UniCredit Leasing

Studiu de caz: Soluție Business Intelligence pe platformă Microsoft

Soluția BI bazată pe Microsoft oferă viteză și flexibilitate în valorificarea bazelor de date: Această soluție are cel mai mic TCO (cost total de deținere) și cele mai rapide servicii de implementare. Și ca funcționalitate, așteptările inițiale ne-au fost confirmate și chiar depășite - Lucian Rahlițchi, Head of IT, UniCredit Leasing, România


Despre organizație

UniCredit Leasing, constituită în 2002 sub numele de HVB-Leasing România, este astăzi printre cele mai importante companii de acest gen din zona Europei Centrale și de Est, gestionând un capital de peste 100 milioane de euro, în active date în leasing. Compania, cu sediul central în București, este parte a UniCredit Group – cel mai mare grup bancar din Italia – și este activă în toate domeniile standard de profil: leasing pentru vehicule, echipamente – utilaje, aparate medicale, sisteme IT ș.a.m.d. – și imobiliar. În urma unei dezvoltări explozive, a creșterii rapide a numărului contractelor, compania a avut nevoie de o soluție de BI (Business Inteligence), bine integrată cu MS Office, care să poată oferi rapid, în rapoarte accesibile, datele necesare activității. Soluția Panorama BI, de la Smart-View, partenerul Microsoft, bazată pe SQL Server 2000, a adus un câștig substanțial în flexibilitatea și viteza de gestionare și prelucrare a datelor.

Situația inițială

Pe o piață aflată în plină expansiune, UniCredit Leasing (ex HVB-Leasing) a evoluat extrem de rapid. În 2004 – anul în care actualul coordonator al activității IT, Lucian Rahlițchi a venit în companie – erau încheiate cam 700-800 de contracte de leasing. Din vară, însă, acest număr a început să se dubleze aproape la fiecare lună, așa că, la finele anului, ajunsese la 3.000! Și creșterea a continuat. În același ritm.

Azi sunt în derulare la UniCredit Leasing nu mai puțin de 20.000 de contracte. Aceasta în timp ce un contract de leasing auto, de exemplu, are o perioadă de desfășurare medie de trei ani, iar unul imobiliar se întinde pe 15-20 de ani.

Noi trebuie sa administrăm un contract de la începutul lui până la sfârșit. Trebuie să administrăm ratele, dobânzile, încasările, dar și gestiunea contabilă a bunurilor date în leasing, pentru că, până la termenul de maturitate a contractului, fiecare astfel de bun este în proprietatea noastră. Un volum mare de muncă și de date de gestionat..., spune Lucian Rahlițchi. Și continuă: Imaginați-vă că numai pentru o factură, eu generez cam 20 de linii în baza de date – o bază de date mamut. La 20.000 de facturi emise lunar (doar facturile de rate!), vă imaginați ce volum adăugam, în fiecare lună, în baza de date!

Încă de la început, după înființare – știindu-se că aceasta companie va crește – a fost bine pusă la punct dotarea IT: un Windows Server 2000 cu Active Directory, un server de mail, 20 de PC-uri cu Windows XP, pentru cei 20 de angajați aflați inițial în același sediu, un server de fișiere. Dar numărul de date din sistem s-a multiplicat permanent. Mai mult, în 2006, compania a intrat într-o plină dezvoltare în țară, deschizându-și până acum 16 filiale. Sistemul IT arată astăzi asemănator cu cel din 2003-2004, dar "multiplicat". A fost făcută trecerea la Windows Server 2003 și s-a adăugat Windows Exchange Server.

De la bun început, soluția furnizorului de software pentru păstrarea și prelucrarea datelor a fost un server de baze de date foarte mare, puternic. Dar la un asemenea mamut, aveam nevoie, în plus, și de o flexibilitate sporită și de o viteză mai mare în raportări, precizează Lucian Rahlițchi.

UniCredit Leasing are permanent nevoie de o imagine completă a debitelor, a facturilor achitate, dar și de analize detaliate pe produs, cu date demografice despre clienți, pentru marketing. Astfel de rapoarte sunt necesare – pe lângă raportarea financiar-statistică pentru analiză – pentru contabilitate. Și nu numai.

