Relians

Studiu de caz: Implementare Microsoft Office 365/Lync Online

Angajații Relians, furnizor de consultanță în project management, se deplasează frecvent la sediul clienților. Pe fondul intenției de optimizare a cheltuielilor aferente deplasărilor, conducerea companiei a decis utilizarea unei soluții de videoconferință care să permită echipei interne comunicarea și colaborarea în orice situație. Lync Online, o componentă a Microsoft Office 365 s-a dovedit alegerea ideală deoarece nu a presupus un efort financiar inițial mare, a permis reducerea imediată cu 25% a deplasărilor și nu solicită existența unor competențe IT interne pentru administrare.

Despre organizație

Dan Ganciu, Director Executiv la Relians

Relians este o companie specializată pe servicii de consultanță și management de proiect, cu 10 ani de experiență pe cele mai diverse arii de expertiză. Compania are sediul central în Iași însă activează la nivel național prin alte două centre regionale la București și Suceava. Portofoliul de proiecte gestionate de Relians acoperă atât piața privată cât și pe cea publică, în peste 300 de referințe precum: Primăria Cluj, Consiliul Județean Suceava, Consiliul Județean Vaslui, Ministerul Administrației și Internelor, Adroindustriala SA, Tester Grup etc. Activitatea Relians are la bază o echipă de 25 de consultanți și 9 manageri de proiect care prestează lunar peste 6.000 ore de consultanță. La nivelul anului 2011, cifra de afaceri a Relians este estimată la 2,3 milioane EUR



Situația inițială

Activitatea națională pe care o desfășoară Relians implică un număr foarte mare de deplasări ale echipei de consultanți la sediile clienților, în majoritatea cazurilor, cel puțin o deplasare săptămânală. Complementar, în cadrul organizației au apărut echipe care includeau consultanți din sedii fizice diferite, situație care genera deplasări suplimentare pentru acoperirea necesarului de comunicare și colaborare internă. Prin urmare, volumul deplasărilor era foarte mare ceea ce inducea un nivel ridicat al cheltuielilor aferente (transport, cazare, masă etc) precum și o scădere de productivitate prin existența inerentă a unui timp mort alocat pentru transport. Deoarece, deplasarea se face în general cu mijloace auto, timpul consumat ineficient era considerabil.

Proiectele derulate în diverse localități din țară precum și implicarea unor echipe mixte, cu oameni plasați în locații diferite generau inevitabil numeroase deplasări. Dacă documentația se poate face de la birou, în partea de implemenare și management efectiv deplasările și interacțiunea cu clientul sunt esențiale. Nu am făcut o analiză detaliată a costurilor aferente însă bugetul alocat acestei componente era tot mai mare, iar la începutul anului 2011 ne-am pus problema optimizării acestor cheltuieli și am ajuns la concluzia ca avem nevoie de un sistem de videoconferință. Îmbunătățirea lucrului colaborativ a fost un alt motiv important, deoarece în cadrul echipelor mixte ca locație, acesta se baza mult pe e-mail și telefon, ceea ce nu era foarte eficient afirmă Dan Ganciu.

Prin urmare, Relians căuta o soluție care să reducă cheltuielile aferente deplasărilor și care să crească productivitatea consultanților prin utilizarea eficientă a timpului mort necesar transportului și printr-o colaborare mai bună în interiorul echipelor de proiect.

Soluția

Din punct de vedere al investiției, solutia cloud computing era imbatabilă deoarece nu presupunea o cheltuială inițială și nici achiziția de echipamente
Dan Ganciu
Director Executiv
Relians

Echipa de management a Relians a realizat de timpuriu că soluția necesară pentru atingerea obiectivelor companiei este un sistem de videoconferință. Într-o primă etapă au avut în vedere o soluție tradițională, implementată în regim on premises însă costul acestei soluții ajungea la valoare de 25.000 EUR și prin urmare s-au căutat și variante mai accesibile. Astfel, prezentarea unei soluții de tip cloud computing de către furnizorul Thinslices a fost considerată oportună. A urmat utilizarea unei versiuni de test a Microsoft Office 365, componenta Lync Online care a convins și a devenit alegerea Relians. Soluția Microsoft implica utilizarea unui serviciu de videoconferință în regim online, accesibil pe Internet, plata făcându-se lunar în funcție de numărul utilizatorilor. Fiind un serviciu online, Office 365 nu implică achiziția de licențe, servere sau alte echipamente suplimentare și nici existența unei echipe IT pentru administrare.

Am văzut o prezentare de Microsoft Office 365 și ulterior am participat la un test de Lync Online și am vazut că funcționalitățile erau similare celor oferite de soluția de 25.000 de EUR însă costurile erau cu mult mai mici. Din punct de vedere al investiției, soluția cloud computing era imbatabilă deoarece nu presupunea o cheltuială inițială și nici achiziția de echipamente, ceea ce pentru o companie cu profilul Relians era varianta cea mai potrivită, afirmă Dan Ganciu.

