Как навести и поддерживать порядок в лицензиях на ПО организации

Итак, вы приобрели лицензии на программное обеспечение для своей организации. Как теперь грамотно распорядиться ими? Как хранить? Как учитывать? Как устанавливать? Существует ли стандартизованный подход к управлению лицензиями?

Или вы уже используете программное обеспечение и планируете лицензировать его? Как правильнее подойти к вопросу выбора необходимого ПО? Какой вариант лицензирования ПО наиболее подходит для решения ваших задач? Как вы будете управлять тем, что приобрели?

Бесспорно, программное обеспечение — ценный актив. Ценный не столько из-за своей стоимости, сколько из-за достигаемых результатов от его применения в современных бизнес-процессах, в вашей повседневной работе.

Этим активом нужно начать управлять уже сегодня!

Существует стандартизованный подход к наведению и поддержанию порядка в ПО — технология управления лицензиями на программное обеспечение, или, как принято называть этот подход во всем мире, — Software Asset Management.

Целый раздел посвящен этой теме на сайте Microsoft.

Внедряя технологию управления лицензиями, организация может руководствоваться специализированным стандартом ISO/IEC 19770.

Помощь партнера

В наведении порядка в ПО, во внедрении технологии управления лицензиями и в решении вопроса о том, как правильнее подойти к покупке недостающего лицензионного программного обеспечения, вам могут помочь компании — партнёры Microsoft, обладающие компетенцией «Licensing Solutions: со специализацией Software Asset Management».

Эти компании обязательно имеют в своем штате нескольких специалистов, сдавших соответствующие экзамены, и обладают опытом уже реализованных проектов по управлению лицензиями.

Как навести порядок в ПО самостоятельно (рекомендации для предприятий малого бизнеса).

1. Для небольших компаний навести порядок в ПО — вполне посильная задача, если есть подготовленный специалист и понятно, что нужно делать. Вот примерный перечень шагов, которые нужно пройти:
   1. собрать и описать общие сведения о своей инфраструктуре, сети;
   2. провести полную инвентаризацию программного обеспечения, установленного на всех ваших компьютерах. Как правило, ручной вариант инвентаризации не подходит, нужно пользоваться специальными программами по инвентаризации ПО, о них есть информация в следующем разделе;
   3. подсчитать приобретенные ранее лицензии, сравнить их с количеством установленных программных продуктов и проверить соблюдение лицензионных условий;
   4. разработать типовые конфигурации рабочих мест, правила использования программного обеспечения, приказы, инструкции и другие регулирующие документы;
   5. удалить лишние программы, докупить (если не хватает) лицензии, установить на компьютеры ПО в соответствии с разработанными типовыми конфигурациями;
   6. подписать внутренние документы (правила использования ПО, приказы, регламенты, инструкции), довести их до сведения сотрудников.
2. Главные правила, которых нужно придерживаться, чтобы поддерживать порядок в ПО после его наведения (некоторые из этих пунктов очень помогут вам к тому же и при проверках правоохранительных органов)
   • В компании должна быть разработана, подписана руководителем и донесена до сотрудников политика использования ПО (правила использования ПО) — это нужно для того, чтобы сотрудники не ставили на компьютеры неположенный софт и понимали, что компания серьезно относится к вопросам поддержания порядка в ПО. Полезно оформить в рамку и вывесить эту политику на видном месте.
   • Необходимо выпустить приказ об обязательном использовании только легально приобретенного программного обеспечения, о порядке его установки и удаления, включая наказания за нарушение этих правил.
   • Регулярно, как минимум раз в полгода, нужно проводить инвентаризацию ПО и проверять соответствие используемого ПО купленным лицензиям.
   • Необходимо поддерживать и своевременно обновлять базу данных (перечень) лицензий и хранилище документов, подтверждающих лицензионность (легальность) использования ПО. Следует назначить ответственного, который будет поддерживать эти базы в актуальном состоянии и при внутренних или внешних проверках быстро предоставит всю информацию.
   • Требуется составить и строго выполнять несколько базовых бизнес-процедур, описывающих:

     как и на каком основании вы приобретаете ПО;

     каким образом учитываются и хранятся приобретенные лицензии и комплектующие поставки;

     каким образом и на каком основании ПО устанавливается на компьютеры пользователей.

Бесплатные средства инвентаризации ПО:
1. Бесплатное средство, позволяющее определять, какое программное обеспечение Microsoft установлено на компьютерах, – Microsoft Software Inventory Analyzer.
2. Другие бесплатные средства для инвентаризации ПО вы можете найти на следующем ресурсе: http://www.bsa.org/country/Tools%20and%20Resources/Free%20Software%20Audit%20Tools.aspx