Centrofarm

Studiu de caz: Microsoft Analytics

Rețea românească de farmacii vitalizează activitatea cu o soluție de Business Analytics

28 februarie 2014

Pentru lanțul de farmacii Centrofarm obținerea rapidă și facilă a rapoartelor manageriale este un obiectiv important pentru bunul mers al afacerilor. Prin urmare, compania a implementat o soluție complexă, bazată pe Microsoft SQL Server 2012 Business Intelligence și Microsoft SharePoint Server 2013 Enterprise pentru creșterea performantelor în extragerea, prelucrarea și analiza datelor, integrate cu Office Excel și Microsoft PowerView, pentru vizualizarea informațiilor. Soluția permite obținerea automată a rapoartelor, fără suport din partea departamentului IT și în scurt timp a devenit esențială pentru susținerea deciziilor de business.

Despre organizație

despre

Cerințe de business. Situația inițială

Ne trebuia un instrument familiar utilizatorilor, iar soluția Microsoft s-a potrivit acestor cerințe cerințele noastre.
Marius Dumitrescu • IT Manager • Centrofarm

Retail-ul farmaceutic este o activitate cu o dinamică deosebită, atât prin prisma portofoliului mare de produse cât și a specificului sectorului: furnizori alternativi, concurență ridicată, rețete compensate etc. Prin urmare, o soluție performantă de analiză și raportare este o necesitate. Centrofarm deținea o soluție de Business Intelligence (BI) încă din 2009, însă era limitata la 5 utilizatori și era dezvoltată pe o tehnologie învechită care inducea costuri mari pentru suport. Mai mult, soluția nu era foarte ușor de folosit de către personalul din departamentele de business, ceea ce inducea o presiune foarte mare asupra Departamentului IT. Cu soluția anterioară, producerea și rularea rapoartelor era dificilă, rulam o serie de scripturi direct pe baza de date de producție pentru a obține datele necesare pe baza cărora construiam rapoarte personalizate, în funcție de solicitări. Evident, aceste procese consumau timp și întârziau livrarea informațiilor către beneficiari afirmă Marius Dumitrescu, IT Manager Centrofarm.

În august 2012, Centrofarm a decis schimbarea acestei soluții și a numit o echipă de proiect pentru definirea cerințelor și alegerea unei alternative. Cerințele interne solicitau o soluție cu un nivel ridicat de ergonomie care să permită accesul la BI al unei categorii largi de utilizatori, consolidarea datelor din mai multe surse, precum și un nivel mare de automatizare în obținerea rapoartelor și analizelor. Pentru identificarea soluției potrivite, Centrofarm a inițiat o analiză detaliată a ofertelor din piața locală, iar pe lista scurtă s-au calificat: Tableau Software, QlikView și platforma Microsoft Analytics. După evaluarea și testarea tuturor soluțiilor selectate, Centrofarm a ales Microsoft Analytics și compania Crescendo ca partener de implementare. Ne trebuia un instrument familiar utilizatorilor, iar soluția Microsoft s-a potrivit acestor cerințe cerințele noastre. Când rapoartele și filtrarea datelor se fac într-un program ca Excel 2013 este clar că utilizarea va fi facilă. Complementar am apreciat și PowerView care permite vizualizarea interactivă a datelor direct din browser, dar și PowerPivot care ajută la derularea de analize complexe a datelor deja existente în Excel. Un alt element diferențiator pentru Microsoft SQL BI Server a fost Power Query care combină și rafinează date dintr-o varietate de surse, inclusiv relaționale, structurate și semi-structurate, OData, Web, Hadoop, Azure Marketplace, Azure SQL Database, liste de Sharepoint și oferă inclusiv capacitatea de a căuta date publice în surse precum Wikipedia afirmă Marius Dumitrescu.

Pentru alegerea Crescendo au contat atât relațiile de afaceri deja existente în urma derulării unor contracte anterioare (servicii de infrastructură, implementare Microsoft Lync etc ) dar mai ales competențele pe Business Analytics/Business Intelligence și referințele prezentate. De asemenea, Crescendo este partener Microsoft de nivel Gold și Silver pe mai multe linii tehnologice.

Ne trebuia un instrument familiar utilizatorilor, iar soluția Microsoft s-a potrivit acestor cerințe cerințele noastre
Marius Dumitrescu • IT Manager • Centrofarm

Derularea proiectului

Principalul obiectiv de business al proiectului a fost extinderea utilizării soluției de Business Analytics în toate departamentele: operațional, marketing, comercial și financiar, pentru ca orice decizie luată în cadrul companiei să fie susținută rapid cu informații relevante. Proiectul a început în februarie 2013 cu o etapă complexă de analiză a funcționalităților necesare, în timpul căreia a fost creată o bază de date de test pentru urmărirea facilă a rezultatelor.

Centrofarm a decis ca datele istorice utilizate în cadrul proiectului să aibă o vechime de 2 ani. Au fost definite procese de ETL (Extract-Transform-Load) pentru fiecare linie operațională (achiziții, vânzări, gestiune stocuri) pentru care au fost definite cuburi dedicate, precum și o a patra dimensiune cu un cub de date dedicat pentru analiză consolidată. După analiza și validarea modelelor de date pentru fiecare cub în parte, au fost definite mecanisme dedicate de extragere a datelor, care au avut în vedere specificul activității Centrofarm, cu precădere existența rețetelor compensate și a integrării cu SIUI (Sistemul Informatic Unic Integrat al Casei Naționale de Asigurări de Sănătate).

