Melinda Instal

Studiu de caz: Implementare Microsoft Dynamics AX

Melinda Instal alege Dynamics AX și obține o transparență ridicată a proceselor de business

Cu un Director General convins că succesul unui proiect ERP ține de selectarea soluției potrivite, Melinda Instal a ales Microsoft Dynamics AX pentru susținerea unei afaceri de peste 30 milioane EUR. Procesul de selecție a fost foarte meticulos, a durat 6 luni și a inclus prezentări de la 8 furnizori, analiză de funcționalități și verificarea referințelor. Alegerea a fost însă cea potrivită, iar soluția Microsoft Dynamics AX, implementată de compania XAPT, a devenit baza deciziilor luate de echipa managerială și a contribuit la îmbunătățirea indicatorilor economici ai Melinda Instal.

Despre organizație

Melinda Instal face parte, alături de Melinda Steel, din grupul Melinda înființat în 1994 si este unul dintre jucătorii de top pe piața materialelor și componentelor pentru instalații. La începutul anilor 2000, compania s-a extins intens atât la nivel regional prin deschiderea de filiale în mai multe județe dar și prin diversificarea produselor și serviciilor oferite pe ambele linii de business: distribuție și retail. În mod curent, compania are o prezență națională printr-o rețea proprie de depozite regionale (în București, Bacău, Craiova, Tg Mureș, Cluj, Timișoara, Oradea, Baia Mare, Bistrița și Brașov) ce însumează 16.500 mp și o rețea de 16 magazine, cu peste 5.000 mp suprafața totală de expunere. Melinda Instal comercializează peste 12.000 de produse: materiale și componente pentru instalații de apa, gaz, încălzire, canalizare precum și soluții complete pentru baie.

Cu sediul central în Odorheiu Secuiesc, Melinda Instal are peste 250 de angajați și un parc auto propriu cu cca. 100 de mașini. Pentru 2011, cifra de afaceri la nivelul grupului Melinda a fost de peste 70 milioane EURO, cu un aport de 35-36 milioane EUR din partea Melinda Instal. Conform analizelor, Melinda Instal deține o cota de 5% și ocupa locul 3 pe piața de profil (comerț cu materiale pentru instalații).

Situația inițială

Am realizat în timp că deși veniturile companiei erau în creștere profitabilitatea era scăzută. Soluția informatică nu permitea o transparență a liniilor de business[...]
Andras Lehel
General Manager
Melinda Instal

În 2003, Melinda Instal a optat pentru implementarea unui ERP dezvoltat de un furnizor local, soluție orientată cu precăderea asupra gestionării proceselor financiare dar completată ulterior cu aplicații dezvoltate in-house pentru gestiunea unor activități specifice. Lipsit de o analiză temeinică, proiectul nu a fost însă la nivelul așteptărilor, atât din punct de vedere al soluției în sine care era destul de limitată ca funcționalități cât și al implementării care nu s-a derulat conform planificării inițiale. Mai mult, customizarea excesivă nu permitea efectuarea unui up-grade la noile versiuni dezvoltate de furnizorul respectiv. Astfel, creșterea în volum și complexitate a activității Melinda Instal din perioada 2003-2008 nu a putut fi susținută de această soluție informatică, iar compania se confrunta cu imposibilitatea gestionarii activității pe multiple centre de profit, lipsa de transparență pe tipuri de activități, imposibilitatea derulării unei politici comerciale la nivel de sucursale, depozite supradimensionate și sume mari de bani blocate in stocuri etc. Mai mult, echipele de vânzări nu aveau acces la informații în timp real despre stocuri, iar rapoartele manageriale se obțineau cu dificultate.

Am realizat în timp că deși veniturile companiei erau în creștere profitabilitatea era scăzută. Soluția informatică nu permitea o transparență a liniilor de business, prin urmare investeam și alocam aceleași resurse tuturor activităților, indiferent dacă erau mai mult sau mai puțin profitabile. Dacă în prima jumătate a anilor 2000, marginile bune pe care le înregistram ne permiteau sa finanțăm inclusiv prostia, după cum spune proprietarul grupului Melinda, criza economică ne-a determinat să schimbăm atitudinea afirmă Andras Lehel General Manager Melinda Instal

Astfel, în 2008 managementul Melinda Instal a decis schimbarea soluției ERP din considerente legate de necesitatea susținerii expansiunii teritoriale, a gestionării mai eficiente a punctelor de lucru regionale și a consolidării datelor la sediul central. În acest sens, a fost formată o echipă de proiect cu reprezentanți din fiecare departament și a fost întocmită o metodologie pentru selecția soluției.

În 2008 când am început să căutam o alternativă am încercat să învăț din greșelile implementarii anterioare. Prin urmare, am format o echipa de proiect, cu oameni din fiecare departament (10 persoane) care a definit cerințele și așteptările funcționale față de o noua aplicație. A reieșit un caiet de sarcini foarte voluminos, pe baza căruia am identificat ulterior opt soluții ERP, care corespundeau cerințelor noastre. După acest pas, am început selecția efectivă, care a durat 6 luni și a inclus documentare, prezentări, vizite la referințe etc. atestă Andras Lehel.

