Rompetrol

Studiu de caz: Soluție Business Intelligence pe platformă Microsoft

Cu soluția BI bazată pe Microsoft, raportul cost sau efort per rezultat a fost cel mai bun. Am reușit să implementăm o soluție într-un timp foarte scurt și să acoperim o nevoie de business, la costuri reduse... Optimizarea avantajelor pe care le oferă cardurile de la Rompetrol va genera un produs superior. Soluția BI a creat baza informațională și pentru multe alte decizii optime. Dar primul beneficiu este al clientului, care primește servicii mai complexe și mai bine adaptate pe nevoile sale! - Cristian Bălulescu, Business Applications Director, Rompetrol.

---

Despre organizație

Grupul Rompetrol este, după venituri, una dintre primele 25 de companii multinaționale petroliere din Uniunea Europeană. Denumit și TRG (The Rompetrol Group), are sediul în Olanda și majoritatea operațiunilor și activelor în Franța, România, Spania și Europa de Sud-Est. Grupul are în jur de 8.000 de angajați în 13 țări și, cu o cifră de afaceri de mai multe miliarde de euro, intenționează să devină una dintre cele mai mari companii petroliere independente din Europa.

Principalele activități ale Grupului sunt cele de rafinare și marketing-vânzare de produse petroliere, cu interese adiacente în explorare, producție și alte servicii pentru industria petrolieră.

În România, Grupul deține o rețea de distribuție a produselor petroliere de 300 de benzinării, proprii și în parteneriat, reunite într-o entitate juridică numită Rompetrol Downstream. Această rețea a introdus pentru prima oară în România sistemul de alimentare bazat pe cardurile de credit – cardurile Fill-and-Go Personal. În condițiile în care Rompetrol țintește să-și tripleze, până în 2009, numărul total de benzinării (de la nivelul actual de 600 de stații, în Franța, România, Bulgaria, Albania, Georgia, Moldova, până la 1.800) și dat fiind faptul că numărul de clienți care folosesc cardurile este în creștere, conducerea Rompetrol avea nevoie de un instrument informatic performant, care să permită o analiză detaliată absolut necesară pentru luarea unor decizii de dezvoltare. Era necesar să poată decide, în deplină cunoștință de cauză, cum pot fi cel mai eficient folosite, în continuare, aceste carduri de credit.

Soluția Business Intelligence, construită cu tehnologie Microsoft de către specialiștii IT ai companiei PharmEc Software, a deschis calea și spre alte beneficii.

Situația inițială

Cristian Bălulescu, Business Applications Director la Rompetrol, explică ce anume a generat cerința Rompetrol pentru un instrument puternic de analiză și raportare a activităților legate de cardurile de credit emise de companie: Există, de fapt, două companii, ambele din Grupul Rompetrol. Una dintre acestea, IFN Fingrup Credit emite acum, sub licența MasterCard, un card co-branded cu Rompetrol, care se cheamă Fill-And-Go Credit. La rândul său, Rompetrol Downstream a acumulat, în timp, un portofoliu mare de clienți cu Fill-And-Go Personal, un card proprietar Rompetrol, special pentru șoferi. Acest card poate fi folosit doar în sistemul de benzinării Rompetrol, spre deosebire de Fill-And-Go Credit, care poate fi folosit, ca orice card bancar, la orice comerciant. Deși sunt două produse diferite care s-au dezvoltat separat, la un moment dat s-a constatat că de fapt au foarte multe în comun: canale de vânzare comune, respectiv stațiile Rompetrol și se adresează aceluiași tip de client, căruia i se pot oferi suplimentar anumite reduceri, etc..

Așadar, două organizații din cadrul aceluiași grup au ajuns să gestioneze două produse asemănătoare, fiecare cu propria infrastructură și generând propriile costuri. În timp ce la Rompetrol Downstream s-a dezvoltat, în ultimii doi ani, o bază de date cu circa 75.000 de carduri, pe care s-au efectuat aproximativ 1 million de tranzacții, la IFN Fingroup Credit – înființată în ianuarie 2006, cu obiect de activitate emiterea de carduri și acordarea de credite de consum – a început să fie studiată posibilitatea migrării cardurilor Fill-And-Go Personal la Fill-And-Go Credit.

