Star Storage

Studiu de caz: Star Storage scurtează procesul de vânzare cu ajutorul Dynamics CRM

Cu Dynamics CRM, am transformat informația într-un bun al companiei. Acum informațiile circulă bidirecțional, iar CRM-ul a devenit un liant între Marketing și Vânzări, liant care aduce beneficii reale pentru organizație, afirmă Cosmin Marius Tudor, IT Manager, Star Storage.

---

Despre organizație

Star Storage este o companie românească cu capital 100% privat, activă pe piața soluțiilor de stocare, arhivare și management de date și documente. Încă din anul 1999, dată ce îi conferă poziția de pioner în domeniu, Star Storage dezvoltă soluții proprii pe baza tehnologiei și produselor a peste 20 de parteneri internaționali - Microsoft, EMC, Kodak, Hitachi, Quantum, Cisco etc - pe care îi reprezintă în România.

Complementar, compania oferă și soluții de outsourcing prin intermediul unor centre proprii, dezvoltate pe baza ultimelor tehnologii în domeniu: Centrul de conversie documente, Centrul de Producție Documente și Comunicare Personalizată cu Clientul/Cetățeanul, Data Center.

Soluțiile și serviciile oferite de Star Storage sunt utilizate de cele mai mari companii din România, atât din domeniul public - Ministerul Finanțelor Publice, Banca Națională a României, Agenția Naționala de Cadastru și Publicitate Imobiliară, Biblioteca Națională a României - cât și privat - Vodafone, Hidroelectrica, Honeywell Garrett, Petrom - din cele mai diverse domenii de activitate.

Star Storage gestionează un număr de peste 50 de clienți Enterprise și a generat în 2008 o cifră de afaceri de peste 15 milioane euro.

Situația inițială

Fiind o companie concentrată pe tot ce înseamnă tehnologie avansată, Star Storage utiliza, de aproape 4 ani, o aplicație CRM dezvoltată de o companie europeană dar livrată de un vendor local. Acestei aplicații, care acoperea activitățile de suport intern și extern și, într-o oarecare măsură, și managementul oportunităților, îi lipseau cu desăvârșire uneltele de marketing și vânzări. Lipsa acestor unelte făcea dificilă urmărirea întregului proces de vânzare și provoca nemulțumiri în cadrul departamentelor implicate.

Era cu precădere un produs de furnizare servicii suport cumpărat de Star Storage într-un pachet alături de o soluție ERP, pe care l-am adaptat și pentru activitățile de vânzări. Mai mult, aplicația nu era atât de flexibilă și pentru orice modificare trebuia să apelăm la furnizor, care însă nu mai făcea dezvoltări de afacere ci doar vindea licențe, afirmă Cosmin Marius Tudor, IT Manager, Star Storage.

Soluția

Cel mai important aspect a fost stabilirea întregului proces de vânzare: de la identificarea unei oportunități și calificarea acesteia ca "lead" până la transformarea în contract sau calificarea acesteia ca fiind pierdută.

După etapa de analiză s-a creat un mediu de test care a permis ajustări complementare. Toate datele istorice au fost importate în Dynamics CRM. Activitatea de suport este gestionată în continuare de aplicația precedentă, Dynamics CRM fiind utilizat în departamentele de Marketing și Vânzări însumând un număr de 25 de persoane.

Principalul avantaj al implementării Dynamics CRM este că procesul de vânzare se regăsește acum în totalitate în funcționalitățile aplicației, ceea ce înseamnă productivitate crescută. Obiectivul principal al proiectului a fost atins, iar echipa de Marketing și Vânzări poate urmări orice activitate din cadrul procesului de vânzare. Această posibilitate de monitorizare și intervenție permite un control mai bun asupra activității și mai ales diminuarea duratei acestui proces.

Motivul alegererii

Star Storage avea deja o relație de parteneriat cu Microsoft iar departamentul IT al companiei cunoștea foarte bine soluțiile de business din familia Dynamics. Se dorea o aplicație CRM performantă, cu o interfață simplă și care să permită adaptări fără cunoștințe avansate de programare, iar Microsoft Dynamics CRM răspundea acestor cerințe. De asemenea, au contat și perspectivele de piață ale produsului precum și suportul acordat de producător. Pentru că Star Storage deținea competențele necesare, iar Microsoft putea oferi documentație și training, s-a optat pentru o implementare internă.

Desfășurare proiect

Proiectul a început în luna mai cu o etapă de analiză și a fost finalizat în luna octombrie. Etapa de analiză a constat în transpunerea cerințelor de afacere definite, în cadrul departamentelor de marketing și vânzări, în aplicație. În această etapă, "au ieșit în câmpul de bătaie" experiența anterioară în utilizarea unui CRM și existența unei strategii privind relațiile cu clienții au ajutat la definirea cerințelor.

