Educativa

Studiu de caz: Implementare Microsoft Office 365

Exemplul Educativa servește ca bună practică pentru modul în care tehnologia informației joacă un rol esențial atât în diversificarea unui model de afaceri inițial de succes, cât și pentru optimizarea activităților curente. După mai multe încercări ce au inclus și utilizarea Google Apps, Educativa accelerează îndeplinirea propriilor obiective comerciale și de impact social și își dublează productivitatea angajaților folosind o soluție bazată pe Office 365.

Despre organizație

Bogdan Kochesch, Co-fondator si Business Manager la Educativa

Sunt puține organizații comerciale a căror misiune este legată de schimbarea sistemului educațional din România și mutarea graduală a interesului spre elevi și studenți, ca actori centrali ai educației. Cu un nucleul de antreprenori format în 2004, Educativa a organizat primul târg internațional de universități din România (RIUF, 2005). A lansat serviciul gratuit de consiliere pentru studii în străinătate (EDMUNDO, 2007). A continuat să creeze produse și servicii noi pentru elevi, studenți și instituții educaționale (e.g. Admitere Online, Hotpot, Universalio și Reviro) și este astăzi unul dintre cele mai cunoscute branduri de servicii educaționale, cu o rețea ce acoperă zeci de mii de elevi și studenți și sute de școli și universități.

În mod curent, compania are 20 de angajați permanenți și câțiva zeci de colaboratori activi în mai multe orașe din țară. Rețeaua este formată din peste 60 universități din Europa și din SUA cu care Educativa are semnate protocoale de colaborare și câteva sute de licee din România în care sunt promovate produsele și serviciile companiei. Formele de interacțiune cu elevii și studenții diferă, de la a răspunde la peste 25.000 de cereri de informații realizate la nivelul anului 2011-2012, la consiliere directă oferită unui număr de 3.200 de elevi, din care peste 1.100 au aplicat și au fost admiși într-un program universitar internațional. În cazul serviciului EDMUNDO, monetizarea afacerii se face prin comisioanele de marketing și promovare pe care universitățile partenere le plătesc în funcție de numărul de studenți care finalizează cel puțin un semestru de studii.


Situația inițială

Cazul Educativa este tipic pentru o companie ce experimentează mai multe soluții până la determinarea configurației optime – și relativ ușor de regăsit la alte companii mici și mijlocii. Pentru cei 20 de angajați ai Educativa, e-mail-ul este principalul instrument de lucru deoarece susţine comunicarea atât cu elevii interesaţi de consiliere, cât şi cu universităţile partenere. Totodată, compania folosește intens newsletter-ul ca metodă de promovare și comunicare. Principala aplicație software utilizată de către angajații Educativa, încă de la înființare, este Microsoft Outlook, în două scopuri principale: corespondență electronică și structurarea comunicării și a documentelor aferente fiecărui elev/student consiliat.

Pierdeam lead-uri importante deoarece o bună parte din corespondență era tratată ca spam. Era o frustrare generală, deoarece munceam intens pentru colectarea informațiilor și identificarea potențialilor clienți/beneficiari, trimiteam foarte multe mesaje dar nu aveam rezultatele și beneficiile așteptate afirmă Bogdan Kochesch, Business Manager Educativa.

Pasul următor a fost, pe de o parte, trecerea la o soluție specializată pentru trimiterea de newsletter-e și, în al doilea rând, alegerea unei noi soluții pentru corespondența realizată de către angajații Educativa. Pentru acest al doilea scenariu, Educativa a ales un serviciu în cloud, evitând o soluție on-premises cu cheltuieli de capital peste bugetul de investiții al Educativa. După o analiză sumară, bazată cu precădere pe costuri, Educativa a ales Google Apps și a trecut la integrarea Gmail cu Microsoft Outlook, proces finalizat rapid și pus în practică pentru o perioadă de câteva luni.

Trecerea la Google Apps nu a rezolvat însă problemele funcționale pe care le avea compania. În lipsa unei integrări native între serviciul Gmail și Microsoft Outlook, au apărut probleme de sincronizare între aplicația client și serviciul online. Mesajele nu plecau către destinatar sau plecau deşi aparent rămâneau în Outbox şi prin urmare utilizatorii trimiteau de mai multe ori acelaşi mesaj etc. Pentru aceste aspecte nu aveam o soluţie, iar renunţarea la Outlook nu erau o opțiune. Chiar am făcut un test, și am folosit exclusiv interfaţa din Gmail dar ne-am dat seama rapid că nu putem lucra eficient, afirmă Bogdan Kochesch.