Conform metodologiei stabilite, după discuțiile cu furnizorii, echipa de proiect a acordat fiecărei soluții note de la 1-10 pentru următorii indicatori, care au contat diferențiat în scorul final: grad de acoperire cerințe (a contat 40%) cost achiziție licențe si servicii (10%) cost hardware (8%) cost anual mentenanță (10%), accesibilitate interfață/meniuri (10%) referințe ( 7% ) dezvoltare flexibila viitoare ( 15%). Mai mult, fiecare departament a avut o pondere diferită în evaluarea finală, în funcție de importanța ocupată în organizație și gradul de utilizare a aplicației. Procesul de selecție a dus la o listă scurtă cu doar trei soluții: Charisma, SAP ERP și Dynamics AX, iar în final, Melinda Instal a ales Microsoft Dynamics AX.

Soluția

Melinda Instal a optat pentru Microsoft Dynamics AX deoarece a obținut cel mai mare punctaj, dar a contat și existența unui număr mai mare de companii înregistrate în sistemul Microsoft de parteneri, ceea ce permite o alternativă la nivel de servicii. De asemenea, partenerul vizat pentru implementare, compania XAPT din Ungaria avea o experiență foarte relevanta în domeniu, fiind Microsoft Gold Partner pe competența Enterprise Resources Planning și prezentând o serie de referințe foarte solide. În urma experienței proiectului anterior, la care am participat dar nu în calitate de decident, eram convins că implementatorul proiectului contează la fel de mult ca soluția în sine consideră Andras Lehel.

Decizia a fost luată la finele anului 2008, dar situația economică a făcut ca investiția propriu zisă să fie amânată de consiliul de administrație al grupului Melinda până în septembrie 2009. Proiectul s-a derulat efectiv în 2010, iar în ianuarie 2011 noua soluție a intrat în producție.

Proiectul a avut o analiză de business extinsă pentru asigurarea acoperirii tuturor cerințelor, iar la finalul implementării Melinda Instal a implementat o soluție formată din Microsoft Dynamics AX (versiune localizată) și add-on-urile iWMS (optimizare depozit) și iTRANS (optimizare transport) dezvoltate de XAPT, Microsoft Gold Partner pe competența Enterprise Resources Planning. Soluția rulează la sediul central, iar filialele o accesează remote prin VPN (Rețea Virtuală Privată). Mediul de lucru este unitar, iar datele sunt introduse în sistem o singură dată. Principalele schimbări ale modului de lucru au fost la nivelul depozitelor unde modulul iWMS a introdus cititoarele mobile de coduri de bare dar și pentru echipa de vânzări pentru care modulul SFA (Automatizare Forță Vânzări) a adus acces în timp real la informații despre stocuri. Complementar, soluția oferă funcționalități EDI (Electronic Data Interchange) care permite preluarea automată a comenzilor cu anumiți parteneri (cu precădere magazine de tip DIY/DoItYourself) și eliminarea procesării manuale. Soluția este utilizată de 160 angajați.

Beneficiile

Beneficiile aduse de utilizarea Microsoft Dynamics AX sunt multiple, soluția asigurând companiei Melinda Instal un control deplin asupra activității, transparența proceselor financiare și un mediu de lucru unitar pentru toate punctele de lucru. La nivel general, Dynamics AX și de add-on-urile XAPT au permis managementului Melinda Instal să adopte deciziile potrivite pentru conservarea indicatorilor economici, de la profitabilitate până la cotă de piață.

Microsoft Dynamics AX ne permite să vedem profitabilitatea la nivel de filială, produs, client sau chiar angajat și să înțelegem unde câștigăm și unde pierdem bani
Andras Lehel
General Manager
Melinda Instal

Rentabilizare rapidă a investiției

Conform analizelor inițiale, Melinda Instal a estimat un ROI (return on investment) de 22% și o amortizare a investiției în soluția Microsoft Dynamics AX după 5 ani de utilizare a soluției. Microsoft Dynamics AX ne permite să vedem profitabilitatea la nivel de filială, produs, client sau chiar angajat și să înțelegem unde câștigăm și unde pierdem bani. Prin urmare, consider că rentabilizarea acestei investiții este ridicată afirmă Andras Lehel.

Reducerea timpului mediu de încasare a facturilor restante de la 60 la 25-30 de zile.

În urma implementării unor reguli noi la nivelul politicii comerciale a posibilității monitorizării acestora cu noua soluție, numărul mediu al zilelor de întârziere s-a redus considerabil Pe segmentul de distribuție, am impus limite de credit ca o măsură de siguranță în procesul de vânzare. Astfel am creat o disciplină și am reușit să impunem plata facturilor în concordanță cu termenele agreate afirmă Gal Otto, Director Economic, Melinda Instal.

