RADIOCOM - Societatea Națională de Radiocomunicații

Studiu de caz: Exchange Server în sistem SaaS, Software as a Service

Cu o cheltuială minimă, RADIOCOM obține mobilitatea maximă a comunicării, prin serviciile de mesagerie externalizată bazate pe Exchange Server 2007

Folosim acest serviciu de 30 de zile și suntem foarte mulțumiți; nu am avut nici o problemă legată de funcționalitatea sistemului, iar soluția își îndeplinește scopul pentru care am ales-o. Prin toate câștigurile pe care le aduce soluția, activitatea RADIOCOM obține un plus de eficiență – Marius Popențiu, Președinte Director General la RADIOCOM

Despre organizație

Societatea Națională de Radiocomunicații SA, cu numele de marcă RADIOCOM, este unul dintre principalii furnizori de rețele și servicii de comunicații electronice din România și, în același timp, lider de piață în domeniul broadcasting-ului. Portofoliul variat de servicii oferite de RADIOCOM se adresează în principal segmentului business: Internet, VPN, linii închiriate, telefonie națională și internațională, servicii integrate de comunicații (date, internet, telefonie), videoconferințe, servicii de comunicații prin satelit. Din 2004, odată cu lansarea propriilor cartele telefonice preplătite și a abonamentelor pentru convorbiri naționale și internaționale, RADIOCOM a extins adresabilitatea serviciilor sale și către utilizatorii finali.

În urmă cu câțiva ani, RADIOCOM oferea servicii unui număr mic de clienți, în principal Societății Române de Radiodifuziune și Societății Române de Televiziune. Acum, portofoliul RADIOCOM include aproape toți operatorii de telecomunicații din România care apelează la infrastructura sa, dar și utilizatori finali de servicii de comunicații: televiziuni private, bănci, instituții financiare, companii multinaționale și alții. În prezent, RADIOCOM s-a angajat într-un proiect extins de modernizare, pentru diversificarea serviciilor de telecomunicații pe care le oferă.

Situația inițială

Tendința din ultimii ani de diversificare a activității RADIOCOM urmează de acum să se accelereze. Tradițional vorbind, activitatea noastră principală este de broadcasting al programelor naționale de radio și televiziune, explică Marius Popențiu, Președinte Director General la RADIOCOM. Însă în ultimii ani am început să activăm și pe piața de comunicații electronice. Asta înseamnă că oferim linii închiriate pentru transport de date pe teritoriul țării și oferim capacități de internet clienților noștri. Avem o rețea de radio-relee prin care putem transporta date oriunde în țară. În acest moment, circa 20-25% din activitatea noastră o reprezintă aceste servicii de comunicații electronice pentru terți. Mai mult, acum suntem pe punctul de a face extinderea rețelei de acces și de a dubla această structură națională de radio-relee, cu soluții pe fibră optică, mai spune Marius Popențiu.

RADIOCOM are în prezent peste 1.900 de specialiști aflați într-un proces continuu de instruire și adaptare la cele mai noi tehnologii din domeniu. Volumul comunicării într-o astfel de companie națională este desigur ridicat. Avem soluții de mail in-house pe care, în momentul de față, continuăm să le folosim de pe stațiile de lucru din birouri, spune Marius Popențiu. Dar aceste soluții nu ofereau și posibilitatea unei comunicări mobile eficiente, de care compania avea nevoie tot mai mult, chiar dacă pentru o parte nu foarte mare dintre oamenii săi.

Dată fiind răspândirea echipamentelor, a releelor de comunicații radio pe tot teritoriul țării, mobilitatea celor de la RADIOCOM este nu numai o caracteristică a managerilor și a celor ce compun forța de vânzări, ci și a specialiștilor din echipele tehnice. Aceștia sunt pe teren cam tot timpul, la intervențiile pe care le au de făcut în diferite locații, inclusiv pe vârfuri de munte. De multe ori ei au nevoie să primească în timp real, de exemplu, setările unui server, pe e-mail. Sau alte informații necesare pe teren și care se găsesc doar undeva la sediul central, spune Marius Popențiu.

Soluția

Soluția cea mai potrivită pentru un acces neîngrădit și în timp real la informații, prin poșta electronică, o oferă Microsoft cu Exchange Server 2007 și cu serviciile sale Outlook Web Access, Direct Push E-mail și Active Sync; utilizatorii pot comunica de oriunde și oricând, ca și cum s-ar afla în interiorul companiei.

