RH Printing

Studiu de caz: Microsoft Dynamcs NAV

RH Printing susține o creștere de 5 ori a cifrei de afaceri cu o platformă Microsoft

Despre organizație

RH Printing este una dintre tipografiile cu vechime din România, fiind înființată în 1998 de către trustul Regent House Printing & Publishing.

Compania a fost restructurată în 2006 când, în urma unei investiții de peste 10 milioane EURO, a fost construită o hală nouă și cumpărate cele mai moderne mașini tipografice pentru tipar plan și pre-press. Această restructurare a însemnat trecerea la o nouă etapă de dezvoltare și organizare, moment în care s-a decis ca proiectarea și implementarea noilor procese de afacere să fie susținute inclusiv prin sisteme inteligente de gestiune. Poziționându-se ca una dintre tipografiile cu cele mai bune servicii de tipar comercial, în tipografia RH Printing se consumă lunar peste 150 tone de hârtie. Zilnic la RH Printing se execută câte 10-15 lucrări tipografice de tiraj mediu și se tipărește câte o revistă. Din cele 50 de titluri de revistă tipărite lunar se pot menționa: Investiții & Profit, Cargo & Bus, Wine & Spirit Club, Casino, etc. Drept urmare, pentru a oferi clienților cele mai bune termene de livrare, tipografia lucrează în trei schimburi, inclusiv sâmbata.

Situația inițială

În perioada 2005-2007 acționariatul companiei a decis să realizeze o serie de investiții, cu scopul de a crește capacitatea de producție, atât prin introducerea unor mașini tipografice mai performante, cât și prin extinderea ofertei servicii pe segmentele de tipărire și finisare. Planul investițional a fost executat 100% și a presupus schimbări majore de infrastructură (a fost construită o hală nouă) precum și implementarea unui sistem de gestiune a resurselor și operațiunilor, de tip ERP.

Anterior acestui moment, compania utiliza sisteme eterogene, neintegrate, pentru financiar-contabilitate, vânzări și producție. Dacă pentru zona financiară era implementat un sistem cunoscut pe piață, la vânzări și producție erau utilizate aplicații realizate in-house pentru antecalcul, postcalcul și gestionarea planificării lucrărilor pe mașini.

Eram conștienți că schimbările majore apărute în urma investiției vor duce la dificultăți în gestionarea resurselor și a fluxurilor de lucru, de aceea am considerat ca o condiție necesară achiziția și implementarea unei aplicații integrate din categoria ERP. afirmă Mihai Nasta, Managing Director, RH Printing.

Soluția

Obiectivul nostru principal a fost obținerea unui control mai bun asupra afacerii. Pentru aceasta am căutat o aplicație dedicată gestiunii producției pe segmentul de activitate tipografică, iar cea mai bună soluție identificată a fost PrintVis și Microsoft Dynamics NAV. Pentru această alegere a contat și vizita la unul dintre beneficiarii aplicației, în Danemarca, consideră Mihai Nasta.

Cea mai importantă componentă a noului sistem informatic necesar a fi introdus era considerată aplicația de gestiune a producției tipografice. Astfel, pentru acoperirea necesităților companiei au fost identificate 2 opțiuni posibile: un sistem dedicat producției tipografice și separat, un sistem de gestiune financiară sau un sistem integrat care să includă ambele componente. Având avantaje de integrare evidente, a fost aleasă cea de-a doua opțiune reprezentată de Microsoft Dynamics NAV împreună cu addon-ul PrintVis. PrintVis este un sistem de management al informației dezvoltat de compania daneză NovaVision pe platforma Microsoft Dynamics NAV, fiind implementat în România de partenerul local AGER Solutions. Un important pas în facilitarea deciziei l-a constituit vizita de referință la una dintre cele mai mari case de tipar din Danemarca unde reprezentanții RH Printing au avut prilejul să vadă modul în care sistemul oferă suport pentru controlul proceselor de producție într-o configurație de echipamente tipografice similară celei a RH Printing.

Teoretic soluția se potrivea ca o mănușă pe tipul de activitate al RH Printing, practic a fost necesară o adaptare la condițiile specifice din mediul de afaceri românesc. Aplicația a fost gândită pe baza modelului de lucru vestic, fără intervenții asupra fluxurilor de lucru pe toate etapele producției. Însă în România acest lucru nu este posibil, clientul solicită de cele mai multe ori aceste intervenții și noi trebuie să le facem. Soluția este însă suficient de flexibilă pentru ca AGER Solutions să o poată modela conform cerințelor noastre și, de aceea, credem ca a fost o alegere bună, afirmă Mihai Nasta.

Sistemul propus de AGER Solutions companiei RH Printing a fost format din PrinVis pentru gestiunea proceselor de producție specifice, Microsoft Dynamics NAV pentru managementul financiar – contabil, gestiunea mijloacelor fixe și a activităților comerciale și Profit Payroll, aplicație proprie dezvoltată de AGER Solutions, pentru gestiune salarială.

Integrarea Profit Payroll și Microsoft Dynamics NAV se face la nivel de note contabile, iar PrintVis gestionează chiar din interiorul sistemului Microsoft Dynamics NAV, toate activitățile de producție, oricare ar fi tipul acestora (pre-press, printing, post-press). Sistemul administrează activitățile curente de la calculații sau procesarea comenzilor până la planificare și facturare. Utilizatorul poate vizualiza orice acțiune realizată asupra unei comenzi, ceea ce este vital. Cu alte cuvinte, planner-ul poate urmări o comandă prin tot procesul de producție și are o viziune asupra tuturor comenzilor – finalizate, curente și viitoare.