Din punct de vedere tehnologic, soluția are la bază Microsoft SQL Server 2012 Business Intelligence pentru extragerea, prelucrarea și analiza datelor, SharePoint Server 2013 ca platformă de publicare web și Microsoft Power View, Microsoft PowerPivot, Office Excel 2010 și Office Excel 2013 ca instrumente de vizualizare și interfață pentru utilizatori. Baza de date tranzacțională Sybase 11 ASA Server a soluției ERP a fost integrată la nivelul Microsoft SQL printr-un conector dedicat, însă pe viitor Centrofarm va migra și soluția ERP tot pe o bază de date Microsoft SQL. Complementar, pentru administrarea soluției, Departamentul IT folosește Microsoft System Center Configuration Manager. În Data Warehouse sunt agregate în principal date din aplicațiile operaționale (ERP, POS-uri, soluție fidelizare clienți) însă există posibilitatea importului de date din Internet (website-ul companiei) prin servicii web dedicate. Această facilitate permite dezvoltarea pe viitor a unor analize pe date structurate și nestructurate (de tip Big Data) prin adăugarea în Data Warehouse a datelor din site-uri web, social media, senzori plasați în magazine etc. afirmă Marius Dumitrescu.

Ca mod concret de lucru, majoritatea utilizatorilor au optat pentru generarea rapoartelor în Excel, fiind o interfață foarte familiară în cadrul Centrofarm. Excel 2013 aduce integrare nativă cu PowerPivot și funcții de „data analysis expression” iar prin conectare la un depozit de date cuprinzător poate genera analize foarte complexe. PowerPivot este disponibil și ca add-in pentru Excel 2010, dați-i o asemenea tehnologie unui manager financiar și o să fiți surprinși de ceea ce poate face cu ea după ce a citit o carte precum: Office 2013 pas cu pas, exemple de aplicații practice, afirmă Marius Dumitrescu, IT Manager Centrofarm.

Pentru utilizatorii mobili, Centrofarm a optat pentru accesarea rapoartelor și analizelor pe tablete cu Windows 8, prin intermediul SharePoint.

Din punctul de vedere al rentabilizării (Return on Investment), evaluările interne ale Centrofarm au arătat un impact major al soluției asupra eficienței companiei [...]
Marius Dumitrescu • IT Manager • Centrofarm

Beneficiile

Soluția a intrat în producție în luna iulie 2013 și este utilizată în mod curent de persoane din departamentele: Comercial, Vânzări și Marketing, precum și de top management. În etapa următoare, Centrofarm va extinde utilizarea Microsoft Business Analytics la nivelul fiecărui punct de lucru, pentru ca managerii acestor locații să poate avea acces la detalii despre activitatea proprie și indicatorii de performanță aferenți. Soluția de Business Analytics ne-a permis sa păstram la raft cele mai profitabile produse dar și să derulam campanii de marketing mai eficiente. Cu Microsoft Business Analytics ne diferențiem fata de competiție, deoarece înțelegem mai bine activitatea proprie dar și piața în general, putem fi mai inventivi în abordarea unor tendințe și evident luam cele mai inspirate decizii, consideră Marius Dumitrescu, IT Manager Centrofarm.

Reducerea considerabilă a timpului de obținerea a rapoartelor și analizelor de business.

Rapoarte care anterior necesitau 3-4 ore de muncă, sunt acum disponibile automat. Mai mult, cu instrumentele Microsoft utilizatorii pot produce singuri rapoartele necesare, fără intervenția departamentului IT. Cu Microsoft Business Analytics, ne-am atins obiectivul ca orice raport cerut de management să fie disponibil în cel mult 2 de ore afirmă Dumitrescu.

Creșterea gradului de atingere a obiectivelor de vânzări

prin cunoașterea permanentă a situației pe fiecare produs, furnizor, locație și adoptarea unor măsuri în consecință. Din punct de vedere operațional, soluția de Business Analytics ne permite să urmărim evoluția vânzărilor pe criterii complexe și să înțelegem în mod real gradul de atingere a obiectivelor asumate. Astfel, echipa de management poate lua deciziile potrivite în timp util pentru ca aceste obiective să fie atinse sau depășite. De asemenea, pe baza analizelor de vânzări am definit o politică proactivă de aprovizionare pentru a avea permanent în stoc cele mai căutate și vândute medicamente. Pe viitor, acest proces va fi automatizat, a mai declarat Marius Dumitrescu.

Creșterea calității și eficienței campaniilor de marketing.

Departamentul de marketing al Centrofarm utilizează intens Microsoft Analytics pentru analiza eficienței activităților precedente și planificarea viitoarelor campanii. Colegii de la Marketing vor păstra modelele cu cel mai bun impact, vor putea negocia pe baze reale fondurile de co-marketing obținute de la parteneri și vor avea un impact direct și ușor de măsurat în vânzări susține Marius Dumitrescu.

Reducerea presiunii asupra Departamentului IT.

Simplitatea soluției Microsoft face ca utilizatorii non tehnici să se poate descurca singuri fără solicitări și ajutor din partea Departamentului IT, atât la obținerea raportatelor cât și la publicarea acestora. Echipa tehnică poate aloca astfel toate resursele disponibile către alte proiecte cu impact mare în organizație.

Din punctul de vedere al rentabilizării (Return on Investment), evaluările interne ale Centrofarm au arătat un impact major al soluției asupra eficienței companiei și implicit o amortizarea rapidă a investiției în soluția Microsoft, încheie Marius Dumitrescu.