Beneficiile

Rapoarte detaliate asupra activității

Acum, șefii de departament au o imagine reală asupra modului de calificare a oportunităților și "lead"-urilor și a ritmului de transformare a acestora în contracte. Pot avea acces la rapoarte detaliate cu privire la orice contract sau client, în orice etapă de desfășurare a relației de afaceri. În același timp, le sunt disponibile rapoarte privind activitatea și productivitatea oricărui agent de vânzări. Ședintele de vânzări sunt mult mai operative deoarece informațiile sunt mult mai ușor de obținut, sunt mult mai focalizate asupra priorităților și pot corecta activitatea în timp util.

Productivitate crescută a echipei de vânzări

Echipa de vânzări are la dispoziție un instrument prin care își poate organiza eficient întreaga activitate. Informațiile despre conturi nu se mai păstrează pe clientul de email al fiecărui angajat, ci la nivel centralizat. Chiar dacă informațiile vin pe email, acestea nu rămân doar la cunoștința unei singure persoane. Astfel, lead-urile sunt înregistrate și calificate mult mai ușor, fiind evitată pierderea, chiar și involuntară, a acestora.

Pentru că în Dynamics CRM au fost preluate toate datele din vechea aplicație, agenții de vânzări au la dispoziție întreg istoricul relațiilor cu clienții. CRM-ul a devenit și un factor motivant, fiecare om de vânzări poate vedea foarte ușor evoluția sa față de obiectivele propuse, își poate previziona rezultatele și își poate calcula bonusurile.

Automatizarea campaniilor de marketing

După implementarea Dynamics CRM, Departamentul de Marketing al Star Storage poate iniția rapid o nouă campanie deoarece listele de marketing se creează automat pe baza datelor deja existente în CRM. Dacă anterior era nevoie de ore de muncă pentru colectarea datelor de la fiecare agent de vânzări implicat și aducerea la un format comun pentru că nu exista un standard, cu Dynamics CRM activitatea s-a simplificat considerabil, iar timpul economisit poate fi direcționat către alte activități productive. Istoricul campaniilor de marketing se păstrează, lucru ce anterior era imposibil. În plus, se pot monitoriza efectele unei campanii de marketing, iar rezultatele pot fi partajate între departamente.

Implementarea Microsoft Dynamics CRM în cadrul Star Storage a contribuit semnificativ la îmbunătățirea activității de marketing și vânzări în cadrul companiei. Astfel, a fost optimizat timpul de răspuns la solicitările clienților precum și capacitatea companiei de a genera și urmări activități de marketing coerente, atât în interiorul cât și în exteriorul organizației, Vasilica Gaciu, Specialist Marketing Department.

Beneficiile acestui proiect au fost atât de evidente încât implementarea Microsoft Dynamics CRM se va extinde și către alte entități din cadrul Grupului. Finalitatea este să integrăm Dynamics CRM cu NAV și cu Microsoft Business Inteligence într-o platformă comună, care să susțină complet întreaga activitate Star Storage, spune Cosmin Marius Tudor, IT Manager, Star Storage.

Pe scurt...

Organizația

Companie românească privată, oferind soluții de stocare, arhivare și management de date și documente, pe baza tehnologiilor a peste 20 de parteneri internaționali - Microsoft, EMC, Kodak, Hitachi, Quantum, Cisco etc.

Compania oferă și soluții de outsourcing prin centre proprii: centru de conversie documente, centru de producție documente și comunicare personalizată, data center.

Situația

Aplicației CRM anterioare îi lipseau uneltele de marketing și vânzări. Lipsa acestor unelte făcea dificilă urmărirea întregului proces de vânzare și provoca nemulțumiri în cadrul departamentelor implicate.

Soluția

Implementarea și apoi adaptarea facilă a soluției Microsoft Dynamics CRM a mapat complet procesele de vânzare și marketing pe funcționalitățile aplicației.

Beneficii

• Bază de date unică, sigură și ușor de administrat cu contacte, conturi, oportunități, activități, istoric de afacere, prognoză, rapoarte etc;
• Implementarea practică a procesului teoretic de vânzare consultativă de soluții și servicii;
• Evitarea folosirii excesive a resurselor de pre-sales prin creșterea calității lead-urilor;
• Măsurarea activității echipei de vânzări prin monitorizarea indicatorilor cheie de performanță individuală: număr activități (vizite la clienți), rezultate vânzări, pipeline, hit ratio - proiecte ofertate, câștigate vs pierdute etc;
• Predictibilitatea acțiunilor de marketing, investiție pe anumite portofolii de produse/soluții/servicii, control "teritorii de afacere cu potențial" etc;
• Prognoză rapidă pentru furnizorii strategici de tehnologie dar și pentru resursele interne de implementare; prognoză pe diverse perioade cu "vârfurile de încărcare" etc;
• Implementarea rapidă a activităților de marketing: evenimente majore, campanii de promovare pentru diferite produse/servicii strategice.

---

Pașii următori

• Aflați mai multe despre soluția de business Microsoft Dynamics CRM
• Firme IT din România, parteneri certificați Microsoft cu competențe dovedite pe Microsoft Dynamics CRM

România Global | Hartă site