Centrul de business

• Centrul de business
• Parteneri și soluții
• Studii de caz
• Tehnologii specifice
• Resurse adiționale

Uvet Viaggi Turismo România

Studiu de caz: Implementare Microsoft Dynamics NAV

Am găsit în România un partener pentru Microsoft Dynamics Nav care să mă determine să îndrăgesc mai mult această soluție pe care o foloseam și în Italia. Spre deosebire de Italia, aici nu am auzit replica: nu se poate, afirmă Donzelli Paolo, Director financiar UVET VIAGGI TURISMO.

UVET VIAGI TURISMO România monitorizează centrele de cost şi profit cu Microsoft Dynamics NAV. Compania previzionează rentabilizarea investiţiei după 1 an de utilizare.

Despre organizație

UVET VIAGGI TURISMO ROMÂNIA face parte din grupul italian UVET, înființat în anii 50, cu peste 60 de ani de experiență pe piața serviciilor turistice. Din grup fac parte: UVET VIAGGI TURISMO, UVET Travel Network și Uvet American Express Corporate Travel. Din 2002, grupul UVET are o colaborare extinsă cu American Express pentru livrarea de servicii turistice complexe către mediul corporate. UVET este numărul 1 pe piața italiană de profil și are peste 140 de agenții teritoriale. Filiala de la București a fost deschisă în 2004 și prestează servicii în regim outsourcing pentru restul companiilor din grup. Reprezentanța locală a UVET gestionează mai multe activități transferate din Italia, atât servicii turistice (închirieri de mașini, rezervări hoteluri și bilete de avion, pe orice canal disponibil: telefon, e-mail etc.) pentru clienți externi cât și servicii de gestiune financiar-contabilă destinate grupului. Echipa locală are peste 100 de persoane, iar România a fost aleasă pentru capacitatea angajaților de a vorbi corect și fluent limba italiană.

Situația inițială

În 2004, la momentul deschiderii reprezentanței din România, activitatea a început la un nivel mai redus, cu circa 10-15 angajați. Pentru gestiunea acestei reprezentanțe s-a apelat la serviciile financiar-contabile ale unor furnizori externi, în esență o companie italiană care avea un birou deschis la București. Această companie furniza atât gestiunea financiar-contabilă cât și a resurselor umane. După 2005, activitatea UVET în România s-a intensificat, numărul angajaților şi volumul tranzacțiilor crescând considerabil. Astfel, managementul de la sediul central a luat decizia înființării unui departament financiar-contabil propriu. Mai mult, existau numeroase nemulțumiri față de serviciile prestate de furnizorul extern, legate de lipsa datelor în timp real precum și de latențe considerabile în livrarea informațiilor.

Creșterea numărului angajaților și a volumului de activitate a justificat dezvoltarea unui departament financiar-contabil propriu și implicit internalizarea acestor servicii. Un alt motiv însă, la fel de important, îl reprezentau și întârzierile în primirea rapoartelor. Trebuia să luam rapid unele decizii dar nu aveam datele necesare, iar primirea acestora peste câteva zile nu era de mare ajutor a declarat Donzelli Paolo, Director financiar UVET VIAGGI TURISMO.

În acest context, compania UVET VIAGGI TURISMO România a considerat necesară implementarea unei soluții informatice pentru a beneficia de informații financiare, rapoarte și analize în timp real precum și de o structură a datelor similară celei din Italia.

Soluția

Pentru rezolvarea problemelor manageriale cu care se confrunta echipa din România, UVET VIAGGI TURISMO a optat pentru Microsoft Dynamics Nav, soluție folosită de către compania italiană și pentru gestiunea activității de la sediul central. Pentru implementare a fost aleasă compania Q’NET INTERNATIONAL, partener Microsoft, care a gestionat atât proiectul de implementare Dynamics NAV cât și dezvoltarea infrastructurii hardware.Doream aceași soluție informatică pe care o foloseam în Italia, mai ales că la nivel de grup în urma cu câțiva ani s-a derulat un proiect de consolidare a sistemului informatic prin generalizarea utilizării Microsoft Dynamics NAV afirmă Donzelli Paolo.

Soluția furnizată de Q’NET INTERNATIONAL s-a bazat pe versiunea 5.0 a Microsoft Dynamics NAV, Service Pack 1, cu modulele de Financiar-contabil, Vânzări, Stocuri, Gestiune clienți, Gestiune furnizori, Gestiune trezorerie și bancă, Mijloace fixe. Complementar, Microsoft Dynamics NAV a fost integrat cu o aplicație de gestiune salarială. De asemenea, au fost realizate mai multe dezvoltări particularizate. Am găsit în România un partener pentru Microsoft Dynamics Nav care să mă determine să îndrăgesc mai mult această soluție pe care o foloseam și în Italia. Spre deosebire de Italia, aici nu am auzit replica: nu se poate, consideră Donzelli Paolo.

Derulare proiect

Proiectul a început în decembrie 2009 cu analiza de business și configurarea infrastructurii hardware și s-a derulat efectiv în luna ianuarie 2010 când s-au făcut atât instalarea și parametrizarea aplicației precum și trainingul angajaților. Planificarea şi efectuarea la timp a acestor activităţi a permis intrarea în producţie a soluţiei Microsoft Dynamics NAV după numai 1 lună de zile, la 1 februarie 2010. În continuare, furnizorul Q’NET INTERNATIONAL a asigurat gratuit suport on-line pentru înregistrarea în aplicație a tuturor activităţilor şi gestiunea contabilă a închiderilor de lună până în luna martie, inclusiv.