Echipele mobile pot folosi telefoane sau terminale cu Windows Mobile pentru a se conecta la căsuța lor poștală și pentru a transmite mesaje de e-mail. Iar facilitatea este folosită atunci când utilizatorul, aflat la distanță, are nevoie să comunice și poate accesa un computer conectat la internet - orice computer, nu neapărat cel pe care îl utilizează de obicei.

Numai că, mai ales în condițiile în care nu au arătat că ar avea și altfel de nemulțumiri legate de mai vechiul lor serviciu de e-mail, cei de la RADIOCOM au apreciat că investițiile necesare pentru infrastructură, licențiere, implementare și integrare nu s-ar justifica, doar pentru satisfacerea cerințelor de mobilitate ale unui număr relativ redus de oameni...

Exchange Server 2007 oferă însă și o altă posibilitate: poți opta să fie... "găzduit" de către o altă companie, fără să pierzi nimic din beneficiile pe care ți le oferă Exchange; ba, dimpotrivă, adăugându-se altele, noi.

Un astfel de serviciu de găzduire și apoi de accesare la distanță a unei aplicații, de genul cloud computing, este propus acum, în vara anului 2009, în premieră pentru România, de către compania Central Europe On-Demand sau CEOD, Microsoft Gold Certified Partner. CEOD oferă aplicații software pentru companii - e-mail, Unified Communications, instrumente de colaborare - pe modelul Software as a Service sau SaaS, contra unui tarif lunar fix, croit pe măsura dimensiunii și cerințelor afacerii. Până acum, CEOD a lansat deja asemenea servicii de hosting în Ungaria, Polonia și Cehia.

Alice Băcanu, Communication Sector Account Manager la Microsoft România spune: Cei de la CEOD au platforma Exchange găzduită, cu toată infrastructura necesară pusă la dispoziția partenerilor care doresc să testeze această soluție, și pot crea utilizatori care devin automat beneficiari ai serviciilor de e-mail găzduit. În general, există trei variante de acces la căsuța de e-mail: cu Outlook, care poate fi accesat prin client, prin Outlook Web Access sau prin telefonul mobil cu Windows Mobile. În acest pilot nu am mers pe prima variantă, pentru că exista deja o soluție de e-mail in-house. Au fost testate însă celelalte două funcționalități: varianta pe OWA și varianta pe telefonul mobil. Astfel încât, la RADIOCOM, într-o singură zi s-au putut activa utilizatorii. A fost ceva foarte simplu din punctul de vedere al activării și punerii în utilizare.

Astfel de servicii SaaS, ca cele oferite de CEOD, nu se adresează în primul rând companiilor foarte mari, ci companiilor mai mici, cu 20, 50 sau 100 de utilizatori care, prin astfel de externalizări, își eficientizează activitatea. Dar, pentru rezolvarea strictă a cerinței de mobilitate, această soluție s-a arătat a fi cea mai potrivită și pentru RADIOCOM.

Beneficiile

Oricând și de oriunde

Exchange Server 2007 oferă acces la email, mesagerie vocală, calendar și contacte de pe o varietate de dispozitive, oricând și de aproape oriunde. Această soluție de la Microsoft aduce așadar ca prim beneficiu celor de la RADIOCOM tocmai faptul că facilitează comunicarea și accesul de la distanță al resurselor.

Cu Direct Push E-mail devine posibil ca utilizatorul să țină o legătură constantă, continuă, permanentă cu Exchange Server 2007, printr-un dispozitiv mobil. Utilizatorul își poate citi mesajele sincron prin această legătură, întrucât serverul generează în timp real transmiterea mesajelor în telefonul mobil. Cu soluția Active Sync, de sincronizare a terminalelor mobile cu serverul, pot fi puse la dispoziție pe aceste terminale calendarul, task-urile, e-mailul. Iar Microsoft Outlook Web Access oferă utilizatorilor, printr-un browser și cu securitate îmbunătățită, o experiență bogată, similară cu Outlook-ul "de acasă"; din exterior, de pe un computer aflat oriunde, în baza contului pe care îl deține în organizație.

Astfel, Exchange Server 2007 oferă mai multe opțiuni pentru a accesa informațiile importante pentru companie, față de celelalte sisteme de mesagerie.

Cheltuiești mai puțin, primești mai mult; eficiență sporită cu cheltuieli reduse

Este absolut evident că un avantaj important al unei astfel de soluții este reducerea de costuri. Datorită faptului că Exchange Server 2007 poate fi oferit ca serviciu găzduit, după modelul SaaS al celor de CEOD, beneficiarul serviciilor de mesagerie electronică plătește doar o taxă lunară, în locul unei investiții inițiale, la care s-ar adăuga apoi cheltuielile de mentenanță. Cei de la Central Europe On-Demand au calculat că, pentru o companie cu 20 de utilizatori, se realizează astfel o reducere de costuri de peste 60% pentru serviciile de e-mail.

