Băcănia Veche

Studiu de caz: Implementare Microsoft Office 365

În cloud, Băcănia Veche este productivă
Practic, eu nu aveam posibilitatea să investesc într-o soluție care să fie a mea, pentru că mi-ar fi trebuit un om de IT, servere, rețele... prin urmare serviciile Microsoft mi s-au părut foarte potrivite, iar pentru un business mic este foarte important să aibă costuri 100% controlabile. Marius Tudosiei, proprietar "Băcănia Veche"

Despre organizație

Marius Tudosiei

"Băcănia Veche" este o afacere mică, gândită pe structura unui business de familie, un proiect conceput în 9 luni de Marius Tudosiei și început oficial pe 24 septembrie 2010. Practic, reconversia profesională a lui Marius Tudosiei, care are o experiență de 15 ani în media și marketing, a început odată cu crearea unui cont pe Facebook în care și-a prezentat proiectul de afacere, a creat un focus grup și a început să adune feedback despre cum ar trebui să arate și ce ar trebui să comercializeze "Băcănia Veche".

Materializarea proiectului a fost facilitată de faptul că proiectul "Băcănia Veche" s-a aflat printre cei patru finaliști ai programului Start&Grow, un program de încurajare a micilor antreprenori locali, al cărui partener principal a fost Microsoft România. Prin programul "Start&Grow", proiectul lui Marius Tudosiei a beneficiat, gratuit, timp de 8 luni, de sprijin și consultanță în aspectele importante ale dezvoltării afacerii.

Situația inițială

Evident că, atunci când ai 5 telefoane și 7 adrese de mail diferite [...] pierzi energie. Multă! [..] Pierdeam oportunități și pierdeam foarte mult timp
Marius Tudosiei
Proprietar
Băcănia Veche

La momentul deschiderii oficiale a magazinului, "Băcănia Veche" opera cu un volum relativ mare de produse, dar nu dispunea de o infrastructură IT și/sau un sistem informatic care să permită gestionarea eficientă a contactelor cu furnizorii (la jumătate de an de la deschiderea oficială, "Băcănia Veche" are 1.500 de sortimente de produse și aproximativ 80 de furnizori.) Situația risca să se complice rapid, odată cu diversificarea ofertei și extinderea canalului de parteneri, ca urmare a feedback-ului venit din partea primilor clienți, dar și a celui generat on-line.

Sincopele în comunicarea cu furnizorii – care se desfășura majoritar telefonic – problemele apărute în gestionarea mai multor conturi de mail, dificultățile în sincronizarea activității personalului din magazin au început să fie conștientizate ca pierderi de eficiență evidente la scurt timp de la deschiderea oficială a "Băcăniei". De exemplu, eu aveam o adresă de e-mail pe un server oarecare, iar oamenii simțeau nevoia să-mi dea adresa lor de pe același server. (...) Am primit faxuri la birourile prietenilor. Realmente eram foarte împărțiți și foloseam tot ce se poate. Evident că, atunci când ai 5 telefoane și 7 adrese de mail diferite (...) pierzi energie. Multă! Pentru că, dacă într-o zi uiți să deschizi mail-ul de pe nu știu ce server, ziua aia e moartă, e pierdută. Pot apărea și au apărut astfel de zile. Pierdeam oportunități și pierdeam foarte mult timp, explică Marius Tudosiei.

Soluția

În acest context, suportul și know-how-ul oferit de Microsoft România au permis identificarea rapidă a soluției optime pentru modelul de business reprezentat de "Băcănia Veche", adaptată pe măsura cerințelor și abilităților informatice ale personalului magazinului.

Logo PRAS Consulting

Rezolvarea problemelor cu care s-a confruntat Marius Tudosiei și echipa sa a constat în adoptarea soluțiilor Microsoft Exchange Online și Microsoft SharePoint Online, furnizate de Microsoft sub formă de servicii, în cadrul Office 365. Cele două soluții, au fost adaptate și personalizate pentru "Băcănia Veche" de către "Pras Consulting" (MicrosoftGold Partner), putând fi utilizate rapid, de la sfârșitul lunii ianuarie 2011.