Derularea proiectului într-un timp atât de scurt a fost posibilă prin existența implementării din Italia, cele două aplicații având acceași structură și lucrând cu aceleași date. Au fost implementate o serie de module standard existente în Microsoft Dynamics NAV ( Financiar-contabil, Vânzări, Stocuri, Gestiune clienţi, Gestiune furnizori, Gestiune trezorerie şi bancă, Mijloace fixe). Complementar, echipa Q’NET INTERNATIONAL a realizat mai multe dezvoltări locale solicitate de beneficiar. Astfel, s-au efectuat o serie de customizări care au permis preluarea automată a facturilor de servicii trimise din Italia, realizându-se maparea perfectă a matricei parametrilor de facturare din business-ul real (tipuri de servicii, prețuri, țări) cu parametrii de facturare din aplicație, funcționalități ce au permis automatizarea acestei activități. Deasemenea, a fost definit un sistem complex de centre de cost și venit caracteristice întregului grup care să permită repartizarea și monitorizarea facilă a cheltuielilor și încasărilor.

Pentru aceasta Q’NET INTERNATIONAL a dezvoltat un modul de contabilitate de gestiune care a permis integrarea rezultatelor financiare ale filialei din România în datele centralizate ale grupului. Pentru gestiunea salarială, Q’NET INTERNATIONAL a implementat și integrat în Microsoft Dynamics NAV un modul specializat dezvoltat de compania Nexus Romsystem. Salariații și normele de lucru sunt înregistrați în acest modul, facturarea și contabilitatea de gestiune având doar acces la aceste date, eliminându-se astfel înregistrările redundante. Complementar, au fost dezvoltate o serie de rapoarte manageriale specifice activității UVET VIAGGI TURISMO.

Beneficiile

Soluția dezvoltată de Q’NET INTERNATIONAL pe baza Microsoft Dynamics Nav a permis atingerea tuturor obiectivelor inițiale stabilite de către UVET VIAGGI TURISMO în cadrul proiectului, atât în ceea ce privește accesul la informații în timp real cât și al monitorizării detaliate a centrelor de cost și profit. Principalele beneficii înregistrate de client au fost:

• Îmbunătățirea managementului prin acces la informații in timp real. Acum avem acces imediat la date, acesta fiind probabil cel mai important beneficiu al investiției în Microsoft Dynamics NAV. Mai mult, putem decide ce date și în ce format să fie livrate afirmă Donzelli Paolo
• Susținerea deciziilor pe date reale și consolidate. Se pot lua decizii rapide pe baza datelor manageriale primite prin intermediul Dynamics NAV, fără solicitări și apeluri către un furnizor extern de servicii.
• Creșterea profitabilității companiei prin monitorizarea atentă a unor indicatori economici la nivel de client și departamente. Având acces la informații detaliate, ne putem da seama dacă anumite activități se justifică sau dacă unii clienți sunt profitabil. Astfel putem lua decizia sistării anumitor activități sau adopta unele măsuri pentru rentabilizarea acestora. susține Donzelli Paolo.
• Susținerea dezvoltării companiei. Rapoartele detaliate livrate de Microsoft Dynamics NAV permit o mai bună înțelegere a activității din România și identificarea oportunităților de dezvoltare. Înțelegerea situației financiare a operațiunilor din România ne va permite să relocăm aici anumite servicii mai puțin profitabile în Italia. Pentru aceasta, avem nevoie de informații detaliate și foarte corecte pentru a putea compara profitabilitatea unei activități pe care o desfășurăm similar în Italia și România, a declarat Donzelli Paolo.
• Reducerea costurilor operaționale prin automatizarea anumitor activitați precum cea de facturare.
• Creșterea calității serviciilor prestate către clienți. Putem livra servicii mai bune clienților știind în detaliu costurile aferente acestora a afirmat Donzelli Paolo.
• Creșterea transparenței activității locale prin monitorizarea atentă a centrelor de cost și profit, la nivel de serviciu, client, departament sau angajat. Microsoft Dynamics Nav a adus o transparenţă mare în cea ce priveşte centrele de cost şi profit și o granularitate foarte bună a acestor analize.
• Recuperarea rapidă a investiției. Chiar dacă pentru moment costurile investițiiei în NAV au fost mai mari decât plata serviciilor către furnizorul de servicii, pe termen lung, avantajele sunt incontestabile. Planurile noastre prevăd să avem un ROI (Return on Investment) de cel mult 1 an declară Donzelli Paolo.
• Creșterea productivității prin eliminarea redundanțelor la înregistrarea datelor. Spre exemplu, salariații și normele de lucru sunt introduși numai în modulul de salarii, restul modulele având doar acces la aceste informații.

Activitatea din România este foarte importantă pentru grupul UVET. Microsoft Dynamics NAV permite obținerea unei imagini reale a acestei activități în termeni de cost și profit precum și monitorizarea profitabilității serviciilor și clienților. Pe baza acestor informații compania poate lua decizii extrem de importante în cea ce privește relocarea unor activități în România, îmbunătățirea sau sistarea unor servicii și chiar modul de colaborare cu anumiți clienți. Toate aceste decizii trebuie justificate cu informații relevante disponibile de cele mai multe ori în timp real.

Microsoft Dynamics NAV și Q’NET INTERNATIONAL mi-au inspirat încredere, iar toate realizările ulterioare mi-au confirmat că această alegere a fost cea potrivită, Donzelli Paolo, Director Financiar, Uvet Grand Viaggio.

Microsoft