Omnisud

Studiu de caz: Implementare Microsoft Dynamics NAV

Managementul Omnisud își bazează deciziile pe Microsoft Dynamics NAV

Despre organizație

Omnisud este o companie 100% românească, specializată în distribuția echipamentelor de sudare din gama profesională și a consumabilelor aferente. Compania este activă din 1994 și în mod curent deține o cotă de 12% din piața echipamentelor de sudare Mig/Mag. Omnisud este singurul distribuitor în România al produselor Kemppi. Printre clienții Omnisud se numără cele mai mari șantiere navale (Damen Galati, Orșova, STX Tulcea etc.) precum și numeroase companii specializate în construcții metalice ( 24 ianuarie S.A. Ploiești, Ruuki , Raris Group, Navriv, Deltanav etc.). Complementar, compania oferă service pentru toate echipamentele vândute pentru o perioadă de 10 ani. Activitatea se desfășoară în București, unde se află sediul central, service-ul precum și un depozit cu peste 3000 repere. Omnisud are 15 angajați, iar cifra de afaceri la nivelul anului 2008 a depășit 2 milioane Euro.

Situația inițială

[...]rapoartele erau generate manual, informațiile erau fragmentate pe ani și nu puteam obține o imagine pe termen lung, ceea ce îmi crea o imagine greșită asupra unor relații de afaceri, datorii etc.
Adrian Câmpurean
Director General
Omnisud

La începutul anilor 2000, Omnisud a achiziționat în cadrul unui târg tehnologic o aplicație de gestiune financiar-contabilă, dezvoltată de o firmă din Grecia. În timp s-a dovedit că această aplicație nu a fost cea mai bună alegere generând mai multe nemulțumiri atât din partea managementului cât și a utilizatorilor obișnuiți. Nemulțumirile se refereau atât la capacitatea acestei aplicații de a oferi informații temeinice cu privire la activitatea companiei cât și la dificultăți în utilizare datorate unei interfețe lipsite de ergonomie. Echipa de management a Omnisud nu avea acces în timp real la informații, iar acestea erau fragmentate pe ani, fără posibilitatea obținerii unor raportări multi-anuale. Aplicația nu gestiona magazia de materiale, ceea ce crea numeroase confuzii cu privire la existența sau nu a anumitor stocuri. De asemenea, era necesară introducerea multiplă a datelor ceea ce implica un volum mare de muncă manuală și implicit necesitatea unei scheme de personal supra-dimensionată. Mai mult, interfața greoaie făcea dificilă utilizarea în condiții decente.

Eu muncesc foarte mult după program, deoarece în timpul zilei sunt în legătură cu partenerii, clienții, furnizorii și am nevoie de acces rapid la informații, fără să mă complic. Mă interesează să știu astăzi situația de ieri și nu pe cea de acum trei luni, când este deja mult prea târziu ca să pot lua o decizie. Programul anterior nu îmi permitea așa ceva, rapoartele erau generate manual, informațiile erau fragmentate pe ani și nu puteam obține o imagine pe termen lung, ceea ce îmi crea o imagine greșită asupra unor relații de afaceri, datorii etc. De asemenea, închiderile de lună durau foarte mult, nu aveam acces direct la stocuri, iar ceea ce este cel mai important, eu nu eram capabil să folosesc aplicația respectivă afirmă Adrian Câmpurean, Director General Omnisud.

Soluția

Compania Omnisud a ales Microsoft Dynamics NAV, iar ca partener de implementare Q’NET INTERNATIONAL. În alegerea Dynamics NAV au contat originea Microsoft a produsului, ceea ce implica o interfață prietenoasă specifică produselor familiare din categoria Microsoft Office precum și existența unei relații comerciale cu Q’NET. De asemenea, Q’NET INTERNAȚIONAL a prezentat și o serie de referințe relevante. Prima impresie a fost că Microsoft Dynamics NAV este un produs este mai complex decât aveam nevoie, chiar dacă Omnisud prestează și o activitate de service și nu doar distribuție. Ulterior, mi-am dat seama că pot obține automatizarea unor procese, precum și analize pertinente ale afacerii. Mai mult, o astfel de soluție ne-ar fi acoperit și dezvoltarea viitoare a companiei. Nu în ultimul rând, mi-a făcut impresia unui produs cunoscut, pentru că toată lumea este obișnuită cu produsele Microsoft consideră Adrian Câmpurean.