Procesul de adaptare și personalizare a celor două soluții Microsoft, realizat în doar două zile, a permis crearea, prin intermediul Microsoft Exchange Online, a conturilor de e-mail pentru echipa "Băcăniei Vechi", a unui sistem de calendare partajate și de management al task-urilor, iar prin Microsoft SharePoint Online a fost generat un sistem online de stocare a documentelor, cu foldere partajate cu niveluri de acces diferit. Suportul oferit de Microsoft a funcționat, practic, ca o pâlnie – am adunat toate cele 7 "țevi" distincte (conturile diferite de e-mail folosite anterior utilizării soluțiilor Microsoft) și acum suntem cu toată corespondența într-un singur loc. Mai mult, în SharePoint, pentru că există niveluri diferite de acces, putem avea, inclusiv documentul în care ne ținem evidența veniturilor, a încasărilor zilnice, afirmă Marius Tudosiei.

Rezultatul final obținut în urma adoptării soluției Microsoft Office 365 este un sistem centralizat de gestiune a contactelor cu furnizorii, dar și o soluție fiabilă de management a echipei magazinului, cu un raport cost-performanță foarte bun, care au permis obținerea unei creșteri importante de eficiență operațională.

Beneficiile

Prin intermediul celor două soluții din suita Microsoft Office 365, echipa "Băcănia Veche" a putut proba în practică, foarte repede, următoarele avantaje:

[...] prin urmare serviciile Microsoft mi s-au părut foarte potrivite, iar pentru un business mic este foarte important să aibă costuri 100% controlabile
Marius Tudosiei
Proprietar
Băcănia Veche
  • creșterea productivității prin focalizarea echipei pe activitatea de bază
  • eliminarea necesității unor investiții de start, greu de susținut în condițiile unui business de familie, de mică anvergură;
  • previzibilitate asupra costurilor de utilizare (prin plata unui abonament lunar);
  • eliminarea necesității suportului tehnic dedicat, pentru operațiunile de mentenanță;
  • ușurință în utilizare (fiind vorba de soluții dezvoltate pe interfața suitei Microsoft Office, utilizatorii au deprins repede modul de utilizare, grație unei curbe de învățare minime care a eliminat din start riscul de subutilizare ca urmare a necunoașterii modului de operare);
  • creștere a nivelului de eficiență operațională, prin posibilitatea gestionării centralizate a întregii corespondențe electronice schimbate cu furnizorii;
  • posibilitatea accesării din orice locație a mesageriei electronice, inclusiv de pe smartphone, ceea ce a crescut considerabil gradul de mobilitate a angajaților, oferind posibilitatea unui control mult mai bun al afacerii;
  • o singură locaţie integrată, unde angajaţii pot colabora în mod eficient cu membrii echipei, partaja cunoştinţe şi găsi resurse şi informaţii organizaţionale;
  • ușurință în sincronizarea activităților membrilor echipei prin utilizarea calendarelor partajate și a instrumentelor de management al task-urilor;
  • management centralizat al documentelor, cu posibilitate de lucru colaborativ, prin folosirea unui sistem de foldere partajate, cu nivel de accesibilitate restricționat.

După ce ne-am concentrat activitatea și am folosit aproape toate resursele pe care ni le-a oferit Microsoft Exchange Online am simplificat un pic lucrurile și cred că am făcut economie de timp și de bani deoarece am câștigat foarte mult la eficiență, explică Marius Tudosiei, pentru care cele două soluții din cadrul suitei Microsoft Office 365 au reprezentat alegerea optimă deoarece: practic, eu nu aveam posibilitatea să investesc într-o soluție care să fie a mea, pentru că mi-ar fi trebuit un om de IT, servere, rețele... prin urmare serviciile Microsoft mi s-au părut foarte potrivite, iar pentru un business mic este foarte important să aibă costuri 100% controlabile. Marius Tudosiei, proprietar "Băcănia Veche"