STAR STORAGE

La Star Storage, soluția completă de comunicare de la Microsoft susține dezvoltarea rapidă a companiei

Unified Communications & Collaboration oferă o gamă largă de metode de a comunica și colabora eficient, atât intern, cât și cu clienții și partenerii. Iar comunicarea este esențială... Când ești informat, automat ești mai puternic - Cosmin Tudor, IT Manager Star Storage

Despre organizație

Star Storage, fondată în 1999, a devenit rapid un furnizor de top pe piața romanească, în domeniul stocării, arhivării și managementului de date și documente, adresându-se tuturor celor care au nevoie de transformarea arhivelor istorice în arhive digitale, ori de soluții pentru back-up sau "disaster recovery". Facilitățile tehnice ale companiei acoperă o gamă largă de tipuri de documente, indiferent de format, suport (tipul hârtiei) sau nivel de degradare, arhivarea electronică putând fi realizată la cel mai înalt nivel de calitate. Bazându-se pe "cele mai bune" produse, care îndeplinesc cerințele existente de aplicații "mission critical", Star Storage oferă soluții integrate la prețuri competitive, atât soluții pentru afaceri, cât și soluții de infrastructură asociate. Portofoliul său de produse include echipamente de stocare, scanere profesionale, aplicații software de captură de documente și date, aplicații pentru arhivare electronică, management de documente și workflow. Soluțiile Star Storage sunt completate de o listă extinsă de servicii profesionale. Clienții companiei primesc de la Star Sorage, de exemplu, arhiva istorică într-un format digital.

Dar, ca o completare, vin și o serie de aplicații de management al acestei arhive, instrumentele de accesare a informației. Soluțiile Star Storage pot fi demonstrate, configurate și testate cu date și aplicații, în cadrul unui Centru de Soluții, iar pentru serviciile externalizate de conversie digitală a documentelor, Star Storage a construit un Centru de Conversie a Documentelor.

Lider de piață, compania are mulți clienți reprezentativi, din segmentul bancar, furnizori importanți și transportatori de energie electrică, mari operatori de telefonie mobilă, muzee și mulți alții.

Situația inițială

Decizia de implementare a unui sistem de comunicare unificată a venit în Star Storage firesc, cu mult înainte de a se sufoca sub presiunea nevoii de comunicare mai eficientă și înainte ca tehnologia achiziționată să fie îndelung testată și de alții. Este și normal să vină repede decizia de a avea, de a folosi tehnologia de ultima oră, care să eficientizeze comunicarea și să intensifice colaborarea, într-o companie care este permanent la curent cu ultimele noutăți IT&C și în care volumul de informații schimbate atât în interior cât și în afara organizației este imens.

Din 1999, de la înființare, Star Storage a crescut continuu. La început mai lent, dar, din 2004, pe o pantă foarte abruptă. Automat, nevoile afacerii s-au schimbat: a crescut numărul de implementari IT care să ajute afacerea să se dezvolte, a crescut numărul de angajați de la 50 la 400 și, rapid, compania a ajuns să aibă nu mai puțin de 250 căsuțe de e-mail. Și aceasta, în condițiile în care, în activitatea companiei, sunt oameni care prelucrează documentele, le scanează ori le indexează și care nu au nevoie de e-mail pentru buna desfășurare a activității lor.

La cele 250 de e-mailuri, bazele de date au ajuns undeva la 150 GB, în timp ce bazele pentru top management – directorii departamentali, cei generali – au crescut foarte mult (avem de exemplu un mailbox de 12 GB.) La aceste volume, chiar și cu Exchange Server 2003 am avut probleme. Dar acum, Exchange Server 2007 îmbunătățește mult performanțele pentru mailboxurile mari, spune Cosmin Tudor, Manager IT al companiei.

Tot el explică și de ce este nevoie de astfel de capacități pentru căsuțele de e-mail: Este adevărat că poți să îți ții arhiva și în alta parte... Dar de multe ori ai nevoie și de documente din urmă și să vezi corespondența pe care ai avut-o cu diferiți clienți sau să identifici de unde au provenit o parte dintre acele documente… În plus, a crescut și crește foarte mult și volumul de corespondență. De exemplu, numai directorul general al firmei avea, anul trecut, în jur de 60.000 de "item"-uri trecute prin mailbox. Dacă dintre acestea cam 40% e maculatură, tot rămân 20-25 de mii de mesaje trimise și primite, cu tot cu documentele lor atașate.

Iar Octavian Mihai, Administrator rețea, precizează: Noi am stabilit niște limite pentru atașamente, pentru dimensiunea e-mailurilor, în jur de 10 MB, cu doar cîteva excepții de utilizatori care au nevoie de mai mult. Dar numărul de mesaje schimbate este foarte mare, pentru că a crescut foarte mult și numărul de clienți iar e-mailul este acum principalul instrument de comunicare.

