WILO

Studiu de caz: implementare Microsoft Dynamics NAV

Doream să putem face analize asupra modului în care se desfășoară activitatea și să putem urmări centrele de cost și profit, dar și să putem furniza partenerilor informații cât mai exacte despre relațiile noastre comerciale[…] Cu Microsoft Dynamics NAV aceste obiective au fost îndeplinite - Mihaela Priboi, Director Economic, WILO România


Despre organizație

WILO România este reprezentanța locală a corporației germane WILO, unul dintre cei mai cunoscuți producători în domeniul pompelor și sistemelor de pompe pentru instalațiile de încălzire, frigorifice și de climatizare, alimentării cu apă și evacuării apei uzate. Corporația este prezentă în peste 70 de țări și a generat venituri de peste 1 miliard Euro în 2008. Reprezentanța din România a fost deschisă în 1998, deține o cotă de piață de peste 30% și operează la nivel național printr-o rețea de circa 250 distribuitori autorizați, grupați pe 5 regiuni. Compania oferă o gamă largă de produse și servicii și deține în permanență stocuri de pompe și piese de schimb.

Situația inițială

Până la începutul anului 2008 compania din România a utilizat o aplicație locală multi-modul care rula sub MS-DOS, nefiind actualizată sub Windows. De asemenea, sistemul nu oferea clienților posibilitatea de a accesa din exterior anumite informații referitoare la colaborarea cu WILO (comenzi, facturi, stocuri disponibile, situație financiară). În plus, la nivelul grupului WILO exista un plan de implementare a unei noi aplicații ERP. Derularea acestui proiect nu era fixată în timp, ci era condiționată de un anumit nivel de maturitate la care se presupunea că trebuie să ajungă WILO România. Acest moment a apărut în 2007 când, în urma dezvoltării activității și a unor creșteri anuale constante de 30-50% ale volumului de tranzacții, aplicația ERP existentă devenise insuficientă pentru cantitatea mare de date generate și pentru solicitările de raportare ale managementului. La nivel de grup existau recomandări în ceea ce privește up-grade-ul sistemului informatic, filialele având însă libertate în alegerea momentului pentru implementarea unui nou sistem ERP.

Soluția

Logo Novensys

Soluția identificată de corporația WILO pentru susținerea și eficientizarea activității filialelor sale, inclusiv cea din România, a fost Microsoft Dynamics NAV alături de o serie de add-on-uri care au permis livrarea unor funcționalități mai complexe decât cele standard, specifice WILO. Pentru alegerea partenerului a fost delegat, cu rol consultativ, un reprezentant de la headquarters, însă decizia în această privință a revenit în exclusivitate reprezentanței din România. A fost realizată o listă scurtă cu 4 dintre cei mai cunoscuți parteneri ai Microsoft Dynamics NAV și, după interviuri detaliate cu reprezentanți ai fiecărei dintre aceste companii, Novensys a fost aleasă ca partener de implementare. Decizia s-a luat pe baza unui punctaj acordat pentru competențe, referințe verificabile, existența unui add-on propriu (Cecuri și Bilete la Ordin), dar și pentru echipa care a inspirat încredere pe parcursul discuțiilor.

Cu ajutorul Dynamics NAV trimitem clienților notificări automate după plasarea unei comenzi. Astfel, clienții s-au disciplinat și știu că dacă au nereguli în situația financiară nu le sunt onorate comenzi noi.
Mihaela Priboi
Director Economic
WILO România

Soluția oferită de Novensys a fost Dynamics NAV versiunea 4.0, cu modulele: Financiar - Contabil, Comercial, Vânzări/Achiziții, Stocuri, alături de add-on-ul "Cecuri și Bilete la Ordin" dezvoltat de Novensys și de module suplimentare dezvoltate intern la nivelul corporației WILO. Este vorba despre:

  • WILO C Assembly (permite asamblarea de produse finite din componente aduse individual, întrucât nu există o linie de producție propriu-zisă, asamblarea făcându-se în cadrul proiectelor);
  • WILO Business Link (modul EDI - Electronic Data Interchange pentru plasarea automată a comenzilor către furnizori și primirea confirmărilor și a datelor de livrare);
  • WILO Content Data Server – Document Management;
  • WILO IFRS – Raportare de grup;
  • WILO Service Management and CRM – extindere a modulului de Service din Dynamics NAV;
  • WILO Business Audit și WILO Office Integration.

Totodată, prin intermediul WILO Select Interface, s-a realizat și interfațarea dintre Dynamics NAV și aplicația WILO Select (dedicată proiectării soluțiilor de pompare și trimiterii ofertelor tehnice către clienți).