Relians a optat pentru Microsoft Office 365, componenta Lync Online, Plan 2, variantă de contractare ce permite accesul la funcționalități complete: mesagerie instant și prezență, video conferință one2one și one2many, autentificare, partajare de informații (text, aplicații, ecrane) integrare cu toate produsele din categoria Office (SharePoint, Outlook, Word&Excel) precum și cu soluții thirdparty, online meeting cu până la 250 de participanți etc., totul la un cost de 5,75 EUR/user/lună. Serviciile au fost personalizate de echipa ThinSlices: implementare domeniu, adăugare utilizatori etc. Au fost organizate 5 sesiuni de training online pentru diverse categorii de utilizatori, iar utilizarea efectivă a Office 365 a început din luna septembrie 2011.

Beneficiile

Deplasările în cadrul proiectelor s-au redus cu 25% însă mă aștept ca în viitorul foarte apropiat, procentul să ajungă la 50%
Dan Ganciu
Director Executiv
Relians

Prin utilizarea serviciului Lync Online din Microsoft Office 365, Relians a obținut nu doar îndeplinirea obiectivelor inițiale: reducerea costurilor și creșterea productivității ci și o serie de beneficii complementare legate de mobilitatea angajaților, eliminarea investiției inițiale și simplificarea mediului IT.

Reducerea costurilor prin eliminarea a circa 25% din deplasări

Utilizarea serviciilor de videoconferință din cadrul Microsoft Lync a permis Relians reducerea numărului de deplasări efective la sediul clienților și între cele trei sedii ale companiei. Volumul de interacțiune s-a păstrat însă a migrat într-o bună măsură către canalul online. Cheltuielile aferente deplasărilor se reduc în consecință și nu sunt neglijabile deoarece o deplasare implică atât transport cât și hrană, cazare, diurnă etc. Spre exemplu, ședințele consiliului director se țin online, iar membrii pot participa la întruniri indiferent de locație. Deplasările în cadrul proiectelor s-au redus cu 25% însă mă aștept ca în viitorul foarte apropiat, procentul să ajungă la 50%. Este un obiectiv realizabil, depinde atât de proiectele derulate cât și de familiarizarea noastră cu soluția, afirmă Dan Ganciu.

Creșterea productivității consultanților cu 10-20%

La un calcul generic, un consultant Relians aloca în medie 2 zile pentru o deplasare. Prin reducerea numărului deplasărilor, se recuperează în medie cca. 2 zile de muncă/om în fiecare lună, ceea ce reprezintă un timp câștigat și prin urmare o creștere de productivitate. Acest câștig este foarte important pentru Relians, deoarece timpul consultanților este resursa de bază a companiei.

Creșterea coeziunii la nivel de echipă

Interacțiunile frecvente dintre membrii echipelor distribuite regional conduc la o apropiere între colegi și la un mod de lucru mult mai eficient. După utilizarea Microsoft Lync, am observat o încadrare mai bună în deadline-uri datorită colaborării mai eficiente. Chiar dacă nici anterior nu depășeam termenele, acum acestea se finalizează mai detașat, iar presiunea ultimei sute de metri s-a redus considerabil este de părere Dan Ganciu.

Flexibilitate în alocarea de utilizatori

Nevoile companiei sunt într-o permanentă schimbare, iar Microsoft Lync Online permite creșterea sau reducerea numărului de utilizatori în concordanță cu situația prezentă sau viitoare, mai ales că Relians are planuri de adăugare în sistem a clienților și a colaboratorilor externi (experți).

Creșterea mobilității angajaților

Relians a urmărit reducerea numărului de deplasări, fiind evident că eliminarea acestora nu este posibilă. Lync Online adaugă un plus de mobilitate consultanților companiei deoarece sistemul de videoconferință este accesibil de oriunde există o conexiune la internet: sediul clientului, hotel, mașină etc. Mai mult, Relians urmează să introducă în sistem și colaboratorii externi, experți în consultanță aflați în locații diverse atât în țară cât și în strainătate, context în care mobilitatea devine o cerință definitorie. Sistemul clasic te limitează la o anumită locație, la pregătirea din timp a conferinței... Cu Office 365 pot iniția o videoconferință oricând și oriunde, inclusiv de la sediul clientului dacă vreau să intru în legatură cu echipa mea de proiect. Este accesibil pe orice PC, fără cunoștințe tehnice deosebite, consideră Dan Ganciu.

Investiție inițială zero

Fiind o soluție de tip cloud computing, costurile inițiale sunt zero deoarece Office 365 nu presupune achiziția de licențe și echipament, iar plata serviciilor se face lunar. Office 365/Lync Online ne-a permis un acces rapid la funcționalități fără o investiție inițială. Managementul financiar a fost unul benefic, iar cash-ul disponibilizat prin alegerea unui serviciu în locul unei soluții clasice a putut fi alocat către proiecte direct productive afirmă Dan Ganciu.

Simplificarea administrării mediului IT

Relians nu are o echipă IT internă, preferând externalizarea acestor servicii către un furnizor local. Prin urmare, o soluție de tip cloud computing se potrivește perfect cu această strategie. Office 365 ne simplifică existența pentru că Microsoft se ocupă de întreaga administrare, iar pentru o companie ca Relians, care nu deține competențe IT interne, este o soluție care evident ne scapă de multe bătăi de cap consideră Dan Ganciu, Director Executiv Relians.

Alegerea unei soluții de tip cloud computing s-a dovedit potrivită pentru Relians și pe măsură ce beneficiile acestui model se transformă în evidențe, planurile companiei de extindere a utilităților și a numărului de utilizatori devin tot mai justificate.