Cei 400 de angajați sunt aproape toți în București, lucrând într-o singură locație. Compania mai are doar o sucursală la Craiova cu circa 30 de dezvoltatori. Dar nevoia de mobilitate a crescut în ultimul timp. Mulți dintre clienții Star Storage – de exemplu băncile – au un număr mare de locații în țară. Pentru rezolvarea nevoilor acestora – mentenanța echipamentelor și intervenția operativă, în principal – există echipe care se deplasează oriunde în țară. Accesul utilizatorilor mobili la datele și la sistemul de comunicație al companiei, printr-un canal securizat, era deci încă o necesitate.

Așadar, au existat mai multe motive pentru ca Star Storage să facă un pas următor în tot ceea ce înseamnă comunicarea companiei, chiar dacă cei de aici nu au fost "presați" să o facă. Cosmin Tudor adaugă: Desigur, noi am resimțit și alte nevoi. În primul rând ne erau necesare și alte mijloace de comunicare moderne, cum ar fi audio/video-conferințele.

Schimbarea a fost posibilă, la nivelul dorit, după apariția tehnologiilor moderne de la Microsoft, Exchange Server 2007 și Office Communications Server 2007, care, luate ca întreg, determină conceptul de Unified Communications & Collaboration.

Soluția

Proiectul a început să fie pus în operă la începutul toamnei lui 2007, dar a fost gândit încă din luna mai. A fost un proiect realizat 100% cu forțe interne ale companiei care, de altfel, este și Microsoft Gold Partner. Echipa care a demonstrat că are capacitatea de a implementa un sistem complex, de a-l lega cu alte sisteme terțe care nu țin de Microsoft, a fost formată din cei doi interlocutori: Cosmin Tudor - IT Manager, Octavian Mihai - Inginer sistem, ca lideri și avându-i ca membri pe Sorin Stancu, Gabriel Cristescu, Valentin Nedeianu - Administratori rețea și Cătălin Georgescu - Administrator baze de date. Aceștia au conturat, în final, un ansamblu de servicii, toate în același server: e-mail, fax, voce, partajare de date etc, reunite sub ceea ce se numește Unified Communications & Collaboration, un concept lansat relativ recent de către Microsoft.

Chiar dacă obținerea acestui ansamblu a devenit astăzi posibilă prin existența mesageriei unificate din Exchange Server 2007, întregul concept și pachet de facilități se bazează și pe multe alte tehnologii, produse și servicii moderne de la Microsoft și anume: Officee Communications Server 2007, Office SharePoint Server 2007, Microsoft Office Outlook Web Acces, Microsoft Outlook Anywhere, Microsoft Windows Mobile – după cum ține să precizeze Cosmin Tudor. Și tot el completează: Integrarea acestora cu Exchange-ul îți permite să comunici prin chat, să faci audio/video-conferințe, să trimiți voice-mailuri de acolo direct, include deci mai multe... Ca principiu simplificat, avem acum un instrument care face integrarea între partea de telefonie a firmei, de comunicații, partea de Exchange și partea de Office Live Communication Server. Acesta este un sistem de colaborare, un fel de chat intern, care îți permite să activezi și să ai serviciile de tip video/audio-conferință în cadrul companiei tale. De asemenea, îți permite să îți creezi sistemul tău propriu cu partenerii, cu clienții.

Pe de altă parte, noul sistem integrat a fost util și pentru o comunicare maximizată ca eficiență a angajaților care se află "în mișcare". Cosmin Tudor explică: Noi am început cu Exchange Server, de la varianta 2000; apoi am trecut la 2003 și în prezent am ajuns la 2007. Cu Exchange 2000 nu puteam face să ajungă e-mailul în timp real pe un dispozitiv mobil. Însă o dată cu apariția Service Pack 1 a lui Exchange Server 2003, am reușit și noi să configurăm facilitatea de Push E-mail, pentru sincronizarea în timp real. Este adecărat că aveam și Blackberry, care se integrează cu Exchange-ul și făcea cam același lucru. Dar acum, în marea lor majoritate, utilizatorii noștri mobili merg pe tehnologia Active Sync, care, la Exchange 2007, este mult mai evoluată, mai aproape de necesitățile pieții și este parte a conceptului de Unified Communication. În plus, acum este foarte simplu să cumperi un echipament care este compatibil cu Active Sync.

Migrarea la ultima versiune a Exchange Server a fost realizată foarte bine, după cum relatează cei de la Star Storage. Ceea ce se numește «downtime», timpul de la implementare până la funcționarea «în plin», a fost aproape de zero. La marea majoritate a utilizatorilor nu a apărut nici o problemă.