Logo Q'NET INTERNATIONAL

Derulare proiect

Proiectul de implementare a început la finalul anului 2009, iar trecerea la go live s-a făcut la 1 ianuarie 2010. A fost implementată versiunea 5.0 a Microsoft Dynamics NAV, cu modulele Financiar-Contabil, Mijloace Fixe și Comercial. O cerință expresă a beneficiarului a fost ca aplicația să poate fi folosită de către toți angajații companiei , ideea de bază fiind ca fiecare departament să-și poată gestiona singur activitatea. Prin urmare, în perioada de analiză s-au purtat discuții cu fiecare angajat în parte pentru a se identifica procesele în care este implicat, mulți dintre aceștia prestând activități multiple. Simultan, s-a operat o simplificare și o automatizare la nivel de interfețe utilizate pentru ca operarea să devină foarte facilă.

Utilizarea NAV ne-a permis revenirea la creștere după o perioadă dificilă[...]
Adrian Câmpurean
Director General
Omnisud

Alte adaptări ale aplicației s-au efectuat la nivelul gestiunii stocurilor și a funcțiilor de inventar. Astfel s-au personalizat fișele de magazie, rapoartele de verificare a stocurilor și funcțiile de inventar în vederea eliminării activităților redundante. S-au efectuat personalizări și pentru Departamentul Comercial prin stabilirea unor politici de discount, creditare clienți, rezervare produse etc. Calcularea discount-urilor se face automat, luându-se în calcul elemente precum: volumul de activitate pe client, valoarea tranzacției, produsele comandate, vechimea acestora în stoc etc. Pentru activitatea de ofertare, stocurile sunt disponibile online, comenzile sunt plasate direct în sistem, iar facturile sunt generate automat. Datele de identificare ale clienților sau ale comenzii sunt introduse o singură dată. La nivelul departamentului Service a fost creat un flux specific prin care se generează o fișă de reparație, se comandă și rezervă piesele necesare și se generează automat factura aferentă serviciilor. Ulterior, angajații monitorizează efectuarea plății și livrează echipamentul reparat. Din punct de vedere al magaziei, aplicația a permis gestiunea a două depozite virtuale în același spațiu fizic, unul pentru echipamente și consumabile și altul pentru piesele de schimb. În mod curent, aprovizionarea se face manual în urma verificării stocurilor, dar există planuri pentru automatizarea acestei activități prin definirea unor limite acceptabile pentru trimiterea alertelor de out of stock.

Pentru echipa managerială au fost dezvoltate rapoarte cu privire la evoluția indicatorilor economici, clienți, vânzări etc. care să permită o monitorizare mai atentă a centrelor de profit și pierdere. Aplicația este disponibilă prin VPN (Virtual Private Network) ceea ce aduce un element de mobilitate în accesarea informațiilor și extinderea suportului decizional.

Beneficiile

Proiectul de implementare a Microsoft Dynamics NAV în cadrul companiei Omnisud și-a atins obiectivele principale: asigurarea accesului la informație în timp real și monitorizarea eficientă a costurilor, oferind echipei manageriale un suport de calitate în luarea deciziilor. De asemenea, au fost obținute îmbunătățiri ale activității în termeni de creștere productivitate, automatizare procese, reducere timp de răspuns etc. Principale beneficii înregistrate de Omnisud au fost:

Cu Dynamics NAV aproape că nu am avut nevoie de training, am reușit să mă descurc singur pe baza logicii și a cunoașterii în general a produselor Microsoft.
Adrian Câmpurean
Director General
Omnisud
  • Creșterea gradului de control asupra companiei prin accesarea în timp real a informațiilor financiar-contabile. Când am luat decizia de a investi în soluția Microsoft Dynamics Nav, obiectivul meu principal a fost obținerea informațiilor în timp real pentru a lua decizii în timp util. Mă bazam prea mult pe analizele făcute de departamentul financiar contabil pentru că nu aveam acces direct la informații ca să mă pot lămuri singur afirmă Adrian Câmpurean.
  • Creșterea profitabilității companiei prin eliminarea creditării unor clienți cu întârzieri în plata debitelor. Analizele oferite de soluția ERP au permis stoparea creditării unor clienți care practicau întârzieri deliberate ale debitelor sau negocierea unor termene rezonabile de plată, ceea ce a condus la îmbunătățirea indicatorilor financiari ai companiei.
  • Reducerea cheltuielilor salariale prin păstrarea unui număr minim de angajați, fără ca activitatea companiei să fie afectată. Reducerea personalului a fost compensată de introducerea unor instrumente inteligente de lucru care au automatizat anumite operațiuni. Din fericire, reducerea personalului s-a făcut natural și nu am avut concedieri, însă utilizarea soluției Microsoft ne-a permis derularea activității fără să facem alte angajări. Dacă anterior, în cadrul departamentului financiar-contabil aveam patru angajați, acum avem doar unul declară Adrian Câmpurean.
  • Eliberarea depozitului de mărfurile greu vandabile. Posibilitatea interogării online a stocurilor permite identificarea facilă a produselor cu staționare îndelungată în magazie și stabilirea unei metode de valorificare a acestora. Știind exact ce marfă există pe stoc am reușit să valorificăm produse foarte vechi ofertându-le unor clienți care nici nu se așteptau să mai avem piesele respective deoarece erau pentru echipamente ieșite de la vânzare de o perioadă bună de timp afirmă Adrian Câmpurean.
  • Reducerea costurilor cu furnizorii de servicii. Monitorizarea atentă a centrelor de cost a permis adoptarea unor măsuri în consecință. Acesta a fost un câștig real adus de Microsoft Dynamics NAV pentru că ne-a permis o analiză atentă a costurilor. Astfel, pe baza informațiilor din ERP am renegociat majoritatea contractelor de servicii: comunicații, transport etc. și am reușit o reducere de 50% a cheltuielilor consideră reprezentantul Omnisud.
  • Reducerea timpului de răspuns la cererile clienților prin interogarea în timp real a stocurilor, atât la nivel de disponibilități cât și de prețuri etc. Cu Microsoft Dynamics NAV, ofertarea se face la telefon, iar clienții nu trebuie să aștepte, ceea ce duce inevitabil la o creștere a gradului de satisfacție.
  • Creșterea productivității prin eliminarea activităților redundante. Cu Microsoft Dynamics NAV, departamentele Comercial și Service își crează documentele de intrare și emit facturi de vânzare pentru proprii clienți.
  • Eliminarea erorilor prin introducerea datelor o singură dată. Anterior, angajații de la facturare preluau comenzile și reintroduceau datele, apărând astfel numeroase erori la transcrierea datelor în documente, mai ales la nivelul codurilor de produs.
  • Simplificarea utilizării și creșterea gradului de adopție a sistemului de gestiune. Interfața specifică produselor Microsoft a făcut ca adoptarea Dynamics NAV să fie rapidă, iar costurile de training să fie eliminate. Cu Dynamics NAV aproape că nu am avut nevoie de training, am reușit să mă descurc singur pe baza logicii și a cunoașterii în general a produselor Microsoft consideră Adrian Câmpurean.
  • Simplificarea raportărilor către furnizorii externi. Cu ajutorul Microsoft Dynamics NAV, realizarea analizelor de piață și a previziunilor de vânzări pentru fiecare brand aflat în distribuție s-a simplificat considerabil, toate datele fiind consolidate și accesibile imediat.

Proiectul prevede anumite extinderi pentru perioada următoare, prin introducerea unor module și funcționalități suplimentare, cu precădere pentru automatizarea proceselor și introducerea de alerte. Toate extinderile vor fi gestionate de echipa Q’NET INTERNATIONAL care oferă și serviciile de mentenanță.

Microsoft Dynamics NAV, mi-a adus beneficiul accesării informațiior în timp real. Știu ce se întâmplă în companie și pot lua măsuri imediate. Mai mult, capacitatea noastră de prognoză a crescut considerabil. Utilizarea NAV ne-a permis revenirea la creștere după o perioadă dificilă, tocmai pentru că am știut situația exactă și am luat măsurile necesare a concluzionat Adrian Câmpurean, Director General, Omnisud.