Dar și fără acest avantaj, al posibilităților de găzduire externă, cu Exchange Server 2007 se obține un plus de eficiență, păstrând în același timp costurile scăzute. Totodată, faptul că soluția Microsoft aduce un plus de comunicare celor care, în diferite momente, se află la distanță de sediul firmei, duce automat și la câștiguri substanțiale de resurse. Marius Popențiu precizează: Pentru forța de vânzări, care trebuie să răspundă în timp util solicitărilor clienților, ar fi ineficientă deplasarea la un punct fix, unde să verifice, din timp în timp, comunicarea prin e-mail. Acum își primesc e-mailurile în timp real și au posibilitatea fie să dea un răspuns imediat, dacă este necesar, fie să îl programeze cu acuratețe. Apoi echipele tehnice de intervenție, care sunt permanent în deplasare, au nevoie să primească în timp real anumite informații legate de munca lor. Dacă trebuie să meargă cu mașina până la sediu, consumă benzină, pierd timp. Pe când așa, se opresc cinci minute, își rezolvă corespondența și merg mai departe să își facă treaba.

Prin eliminarea sau reducerea unor întârzieri în comunicare, realizarea diferitelor proiecte poate fi mai rapidă. Ceea ce, desigur, se va simți în alte câștiguri financiare. În același timp, implicit, a crescut și capacitatea managerilor de a lua decizii mai rapid.

Deși această soluție se adaugă la mai vechile soluții de e-mail, folosite pe echipamentele fixe din birouri, iar acest lucru implică niște costuri suplimentare, Marius Popențiu apreciază că, în fapt, prin toate câștigurile pe care le aduce soluția, activitatea RADIOCOM este de fapt eficentizată. În plus, are și avantajul că nu plătește decât abonamentul lunar la CEOD, dat fiind că, în baza unui contract anterior de licențiere globală cu Microsoft, de tipul Enterprise Agreement, nu mai este acum necesar să licențieze folosirea lui Exchange Server 2007. Dar chiar și dacă nu ar fi avut această licențiere implicită, pentru Exchange, ar fi putut să o plătească acum, ca fiind inclusă în tariful de găzduire.

În mod sigur, este o comunicare sigură

Arhitectura sistemului CEOD este concepută astfel încât să ofere maximum de securitate pentru comunicațiile de afaceri, transferuri de date și alte operațiuni. Marius Popențiu confirmă acest fapt: Securitatea este încă unul dintre motivele pentru care am preferat soluția de la CEOD, pentru că ei au toate pârghiile prin care să o asigure.

Important a fost și faptul că Exchange Server 2007 este o soluție robustă de mesagerie cu funcții avansate de securitate. Include protecție încorporată, care ajută la menținerea funcționalității sistemului de mesagerie și îl protejează împotriva riscurilor. Serviciile de mesagerie sunt confidențiale, în mod automat, iar fluxul de mail este stabil și oferă conectivitate permanentă pentru client, în mod standard.

Am folosit până recent și o altă soluție de web-mail mobil; dar, când se conecta, când nu. Pe când asta este o soluție profesională. Sunt sigur că vom primi în timp real toate e-mail-urile care ne sunt adresate; asta este o certitudine. Mesajele nu se rătăcesc, pot răspunde rapid și nu mai este nevoie să intru pe browser, să accesez soluția de web-mail; asta mă ferește de o mulțime de complicații, deci câștig foarte mult timp, spune Marius Popențiu. După care, completează: Folosim de 30 de zile acest serviciu și suntem foarte mulțumiți; nu am avut nici o problemă legată de funcționalitatea sistemului iar soluția aceasta își îndeplinește scopul pentru care am ales-o. De altfel, dincolo de capabilitățile soluției Microsoft Exchange Server 2007, și furnizorul de servicii CEOD garantează chiar o disponibilitate de 99.99%, de funcționare neîntreruptă.

În plus, funcțiile avansate de anti-spam și anti-virus încorporate în Exchange Server 2007 au făcut vizibilă o reducere a acestora și în mail-urile primite, așa cum o confirmă și Marius Popențiu.