Dintre modulele menționate mai sus, unele sunt deja funcționale, iar altele urmează sa fie date în exploatare în perioada următoare.

Derularea proiectului

Proiectul a fost inițiat în aprilie 2008 și, după implementare, soluția a intrat în exploatare pe 15 iulie 2008, când toate datele au fost încărcate în sistem. Pentru încă o lună s-a lucrat în paralel cu aplicația precedentă, care a fost închisă definitiv la 1 august 2008. În prezent, în sistem sunt activi circa 20 de utilizatori care introduc sau consultă datele.

În derularea proiectului au fost implicați și reprezentanți ai grupului WILO, alături de care, pe baza unor cerințe definite la sediul central, s-a făcut o planificare completă cu etape și obiective concrete. Fiecare departament a descris procesele existente și au fost efectuate îmbunătățiri acolo unde era necesar. Aplicația a fost intens customizată prin implementarea mai multor dezvoltări făcute de Departamentul IT al grupului WILO, dezvoltări pe care Novensys le-a inclus în sistem.

Întreaga activitate a WILO România se desfășoară în prezent cu sprijinul Microsoft Dynamics NAV. Sistemul este utilizat intens în cadrul Departamentului Comercial pentru care a fost modificată interfața cu clienții. În cadrul acestui departament a fost realizat un portal care va permite partenerilor să acceseze informații legate de activitatea comercială dezvoltată cu WILO (comenzi în derulare, facturi, solduri scadente etc.).

Cu ajutorul Dynamics NAV trimitem clienților notificări automate după plasarea unei comenzi. Astfel, clienții s-au disciplinat și știu că dacă au nereguli în situația financiară nu le sunt onorate comenzi noi - Mihaela Priboi, Director Economic – WILO România

Primim de la clienți cecuri și bilete la ordin pe care le depunem în bancă pentru anumită scadență. Încasările prin astfel de instrumente presupun mai mulți pași care erau realizați manual înainte, însă cu acest add-on procesul se automatizează și se simplifică foarte mult.
Mihaela Priboi
Director Economic
WILO România

Complementar a fost implementat și modulul Business Link, o interfață EDI (Electronic Data Interchange) ce permite lansarea și urmărirea comenzilor către furnizorii din cadrul grupului, precum și transferul de articole, cantități și prețuri dar care însă lucrează doar în cadrul sistemului propriu grupului fără interfațare cu alte sisteme externe. Alături de funcționalitățile standard din Dynamics NAV, în cadrul Departamentului Comercial s-au făcut și personalizări la nivelul politicii de prețuri prin module și funcționalități proprii WILO.

Pentru Departamentul Financiar-Contabil cele mai multe modificări au fost operate la nivel de rapoarte. Acestea au fost grupate pe trei categorii: rapoarte despre clienți (urmărire linii de credit, termene de plată, bonusuri, etc.), rapoarte manageriale (urmărire centre de cost, evoluție vânzări pe regiuni și reprezentanți, etc.) și rapoarte către grup (acestea erau prevăzute în modulul WILO IFRS și sunt rapoarte informative cu privire la activitatea și performanțele economice locale). Complementar au fost realizate și rapoarte privind soldurile și vechimea acestora, necesare pentru evaluarea previziunilor de cash-flow.

Implementarea add-on-ului "Cecuri și Bilete la Ordin" dezvoltat de Novensys permite urmărirea depunerilor, scadențelor și încasărilor acestui tip de instrumente de plată, iar tranzacțiile contabile sunt generate direct din acest modul. Existau funcționalități similare și anterior în sistemul IT, însă add-on-ul dezvoltat de Novensys este mult mai complex, tratând toată problematica utilizării efectelor comerciale.

Primim de la clienți cecuri și bilete la ordin pe care le depunem în bancă pentru o anumită scadență. Încasările prin astfel de instrumente presupun mai mulți pași care erau realizați manual înainte, însă cu acest add-on procesul se automatizează și se simplifică foarte mult, afirmă Mihaela Priboi

În cadrul proiectului, sistemul Microsoft Dynamics NAV a fost integrat cu WILO Select. Aplicația este utilizată în cadrul Departamentului Tehnic pentru selecția componentelor necesare în configurarea produselor pentru proiecte, în funcție de cerințele specifice ale clientului și pentru generarea ofertei tehnice. Prin integrarea realizată, exportul datelor către Departamentul Comercial, care se ocupă de vânzare în sine, se face automat.

