Producton

Studiu de caz: Implementare Microsoft Dynamics NAV

Am ales Microsoft Dynamics NAV deoarece ne doream o soluție integrată, o bază de date comună pentru toate sediile dispersate teritorial, efectuarea tuturor operațiunilor în timp real, raportarea facilă a rezultatelor și mai ales în timp real! - Cristina Pisică, Director Executiv, Producton


Despre organizație

Clientul este un grup format din trei companii, Producton, Certo și Servel, specializat în producția, distribuția și vânzarea de consumabile pentru imprimante și copiatoare. Toate cele trei companii sunt deținute de același acționar. Producton, cea mai importantă firmă din grup, operează un lanț propriu de retail, Digital Office. Certo gestionează activitatea de producție - umplere cartușe cerneală, reciclare, recondiționare etc - iar Servel se ocupă de distribuția acestor produse în cadrul grupului dar și către clienții corporate.

Producton, cea mai veche dintre companii, are o experiență de 15 ani și este partenerul local numărul 1 pentru HP și Lexmark în ceea ce privește distribuţia de consumabile. Rețeaua Digital Office deservește peste 100.000 de clienți prin intermediul a 14 magazine. Grupul are circa 150 de angajați, iar la nivelul anului 2008, doar compania Producton a generat o cifră de afaceri de peste 9 milioane Euro.

Situația inițială

Grupul Producton utiliza pentru gestiunea companiei două produse informatice, ambele dezvoltate de furnizori locali. Pentru gestiunea contabilă exista Info6, un program dezvoltat în FoxPro, aplicat pe legislația din România și relativ apreciat de contabili. Complementar se folosea 4D, o soluție pentru gestiunea relațiilor comerciale și a stocurilor. Aplicațiile nu erau integrate, dar existau o serie de conectori ce permiteau transferul, doar la nivel valoric, al stocurilor și volumului de vânzări pentru completarea jurnalelor de TVA, a balanțelor contabile etc.

Datele nu erau consolidate în timp real, iar sistemul de raportare lipsea cu desăvârșire. Orice analiză a activității se raporta la date deja depășite cu 1-2 luni, iar volumul de muncă implicat pentru obţinerea acestor date era foarte mare. Existau nu mai puțin de 10 baze de date separate, la nivelul fiecărui departament. Această situație genera nemulțumiri majore din partea top-managementului, chiar dacă separat, la nivel de departament, activitatea se putea desfășura în condiții decente.

Imposibilitatea urmăririi în timp real a activității, a cheltuielilor operaționale și a marjelor de profit la nivel de produs/unitate/client a determinat conducerea grupului Producton să ia decizia achiziționării unui ERP.

Soluția

Logo Elian Solutions

S-a căutat o soluție modernă, cu referințe solide în piață și care, alături de gestionarea activității și resurselor companiei, să ofere funcționalități complexe de Business Analytics. După o analiză a pieței, pe lista scurtă au rămas trei furnizori, la doi dintre aceștia renunțându-se pentru lipsa unor funcționalități dedicate producției și respectiv pentru lipsa de flexibiliate în dezvoltarea soluției optime. În final, soluția potrivită a fost implementarea Microsoft Dynamics NAV de către compania Elian Solutions.

Am ales să lucrăm cu echipa Elian în urma unei analize a pieței soluțiilor ERP existente în România şi a echipelor care implementau asemenea soluții. Am cerut recomandări și am primit feedback pozitiv! În plus, am apreciat că sunt o echipa tânără, dornică de afirmare, dar care avea în spate experiența unor implementări anterioare de succes. Am considerat astfel că ne vor acorda timpul și consultanța de care aveam nevoie. Și nu ne-am înșelat! Am fost convinși de la început că succesul implementării unei soluții ERP – indiferent de numele pe care aceasta îl poartă, depinde în egală măsură atât de performanțele soluției în sine cât și de echipa care implementează. Și implicarea noastră! Am dezvoltat cu ei o relație de parteneriat pentru că genul de business pe care noi îl avem este unul complex, care a necesitat multe dezvoltări în sistem și multe particularități – așa că am învățat reciproc unii de la alții destul de multe atât pe parcursul implementării cât și acum pe perioada de mentenanță și suport - Cristina Pisică, Director Executiv, Producton.

Am ales Microsoft Dynamics NAV deoarece ne doream o soluție integrată și ușor adaptabilă la cerințele noastre specifice
Cristina Pisică
Director Executiv
Producton

Alături de funcționalitățile standard au contat foarte mult şi aspectele de CRM și Business Analytics existente în cadrul Dynamics NAV. De altfel, împreună cu Dynamics NAV, clientul a achiziționat și produsul Microsoft Business Analytics. A fost implementat Microsoft Dynamics NAV versiunea 5.0 cu Service Pack 1, pentru un număr de 52 de utilizatori. Pentru a identifica soluția corectă, grupul Producton a făcut o analiză internă detaliată cu informații colectate din toate departamentele. Mai mult, a fost numit un manager de proiect interesat, care știa foarte bine business-ul celor trei companii și astfel a putut fi realizat un caiet de sarcini util.

