Anchor Grup

Studiu de caz: Implementare Microsoft Office 365

După un an de experiență cu Office 365, Anchor Grup confirmă creșterea semnificativă a productivității și colaborării între angajați

În luna aprilie 2012, Anchor Grup a făcut o schimbare majoră în ceea ce privește tehnologia, renunțând la o soluție gestionată intern pentru cloud computing. Mai concret, Anchor a ales Office 365 ca soluție de e-mail, comunicare și colaborare. Ce a determinat acest proces? Nevoia critică pentru o soluție de e-mail cu disponibilitate maximă, asigurarea unei comunicări eficiente între angajați precum și eliminarea unei investiții nedorite în infrastructură IT. După un an de utilizare, Anchor Grup confirmă justețea alegerii și beneficiile mutării în cloud.

Despre organizație

Anchor Grup face parte din grupul internațional FIBA și este o companie activă pe piața imobiliară din Romania, cu investiții de peste 350 milioane euro. Anchor deține și administrează suprafețe de cca 536.000 mp în domeniul retail (64% din active), clădiri de birouri (15%) și rezidențial (24%.) în cadrul unor proiecte de notorietate precum București Mall, Plaza Romania, Anchor Plaza Office Building și InCity Residences. Din punct de vedere operațional, Anchor Grup are patru linii de business distincte: Strategic planning, Project Management, Real Estate Developments și Management&Leasing pe care le gestionează cu o echipă de peste 100 de angajați.

Situația inițială

Spațiul de stocare era insuficient, cei 25 MB ai căsuțelor de e-mail se ocupau rapid, iar utilizatorii pierdeau frecvent corespondența.
Cosmin Dinu
IT Manager
Anchor Grup

Pentru Anchor Grup, e-mail-ul este instrumentul principal de comunicare cu clienții dar și de colaborare între membrii diverselor departamente, deoarece aceștia sunt localizați în zone diferite ale orașului. Până în 2012, Anchor utiliza o soluție de e-mail bazată pe Exchange Server 2007, care rula pe propriile servere și era administrată de echipa IT internă. Versiunea utilizată era însă veche, limitată ca funcționalități și nu mai corespundea cerințelor curente ale companiei. Mai apăsătoare era însă problema infrastructurii hardware, care era depășită tehnologic, serverele nu mai erau acoperite de garanție iar administrarea acestora necesita alocarea unor resurse importante de timp din partea Departamentului IT. Complementar, existau dificultăți în asigurarea disponibilității serviciului de e-mail în urma unor căderi ale alimentării cu energie electrică sau ale unor componente hardware, iar soluția nu beneficia de back-up. Prin urmare, pierderile de corespondență erau frecvente și irecuperabile, ceea ce cauza numeroase nemulțumiri utilizatorilor, la care se adăugau dimensiunea redusă a spațiului de stocare (25 MB) și a fișierelor atașate. Soluția nu ridica probleme din punct de vedere al administrării, însă un membru al echipei IT se ocupa exclusiv de acest serviciu. Pentru că nu dispuneam de o infrastructură redundantă, ne confruntam frecvent cu defecțiuni de natură tehnică, ceea ce cauza întreruperi frecvente ale serviciului de e-mail și implicit ale activității angajaților Anchor. Spațiul de stocare era insuficient, cei 25 MB ai căsuțelor de e-mail se ocupau rapid, iar utilizatorii pierdeau frecvent corespondența. Mai mult, soluția nu avea back-up, ceea ce inducea un risc major pentru pierderea informațiilor afirmă Cosmin Dinu, IT Manager Anchor Grup. Arhitectura soluției de e-mail, prevedea și existența unui echipament cu funcționalități de anti spam și antivirus la nivel de server, a cărui licențiere anuală era de cca 1000 euro/an.

Complementar îmbunătățirii soluției de e-mail, existau cerințe din partea managementului pentru dezvoltarea unei soluții de lucru colaborativ care să permită schimbul eficient și trasabilitatea documentelor între diverse departamente precum și un control îmbunătățit asupra fluxurilor de lucru. Colegii din departamentele de business interacționează permanent pe marginea anumitor documente, deoarece sunt oferte, contracte etc. pe care lucrează mai multe echipe. Schimbul documentelor între angajați se făcea pe e-mail, ceea ce nu era un mod de lucru productiv, pentru că, inevitabil apăreau încurcături pe traseul documentelor, iar identificarea ultimelor versiuni însemna foarte mult timp pierdut. Managementul Anchor a sesizat acest aspect și ne-a solicitat găsirea unei soluții, mai afirmă Cosmin Dinu. În urma evaluării interne, Anchor Grup a realizat că e-mail-ul este un instrument critic în derularea activității și prin urmare este necesară o îmbunătățirea a soluției, atât din perspectiva funcționalităților cât și a modului de administrare.