Cristian Bălulescu precizează: Grupul Rompetrol a ajuns la un anumit stadiu de dezvoltare, la o anumită masă critică de clienți și la o anumită maturitate a afacerii și atunci, la strategia agresivă de creștere de până acum, a adăugat și o strategie de optimizare a activității. Și s-a decis să se studieze posibilitatea migrării produsului Fill-And-Go Personal și, poate chiar mai departe, crearea unui produs nou, similar, administrat de IFN, care este specializată în oferta de credite. Pentru aceasta era necesar să poată fi făcută o analiză financiară și de comportament a clienților acestui tip de card.

Era așadar necesară o creștere a capacității de analiză, pentru a se ajunge la niște concluzii. Alexandru Oporanu, Solution Development Manager la Rompetrol Downstream, explică de ce era complicată analiza care să fundamenteze o astfel de decizie și de ce era necesară, în consecință, o soluție performantă. S-a ajuns la concluzia că este nevoie de o soluție de Business Intelligence, atunci când, în condițiile creșterii nivelului de tranzacții, a fost necesară o cunoaștere mai detaliată a informațiilor acumulate în baza de date. Trebuia deja ca toate informațiile Rompetrol Downstream, legate de clienții care au carduri Fill-And-Go, să poată fi evaluate, sortate, filtrate, grupate pe diferite dimensiuni/criterii. De exemplu, o tranzacție comportă mai multe dimensiuni: există tranzacții cu produse «dry», sau cu produse «wet». Apoi, s-a dorit vizualizarea valorilor facturilor pe clienti și obținerea unui profil al clientului – cât cumpără dry, cât wet, ce cantități, cât de bun platnic este, ce întârzieri la plată are, valoarea penalităților etc –, pentru a se face analiza și a se lua decizia referitoare la cum anume se poate face cel mai bine migrarea cardurilor către Fill-And-Go Credit.

Partenerul Microsoft, PharmEc Software a realizat și a pus în exploatare, în 2006, prima versiune a unei aplicații de gestiune a facturării din sistemul cardurilor Rompetrol Downstream. Dar acum era deja nevoie de mai mult. Am avut nevoie de o soluție de Business Intelligence pentru că, din tot ce aveam implementat, puteam primi doar rapoarte operaționale. Și aveam nevoie de rapoarte analitice, spune Cristian Bălulescu. Iar Eugen Diaconeasa, Director Dezvoltare la PharmEc Software, precizează, la rândul său: Ei au avut nevoie de o soluție Business Intelligence, cam după doi ani de utilizare a sistemului de facturare. Și-au dat seama că au un număr mare de clienți și au dorit să le cunoască comportamentul. Cei de la Rompetrol au o gândire corporatistă, vor să aibă control pe ce se întâmplă pe piață și să știe de ce și cum și de care pârghii pot trage pentru eficientizare. Iar pentru aceasta era nevoie de Business Intelligence. Și a fost vorba despre o temă cu un rezultat bine definit din start. Dacă de la un Business Intelligence, în general, se așteaptă o reacție continuă la ceea ce se întâmplă în compania respectivă, aici este vorba despre un proiect prin care s-a dorit, întâi de toate, o analiză la zi, pentru a putea fi luate niște decizii rapide.

Soluția

PharmEc Software, Microsoft Gold Certified Partner, este o companie care dezvoltă o suită de produse ce acoperă complet activitatea unei companii mijlocii sau mari: ERP, deci sistem de gestiune a companiei, sistem de logistică și distribuție și software de retail. În proiectul actual de la Rompetrol, specialiștii de la PharmEc au dezvoltat o soluție de Business Intelligence, pe tehnologie Microsoft, prin care datele din sistemul de facturare dezvoltat anterior sunt extrase în rapoarte diverse. În aceste rapoarte, este prelucrat un volum de date foarte mare, privind facturarea persoanelor fizice care au un card Fill-and-Go, volum acumulat în doi ani la Rompetrol Downstream. Analiza rezultatelor o fac analiștii de business de la IFN Fingroup care, prin auditul pe care îl realizează, fac recomandări pentru definitivarea unei decizii privind viitorul cardurilor de credit ale Rompetrol.

Acesta este obiectivul final pentru care a fost făcut acest Business Intelligence, precizează Alexandru Oporanu. O bază de informare eficientă, care să ofere datele necesare acestui proces de migrare. Soluția de Business Intelligence se aplică pe o bază de date gestionată de Rompetrol Downstream pusă pe un Server SQL achiziționat de la Microsoft.