Reducerea cu 50% a valorii creanțelor recuperate cu întârziere.

Simultan reducerii numărului mediu de zile la întârzierea plăților, după utilizarea Microsoft Dynamics AX pentru monitorizarea politicii comerciale, Melinda Instal a înregistrat și o reducere considerabilă a valorii creanțelor recuperate cu întârziere.

Îmbunătățirea politicii de achiziții prin disponibilități mai mari de numerar.

Optimizarea fluxului de numerar prin plata mai rapidă a facturilor și reducerea creanțelor recuperate cu întârziere a permis Melinda Instal derularea unei politici flexibile de achiziții. Un cash flow mai bun permite achiziția produselor strategice în extrasezon, când prețurile sunt mai mici și astfel obținerea unui avantaj competitiv consideră Gal Otto.

Creșterea gradului de satisfacție a clienților prin îmbunătățirea gradului de onorare a comenzilor de până la 95%.

Anterior implementării Dynamics AX, în lipsa unor informații detaliate pe fiecare punct de lucru în parte, Melinda Instal genera comenzile de aprovizionare pe baza datelor istorice consolidate la nivelul întregii companii, ceea ce nu reflecta realitatea din teren și apăreau discrepanțe între cerere și produsele disponibile. Granularitatea informațiilor oferite de noua soluție permite o previzionare mult mai corectă a vânzărilor precum și optimizarea comenzilor și a transportului. Prin urmare, la nivelul întregii companii, gradul de onorare a comenzilor client a crescut de la 88% la 95% afirmă Gal Otto.

Reducerea cu 30% a spațiului de depozitare necesar și eliminarea cheltuielilor aferente.

Optimizarea stocurilor și obținerea unei circulații mai rapide a mărfurilor a permis eliberarea a 30% suprafață în depozite (cca 5.000 mp). În consecință, pentru anumite locații Melinda Instal a contractat spații mai mici, iar acolo unde existau depozite proprii, spatiul eliberat a fost închiriat altor companii sau a fost alocat altor activități productive. Complementar, compania a eliminat din stocurile greu vandabile și a obținut o reducere a provizioanelor cu cca 1 milion EUR. Beneficiile add-on-ului iWMS au fost majore, am eliberat suprafețe mari de depozitare, ceea ce ne-a permis mutarea în spații mai mici și mai ieftine, sau acolo unde avem depozite proprii să dăm în chirie aceste suprafețe și să generăm venituri suplimentare, afirmă Andras Lehel, Director General Melinda Instal.

Reducerea cu 50% a costurilor aferente operațiunilor de inventar.

Soluția anterioară nu permitea o gestiune eficientă a stocurilor și prin urmare, Melinda Instal efectua anual două sesiuni de inventariere de 3-4 zile fiecare. Combinația Microsoft Dynamics AX și add-on-ul iWMS de la XAPT oferă o transparență permanentă a stocurilor și prin urmare Melinda Instal face o singură inventariere anuală, impusă de legislația curentă. Eliminarea unei sesiuni de inventar a dus automat și la eliminarea costurilor cu deplasarea în teritoriu, închiderea magazinelor etc.

Reducerea volumului de mărfuri casate de la 3,5 la sub 1%

Cu Microsoft Dynamics AX, Melinda Instal a putut face trasabilitatea produselor deteriorate și returnarea acestora către furnizori, casare sau vânzarea în cadrul Outlet-ului printr-o politică specială de discount.

Creșterea numărului mediu de produse vândute per tranzacție

Analizele au arătat ca la un an de utilizare a soluției Microsoft Dynamics AX, în urma posibilității de derularea a unei politici de preț la nivel de magazin, numărul mediu de produse cumpărate de clienții Melinda Instal a crescut de la 7,5 la 15, cu o influență directă asupra creșterii coșului mediu de vânzări per client. Având o prezență regională, era important pentru noi ca soluția ERP să permită o abordarea comerciala diferențiata, atât în urma unei politici de marketing și a unei structuri de cost proprii fiecărui magazin, consideră Gal Otto, Director Economic Melinda Instal.

Creșterea controlului asupra activității

După implementarea Microsoft Dynamics AX, Melinda Instal a înființat un Birou de Controlling care pe baza informațiilor captate și procesate la nivelul ERP-ului să ofere managementului o imagine reală asupra întregii companii. Soluția livrată de Microsoft și XAPT îmi permite o analiză la nivel de detaliu și înțelegerea oricărui aspect din activitatea Melinda Instal. Acum știu care sunt problemele curente, unde câștigăm și unde pierdem bani și îmi pot susține deciziile de reorganizare pe informații reale. Fără Dynamics AX ar fi fost imposibil să trasăm premisele supraviețuirii perioadei de criză afirmă Andras Lehel, Director General, Melinda Instal.