Soluția

Pentru identificarea soluției potrivite, Anchor Grup a analizat mai multe opțiuni tehnologice. Prima dintre acestea a fost actualizarea infrastructurii hardware și păstrarea unei soluții on-premises, însă la o evaluare mai detaliată această variantă nu era atractivă din punct de vedere financiar și nici nu ducea la o simplificare în administrare. Conform calculelor, pentru un orizont de 3 ani, costurile asociate (echipamente, licențe, energie consumată, mentenanță etc) depășeau 80.000 euro. Ne-am dat seama rapid că scenariul on-premises necesită o investiție inițială mare în infrastructură și este foarte solicitant din punct de vedere al resurselor umane. Prin urmare, următorul pas a fost identificarea unei soluții în cloud, care să elimine aceste cerințe și să ne ofere un plus de flexibilitate, consideră Dinu.

Din această perspectivă, echipa Anchor a analizat Microsoft Office 365 și Google Docs ținând seama de funcționalități, interfață, administrare și integrare cu alte soluții existente în companie. În final, am ales Microsoft Office 365, o soluție cu funcționalități enterprise, care se integrează cu Active Directory și oferă o interfață familiară tuturor utilizatorilor. Este important pentru noi ca proiectul să nu afecteze continuitatea și productivitatea angajaților. Mai mult, cu Office 365, Microsoft oferă posibilitatea alegerii unor planuri contractuale diferite, prin care, pentru o parte din utilizatori, păstrăm licențele deja achiziționate, mai afirmă Cosmin Dinu.

Proiectul s-a derulat în luna aprilie 2012, iar Anchor Grup a beneficiat de suportul Infotrend, partener Microsoft certificate pe competența Small & Medium Business. Anchor Grup a contract servicii Microsoft Office 365 din planurile E2, E4 si K1 precum și spațiu de stocare suplimentar pentru Microsoft SharePoint Online. Într-o primă etapă, Anchor a realizat o analiză la nivel de funcționalități și compatibilități precum și o analiză a infrastructurii. Ulterior, echipa IT a definit utilizatorii în Active Directory , a instalat și configurat clientul de e-mail pentru fiecare angajat, iar la final au fost migrate datele. Pentru perioada migrării a fost solicitată o mărire a lățimii de bandă pentru asigurarea fluenței transferului de date. Migrarea a avut loc fără pierderi de date și fără întreruperi ale accesului la corespondență. Toate licențele tradiționale de Microsoft Office au fost reutilizate în cadrul proiectului, pentru păstrarea unui cost general redus. Adoptarea noului serviciu a fost rapidă, fără eforturi deosebite pentru pregătirea angajaților, interfața fiind familiară și intuitivă.

Proiectul urmează a fi dezvoltat prin definirea unor fluxuri de lucruri și stabilirea unei strategii pentru managementul documentelor. Buna derulare a proiectului a fost asigurată și de pregătirea echipei Infotrend, care prin implicare și atitudinea pro activă au făcut ca întreg procesul de migrare să se deruleze în jumătate din timpul estimat inițial. De asemenea, adoptarea serviciilor Microsoft a fost rapidă, majoritatea descoperind singuri noile funcționalități, afirmă Cosmin Dinu.

Beneficiile

Mutarea soluției de e-mail în cloud, precum și adăugarea unor servicii noi de colaborare și comunicare din Microsoft Office 365 au adus Anchor Grup beneficii relevante atât din punct de vedere al productivității angajaților cât și al reducerii costurilor prin eliminarea unei infrastructuri IT vechi și consumatoare de resurse. Mai mult, Office 365 pune bazele dezvoltării unei soluții de document management prin trasarea unor fluxuri de lucru și crearea unui mediu colaborativ.

Creșterea productivității angajaților prin asigurarea fluenței în utilizarea serviciului de e-mail

Utilizarea Microsoft Office 365 a eliminat întreruperile, pierderile de mesaje precum și dificultățile în identificarea documentelor. Spațiul de stocare a crescut la 25 GB, iar soluție permite atașarea unor fișiere de mari dimensiuni. Pentru noi e-mail-ul este un instrument foarte important, iar Office 365 ne asigură fluență în utilizare și implicit continuitate în activitate, aspecte foarte importante pentru fiecare angajat al Anchor. Au dispărut întreruperile cauzate de mesajele "out of quota", de imposibilitatea atașării unor fișiere prea mari sau pur și simplu de căderea serviciului de e-mail. Utilizăm Office 365 de un an și nu am înregistrat nici-o întrerupere în funcționare, declară Cosmin Dinu.

