ACO România

Studiu de caz: Implementare Microsoft Dynamics NAV

ACO România reduce cu 60 de zile timpul mediu de încasare a facturilor

ACO derulează în România un business indirect de distribuție a sistemelor pentru drenajul apei. Deoarece activitatea a devenit mult prea complexă pentru o aplicație simplă de gestiune financiar contabilă, iar raportările către compania mamă din Germania erau dificil de obținut fără instrumente software adecvate, ACO a decis în 2010 implementarea Microsoft Dynamics NAV. Proiectul derulat de Novensys s-a dovedit extrem de fiabil și în doar câteva luni, ACO a reușit să optimizeze stocurile și să reducă spațiul pentru depozit cu 50% și să accelereze timpul de încasare a facturilor. Complementar, timpul alocat raportării către sediul central a devenit nesemnificativ.

Despre organizație

ACO România este filiala locală a companiei germane ACO al cărei obiect de activitate este distribuția sistemelor pentru drenajul apei: rigole, conducte, stații de pompare, etc. Compania este activă în România din 1999, iar după 2002 s-a dezvoltat într-un ritm accelerat. În mod curent, ACO România are 25 de angajați și un portofoliu de peste 1000 de clienți. Distribuția este indirectă și se bazează pe o forță de vânzare activă regională și pe depozitul central din București . Acest depozit stochează în mod constant peste 2500 de produse însă numărul de repere definite în gestiune depășește 28.000. ACO România vinde prin distribuitori, atât către companiile mari de construcții în cadrul unor proiecte (Stadionul Național spre exemplu) cât și către magazinele din categoria DIY (Do It Yourself). Vânzarea în cadrul proiectelor reprezintă cca 90% din volumul de activitate. Cifra de afaceri pe ultimul an fiscal a depășit 3 milioane EUR.

Situația inițială

Utilizând Microsoft Dynamics NAV avem timpul necesar să ne ocupăm de alte task-uri mai productive
Nicu Calispera
Director Financiar
ACO România

Din punct de vedere informatic, activitatea ACO se baza pe o aplicație de gestiune contabilă achiziționată de la un furnizor local dar care însă nu acoperea cerințele companiei, atât din punct de vedere financiar cât și comercial. Nemulțumirile veneau în principal de la departamentul Controlling care trebuia să emită numeroase rapoarte de activitate solicitate de sediul central din Germania.

Obținerea informațiilor despre vânzări implica o muncă intensă în cadrul Departamentului Financiar. 90% din timpul de muncă al persoanei care se ocupa de Controlling era alocat realizării acestei activități: prelua datele din sistemul contabil și le prelucra pentru a obține informațiile necesare raportării către sediul central, afirmă Nicu Calispera, Director Financiar ACO România.

Alte nemulțumiri erau legate de managementul stocurilor care era foarte greoi și făcea aproape imposibilă monitorizarea mișcării și timpului de stocare a produselor sau a ritmului de aprovizionare. Din această cauza, se păstrau stocuri foarte mari sau erau comandate cantități prea mari din anumite produse care ulterior deveneau greu vandabile. Din punct de vedere comercial, monitorizarea creanțelor era foarte dificilă deoarece sistemul nu permitea blocarea comenzilor pentru clienții cu debite și nici accesarea statusului financiar al unui client în timp real, ceea ce conducea la creditarea unor clienți care nu erau cu plățile la zi. Prin urmare se înregistrau întârzieri considerabile la plata facturilor și automat un flux de numerar relativ imprevizibil. Existând mai multe aspecte în administrarea companiei care trebuiau îmbunătățite, managementul ACO a luat decizia implementării unui sistem informatic integrat de gestiune a resurselor (ERP).

Soluția

Soluția identificată de ACO pentru optimizarea activității în filiala din România a fost Microsoft Dynamics NAV, motivul principal fiind utilizarea acestei soluții în filiala din Croația a grupului.

Logo Novensys

Reprezentanța din România face parte din regiunea SudEst a grupului ACO, iar la nivelul regiunii există un responsabil comun cu dezvoltarea IT care a fost implicat și în proiectul de implementare a unui ERP la filiala din Croația. Particularizarea Microsoft Dynamics NAV pe cerințele filialei din Croația și obținerea unor beneficii remarcabile au determinat grupul să aleagă și pentru România aceeași soluție, afirmă Nicu Calispera. Pentru derularea proiectului de la ACO România a fost selectată compania Novensys, care în urma unei documentări printre partenerii Microsoft cu experiență pe Dynamics NAV a fost identificat ca partenerul potrivit, cu precădere prin referințele prezentate.

