|
|
Astăzi: Microsoft Outlook 2010 - Quick Steps
Pierzi prea mult timp trimițând mailuri?
- Salut vecine! Unde pleci la ora asta îmbrăcat așa, la patru ace?
- Bună dimineața...mă întorc mai bine zis, vin de la servici. Tu?
- Eu plec la pescuit, la ora 4.30 am întâlnire cu prietenii pe baltă. Dar ce ai avut de făcut până la ora asta?
- Eh, am de predat un raport până mâine la prânz, adică până azi. Am mai făcut sute de astea până acum, dar de data aceasta este în scurt tare. Până am adunat toate informațiile... știi, pentru astfel de rapoarte trebuie să trimit zeci de email-uri, așa fac de fiecare dată.
- Povestește!
- Pe la prânz am primit mail de la manager cu această cerere. Și m-am pus pe treabă imediat, că nu aveam timp de pierdut. De obicei îmi ia cam două zile să trimit toate aceste e-mail-uri, adică să redirecționez email-ul manager-ului către departamentul de marketing în care îi rog să mă ajute cu anumite informații. În copie trebuie să fie și directorul de marketing. Apoi am redirecționat email-ul către departamentul financiar și am adaugat status-ul High Importance. De asemenea, în copie a trebuit pus directorul financiar și managerul meu; după care am redirecționat email-ul echipei de suport, dar de data aceasta ca atașament, pentru că așa este regula. Și le-am scris și câteva rânduri pentru că așa vor ei. A urmat redirecționarea e-mail-ului către echipa de vânzari, stabilind totodată flag-ul Today. Apoi am creeat un meeting request și l-am trimis echipei tehnice...apoi m-a sunat...
- Soția!
- Da, m-a sunat și ea...că iar stau peste program...că am un copil...
- Vecine, tu ai spus un lucru, că ai mai făcut rapoarte din astea cu sutele, dar că mult timp îți ia trimiterea acestor email-uri. Așa este? În acest caz află că mie mi-ar fi luat 1 secundă pentru ceea ce ai făcut tu în 13 ore.
- Fugi de aici, nici n-ai ajuns pe baltă și deja ai început cu povești pescărești!
- Nu te mint! Eu folosesc Outlook 2010 iar dacă l-ai folosi și tu, Quick Steps este unealta care îți va ușura munca de 1000 de ori.
- Am Outlook 2010, dar cum așa?
- Fii atent:
Quick Steps poate fi accesat din ribbon-ul Microsoft Outlook 2010, apăsând tab-ul Home
Aici veți găsi gata create butoanele To Manager, Team E-mail, Done și Reply&Delete, dar tu trebuie să apeși Create New pentru că ai multe de făcut...
Îi dai un nume butonului care va apărea în Quick Steps, de exemplu Report, ai să vezi cât de simplu este...
Apeși butonul Choose an action pentru a stabili prima acțiune, de exemplu să redirecționezi e-mail-ul echipei de marketing. Alegi Forward iar după ce scrii adresa echipei de marketing apeși Show Options pentru a putea adăuga în CC pe directorul de marketing. Tot aici poți stabili High Importance și le poți scrie câteva rânduri iar la sfârșit vei bifa Automatically send after 1 minute delay, ca e-mail-ul să plece automat. Pentru a trece la următoarea comandă, apasă Add action.
După ce ai apăsat Add action, uită-te cu atenție pentru că ai o multitudine de opțiuni, cum ar fi să redirecționezi e-mail-ul ca atașament, să îl muți într-un anumit folder, să creezi un task sau un meeting pe baza lui, adică mai mult decât poate ai tu nevoie pentru acel raport.
După ce ai creeat toate aceste reguli și ai apăsat Finish, ai să vezi butonul Report în secțiunea Quick Steps.
Nu ți-a mai rămas decât să faci click pe e-mail-ul pe care l-ai primit de la manager apoi click pe butonul Report. Toate e-mail-urile pe care le-ai trimis tu în 13 ore, se vor trimite după 1 minut de la apasarea butonului creat de tine. Iar ție nu-ți va lua decât 1 secundă să apeși acel buton. Așa este?
- Super idee! Îți mulțumesc foarte mult. La următorul raport voi fi mult mai relaxat.
- Și ai să vii și la timp acasă...
- Mulțumesc pentru tot. Fir întins!
- Să fie!
© 2012 Microsoft Corporation. Toate drepturile rezervate. Condiții de utilizare | Mărci comerciale | Declarație de confidențialitate