Am ales Microsoft Dynamics NAV deoarece ne doream o soluție integrată, o bază de date comună pentru toate sediile dispersate teritorial, efectuarea tuturor operațiunilor în timp real, raportarea facilă a rezultatelor și mai ales în timp real! Ne așteptam să primim de la noul sistem, în primul rând, automatizarea unor acțiuni care înainte se executau manual, o facilă consolidare a datelor - atât la nivel de companie cât și la nivel de grup de companii - să reducem timpii de verificare a informațiilor pe care le transferam din softul de gestiune în cel de contabilitate, rămânând în acest fel mai mult timp pentru analiza rapoartelor extrase și pentru urmărirea bugetară - Cristina Pisică Director Executiv, Producton.

Desfășurarea proiectului

Pentru că timpul necesar realizării rapoartelor manageriale era foarte mare, nu urmăream activitatea și rezultatele companiei atât de des și, prin urmare, nu puteam lua rapid o decizie. După implementarea NAV, timpul alocat obținerii acestor informații s-a redus la mai puțin de 10% față de situația anterioară
Cristina Pisică
Director Executiv
Producton

Proiectul a început în iulie 2008 cu o etapă de analiză, după metodologia Microsoft, iar în ianuarie 2009 s-a trecut la Go Live pentru toate cele trei companii din grup. Au fost implementate modulele standard ale Dynamics NAV pentru care s-au făcut mai multe adaptări conform specificațiilor definite de echipa de proiect a grupului Producton.

Astfel, Elian Solutions a adăugat soluției funcționalități precum:

  • Corelarea și căutarea facilă a componentelor - cartuşelor, în special - şi echipamentele cu care acestea sunt compatibile. Permite asocierea, în magazin, a unui model anume de imprimantă sau copiator cu o listă de consumabile aflate în stoc.
  • Importul ofertelor de la furnizor - pe baza referinţelor încrucişate - şi compararea preţurilor din piaţă. Grupul lucrează cu un nomenclator de produse cu peste 18000 de repere. Pentru mare parte dintre acestea se primesc săptămânal sau lunar oferte de prețuri. Elian Solutions a dezvoltat un instrument ce permite importul acestor liste de preţuri în Dynamics NAV direct din fișiere Excel și face automat o mapare a codurilor de produs care diferă în funcție de furnizor. După import și mapare, utilizatorii au posibilitatea comparării prețurilor pentru doi pâna la șase furnizori.
  • Automatizarea realizării unor liste de prețuri de vânzare cu dependență procentuală între ele. Sistemul cataloghează clienții pe trei categorii și, în funcție de aceste categorii, prețul produselor se generează automat prin adăugarea unor procente specifice la prețul de referință, fără ca operatorul din magazin să poată interveni asupra operațiunii. De asemenea, în definirea prețurilor se ține cont automat de cursul valutar stabilit zilnic.
  • Completarea previziunilor de vânzare în mod automat, în funcție de un algoritm de calcul parametrizabil, aplicat vânzarilor anterioare.
  • Gestionarea activității de umplere/reumplere cartușe și automatizarea înregistrării consumului de materiale. A fost definit un formular prin care un cartuș adus la reumplere primeste un cod unic pe baza căruia este gestionat procesul de umplere cu cerneală/toner, se descarcă din gestiune materialele consumate și se realizează facturarea.
  • Sincronizarea nomenclatorului de articole și prețuri în cadrul companiilor din baza de date. Baza unică de date acoperă nevoile celor trei companii care se bazează pe același nomencator de articole. Acesta este gestionat numai în cadrul Producton, după care modificările sunt propagate şi către celelalte două companii, în timp real.
  • Dezvoltarea de centre de responsabilitate, cu restricţionări pe gestiunile asociate altor centre şi serii numerice de facturi şi avize diferite pentru fiecare centru. Fiecare utilizator din sistem are asociat un centru de responsabilitate - magazin sau departament - în funcție de care sunt alocate gestiunile, conturile bancare dar și serii numerice de avize, facturi și chitanțe. Astfel, utilizatorii pot presta activități - recepție marfă, descărcări de gestiune, transfer de marfă, reglare de inventar etc - doar în centrele de responsabilitate alocate, iar documentelor le vor fi asociate numere doar din plaja alocată.
  • Integrarea cu casele de marcat existente în cele 14 magazine
  • Simplificarea jurnalelor de plăți și încasări. Cerința Producton a fost ca operatorii din magazine să poată realiza operații simple de încasare și plată.

Pentru Producton ne-a interesat o simplificare majoră a aplicației deoarece utilizatorii din magazine nu au cunoștințe avansate de utilizare a PC-ului. Am solicitat partenerilor de la Elian Solutions ca interfața pentru magazine să conțină doar funcționalitățile strict necesare, spune Cristina Pisică.

