Enterprise Business Systems

Studiu de caz: Microsoft Dynamics NAV în regim Saas

Enterprise Business Systems alege un ERP oferit ca serviciu cu investiție inițială zero
Dată fiind experienţa anterioară de utilizare a unui ERP, obiectivul cheie l-a constituit implementarea unui sistem ERP care să ofere un TCO competitiv şi zero cheltuieli de capital. În acest scop, a fost identificată și adoptată soluția Microsoft Dynamics NAV, în regim SaaS, Andrei Pietruschevici, Managing Director, Enterprise Business Systems.

Despre organizație

Andrei Pietruschevici

ENTERPRISE BUSINESS SYSTEMS (EBS) este o companie locală specializată în proiectarea, instalarea și administrarea reţelelor de comunicaţii: voce, date, video bazate pe infrastructură IP precum și a aplicaţiilor conexe. Serviciile furnizate de Enterprise Business Systems se adresează companiilor mari şi medii, precum și operatorilor de telecomunicaţii. Compania s-a desprins în mai 2010 din grupul Siemens, printr-un proces de management buy-out, în urma unei operațiuni de reorganizare globală a activităţilor concernului german. Compania are o echipă de 18 angajați distribuită regional, cu trei centre de prezență în București, Iași și Brașov.

Situația inițială

Pentru utilizarea Microsoft Dynamics NAV în regim Software ca serviciu, am stabilit un SLA (Service Level Agreement) uzual care să prevadă termeni optimi de intervenție și funcționare a soluției
Andrei Pietruschevici
Managing Director
Enterprise Business Systems

În mai 2010, la desprinderea din grupul Siemens, EBS utiliza un ERP Tier 1 care nu ridica probleme de funcționalitate însă avea costuri de mentenanță mari. Mai mult, costurile adaptării acestei aplicații la schimbările legislative sau alte personalizări punctuale erau, de asemenea, foarte ridicate. Foloseam o aplicație costisitoare, iar cheltuielile de dezvoltare ar fi fost foarte mari în contextul schimbărilor din companie și prin urmare am căutat o alternativă mai potrivită pentru o companie de dimensiunea EBS, declară Andrei Pietruschevici, Managing Director, Enterprise Business Systems.

Alternativa dorită era un ERP în regim SaaS (software ca serviciu), găzduit într-un data center extern care să necesite o investiție inițială minimă și un efort mic din partea angajaților companiei pentru adoptare și utilizare. O condiție esențială era ca această soluție să fie livrată în regim SaaS. În urma unui proces de selecție, EBS a ales soluția Microsoft Dynamics NAV oferită ca serviciu. Pentru implementare, a fost selectată compania AGER Solutions, partener Microsoft.

Soluția

Conform cerințelor Enterprise Business Systems pentru înlocuirea sistemului ERP anterior era nevoie de o soluție out of the box, potrivită pentru sectorul SMB și care să fie vândută de mai mulți furnizori pentru a exista alternativă la nivel de servicii. O condiție esențială era ca această soluție să fie livrată în regim SaaS (Software ca Serviciu). În urma unui proces de selecție, EBS a ales Microsoft Dynamics NAV versiunea 5.0 SP 1 în regim SaaS. Pentru implementare a fost selectată compania AGER Solutions, partener Microsoft. Conform principiilor mele de business, Capex-ul trebuie folosit pentru activități care generează direct venituri, astfel principala opțiune avută în vedere a fost tot o soluție în regim SaaS. Un alt element important era ca soluția pentru care optam să fie out of the box și nu o dezvoltare locală și să fie o soluție vândută de mai mulți parteneri pentru a avea alternativă la nivel de servicii afimă Andrei Pietruschevici. Aplicația urma să fie personalizată de AGER Solutions conform specificului EBS și găzduită într-un centru de date local, al unui terț furnizor.

Derulare proiect

Proiectul de implementare a Microsoft Dynamics NAV 5.0 s-a derulat foarte rapid, pe de o parte pentru că echipa EBS era familiarizată cu utilizarea unui ERP și înțelegea necesitățile și modul de a opera a unei astfel de soluții, iar pe de altă parte datorită regimului SaaS al aplicației, în care furnizorul se ocupă de întreaga infrastructură. La 1 iulie 2010, EBS începuse deja exploatarea seviciilor. Pe baza experiențelor anterioare de lucru cu ERP-ul, cerinţele afacerii au fost bine conturate şi reflectate cu uşurinţă în sistemul Microsoft Dynamics NAV proiectat. Procesul de implementare a fost unul clasic, independent de opțiunea de găzduire a soluției și nu au existat limitări în ceea ce privește funcționalitățile. Practic noi am înlocuit un ERP cu altul consideră Andrei Pietruschevici.

