Provident Financial România

Studiu de caz: Implementare Office 365

Provident migrează la Office 365 și reduce cu 50% costurile soluției de e-mail

Despre organizație

Eugeniu Iacob - IT Systems Manager la Provident Financial România

Cu peste 600 de angajați pe piața locală, furnizorul de servicii financiare Provident utiliza o soluție de e-mail găzduită și administrată de o sucursală din cadrul grupului. Costurile erau destul de ridicate, iar soluția nu oferea flexibilitatea necesară. Mai mult, pentru eficientizarea activității și reducerea costurilor cu deplasările în cadrul Provident existau cerințe pentru o soluție de lucru colaborativ care să ofere atât funcționalități de video conferință cât și pentru managementul documentelor. După derularea unui proiect pilot, Provident a ales Microsoft Office 365 și a reușit să reducă costurile aferente soluției de e-mail cu 50% și să reducă substanțial deplasările pentru ședințe de vânzări și training. Complementar, prin alegerea unei soluții cloud computing Provident a economisit peste 150.000 EUR, sumă necesară investiției într-un sistem on-premises cu performanțe și funcționalități similare.

Intrată pe piața locală în 2006, Provident Financial România este parte a grupului britanic International Personal Finance și este specializată în acordarea de împrumuturi de valoare mică, pe termen scurt. În România, Provident acoperă circa 75% din populația urbană printr-o rețea cu peste 600 de angajați și peste 3.300 de agenți independenți. Din punct de vedere IT, compania deține și operează propria infrastructură hardware și software. În iunie 2010, Provident avea peste 221.000 de clienți în România, valoarea împrumuturilor emise în 2010 fiind de de 87 de milioane de euro.

Situația inițială

Departamentul IT se poate focaliza acum pe susținerea business-ului Provident
Eugeniu Iacob
IT Systems Manager
Provident Financial România

Provident Financial România, fiind parte dintr-un grup internațional, beneficia de un serviciu de e-mail administrat și găzduit de o filială din afara țării, soluție bazată pe Microsoft Exchange 2003. Ca unelte de productivitate locală, se foloseau mai multe versiuni ale suitei Microsoft Office (2003/2007/2010). Complementar, o parte din echipa Provident Financial România beneficia de o soluție de e-mail mobil, care avea un model de licențiere per dispozitiv.

În cadrul organizației locale existau numeroase nemulțumiri legate de lipsa administrării interne a soluției de e-mail și de latențele în timpul de răspuns. Costurile induse de aceste servicii erau destul de ridicate, cu precădere pentru soluția de e-mail mobil, mai ales ca unii angajați aveau atât tabletă cât și smartphone, ceea ce impunea o licențiere dublă. De asemenea, se înregistrau dificultăți în administrarea unui mediu Office eterogen, precum și lipsa compatibilității între anumite formate de fișiere.

Administrarea acestui mediu eterogen era destul de dificilă, iar soluția de e-mail destul de costisitoare și cu latențe în timpul de răspuns al echipei de suport. Complementar, în cadrul companiei existau cerințe pentru dezvoltarea unui mediu de lucru colaborativ (portal intern, document management) care să îmbunătățească productivitatea în echipă și a unei soluții de video conferință care să reducă numărul deplasărilor interne și externe. Aceste deplasări erau necesare pentru derularea ședințelor de vânzări și cauzau, alături de costurile de transport, cazare și masă și scoaterea din producție a persoanelor implicate, iar costurile asociate nu erau neglijabile, afirmă Eugeniu Iacob, IT Systems Manager, Provident Financial România.

Pentru eliminarea acestor situații, echipa de management a Provident a inițiat un proces de identificare a unei soluții, context în care, în prima parte a anului 2011, în cadrul Provident s-a derulat un proiect pilot de migrare în cloud a funcționalităților de comunicare pentru 60 de persoane.

Soluția

După finalizarea proiectului pilot, pentru echipa de management a Provident Financial România a devenit evident că modelul cloud computing oferă o reducere considerabilă a costurilor. O analiză efectuată de departamentul IT a stabilit că pentru o soluție similară care să ofere e-mail, unelte de productivitate, videoconferință precum și un nivel ridicat de securitate, este necesară o investiție în hardware, licențe și servicii ce depășea 150.000 EUR. Prin urmare, un model cu plata lunară în funcție de numărul utilizatorilor și fără o investiție inițială era mult mai potrivit.

Logo PRAS Consulting

Din punct de vedere al soluției în sine, rezultatele bune obținute în cadrul proiectului pilot și feedback-ul pozitiv primit de la utilizatori a determinat Provident să aleagă Microsoft Office 365. Compania a evaluat și alte soluții însă acestea nu au corespuns cerințelor de productivitate și de integrare definite anterior.

