Universitatea din București

Studiu de caz: Implementare Office 365 for Education (noul nume sub care este disponibilă soluția Microsoft Live@edu)

Am eliminat în totalitate costurile cu infrastructura IT. Nu au mai fost necesare investiții în servere și alte echipamente, în implementarea Office 365 avem practic costuri zero pe partea de hardware a declarat Lector Universitar Dr. Silviu Cojocaru – Facultatea de Administrație și Afaceri - Universitatea din București.

Despre organizație

Silviu Cojocaru

Universitatea din București (fondată în 1864) este o instituție de învățământ superior de top din România. Face parte dintr-o colectivitate intelectuală globală care activează în sensul protejării și perpetuării valorilor academice, precum și al promovării diversității și a colaborărilor internaționale. Fiind una dintre cele mai importante instituții de învățământ superior din România, poartă cu ea atât responsabilitatea cât și obligația de a servi drept deschizător de drumuri și model. În cei 146 de ani de existență Universitatea București a dobândit un solid prestigiu național și internațional, fiind prima instituție academică românească aflată în topul celor mai bune 600 de universități ale lumii.

Facultatea de Administrație și Afaceri (FAA) este cea mai tânără facultate din cadrul Universității București. Facultatea a fost înființată în anul 2000, iar în cei 10 ani a cunoscut o extindere deosebită. În prezent, FAA are trei specializări în programul de învățământ de licență (Administrarea Afacerilor, Administrație Publică și Marketing) și mai multe programe de masterat.

Pentru competitivitatea și valoarea programelor de studii, precum și pentru calitatea proceselor didactice și de cercetare, Facultatea de Administrație și Afaceri (FAA) a primit, la două ediții, distincția Excellent Business School de la Asociația Internațională EDUNIVERSAL.

Situația inițială

[...]era necesar know-how și un efort permanent pentru întreținerea platformei Linux[...]
Silviu Cojocaru
Lector Universitar
Universitatea din București

Facultatea de Administrație și Afaceri, din cadrul Universității București, folosea o soluție de email bazată pe un agent de transfer de email-uri instalat pe Linux și SquirrelMail ca aplicație client de mesagerie pentru utilizatori. Am utilizat inițial SquirrelMail ca soluție de email în cadrul facultății. Cu timpul, au apărut o serie de limitări în folosirea acestei platforme. În primul rând, acestea erau legate de creșterea numărului de studenți ai facultății și de dimensiunea relativ mică a căsuțelor de email, constrângere dată de resursele hardware limitate. O altă categorie de probleme, privea disponibilitatea serviciului și o serie de probleme în utilizare a precizat Lector Universitar Dr. Silviu Cojocaru – Facultatea de Administrație și Afaceri.

A fost necesară investiția permanentă în servere și echipamente hardware, echipamente care să ofere suportul pentru un număr tot mai mare de utilizatori conectați la soluția de mesagerie. În plus, era necesar know-how și un efort permanent pentru întreținerea platformei Linux pe care era instalat a declarat Silviu Cojocaru.

În cazul Facultății de Administrație și Afaceri, au fost migrate aproximativ 2200 de adrese de email ale studenților și masteranzilor din cadrul facultății.

Soluția

Am dorit o soluție de email și colaborare care să rezolve în totalitate problemele pe care le-am avut cu soluția precedentă. În principal, pentru a nu dezvolta infrastructura hardware a facultății și pentru a reduce costurile, am testat mai multe soluții bazate pe cloud computing. În final, am ales Office 365 for Education o soluție care ne-a oferit un suport complet pentru procesele de email și colaborare din cadrul organizației noastre a declarat Silviu Cojocaru.

Office 365 for Education (anterior Live@Edu) oferă gratuit o soluție Exchange găzduită prin intermediul Outlook Live (www.outlook.com). Pe lângă accesul via Web, studenții au acces la toate serviciile oferite de serverul Exchange.

Exchange Server 2010 este o soluţie performantă de mesagerie electronică şi colaborare. Prin intermediul acestei soluţii pot fi automatizate fluxurile informaţionale din cadrul organizaţiei, permiţând în acest mod comunicarea mai simplă şi mai eficientă între angajaţi. Exchange Server 2010 răspunde la noi nevoi ale mediului de afaceri oferind acces la informaţii prin intermediul dispozitivelor mobile sau prin intermediul unui browser Web. În acest sens, Outlook Web Access (OWA) şi Outlook Mobile Access (OMA) sunt tehnologii performante care răspund la nevoile companiilor. De asemenea, noul client Microsoft Office Outlook 2010 exploatează eficient noile funcţii din ultima versiune a serverului Exchange. În acest fel, studenții au acces la soluția de mesagerie folosind interfața Web, telefonul mobil sau clientul Windows Office Outlook 2010.

Studenții au acces și la serviciul Windows Live SkyDrive, fiind simplificată colaborarea online și partajarea de documente. 25 GB pentru stocarea și schimbul de fișiere online ne oferă un suport excelent pentru activitățile din cadrul facultății a declarat Cătălin Grădinaru, student la Masterul de Consultanță în Afaceri.