Așadar, la baza soluției BI stă SQL Server 2005, cu funcționalitățile sale: Reporting Services, Analysis Services și Integration Services. MS Integration Services conectează SQL Server 2005 și Wharehouse-ul (depozitul de baze de date persoane fizice) la alte surse, pachetul de extragere a datelor, localizat pe serverul de Business Intelligence fiind rulat în fiecare noapte. Folosind MS Analysis Services, localizat tot pe serverul de Business Intelligence, se obține baza de cuburi, reprocesată, de asemenea, în fiecare noapte. Cu MS Reporting Services se obțin rapoartele. Apoi, acestea sunt vizualizate cu binecunoscutul Excel, din Office 2007, care se poate conecta direct la SQL. Informațiile se actualizează în fiecare noapte și din Excel se aleg dimensiunile și se filtrează informația necesară. Este folosit Excel 2007, care are niște caracteristici pe care versiunile anterioare nu le suportau, spune Alexandru Oporanu. Unul dintre cele mai mari avantaje ale noului Excel 2007 este că acesta nu mai are nici o limitare privind numărul de rânduri. În plus, partea de grafice este foarte mult îmbunătățită. O altă mare inovație este formatul fișierului, acum XML (un mod de a reprezenta datele care este un standard universal), față de un fișier binar, cum era în versiunile anterioare ale Excel.

Este o structură standard de Business Intelligence cu Excel instalat desktop, adică nu este conectat printr-un web services ca să își ia datele peste Internet, precizează și Eugen Diaconeasa care mai spune: Este un exemplu pragmatic de soluție Business Intelligence cu Excel și având ca bază SQL Server. Îi permite analistului să exploreze datele pe dimensiunile organizației și pe dimensiunile afacerii, adică: structura geografică, evoluții în timp, categorii de clienți etc. Un analist de business care este familiarizat cu domeniul, începe să își dea seama care sunt pârghiile de care poate "să tragă". Analistul poate să parcurgă datele gata puse în Excel și le poate prelucra și offline, poate parcurge cu viteza volume mari de date, le poate vizualiza pe dimensiuni. Analiștii de la Rompetrol au solicitat de la început anumite tipuri de rapoarte, știau exact ce vor să afle.

Spre deosebire de alte situații, în care prin soluțiile de Business Intelligence este țintită obținerea continuă, în timp real, de rapoarte ușor de interpretat, în cazul Rompetrol principalul obiectiv urmărit și atins a fost adâncimea, profunzimea informației, pentru realizarea unor analize speciale care să ducă la o concluzie de business temeinic fundamentată.

Beneficiile

Cu această soluție BI, analiștii de la FinGrup își pot face analiza în mod coerent, deci decizia privind migrarea cardurilor Fill-And-Go Personal are acum un suport real. O analiză atât de complexă ar fi fost altfel imposibilă, subliniază Alexandru Oporanu primul și cel mai important beneficiu al utilizării BI, soluția bazată pe tehnologia Microsoft care a fost implementată la Rompetrol.

Servicii mai bune pentru clienți mai mulți

Desigur, este de așteptat ca și după aceasta analiză, soluția să fie folosită în continuare. Cristian Bălulescu spune: Soluția a creat baza informațională pentru decizii optime. Și sunt multe decizii, nu doar decizia privind cardurile de credit, pentru că e posibil chiar să nu se finalizeze cu o mutare propriu-zisă, ci cu o migrare pe un alt produs sau apariția unui produs complet nou. Dar practic, soluția aceasta de Business Intelligence este suficient de bine făcută încât să ofere o imagine privind comportamentul clientului din mai multe perspective – și nu doar financiar – pe zone, pe stații Rompetrol, pe tipuri de clienți. Ceea ce în ultimă instanță înseamnă că, după ce se ia decizia principală pentru care a fost implementată, soluția poate, și va fi folosită în continuare.

Dar, dincolo de această fundamentare a deciziilor, ce alte beneficii imediate, vizibile, urmează să aducă grupului Rompetrol soluția BI? Un răspuns îl oferă tot Cristian Bălulescu: Mai întâi, scăderea costurilor. În momentul în care Fill-And-Go se va muta la Fingroup, același tip de operațiuni, pentru două tipuri de carduri asemănătoare dar distincte, se vor face într-un singur loc, iar această unificare poate duce la o reducere a costurilor de, probabil, ordinul a zeci de mii de euro pe lună. Dar, de fapt, din perspectiva de business mai este o componentă: capabilitatea de a oferi clienților servicii mai complexe și mai adaptate nevoilor anului 2008. Iar prin optimizarea avantajelor pe care le oferă cardurile, va ieși un produs superior. Deci primul beneficiu vine din perspectiva clientului, care primește servicii mai complexe și mai bine adaptate pe nevoile sale.

