea, țin să punctez rolul important pe care, într-o astfel de implementare, îl are beneficiarul, atât prin abordarea de management cât și prin echipa de proiect desemnată. Succesul este unul al întregii echipe, compuse din reprezentanți ai partenerilor implicați din cadrul Primăriei Buzău și CG&GC, a concluzionat Alex Bărbulescu, director executiv GC&GC Software Solutions.