Cosmin Tudor mai spune: Și in partea de design am optimizat sistemul – avem sisteme de tip storage, dedicate pentru așa ceva, optimizate conform procedurilor de la Microsoft. Sunt niște sisteme speciale, atașate la serverul de Exchange, printr-o rețea de fibre care permite schimburi de date foarte rapide și la viteze foarte mari și care nu se ating în partea de pe net. Aceasta înseamnă că avem o copie a bazei de date aflată în altă locație. Dacă ai cumva un "crash" la baza de date, automat te duci către cealaltă locație, fără a mai face restaurarea, care durează și consumă timp. Așa, "downtime"-ul se reduce la câteva minute, ceea ce este extraordinar, pentru că e-mailul, tot sistemul de fapt, este principalul mijloc de comunicație.

Beneficiile

Bazată pe Exchange Server 2007, Microsoft Unified Communications & Collaboration se arată a fi, și din experiența Star Storage, ca fiind cel mai simplu și eficient mod de a comunica și de a susține video/audio-conferințe la costuri reduse.

Acum, angajații companiei pot comunica între ei, mai facil, mai rapid, mai eficient. Informația poate să fie centralizată și devine mai accesibilă pentru toată lumea. În plus, pe baza evidenței comunicării, a evoluției proiectelor în diferite faze, se îmbunătățește trasabilitatea. Acest sistem de comunicare unificat aduce astfel economii substanțiale, reduceri de costuri, atât printr-o eficientizare a gestionării timpului fiecăruia, cât și printr-o productivitate sporită a muncii de echipă.

Foarte important pentru eficientizarea activității angajaților din Star Storage este și faptul că acum s-a îmbunătățit considerabil modul lor de comunicare. Datorită serviciilor Office Communications Server și Outlook Web Access, ei pot să acceseze o interfață extrem de prietenoasă de e-mail, asemenea unei pagini de Outlook, ca și cum s-ar conecta la un site. Își pot astfel accesa e-mail-urile oriunde ar fi, prin Microsoft Outlook Anywhere, pot folosi servicii de mesagerie electronică de la distanță, de oriunde, de pe orice calculator conectat la internet, ca și cum ar fi la birou. Mai mult, pot să aibă astfel și acces, de la distanță, la diferite resurse – programe, date, documente – aflate în serverele companiei. Așadar, această soluție de comunicare permite și accesul de la distanță la File Server, la anumite documente, permite și partajarea și/sau replicarea unor informații, date, documente.

Avem multe deplasari, atât în Asia cât și în Europa. Înaintea trebuia, când te duceai acolo, să te legi la un provider local și de multe ori un astfel de provider blocheaza anumite porturi și VPN-ul nu merge ok. Acum, nu mai trebuie sa faci VPN! Utilizezi facilitatea Outlook Anywhere și ai totul la dispoziție, ca și cum ai fi la tine în birou, conectat la serverele companiei, spune Cosmin Tudor. Totodată, acum un document de interes comun poate fi analizat de către mai mulți membri ai echipei de proiect, partajându-l printr-o fereastră ce este accesată simultan de doi sau mai mulți utilizatori. Iar folosirea și partajarea resurselor comune din companie se poate acum face cu mult mai eficient. Și nu în ultimul rând, managerii companiei pot utiliza mai facil mail-box-uri de dimensiuni mari.

Cosmin Tudor concluzionează: Ca să o spunem pe scurt, acest Unified Communications & Collaboration oferă utilizatorului o gamă largă de metode de a comunica și colabora eficient, atât intern, cât și cu clienții, cu partenerii. Iar comunicarea în ziua de azi este esențială. Îți asigură accesul la informații. Când ești informat, automat ești mai puternic.

Dar și din punctul de vedere al administrării, noul sistem de comunicare integrată aduce numeroase foloase. O astfel de facilitate a noii implementării o reprezintă posibilitatea de replicare, de "copiere" în timp real a bazei de date. Octavian Mihai spune: Pe măsură ce vin mailuri în organizație, ele nu se scriu doar într-o singură bază de date, de destinație. Bazele de date reale (aflate in producție) sunt stocate pe un storage optimizat cu partiții necesare pentru log-uri, bazele de e-mail și coada de e-mail. Bazele replicate se scriu pe un sistem RAID 5. Astfel, sunt evitate daunele, când o bază cade.

Iar Cosmin Tudor explică mai departe: Noi integrăm aceste produse Microsoft cu partea de stocare a datelor care sunt asigurate pe storage-uri și merge OK. De altfel, Exchange 2007 lucrează foarte bine și cu produse terțe (non-MS). Ca de exemplu, cu Legato Networker pentru backup server la nivel de infostore dar și la nivel de mailbox, cu EmailXtender pentru arhivarea și shortcutarea e-mailurilor, sau Blackberry pentru acces mobil la e-mail.