Colegii mei pot lucra de oriunde, pentru ca am integrat serviciul Office 365 pe mai multe dispozitive mobile cu diverse sisteme de operare, atât Windows Phone cât și BlackBerry și iOS.
Cosmin Dinu
IT Manager
Anchor Grup

Îmbunătățirea nivelului de comunicare și colaborare internă

Pentru Anchor Grup, Office 365 nu înseamnă doar e-mail, prin serviciul Lync Online inclus, angajații Anchor au acces la mesagerie instant, conferință și videoconferință și pot lucra în comun pe diverse documente și proiecte. Cosmin Dinu spune: avem Office 365 de cca. 1 an de zile, iar mulți dintre colegii mei folosesc Lync mai mult decât telefonul fix. Deja avem planuri pentru integrarea centralei telefonice cu serviciul Lync Online. Complementar, colegii din departamente diferite pot lucra în comun pe aceleași documente și pot identifica imediat ultimele versiuni ale acestora. Office 365 asigură o coeziune ridicată între angajați și ne permite să acționăm ca o echipă.

Creșterea mobilității angajaților

Office 365 asigură accesul la corespondență de oriunde există o conexiune la Internet și de pe aproape orice dispozitiv, iar în cadrul Anchor Grup exista mai multe categorii de utilizatori care beneficiază de aceasta facilitate. Colegii mei pot lucra de oriunde, pentru ca am integrat serviciul Office 365 pe mai multe dispozitive mobile cu diverse sisteme de operare, atât Windows Phone cât și BlackBerry și iOS. Pentru echipele de vânzări și construcții, dar mai ales pentru top management, această funcționalitate este un beneficiu major, afirmă Cosmin Dinu.

Reducerea de costurilor prin eliminarea unei investiții inițiale consistente și a unei părți din infrastructura IT

Din punct de vedere financiar, adoptarea Office 365 a avut un impact pozitiv pe două paliere diferite: pe de o parte a fost eliminată o investiție punctuală în infrastructură și serviciile aferente instalării configurării și administrării acesteia, investiție evaluată la cca 80.000 euro, iar pe de altă parte a fost eliminată cca 60% din infrastructura hardware existentă în cadrul Anchor Grup și care prin mutarea serviciului de e-mail în cloud nu a mai fost necesară. Dezvoltarea și administrarea internă a unei soluții de e-mail este un cost important, pe care noi l-am eliminat cu trecerea la Office 365. Am renunțat la o parte din servere, care au nevoie de spațiu, energie electrică, garanție, mentenanță etc., servicii care costă considerabil. Am economisit 1.000 euro anual numai din renunțarea la appliance-ul antivirus/anti spam, serviciul Microsoft integrând aceste funcționalități, consideră Cosmin Dinu.

Creșterea disponibilității la 99,982% și asigurarea continuității operaționale

Pentru o companie care nu deține un centru de date profesional asigurarea unei disponibilități de 99,982% este imposibilă, chiar si pentru valori sensibil mai mici investițiile în infrastructură fiind foarte ridicate. De asemenea, un beneficiu relevant pentru Anchor Grup este și creșterea nivelului de securitate al soluției, Microsoft oferind pentru Office 365 servicii de back-up și continuitate operațională, cu replicare a datelor în cel puțin două locații. Din punct de vedere al disponibilității, pentru noi, Office 365 este un serviciu ideal. Avem garantată prin SLA o disponibilitate de 99,982%, iar practic în cele 12 luni de când folosim Office 365 nu am înregistrat nicio cădere. Mai mult, acum avem back-up garantat pentru întreaga soluție, facilitate care ne lipsea anterior, riscurile pierderii datelor fiind astfel minime afirmă Cosmin Dinu.

Simplificarea administrării și focalizarea echipei IT pe activități cu impact mai mare în business

Administrarea infrastructurii necesare susținerii unui serviciu de e-mail, colaborare și conferința pentru cca 100 de utilizatori este o activitate consumatoare de timp. În departamentul IT al Anchor Grup o persoană se ocupa exclusiv de întreținerea acestei soluții: administrare servere, aplicare patch-uri, securitate etc., activități care au fost eliminate în urma adoptării Office 365. Practic am uitat ca există un serviciu de e-mail care trebuie administrat. Astfel, mă pot concentra mai mult pe proiectele de business care aduc un plus de productivitate și valoare în companie mai afirmă Cosmin Dinu.

Complementar, Office 365 a adus pentru Anchor Grup un plus de transparență la nivelul costurilor. Compania a optat pentru plata anuală a serviciilor, un model potrivit cu programul Microsoft Open Value Subscription în care compania era înscrisă anterior. Cu Microsoft Office 365 avem acces la considerabil mai multe facilități, inclusiv de infrastructură și securitate, fără ca acestea să devină o povară financiară, încheie Cosmin Dinu.