Foarte relevant pentru alegerea Office 365 a fost și nivelul de securitate oferit de Microsoft care includea business continuity și disaster recovery cu replicare a datelor în cel puțin două locații. De asemenea, a contat și disponibilitatea de 99,9% garantată prin SLA. În luarea deciziei, a avut greutate și existența unor referințe publice europene din domenii de activitate cu cerințe ridicate de conformitate, precum și certificările de management a securității informației.

Mai multe informații despre abordarea Microsoft în asigurarea securității și confidențialității datelor pot fi obținute în portalul Office 365 Trust Center.

Pentru implementare, în urma unei analize a pieței, a fost selectată compania Pras Consulting, partener Microsoft, deoarece avea referințe relevante pe servicii de tip cloud și a prezentat cea mai coerentă abordare a proiectului.

Alegerea Office 365 s-a bazat pe mai mulți factori, iar dincolo de funcționalitățile produsului au contat existența referințelor, respectarea normelor impuse de EU la nivelul datelor confidențiale precum și contactul direct cu clientul pe care Microsoft îl are în România. Aveam conturat acest proiect, însă am primit numeroase sugestii de îmbunătățire atât de la Microsoft cât și de la Pras Consulting. Decizia a fost luată de echipa locală însă am beneficiat pe deplin de suport de la headquarters, iar acum suntem un proiect pilot în cadrul grupului, afirmă Eugeniu Iacob.

Derulare proiect

Proiectul s-a desfășurat pe mai multe etape. Astfel, în perioada august-septembrie a fost realizată o analiză la nivel de funcționalități și compatibilități, urmată de analiza infrastructurii și a modului de migrare a conturilor interne, inclusiv ale celor utilizate în proiectul pilot în cloud, iar în noiembrie a avut loc migrarea propriu zisă și intrarea în producție.

În cadrul proiectului au fost definiți cca. 300 utilizatori pentru care au fost contractate planuri diferite de licențiere, în funcție de necesitățile de lucru și interacțiune internă: Exchange Online pentru utilizatorii care aveau nevoie doar de e-mail; Office 365 planul E1 ce include Lync și SharePoint Online pentru utilizatorii mobili, și Office 365 planul E3 care oferă suplimentar și Office Professional Plus, soluția pentru uniformizarea modului de lucru la nivelul uneltelor de productivitate.

Office 365

Pentru echipa de management au fost puse la dispoziție smartphone-uri Windows Phone 7.5 datorită integrării native cu Office 365 – e-mail, portal, conferință Web.

Deoarece Provident folosea multiple versiuni de Microsoft Office, parte din ele incompatibile cu Office 365 (variantele Office 2003 sau anterioare) a fost necesară standardizarea programelor utilizate pe stațiile de lucru ale angajaților. Pentru aceasta, departamentul IT al Provident împreună cu PRAS a făcut o inventariere completă a aplicațiilor instalate pe stațiile de lucru și a realizat un upgrade pentru stațiile ale căror programe erau incompatibile cu Office 365 folosind distribuția de software prin politici de domeniu de Active Directory.

Pentru stațiile pentru care nu existau deja licențe s-au achiziționat și instalat licențele de Office 2010 Professional Plus incluse în planul E3 din Office 365.

După inventarierea și standardizarea software a urmat planificarea migrării mailbox-urilor celor 300 de angajați de pe fosta platformă în cloud. Procesul a fost mult simplificat de funcționalitatea Office 365 de federalizare între Active Directory și Office 365, astfel încât utilizatorii să folosească aceeași parolă atât pentru logarea pe stațiile de lucru cât și pe e-mail, portalul de documente sau conferință Web afirmă Paul Roman, Managing Partner Pras Consulting.

În mod curent, infrastructura IT de business a Provident se bazează atât pe tehnologii implementate în propriul centru de date, cât și pe servicii găzduite în cloud public, o nouă normalitate ce devine parte din realitatea companiilor românești. În acest context, una din provocările tehnice este autentificarea și autorizarea utilizatorilor. În cazul Provident, soluția implementată se bazează pe Microsoft Active Directory, sincronizată și federalizată cu Office 365. Un prim avantaj este utilizarea unei singure perechi nume de utilizator/parolă pentru fiecare utilizator, indiferent de aplicație și modelul de deployment (e.g. centru de date local, cloud public etc.). Această facilitate simplifică pașii următori ai proiectului: crearea unui nou mediu de lucru colaborativ, cu funcționalități de portal, site-uri departamentale și project management pe suportul oferit de Office 365, precum și extinderea în noi sucursale Provident.