Beneficiile

În urma finalizării proiectului de implementare a Microsoft Dynamics NAV și a adaptărilor realizate de Elian Solutions, grupul de firme Producton și-a atins obiectivele propuse prin caietul de sarcini și a înlăturat toate nemulțumirile legate de sistemul IT. Cel mai important beneficiu adus de Dynamics NAV a fost sistemul de raportare bazat pe informații reale și consolidate. Direct legat de această realizare, managementul companiei a putut lua decizii foarte rapid bazându-se pe rapoarte cu date real-time, mult mai detaliate, nu pe informații vechi de 1-2 luni. Compania a obținut astfel un intrument eficient de control pentru întreaga activitate, managementul având la dispoziție rapoarte legate de marja de profit pe cea mai mică unitate, asocieri de la cele mai mici unități de articole asociate cu diverse categorii de clienți, agenți de vânzări, filiale etc.

  • Creșterea marjei de profit
    Posibilitatea comparării extinse a ofertelor de la furnizori și focalizarea pe achizițiile cu cel mai mic preț au un impact direct asupra profitabilității companiei. De asemenea, compania dispune de o funcționalitate ce urmărește prețul produsului şi nu permite vânzarea dacă acesta este sub preţul mediu de achiziție.
  • Optimizarea stocurilor
    Implementarea Dynamics NAV ne-a asigurat o imagine completă asupra stocurilor și ne-a oferit un instrument de control al acestora. Astfel, putem evita situațiile de supra-stoc și de out-of-stock, mai ales că anterior aveam volume mari de marfă blocate în depozit din dorința de a răspunde prompt cererilor clienților, spune Cristina Pisică, Director Executiv la Producton.
  • Administrare facilă a bazelor de date
    În sistemul anterior existau nu mai puțin de 10 baze de date care deserveau un singur departament. Această situație făcea necesată existența a 3 angajați care se ocupau de prelucrarea și analiza datelor. Soluția Dynamics NAV folosește o singură bază de date pentru toate cele trei companii, iar compania are nevoie de o singură persoană pentru această activitate.
  • Creșterea controlului asupra cheltuielilor
    Rapoartele detaliate permit managerilor un control eficient al cheltuielilor la nivel de companie, unitate, activitate sau angajat. Măsurile anticriză luate de grup s-au bazat exclusiv pe analizele asupra centrele de cost și profit din Dynamics NAV.
  • Creșterea controlului asupra activității și a angajaților prin securizarea accesului în sistem
    Fiecare utilizator este alocat unei gestiuni și poate presta activități doar în cadrul gestiunii alocate.
  • Îmbunătățirea activității de planificare a producției
    Modulul de planificare din Dynamics NAV rulează în fiecare noapte și, pe baza acestuia, se declanșează comenzile de aprovionare, către furnizorii interni sau externi. Aplicația corelează necesarul de aprovizionare în funcție de comenzile de producție și comenzile de vânzare existente.
  • Îmbunătățirea relaționării cu clientul
    În cadrul companiei Servel, prin simplificarea modului de ofertare pentru agenţii de vânzări, mai ales în cadrul licitațiilor complexe, s-a putut răspunde mai rapid și mai corect solicitărilor clienților. Stocul de circa 15.000 de produse făcea dificilă realizarea rapidă a unei oferte comerciale. Prin definirea unor liste multiple de prețuri în funcție de anumite criterii, Dynamics NAV ne-a permis personalizarea relației cu clienții. Am putut astfel să eliminăm greșelile de la facturare, să respectăm toate discounturile agreate la contractare și să eliminăm orice discuție neplăcută pe acest subiect. Consider că astfel imaginea companiei în fața clienților s-a îmbunătățit considerabil - Cristina Pisică.
  • Îmbunătățirea relațiilor cu partenerii prin monitorizarea atentă a obiectivelor
    Dynamics NAV ne ajută foarte mult în realizarea target-urilor stabilite cu partenerii, deoarece ştim permanent situația exactă a activităţii desfășurate în companie și putem lua la timp măsurile necesare - Cristina Pisică.
  • Scurtarea timpului de plată a facturilor și evitarea situațiilor de neplată
    Dynamics NAV permite atât ca oamenii de vânzări să aibă acces direct la situația financiară a unui client și să-l crediteze în funcție de aceasta cât și expedierea automată de notificări către clienți cu privire la soldul acestora.
  • Îmbunătățirea previziunilor de cash-flow
    Astfel de previziuni erau complet inexistente în sistemul anterior, însă funcționalitățile din Microsoft Dynamics NAV permit acum planificarea unor investiții, iar deciziile se pot lua mai ușor, existând o imagine mai clară a fondurilor disponibile.

Proiectul a fost extins prin implementarea unui modul Microsoft Business Analytics care aduce managerilor libertate deplină în realizarea rapoartelor și analiza activității.

Cu ajutorul Microsoft Dynamics NAV și a partenerului Elian Solutions, grupul de firme Producton a reușit să monitorizeze atent întreaga activitate și să adopte cele mai inspirate măsuri anticriză.