Și tot Cosmin Tudor adaugă: Apoi, arhitectura schimbată de Exchange 2007, venind pe platforma de 64 de biți, automat îmbunătățește performanța. Și lucrul acesta s-a simțit și la partea de backup. Noi asigurăm backup-ul la cele 250 de mailboxuri la nivel de info-store, însă atunci când faci restore trebuie să faci la tot volumul de acolo. Dacă înainte, la același volum, un backup complet la nivel de info-store dura în jur de 6-7 ore, acum durează doar o oră și jumătate! Și aceasta ne ajută foarte mult, la instalat și la scăderea costurilor de IT. De asemenea, partea de administrare s-a îmbunătățit foarte mult, prin faptul că nu se mai fac multe lucruri grafic, acum totul se reduce la consola de administrare. Backup-ul ocupa o plajă foarte mare și s-a redus cam la un sfert față de cât era înainte. Pentru mailboxurile importante – cele ale managerilor, care sunt și cele mai mari – putem restaura acum conținutul (care uneori se mai poate șterge sau corupe), la nivel de ani. Partea de securitate este iarăși foarte mult îmbunătățită și ne-a ajutat foarte mult – de câteva luni am luat certificarea ISO 27001 pe sisteme de management al securității informațiilor și multe cerințe ale standardului s-au indeplinit automat, prin implementarea sistemului, începând de la o comunicație sigură pe care o asigură Exchange-ul, semnarea internă a e-mailurilor, accesul dedicat la date etc. Toate acestea ne-au ajutat foarte mult să ne atingem și acest obiectiv, de a obține certificarea ISO.

Pe scurt...

Organizația

Star Storage, furnizor de top pe piața românească în domeniul stocării, arhivării și managementului de date și documente, a ajuns în câțiva ani de la 50 la 400 de angajați, care folosesc nu mai puțin de 250 căsuțe de e-mail ce cumulează baze de circa 150 GB.

Situația

Comunicarea, privită ca instrument esențial în dezvoltarea acestei afaceri s-a intensificat rapid. Un număr imens de mesaje schimbate pe e-mail, o nevoie crescută de acces al utilizatorilor mobili la datele companiei, ca și necesitatea de a putea iniția audio/video-conferințe și alte mijloace de colaborare operativă, toate acestea impuneau crearea unui sistem unificat de comunicare modernă.

Soluția

Specialiștii de la Star Storage, Microsoft Gold Partner au implementat o soluție Microsoft Unified Communications & Collaboration, bazat în primul rând pe facilitățile noi ale Exchange Server 2007, dar și multe alte tehnologii, produse și servicii moderne, de la Microsoft: Office Communications Server 2007, Office SharePoint Server 2007, Microsoft Office Outlook Web Acces, Microsoft Outlook Anywhere (RPC over HTTP), Microsoft Windows Mobile.

Beneficii

Modernizarea fluxurilor de comunicare în companie = un plus de eficiență. Adică:
- Scăderea semnificativă a costurilor (TCO)
- Îmbunătățirea modului de comunicare (Anytime, anywhere acces to messages)
- Productivitate sporită (audio/video conferințe, teamwork )
Managerii pot utiliza mai facil mailbox-uri de dimensiuni foarte mari
Acces la e-mailuri, la calendarul Outlook și la resursele companiei de pe echipamente mobile
Interfață OWA mult mai prietenoasă și accesibilă
Comoditate în utilizare, satisfacția utilizatorilor
Gestionarea mai ușoară a conturilor de e-mail
Eficientizarea task-urilor de administrare
Operațiile de backup/restore îmbunătățite (scade frecvența operațiilor de backup full/scade timpul de restore în caz de disaster, la un sfert din cât era inițial)
Securitate și disponibilitate crescută
Volumul de informație utilă transmisă și primită poate fi oricât de mare o vor cere nevoile viitoare

Software, servicii

Microsoft Windows Server 2003 SP2 x64 Standard Edition
Microsoft Windows Server 2003 SP2 Standard Edition
Microsoft Exchange Server 2007 Enterprise Edition
Office Communications Server 2007 Enterprise Edition
System Center Operations Manager 2007
Office Sharepoint Server 2007 Standard Edition
SQL Server 2005 Standard Edition
Microsoft Windows Vista Business
Microsoft Windows XP SP2
Microsoft Office Outlook 2007
Microsoft Office Outlook Web Acces
Microsoft Windows Mobile
Legato Networker 7.4
Legato EmailXtender 4.81
Blackberry Enterprise Server 4.3

Hardware

IBM x3650
Mediant 1000 VoIP Gateway
Hitachi Thunder 9750 V

România Global | Hartă site