În mod implicit, aceasta va însemna pentru companie și posibilitatea de a atrage mai multi clienți. Serviciile mai complexe și mai bine adaptate la cerințele clienților îi vor atrage și pe alții, dar va potența și șansa de a vinde mai mult fiecăruia dintre clienții existenți. Va duce la creșterea volumului total de vânzări.

Flexibilitate sporită în deciziile de marketing

Și alte decizii vor putea fi luate folosind informațiile primite cu ajutorul instrumentului BI, bazat pe tehnologia Microsoft. Identificarea și analiza întârzierilor în plata scadențelor la credite poate duce la crearea de politici specifice pentru diferite tipuri de clienți. Iar îmbunătățirea vitezei de recuperare a banilor este unul dintre obiective ce pot fi atinse cu sprijinul soluției BI.

În plus, sistemul permite obținerea de răspunsuri ce pot releva care este structura clienților activi – ca număr de tranzacții și ca mărime a valorii per tranzacție – pe zone geografice, stații de benzinării, tipuri de clienți ș.a.m.d. Dacă Rompetrol va dori să dezvolte o soluție financiară anume, adresată clienților care, să zicem, consumă pe lună benzină în valoare de 7 milioane lei, aceștia vor putea fi ușor identificați și analizați cu acest BI. Soluția va furniza și în continuare baza informațională pentru decizii legate de extinderea sau restrângerea activității pe anumite zone geografice, pe anumite tipuri de produse sau pur și simplu pe anumite tipuri de clienți.

Fii Inteligent, la cel mai bun raport cost-rezultat

De ce această soluție BI, pe tehnologie Microsoft? Alexandru Oporanu consideră că răspunsul e simplu: Când raportarea și filtrarea se fac într-un program cum e Excel, este clar că e mult mai ușor pentru utilizator să folosească noua soluție. Este cu mult mai greu dacă vin cu o interfață nouă. Iar Cristian Bălulescu completează: Orice om este familiarizat cu layout-ul de prezentare din Excel. Deci utilizatorul final nu trebuie să facă vreun efort de adaptare la lucrul cu o nouă interfață. În plus, soluțiile BI bazate pe Microsoft sunt foarte simplu de dezvoltat, cu atât mai mult cu cât, în cazul nostru, sursele de date erau deja pe Microsoft SQL Server. Și acest fapt duce desigur și la costuri mici; așadar, raportul cost sau efort per rezultat a fost cel mai bun. Și aceasta pentru că și efortul de implementare și de integrare a fost foarte mic, chiar n-am avut nevoie să construim interfețe sau conectori speciali. Din perspectiva noastră, am reușit să implementăm o soluție într-un timp foarte scurt și să acoperim o nevoie de business, la costuri reduse.

Pe scurt...

Organizația

Grupul Rompetrol, este o companie multinațională petrolieră din Uniunea Europeană și are în jur de 8.000 de angajați în 13 țări.

Situația

Conducerea companiei avea nevoie de un instrument informatic performant, care să înlesnească analiza detaliată necesară, dar și pentru a fundamenta și alte decizii de dezvoltare.

Soluția

PharmEc Software, partener Microsoft, a implementat o soluție informatică de tip Business Intelligence, bazată pe tehnologie Microsoft – SQL Server 2005 și Excel 2007.

Beneficii

• Soluția BI a făcut posibilă analiza complexă pentru o decizie strategică

• Această decizie va putea duce la:

  • o reducere a costurilor

  • capabilitatea de a oferi clienților servicii mai complexe și mai bine adaptate cerințelor;

  • posibilitatea de a atrage mai mulți clienți;

  • potențialul de a vinde mai mult fiecăruia dintre clienții existenți;

  • creșterea volumului de vânzări.

• Fundamentarea altor decizii optime
• Identificarea și analiza întârzierilor la plata scadențelor la credite poate duce la:

  • crearea de politici specifice pentru diferite tipuri de clienți;

  • îmbunătățirea vitezei de recuperare a banilor.

• Efort de implementare și integrare foarte redus

• Raportul cost sau efort per rezultat a fost cel mai bun

• Simplitate, ușurință de utilizare.

Software, servicii

• Microsoft Windows Server 2003
• Microsoft SQL Server 2005
• SQL Server Integration Services
• SQL Server Analysis Services
• Microsoft Office 2007 Excel

Parteneri

• PharmEc Software

România Global | Hartă site