ACO a implementat versiunea 5.0 a Microsoft Dynamics NAV, licențiere Advanced Management. Proiectul s-a derulat în perioada Septembrie 2009-Ianuarie 2010. S-a făcut un transfer de know-how între echipele de proiect din România și Croația în urma căruia au fost importate dezvoltările deja existente. Complementar, au fost făcute adaptări la nivel de legislație și rapoarte. Modulele implementate au fost: Financiar/Contabilitate, Vanzari, Cumparari, Stocuri, Lucrari si Resurse, Modul Project Studio.

Beneficiile

Prin utilizarea Microsoft Dynamics NAV, compania ACO a eliminat nemulțumirile inițiale și a obținut un suport real pentru dezvoltarea continuă a activității. Beneficiile sunt înregistrate la toate nivelurile. Top managementul apreciază plusul de productivitate înregistrat de toți utilizatorii care nu mai sunt nevoiți să caute informații din diverse surse și au totul la dispoziție în Dynamics NAV, echipa comercială apreciază accesul rapid la istoricul relațiilor cu clienții, iar departamentul financiar-contabil pune accent pe simplificarea raportărilor și pe reducerea costurilor cu stocurile.

Cele mai importante beneficii obținute de ACO sunt:

Acum încasăm banii mult mai ușor, iar timpul mediu de încasare a unei facturi s-a redus[...]
Nicu Calispera
Director Financiar
ACO România

Reducerea considerabilă a timpului alocat pentru raportări

Prin consolidarea informațiilor generate de toate departamentele ACO și parametrizarea indicatorilor, raportările către sediul central au fost automatizate în cea mai mare parte. Acum alocăm foarte puțin timp raportărilor, deoarece intervenția manuală este minimă. Cele săptămânale durează 5 minute, iar cele lunare care sunt foarte complexe ne solicită o jumătate de zi. Anterior, o persoană lucra aproape exclusiv pentru realizarea acestor raportări. Utilizând Microsoft Dynamics NAV avem timpul necesar să ne ocupăm de alte task-uri mai productive, consideră Nicu Calispera.

Reducerea timpului mediu de încasare a facturilor de la 160 la 100 de zile

Pe baza informațiilor consolidate, Dynamics NAV informează departamentul comercial și blochează comenzile clienților cu facturi restante. Clienții sunt informați imediat, iar comanda este eliberată doar după achitarea debitelor.

Am reușit astfel, în doar câteva luni să educăm clienții ca să nu mai plaseze o comandă nouă fără să fie la zi cu plățile către ACO. Acum încasăm banii mult mai ușor, iar timpul mediu de încasare a unei facturi s-a redus de la 160 de zile (cât era anterior implementării Dynamics NAV) la 100 de zile. Termenul poate încă trece drept mare, însă vindem în proiecte mari unde există clauze deosebite. Probabil fără aceste proiecte mari, termenul ar fi de cel mult 80 de zile este de părere Nicu Calispera.

Îmbunătățirea proceselor de logistică

Logistica ACO a devenit mult mai facilă după implementarea Dynamics NAV deoarece necesarul de aprovizionare este disponibil printr-un singur click, cu informații detaliate despre produse și termene de livrare. Anterior, obținerea acestor informații era dificilă, trebuiau corelate mai multe câmpuri din aplicația de contabilitate ceea ce chiar dacă nu întârzia efectiv livrarea, făcea imposibilă oferirea unui răspuns coerent la o solicitare a unui client. Pentru oamenii de vânzări, Dynamics NAV a simplificat și mai mult situația, pot afla instantaneu dacă produsele sunt pe stoc, iar dacă nu sunt, știu când vor fi disponibile și când pot fi livrate clienților.

Reducerea cu 50% a spațiului pentru depozitare

Pe baza funcționalităților din Dynamics NAV circulația stocurilor a fost îmbunătățită, livrările sunt mai ferme, iar comenzile mult mai bine corelate cu vânzările. Prin urmare, necesarul de produse prezente în stoc s-a redus ceea ce a disponibilizat cca 50% din suprafața de depozitare. Fiind un spațiu închiriat, eliberarea acestui spațiu a însemnat o reducere de cca 50% a costurilor aferente.

Reducerea cu 500.000 RON a provizioanelor.

Anterior implementării Dynamics NAV, în depozitul ACO existau provizioane pe stoc în valoare de peste 1.000.000 RON din cauza produselor vechi pentru care erau șanșe mici să fie vândute și erau catalogate drept cheltuieli. Aceste provizioane au fost reduse cu cca 50%.

Complementar, prin utilizarea Microsoft Dynamics NAV, compania ACO a înregistrat îmbunătățire la nivelul capacității de prognozare a activității, a rapoartelor de analiză a eficienței pe regiuni, departamente și angajați. Sunt disponibili indicatori de performanță cu detalii legate de volumele vânzărilor, profitabilitate, margini etc.