Experiența transferabilă poate aduce alte câștiguri, în viitor

Pe cât posibil, managerii de la RADIOCOM au dorit și doresc încă să-și externalizeze unele activități, pentru eficientizarea afacerii. O astfel de externalizare este și găzduirea și administrarea serviciilor de mesagerie, pentru echipele mobile. Este posibil ca, în viitor, această experiență să fie și ca o oportunitate pentru extinderea propriilor servicii, pe care RADIOCOM le oferă clienților săi. Marius Popențiu dezvoltă această idee: Noi vindem servicii de comunicații și este normal să ne gândim cum să oferim valoare adaugată. Putem, în continuare, să fim niște promotori ai acestui serviciu de tip SaaS pentru mesageria electronică, pentru clienții noștri. Noi le vindem deja conexiuni, dar ei, ca și noi, au nevoie nu numai de internet, dar și de mail mobil în timp real. Ne gândim, de aceea, să ne pregătim pentru oferirea acestei soluții mai departe. Cu alte cuvinte, să fim distribuitori ai soluției de hosting de la CEOD.

Pe scurt...

Organizația

RADIOCOM este unul dintre principalii furnizori de rețele și servicii de comunicații electronice din România și, în același timp, lider de piață în domeniul broadcasting-ului. În prezent, s-a angajat într-un proiect de modernizare, pentru diversificarea serviciilor sale.

Situația

Dintr-un total de aproape 2.000 de angajați, circa 100, adică aproximativ 5%, resimțeau o nevoie acută de servicii performante de mesagerie electronică mobilă. Pentru cea mai bună soluție, era de dorit ca și costurile investiționale și operaționale să fie cât mai reduse.

Soluția

Exchange Server 2007 – cu serviciile sale Outlook Web Access, Direct Push E-mail și Active Sync – "găzduit" de un partener Microsoft - Central Europe On-Demand sau CEOD - și oferit în sistem Software as a Service (SaaS) contra unui tarif lunar fix, a reprezentat soluția cea mai potrivită, la costuri minime, care să ofere un acces neîngrădit și în timp real la informații.

Beneficii

Acces la email, mesagerie vocală, calendar și contacte, de pe o varietate de dispozitive, oricând și de aproape oriunde
Mai multe opțiuni pentru a accesa informațiile importante pentru companie, prin comparație cu celelalte sisteme de mesagerie
Reducere masivă de costuri prin opțiunea SaaS: doar o taxă lunară, în locul investiției inițiale și a cheltuielilor de mentenanță
Câștiguri substanțiale de resurse materiale și timp prin eficientizarea comunicării de la distanță
Realizarea diferitelor proiecte poate fi mai rapidă
Recuperarea rapidă a costurilor pentru serviciile de comunicare mobilă
Capacitate crescută pentru decizii rapide ale managerilor
Maximum de securitate pentru comunicațiile de afaceri, transferuri de date și alte operațiuni; serviciile de mesagerie sunt confidențiale în mod automat
Fluxul de mail este stabil și oferă conectivitate permanentă pentru client în mod standard:; disponibilitate de funcționare neîntreruptă, de 99.99%
Include protecție încorporată anti-virus și anti-spam, care ajută la menținerea funcționalității sistemului de mesagerie și îl protejează împotriva riscurilor

Software, servicii

La compania care găzduiește serviciul:

La beneficiar, utilizatorul serviciilor:

Despre OWA

Outlook Web Access este o aplicație Web inclusă în serverul de e-mail Microsoft Exchange. Cu OWA, mesajele, calendarul, contactele și sarcinile pot fi accesate dintr-un browser Web, de pe orice computer conectat la Internet, printr-o interfață asemănătoare cu Microsoft Outlook. Accesul se face securizat și criptat.

Despre Direct Push

Tehnologia Direct Push este prezentă în Exchange Server. Atunci când un mesaj nou apare în căsuța Inbox a unui utilizator, acel mesaj poate fi "împins" de către server și pe telefonul cu Windows Mobile al utilizatorului. Rămâneți astfel tot timpul conectat la e-mail. Active Sync rămâne opțiunea de sincronizare "la cerere", nu în timp real, a mobilului cu serverul și/sau PC-ul.

Despre Windows Mobile

Telefoanele mobile inteligente pot rula sistemul de operare Windows Mobile de la Microsoft. Windows mobile include versiuni specifice de Outlook, Word, Excel sau PowerPoint. Nu numai că aveți e-mail pe mobil, dar puteți deschide și edita fișiere Office.

Despre SPLA

Service Provider License Agreement este modelul de licențiere special destinat companiilor care vor să ofere tehnologie Microsoft în regim SaaS, pe bază de abonament.

România Global | Hartă site