Soluția oferă acces la suita Office Web Applications, care prezintă aceeaşi interfaţă Office utilizată de mai mult de 500 de milioane de utilizatori din întreaga lume.

Studenţii comunică eficient, analizează date şi pregătesc prezentări utilizând instrumente profesionale care le vor oferi un avantaj concurenţial în momentul în care vor debuta pe piaţa locurilor de muncă.

Beneficiile

Outlook Web Access este o soluție net superioară în comparație cu alte soluții de email și colaborare pe care le-am utilizat până în prezent. Important este că nu discutăm numai de email, ci și de funcții puternice de colaborare. Calendarul, contactele, gestionarea task-urilor și funcțiile de partajare ne oferă resurse consistente pentru activitatea noastră a precizat Cătălin Grădinaru, student la masterul de Consultanță în Afaceri.

Soluția bazată pe Exchange Server 2010 oferă acces la toate serviciile de comunicare și colaborare din cadrul unei organizații. Este oferit un spațiu de 10 GB pentru email, o asemenea dimensiune a căsuțelor de email fiind suficientă chiar în mediul corporativ. Outlook Web Access oferă acces la o interfață Web consistentă, interfață asemănătoare cu a aplicațiilor cuprinse în suita Office și a aplicații Outlook native Windows.

Cu cei 25 GB spațiu de stocare, SkyDrive este un hard disk virtual la dispoziția studenților.
Silviu Cojocaru
Lector Universitar
Universitatea din București

Este important pentru noi să folosim o soluție care este utilizată de mari companii. Am văzut că soluția Outlook este folosită de unul dintre liderii pieței telecom din România și de bănci importante care activează la noi, acest lucru facilitându-ne trecerea la cariera profesională, carieră în care cunoașterea mijloacelor electronice de comunicare joacă astăzi un rol crucial a completat Cătălin Grădinaru.

Alături de facilitățile Outlook Web Access, componenta Office Web Apps a fost foarte apreciată pentru valențele educaționale. Office Web Apps include Microsoft Word, Excel, PowerPoint și OneNote accesibile sub forma unor aplicații online disponibile în browser. Am apreciat foarte mult Office Web Apps pentru posibilitățile de colaborare oferite. Putem salva documentele online, le putem edita și partaja cu colegii. Facilitatea este foarte utilă pentru lucrul în echipă la proiecte. Fișierul este stocat online, este unic și nu mai este necesar să transmitem decât un link pentru accesarea lui a precizat Cătălin Grădinaru.

Am apreciat și existența unor facilități specifice mediului Enterprise. Spre exemplu, pentru documentele publicate prin intermediul Office Web Apps putem să accesăm un istoric al versiunilor și să restaurăm versiuni mai vechi ale documentelor. Consider că această facilitate este foarte utilă pentru lucrul în echipă a concluzionat Cătălin Grădinaru.

Interfața Web este similară aplicațiilor Office 2010. Fișierele disponibile online pot fi editate direct în browser (salvarea lor online realizându-se automat) sau pot fi deschise în aplicațiile Office 2010 (salvarea lor online realizându-se automat). Office Web Apps folosește soluția SkyDrive pentru stocarea online a documentelor Office. Cu cei 25 GB spațiu de stocare, SkyDrive este un hard disk virtual la dispoziția studenților. Pot fi salvate și partajate fișierele legate de activitatea educațională din facultate, existând posibilitatea de a realiza un backup complet pentru documentele care le au pe laptop sau PC a precizat Silviu Cojocaru.

Am apreciat foarte mult valențele educaționale ale Office 365 for Education. Utilizăm deja Microsoft Office în curricula iar prezentarea unui variante online este un plus pentru studenți. O soluție avansată de email, funcțiile de lucru în echipă și capabilitățile online ale Microsoft Office contribuie fără îndoială la creșterea calității actului didactic. De asemenea, prin Office 365 studenții pot percepe concepte avansate (SaaS, cloud computing etc.) și beneficiile economice pe care aceste noi tehnologii le pot aduce pentru o organizație a concluzionat Silviu Cojocaru.

Administrarea soluției

Trecerea de la o soluție on-premises la o soluție de tip SaaS a adus avantaje importante facultății. Am eliminat în totalitate costurile cu infrastructura IT. Nu au mai fost necesare investiții în servere și alte echipamente, în implementarea Office 365 avem practic costuri zero pe partea de hardware a declarat Silviu Cojocaru.

În plus, soluția dispune de instrumente online care facilitează gestionarea căsuțelor de email individuale sau a proprietăților grupurilor de utilizatori. Soluția este integrată în totalitate cu Active Directory, implementarea realizându-se simplu în cadrul organizației.

Consider că pentru administrarea soluției alocăm cu 50-60% mai puțin timp decât în cazul soluției pe care o utilizam anterior a concluzionat Silviu Cojocaru.