În plus, lunar, la sediul central din afara țării sunt trimise raportări suplimentare - conforme cu normele Basel II referitoare la Managementul Riscului. Lucian Rahlițchi afirmă: Și până acum trebuia să știm care sunt veniturile noastre, care sunt datoriile clienților ș.a.m.d. Aveam deci de gestionat și înainte un număr tot mai mare de rapoarte, la care fiecare manager se uita și spunea: OK, dar ce îmi arăți aici? Nu îi arătam decât cifre, pe care cel mult puteam să le mai prelucrăm puțin, în grafice, dar cu un mare volum de muncă suplimentar.

Rapoartele statice din ERP-ul bazat pe serverul de date "mamut" nu puteau face față unei cereri tot mai sporite de informații, în interiorul organizației. Soluția de Business Inteligence pe care am ales-o, Panorama, ne-a dat repede rapoartele pe care le-am cerut. Dar vechiul server de date ar fi fost prea lent, dacă ar fi fost pus să proceseze atât de multe date. La exportul și prelucrarea acestor date, munca utilizatorilor ar fi fost mult îngreunată. Am ales să exportăm noi datele necesare, din baza mare de date într-un alt SQL Server care să le preia, să le stocheze și să le prelucreze, spune Lucian Rahlițchi.

Soluția

Când UniCredit Leasing a avut nevoie de un sistem de raportare mai eficient, a ales soluția de Business Inteligence Panorama, de la Smart-View, bazată pe SQL Server 2000, de la Microsoft. Aplicația aduce cu sine două avantaje majore: este bine integrată cu Microsoft Office și lucrează, cel mai bine, având pe SQL Server 2000 ca interfață între ea și baza mare de date.

Logo SmartView

Aici sunt extrase datele, aici se fac prelucrări și se păstrează un istoric al datelor. Când zic că extrag informația din baza mare de date, asta nu înseamnă că o duplic, ci o salvez altfel, aduc un alt gen de informație, ține să precizeze Lucian Rahlițchi. Panorama folosește platforma strategică Microsoft (Microsoft SQL Analysis Services), clădește un "depozit" de date, este capabilă să analizeze surse multiple și poate accesa direct baza centrală, inițială, de date. Pentru această soluție BI există un cont separat, în care sunt stocate date și la care se conectează SQL Server. Proceduri complexe în SQL procesează informația, fiind folosite capabilitățile de analiză și raportare ale serverului: SQL Analysis și Reporting Services. Toate rapoartele statice sunt apoi transformate/virate, în timp real, către raportare și analiză BI on-line, ceea ce face să poată fi oferit orice rezultat, oricărei solicitări, adresate oricărei surse de date.

Utilizatorul final poate acum să acceseze extrem de ușor diferite surse de date multiple (Oracle DB, foi de calcul Excel, fișiere text), fără să înregistreze diferențe vizibile între acestea. Mai mult, pentru că această soluție dă posibilitatea de accesare a rapoartelor prin Excel (online sau offline), utilizatorii finali beneficiază de toate funcționalitățile Excel-ului, combinate cu cele ale soluției, în sine. Acest mod de lucru oferă cea mai bună performanță.

Pe de o parte, SQL Server este cel mai flexibil instrument cu care puteam să lucrăm pentru astfel de procesări de date foarte rapide. Din testele pe care le-am făcut până acum, rezultă că, așa, baza de date răspunde foarte repede. Apoi, această soluție, fiind și excelent integrată cu Microsoft Office, ne oferă o flexibililitate și o viteză de reacție foarte bună în crearea, prelucrarea și utilizarea rapoartelor, afirmă Lucian Rahlițchi. Iar Klaus Berghoffer, CEO Smart-View, partenerul Microsoft care a implementat soluția, spune: Panorama lucrează mult mai bine și mult mai repede pe platforma Microsoft. Astfel este lăsată și aplicația de bază să facă tot ceea ce trebuie să facă iar rapoartele necesare sunt obținute și prelucrate simplu și flexibil, ușurându-se munca utilizatorilor.