Logo Novensys

Enterprise Business Systems a optat pentru o soluție standard cu puține deviații de la fluxul predefinit. Funcţionalităţile implementate acoperă ariile: management financiar, mijloace fixe, stocuri, vânzări şi marketing, cumpărări, lucrări. Dat fiind specificul activităţii de distribuţie şi ofertare pe proiecte, a fost foarte importantă implementarea funcţionalităţilor legate de lista de materiale, care permit afişarea detaliată a componentelor ofertate, la nivel de articol. Adaptarea la noul sistem a fost uşoară, datele de migrare preluate din vechiul sistem au fost bine structurate şi per ansamblu, procesul a decurs în parametri optimi.

AGER Solutions a venit în întâmpinarea necesităților EBS și a marcat o premieră prin realizarea primului proiect de ERP în regim SaaS folosind tehnologie Microsoft Dynamics. Acest proiect este un exemplu clar a ceea ce presupune colaborarea cu un client matur care are experiențe anterioare de utilizare a sistemelor ERP și o claritate deosebită a obiectivelor sale. Evident și din punctul de vedere al AGER Solutions proiectul a reprezentat un pas înainte în implementarea facilităților oferite de tehnologiile de tip Cloud de la Microsoft. Deși modul de găzduire a licenței este diferit, în ceea ce privește proiectul de implementare, acesta nu este diferit, în schimb clientul externalizeză și controlează mai bine riscurile legate de continuitate, disaster recovery și securitate / acces securizat. Toate acestea, adăugate la eliminarea costurilor de capital, sunt argumente importante de utilizarea a facilităților aduse de modelul SaaS, chiar și pentru un sistem de tip ERP, lucru care părea imposibil acum câțiva ani și reprezintă normalitatea de astăzi, pe care noi suntem bucuroși să o îmbrățișăm afirmă Robert Iordache , General Manager, AGER Solutions

Beneficiile

Compania EBS a apreciat în mod deosebit următoarele aspecte legate de implementare: costurile reduse şi efortul rezonabil al angajaţilor, astfel încât activitatea operaţională nu a fost afectată în timpul proiectului. Alte beneficii obținute au fost:

  • Investiție inițială zero și TCO competitiv prin contractarea unei soluții ERP în regim SaaS (Software ca Serviciu) cu plata lunară a serviciilor; capitalul astfel disponibilizat a putut fi utilizat în activități direct productive;
  • Predictibilitatea costurilor prin plata lunară;
  • Simplificarea operării mediului IT prin găzduirea soluției ERP într-un centru de date profesional.

Un ERP care rulează on premises induce probleme legate de administrare, continuitate operațională, back-up etc. pe care noi însă le-am eliminat prin contractarea unei versiuni SaaS. Mai mult, am făcut un audit de securitate al mediului IT, iar rezultatele au fost mulțumitoare Andrei Pietruschevici.

Procesul de implementare a fost unul clasic, independent de opțiunea de găzduire a soluției și nu au existat limitări în ceea ce privește funcționalitățile.
Andrei Pietruschevici
Managing Director
Enterprise Business Systems
  • Obținerea unui nivel optim de securitate și disponibilitate a sistemului IT. Când faci un contract de servicii trebuie să ai în vedere termenii în care furnizorul rezolvă orice problemă : timp de răspuns, disponibilitate etc. Pentru utilizarea Microsoft Dynamics NAV în regim Software ca serviciu, am stabilit un SLA (Service Level Agreement) uzual care să prevadă termeni optimi de intervenție și funcționare a soluției Andrei Pietruschevici
  • Disponibilitatea soluției ERP în locații multiple. Avantajul unei soluții în regim SaaS este și accesul din exterior la funcționalitățile ERP-ului. Se poate lucra cu o conexiune remote direct în aplicație, având astfel un nivel maxim de siguranță în ceea ce privește integritatea datelor. Andrei Pietruschevici
  • Creșterea capacității productive a companiei prin focalizare pe activitatea de bază. Am ales să punem serverele într-un data-center și să avem un furnizor de servicii profesionale, iar noi să ne focalizăm pe activitatea de bază. Andrei Pietruschevici
  • Îmbunătățirea suportului decizional prin customizarea facilă a rapoartelor manageriale.
  • Construirea şi obţinerea de rapoarte de activitate specifice activităţii companiei pe clienţi / familii de produse / centre de profit/ centre de cost;
  • Simplificarea modului de utilizare a aplicației prin existența unei interfețe familiare, tipică produselor Microsoft.

În urma rezultatelor bune obținute prin exploatarea Microsoft Dynamics NAV, compania EBS a dezvoltat deja o serie de planuri viitoare care includ implementarea unor noi module dar și adoptarea altor tehnologii Microsoft. Planurile noastre viitoare includ într-o primă etapă automatizarea procesului de ofertare și ulterior schimbarea platformei existente pentru managemementul incidentelor cu Microsoft Dynamics CRM declară Andrei Pietruschevici, Managing Director, Enterprise Business Systems.