Beneficiile

Proiectul de implementare a Microsoft Dynamics NAV în cadrul WILO România și-a atins obiectivele stabilite în caietul de sarcini reușind să ofere control asupra activității, posibilități extinse de raportare, precum și un bun suport informativ pentru relațiile cu partenerii.

Facilitarea raportării

  • automatizarea obținerii de rapoarte manageriale, 80% dintre rapoarte sunt obținute printr-un singur click

Principalul beneficiu constă în existența unor rapoarte complexe și foarte detaliate asupra activității, rapoarte ce pot fi obținute printr-un singur click. Unele rapoarte erau disponibile și în aplicația precedentă însă era necesară o prelucrare manuală minuțioasă în Excel, ceea ce producea anumite întârzieri, iar detaliile erau superficiale. În mod curent, circa 80% dintre rapoartele contabile și manageriale sunt disponibile printr-un singur click.

Reducerea cheltuielilor aferente anumitor activități pe baza analizelor complexe

Un alt beneficiu foarte important este suportul oferit pentru management în realizarea analizelor amănunțite pe centre de cost și profit. Aceste analize permit luarea unor decizii bazate pe informații credibile și consolidate. O astfel de analiză a permis, spre exemplu, o reacție adaptivă rapidă în perioada crizei financiare, când s-a realizat reducerea considerabilă a cheltuielilor alocate parcului auto, fără ca activitatea companiei să fie afectată în vreun fel. Cu ajutorul facilităților de analiză pe dimensiuni, managementul companiei are în permanență la dispoziție un tablou de bord valoros, analizele putând fi făcute oricât de des este nevoie pentru că nu necesită prelucrări majore.

Doream să putem face analize asupra modului în care se desfășoară activitatea și să putem urmări centrele de cost și profit, dar și să putem furniza partenerilor informații cât mai exacte despre relațiile noastre comerciale. Complementar, am urmărit și să dăm posibilitatea angajaților, inclusiv celor din Departamentul Vânzări, să aibă acces la date și să le consulte singuri fără să mai aștepte informații din partea colegilor din alte departamente. Cu Microsoft Dynamics NAV aceste obiective au fost îndeplinite - Mihaela Priboi, Director Economic, WILO România.

Creșterea nivelului de satisfacție al clienților prin promptitudinea rezolvării solicitărilor

Utilizarea Dynamics NAV în combinație cu modulele dezvoltate de WILO și de partenerul Novensys a permis ridicarea nivelului de calitate a relațiilor cu partenerii prin facilitarea unui răspuns rapid cu privire la orice aspect al relațiilor comerciale. Numărul mare de parteneri implica un volum considerabil de apeluri telefonice către angajații WILO și inevitabil întârzieri în obținerea unui răspuns ferm și coerent. Funcționalitățile din Dynamics NAV au permis automatizarea anumitor activități, clienții primind automat, spre exemplu, răspunsul - afirmativ sau negativ - privind procesarea unei comenzi.

Eficientizarea activității de aprovizionare prin automatizarea plasării și monitorizarea comenzilor și a termenelor de livrare

Prin folosirea facilităților EDI (Electronic Data Interchange), din modului Business Link a fost automatizată plasarea și monitorizarea comenzilor de aprovizionare, fapt ce a simplificat activitatea și a generat economie de timp. Anterior, plasarea acestor comenzi se făceau pe intranet și ulterior erau înregistrate în sistemul propriu pentru actualizarea stocurilor și generarea facturilor. Acum aceste procese au fost automatizate.

Acuratețe ridicată a previziunilor de cash-flow prin administrarea exactă a instrumentelor de plată la termen

  • reducerea termenelor de plată prin monitorizarea atentă a scadențelor și trimiterea automată de alerte, avertizare și blocare pentru depășire plafon sau termen de plată;
  • reducerea situațiilor de neplată a unei comenzi prin blocarea automată a livrării către clienți cu întârzieri de plată.

Având Microsoft Dynamics NAV, în cadrul WILO nu mai pot fi ignorate situațiile de neplată. Anterior clienții sunau pentru a afla dacă le-a fost procesată comanda deoarece sistemul trimitea doar o notă internă, acum însă se trimite automat clientului la plasarea comenzii o avertizare privind datoriile neonorate. Utilizarea Microsoft Dynamics NAV a dus la o disciplinare a clienților care știu acum, din reacția sistemului, că existența unor întârzieri de plată duce automat la blocarea unei comenzi noi - Mihaela Priboi, Director Economic, WILO România.

Alte beneficii

  • monitorizarea diferențelor de curs valutar;
  • automatizarea înregistrărilor contabile.