Beneficiile

Unul dintre motivele pentru care cei de la UniCredit Leasing s-au decis pentru această soluție BI a fost și ca să evite costurile adiționale pentru alte produse BI, sau pentru alte baze de date prea costisitoare. Soluția aceasta are cel mai mic TCO (cost total de deținere), serviciile de implementare cele mai rapide și s-a bazat pe expertiza implementatorului Smart-View. Așteptările pe care le-am avut de la această soluție ne-au fost confirmate și chiar depășite, spune Lucian Rahlițchi.

Date ușor de prelucrat și comunicat, pentru toți cei familiarizați cu Microsoft Office

În vechile rapoarte statice – care puteau fi editate doar în interiorul ERP-ului existent și abia apoi exportate în Excel – câmpurile nu erau editabile. Acum, pe lângă viteza sporită de accesare, soluția BI implementată mai aduce utilizatorilor avantajul că pot edita rapoartele în Excel. Fiecare utilizator își poate astfel crea sau edita propriile rapoarte, poate să aduge formule, poate să schimbe formatul rapoartelor sau să aplice variate opțiuni de analiză a datelor. Sistemul de notificare prin email este, de asemenea, o funcționalitate nouă. După editarea rapoartelor, acestea pot fi "publicate", pot fi puse la dispoziția altor utilizatori, care le pot vizualiza sau edita, la rândul lor.

Faptul că Panorama se integrează și cu Microsoft SharePoint oferă posibilități noi pentru utilizatorii ce pot acum să lucreze împreună, cu și pe aceste rapoarte. Integrarea Panorama cu produsele Microsoft ușurează, așadar, folosirea datelor, fie prin prelucrarea în Excel și includerea lor în prezentări PowerPoint sau Word, fie prin facilitatea de a transmite notificări și rapoarte pe e-mail.

Scor 5 la 1, pentru soluția aleasă

Utilizatorii pot să "tragă" din Panorama informația pregătită și prezentată așa cum au nevoie. Ei află acum oricând și câte contracte a făcut sucursala Craiova, și care este împărțirea capitalului pe maturități, pot obține ușor și rapoarte pentru contabilitate, dar și raportările pentru Asociația Riscului Bancar și Nebancar. Și încă multe altele.

Aceste rapoarte se făceau și înainte, dar cu ajutorul IT-iștilor. Pentru a le furniza pentru alte departamente acum nu mai lucrăm așa de mult, ca înainte, zice Lucian Rahlițchi. Ușurința în editare și utilizare a dus atât la creșterea numărului de rapoarte accesate și efectiv folosite la UniCredit Leasing, la o viteză de accesare sporită, cât și la scăderea, de la 5 la 1, a numărului persoanelor care lucrau pentru realizarea lor!

Controlul datelor, pentru decizii optime

Să ai o viziune mult mai clară și la timp a ceea ce se întâmplă înseamnă să poți gestiona cu mult mai eficient feluritele situații. Managerul companiei poate, acum, cu această soluție, să vadă instantaneu, direct și exact, situația globală a companiei. Dacă vrea să vadă și eficiența fiecărei sucursale, dar și pe ce domenii merge afacerea mai bine, poate să o facă. Poate să vadă o distribuție pe categorii de contracte sau pe industrii, să știe dacă un client are plățile făcute la zi. Poate să ia decizii optime, să crească eficiența companiei. Pentru că are acum controlul asupra informațiilor.

Datele inconsecvente pot fi acum depistate și poate fi inițiată corectarea lor imediată, când este necesar.

Deși încă mai sunt în curs de finalizare unele "reglaje fine" și ultime completări, această soluție și-a dovedit astfel utilitatea, încât beneficiarii săi deja au anunțat că au nevoie de un upgrade. Lucian Rahlițchi vrea, în plus, să facă un pas mai departe: Vom instala și un al doilea SQL Server, pentru un site frumos, pentru clienți. Cu acest server nou, vom aduce clienților un instrument util: fiecare o să-și poată vedea situația contractului, să-și emită facturile... și altele, la fel, în folosul clientului.