Beneficiile

Utilizarea Microsoft Office 365 în cadrul Provident Financial România oferă o serie de beneficii relevante, atât din punct de vedere al inovației la nivelul proceselor interne pentru creșterea productivității cât și al reducerii costurilor. Modelul cloud computing permite plata lunară a serviciilor contractate fără investiții în echipamente și aplicații, iar funcționalitățile oferite de soluția Microsoft permit o îmbunătățire a activității și o colaborare mai eficientă a echipei interne. Conform evaluărilor, toate obiectivele inițiale ale proiectului au fost atinse.

Prin migrarea la Office 365, estimez că, la nivelul a 5 ani de exploatare, Provident va reduce costul soluției de e-mail cu circa 50%“
Eugeniu Iacob
IT Systems Manager
Provident Financial România

Cele mai relevante beneficii sunt:

Creșterea productivității prin utilizarea facilităților de lucru colaborativ

Echipele din cadrul Provident lucrează mai eficient, sunt organizate săptămânal ședințe online pe baza Lync în care sunt partajate prezentări și documente și sunt folosite facilitățile audio-video pentru o comunicare mai bună între participanți. Angajații își îndeplinesc mai rapid task-urile, iar echipele de project management se încadrează mai bine în termene.

Creșterea mobilității forței de vânzări

Cu Office 365 angajații Provident Financial au aceleași funcționalități atât de desktop cât și pe dispozitivele mobile fără costuri suplimentare, ceea ce permite extinderea categoriilor de utilizatori mobili. Soluția de e-mail mobil utilizată anterior impunea plata unei licențe pentru fiecare dispozitiv, costul fiind de cca 20 EUR/lunar ceea ce limita drastic numărul de beneficiari.

Reducerea cu 50% a costurilor asociate soluției de e-mail

Utilizarea componentei Exchange Online din Office 365 are un cost mult mai redus decât soluția de e-mail utilizată anterior oferind elemente suplimentare de securitate, back-up și continuitate operațională. Prin migrarea la Office 365, estimez că, la nivelul a 5 ani de exploatare, Provident va reduce costul soluției de e-mail cu circa 50%, declară Eugeniu Iacob.

Eliminarea unei cheltuieli de cel puțin 150.000 EUR

Dezvoltarea și întreținerea unei infrastructuri IT on premises similară ca funcționalități Office 365 ar fi costat Provident Financial cca 150.000 EUR , cheltuieli pentru hardware, software, servicii de instalare și configurare, energie electrică, spațiu.

Reducerea costurilor de administrare și focalizarea Departamentului IT pe activități mai importante

Din punct de vedere tehnic, soluția Office 365 este administrată direct de către Microsoft care oferă și suportul help desk necesar. În cazul unei soluții proprii, echipa IT a Provident ar fi trebui să gestioneze serverele, actualizările, securitatea etc., ceea ce ar fi făcut necesară angajarea unor resurse umane suplimentare.

Departamentul IT se poate focaliza acum pe susținerea business-ului Provident, pe creșterea valorii SLA-ului oferit intern, precum și pe implementarea unor aplicații noi, cum ar fi Customer Relationship Management, afirmă Eugeniu Iacob.

Reducerile costurilor cu deplasările prin utilizarea soluției de video conferință

Serviciul Lync Online din Office 365 permite inițierea de videoconferințe din orice locație fără a fi nevoie de echipamente complexe. Activitatea Provident se bazează pe o structură de vânzări distribuită național, ceea ce implică ședințe frecvente de vânzări și training care acum pot fi suplinite parțial prin sesiuni de videoconferință. Prin urmare, numărul deplasărilor s-a redus și implicit costurile induse de transport, cazare și masă, afirmă Eugeniu Iacob.

Costuri reduse de training

Office 365 are o interfață tipică produselor Microsoft, adică simplă și cunoscută de largi categorii de utilizatori. Prin urmare, efortul depus de angajații Provident pentru învățarea noului mod de lucru a fost minim, trainingul aferent rezumându-se la câteva întâlniri care nu au indus costuri suplimentare proiectului, în afara timpului efectiv alocat. Rata de adopție a Office 365 în cadrul Provident a fost de 100%.

Reducerea costurilor cu apelurile telefonice

Office 365 permite inițierea de convorbiri telefonice și sesiuni de instant messaging între utilizatori care astfel folosesc mai puțin telefoanele mobile sau fixe. Mai mult, indicatorul de prezență face cunoscută disponibilitatea pentru discuție a oricărui membru al echipei, un element important pentru o companie ca Provident care deține peste 50 puncte de lucru la nivel național.