Derularea proiectului

Proiectul a fost considerat a fi unul strategic, fapt care a determinat o bună implicare a beneficiarului, atât a departamentului IT, dar și a managementului companiei.

Cel mai mare beneficiu al implementării s-a dovedit a fi obținerea unei imagini reale asupra activității la toate nivelurile organizației: de la producție, la financiar și până la management. Planificarea este mult mai bună, stocurile se gestionează mult mai ușor, iar viteza și capacitatea de realizare a ofertelor este mult îmbunătățită., Mihai Nasta

Abordarea proiectului s-a făcut pe baza metodologiilor de implementare RIM (specifice Microsoft Dynamics NAV) și PRIMe (proprii PrintVis) și a decurs în două etape pentru distribuirea efortului de implementare asupra organizației:

I- introducerea sistemului Microsoft Dynamics NAV standard împreună cu Profit Payroll și

II– introducerea sistemului PrintVis.

Funcționalități

1. Planificare: Facilitățile de planificare automată optimizează resursele pentru creșterea profitului și reducerea marginilor, oferind vizibilitate asupra productivității.

2. Estimări și cotații: Facilitatea utilizării unităților de calculație predefinite asigură crearea unei cotații de preț într-un timp foarte scurt. În plus, sistemul oferă posibilitatea folosirii de șabloane, în funcție de categoriile de lucrări tipărite. Această calculație o imagine financiară de ansamblu asupra lucrării respective.

3. Managementul cazurilor și relațiilor cu clienții:Oferă informații complete despre proiecte, inclusiv termene de execuție, termene de livrare, detalii despre clienți.

4. Stocuri și inventar:Oferă funcționa¬lități pentru prognozarea necesarului de apro¬vizionat, utilizarea optimă a resurselor și reducerea prisoaselor.

5. Site-urile colaborative de intranet prin funcționalitatea WebVision: accesarea web-based permite utilizatorilor să realizeze operațiuni în timp real din afara sistemului PrintVis. Funcționalitatea WebVision este utilizată în cadrul departamentului pre-press pentru înregistrarea consumurilor reale din departamentul producție. Această facilitate generează consumul real de materiale rezultând costul real al lucrărilor, ceea ce permite controlul profitabilității, prin parametrizarea unităților de calculație și a centrelor de cost în mod cât mai apropiat de realitate.

Beneficiile

Susținerea unei creșteri de 5 ori a cifrei de afaceri oferind o imagine în timp real asupra activității

"Imaginea în timp real asupra întregii activități a fost cel mai mare câștig al investiției în Microsoft Dynamics NAV și PrintVis. Ne-am atins obiectivul principal, deoarece avem în orice moment situația clară a stocurilor, încasărilor, plăților sau debitelor." Mihai Nasta.

Suport real în managementul unei companii cu ritm accelerat de creștere, RH Printing a înregistrat o creștere de peste 5 ori a cifrei de afaceri după finalizarea proiectului
Îmbunătățirea controlului asupra consumului de materiale și a planificării pentru aprovizionare
Obținerea facilă a rapoartelor manageriale

Creșterea vitezei de răspuns la cerințele pieței

Aplicația permite calculul rapid al ofertelor către clienți, având în vedere politica de discounturi și consumul de resurse, iar timpul de răspuns la solicitările acestora a scăzut considerabil., Mihai Nasta

Reducerea considerabilă a timpului de răspuns la solicitările clienților, vizibilă mai ales în procedurile de licitații
Creșterea de 10 ori a numărului de oferte trimise către clienți prin calcularea rapidă a consumurilor

Optimizarea planificării

Scopul nostru este ca tipografia să fie tot timpul ocupată, iar facilitățile de planificare existente în sistemul informatic dezvoltat de AGER Solutions ne-au permis atingerea acestui scop. Acum lucrăm în 3 schimburi, inclusiv 2 sâmbăta., Mihai Nasta

Eliminarea situațiilor de "out of stock", prin monitorizarea detaliată a stocurilor și avertizari automate de limită minimă
Eliminarea unor potențiale pierderi prin planificarea comenzilor
Creșterea gradului de ocupare al mașinilor tipografice și eliminarea timpilor morți

Eliminarea greșelilor umane în gestionara comenzilor de aprovizionare

Pentru că nu avem stocuri mari este important să avem un bun control asupra acestora. Aplicația urmărește evoluția stocurilor pe furnizori și trimite avertizări legate de limită minimă., Mihai Nasta

Accesul facil printr-o interfață pe web pentru cei care nu au acces la un client de NAV

Monitorizarea în timp real a comenzilor și consumului de materiale

Alte tehnologii Microsoft folosite în cadrul proiectului

Microsoft SQL Server 2003
Small Business Server / Exchange Server
Windows OS
Microsoft Office Suite

Pe scurt...

Organizația

RH Printing este una dintre tipografiile cu vechime din România, fiind înființată în 1998 de către trustul Regent House Printing & Publishing.

Situația

Soluția

Beneficii

Suport real în managementul unei companii cu ritm accelerat de creștere;
Îmbunătățirea controlului asupra consumului de materiale;
Îmbunătățirea planificării;
Obținerea facilă a rapoartelor manageriale;
Reducerea considerabilă a timpului de răspuns;
Creșterea de 10 ori a numărului de oferte trimise;
Eliminarea unor potențiale pierderi prin planificarea comenzilor;
Creșterea gradului de ocupare al mașinilor tipografice ;
Eliminarea timpilor morți;
Accesul facil printr-o interfață pe web.

Software, servicii

Microsoft SQL Server 2003
Small Business Server / Exchange Server
Windows OS
Microsoft Office Suite

Parteneri

Ager Solutions

România Global | Hartă site