O altă încercare a fost adopția SugarCRM ca instrumente pentru managementul dosarelor elevilor/studenților consiliați și a relațiilor cu universitățile partenere, însă nici această soluție nu a furnizat rezultatele așteptate.

Soluția

Am ales Office 365 planul P deoarece ne oferă toate funcționalitățile necesare și are un preț avantajos, chiar dacă impune o limită de 50 de utilizatori. Avem astfel acces, nu doar la e-mail ci și la funcționalități prin care putem partaja documentele companiei și să organizăm în mod real o activitate de colaborare internă
Bogdan Kochesch
Business Manager
Educativa

Din momentul disponibilității comerciale în România în 2011, Office 365 a contat ca o alternativă la Google Apps pentru Educativa. În urma unui test gratuit a Office 365 timp de 30 de zile, obținut prin intermediul site-ului www.office365.ro, Educativa a început colaborarea cu PRAS Consulting, partener Microsoft, pentru implementarea Office 365 și a abandonat Google Apps după 10 luni de utilizare.

Planul de beneficii a Office 365 selectat de Educativa este Planul P, dedicat companiilor mici.

Microsoft Outlook se integrează perfect cu Office 365 și structura de foldere existentă în Microsoft Outlook a fost migrată cu ușurință în serviciul de mesagerie Exchange Online, ceea ce a făcut ca procesul de trecere la Office 365 să nu afecteze activitatea echipei Educativa.

Beneficii

Trecerea la Microsoft Office 365 a adus companiei o soluție de e-mail complet funcțională, care a înlăturat toate nemulțumirile și oferă facilități suplimentare pentru gestiunea activității. Principalele beneficiile proiectului sunt:

Dublarea productivității echipei

prin gestiunea de către fiecare consilier a unui număr mai mare de contacte. Creșterea de productivitate a fost determinată, pe de o parte, de folosirea fluentă a serviciului de e-mail, iar, pe de alta, de eliminarea erorilor și a redundanței la editarea multiplă a documentelor. Prin utilizarea Office 365, numărul de contacte active gestionate de fiecare consultant a crescut, cu aproximație, de la 300 la 600

Eficientizarea activitatăților cheie

prin eliminarea timpilor morți induși de verificarea și dublarea corespondenței precum și a frustărilor pe care echipa Educativa le avea în urma acestor disfuncționalități.

Am făcut o evaluare şi aproximativ 30% din timpul meu de lucru era pierdut cu gestiunea soluției de e-mail și mai ales cu rezolvarea problemelor generate de aceasta. Acum, aloc acest timp eficientizării activității și derulării unor proiecte noi care să crească veniturile companiei, afirmă Bogdan Kochesch.

Eliminarea costurilor cu infrastructura

prin alegerea unui serviciu în cloud și direcționarea bugetului IT către alte proiecte necesare. Educativa a analizat și opțiunea unui proiect on-premises însă achiziția, configurarea și întreținerea unui server sunt prea costisitoare prin comparație cu un serviciu ca Office 365.

Suntem o compania mică și nu ne permitem cheltuieli mari cu IT-ul; utilizând însă un serviciu ca Office 365 ce nu implică o investiție iniţială, ci doar plăți lunare, ne-am conservat bugetul și, prin urmare, putem derula noi proiecte, cum ar fi unul de implementare a unei soluții de CRM, mai afirmă Bogdan Kochesch.

Obținerea unui plus de imagine

prin asigurarea unei comunicări eficiente și rapide cu toate categoriile de parteneri.

Sincopele în comunicare ne afectau major imaginea în fața elevilor care așteptau din partea noastră informații privind procesul de aplicare la universități. Office 365 a eliminat aceste situații și ne-a permis să avem o imagine profesională, ceea ce contează în diferențierea față de concurență și creșterea cotei de piață, consideră Bogdan Kochesch.


Pentru Educativa, utilizarea Office 365 înseamnă validarea reală a beneficiilor oferite de cloud computing unei organizații extrem de dinamice și mobile: Chiar dacă a prevalat atașamentul nostru față de Microsoft Outlook, ne-am uitat foarte atent la plusul de productivitate pe care ni-l aduce orice investiție ori cost operațional, pentru că suntem o firmă mică pentru care contează orice cheltuială. Ne-am asumat costuri ceva mai mari pentru un plus de eficienţă și de stabilitate în activitate, însă doar câștigul de colaborare și productivitate adus din managementul documentelor cu SharePoint Online justifică întreg procesul de migrare, Bogdan Kochesch, Business Manager Educativa.