За последние несколько лет в организациях возникли огромные объемы неструктурированного контента, включающго документы, сообщения электронной почты, видеоролики, мгновенные сообщения, веб-страницы и многое другое. Зачастую вся эта информация находится в беспорядочном состоянии, что не позволяет организациям эффективно использовать эти ценные активы для обмена знаниями, улучшения отношений с клиентами и повышения эффективности процессов. Системы управления корпоративной информацией (ECM-системы) корпорации Майкрософт представляют собой важный компонент инфраструктуры организации и могут помочь компаниям решить эти проблемы.

ECM-системы Майкрософт построены на базе интегрированной платформы и предоставляют средства управления информацией для всех сотрудников организаций благодаря интеграции с хорошо знакомыми программами, такими как приложения Microsoft Office. ECM-решение Майкрософт может помочь в работе компаний.

Управление различным контентом

Функции управления документами ECM-решения Майкрософт помогают организациям объединять различную информацию из разных сетевых папок и жестких дисков в единое хранилище с централизованным управлением и однородной системой категорий. Встроенные средства поиска помогут быстро и удобно находить информацию и обмениваться ей. Также можно защитить информацию в едином хранилище от несанкционированного доступа.

Встроенные функции совместной работы, такие как автоматизированные рабочие процессы, позволяют более эффективно сотрудничать для создания, рецензирования и утверждения документов. Теперь для обмена документами можно не полагаться исключительно на электронную почту. Мобильные работники могут работать с этими документами в автономном режиме, если отсутствует подключение к сети.

Соответствие требованиям и законодательным нормам

ECM-решение Майкрософт включает встроенные средства управления записями, благодаря которым обеспечивается возможность хранения и защиты бизнес-данных в их окончательном состоянии. Политики истечения срока действий, применяемые к записям, гарантируют, что записи хранятся в течение установленного срока в соответствии с законодательными требованиям и политикой организации, тем самым снижая юридический риск для организации. Возможности аудита позволяют внутренним и внешним аудиторам убедиться в том, что записи должным образом сохранены. Определенные записи можно заблокировать от уничтожения, если это требуется в юридических целях.

Эффективное управление несколькими веб-узлами

Встроенные функции управления веб-контентом позволяют пользователям публиковать веб-информацию с помощью удобных в использовании средств разработки и встроенного процесса утверждения. Благодаря этой функции можно обеспечить своевременное размещение информации на веб-узлах без перегрузки ИТ-отделов. Шаблоны в виде главных страниц и разметок страниц обеспечивают однородное и правильное использование всех элементов фирменного стиля на всех страницах. Использование единой инфраструктуры развертывания и управления для узлов в интрасети, внешней сети и в Интернете (включая многоязыковые узлы_ позволяет снизить затраты и сложность работы ИТ-отделов.

Оптимизация бизнес-процессов.

ECM-решение Майкрософт позволяет упорядочить бизнес-процессы, связанные с совместной работой, благодаря наличию инструментов и платформы для автоматизации задач этих процессов. Решения на основе электронных форм служат для сбора и проверки данных для бизнес-процессов с помощью веб-узлов, мобильных устройств и приложений Microsoft Office. Созданные однажды формы можно легко развертывать и использовать в различных областях.

Все эти функции предоставляются единой интегрированной бизнес-инфраструктурой Майкрософт. Это значительно снижает нагрузку на ИТ-отделы организаций, поскольку они теперь располагают единым набором инструментов и методик для управления решением. Благодаря тесной интеграции с хорошо знакомыми программами, такими как приложения Microsoft Office, ECM-решение Майкрософт обеспечивает возможности управления информацией для всех сотрудников организации. Это позволяет снизить нагрузку на пользователей, которым больше нет необходимости изучать новые программы или менять методику работы, чтобы принять участие в стратегии управления информацией организации.

Функции рабочих процессов упрощают работу пользователей. Крупнее.

Возможности ECM-решения Майкрософт

ECM-решение Майкрософт позволяет управлять полным жизненным циклом неструктурированного контента, от его создания до удаления, на единой платформе. Среди этих возможностей — управление документами, управление записями, управление веб-информацией и решения на основе форм.

Управление документами

•	Экономия времени и удобное повторное использование информации. Можно упорядочить информацию в централизованном хранилище документов для ее организации, разделения по категориям, просмотра и быстрого поиска нужных сведений.
•	Защита конфиденциальных сведений. Обеспечение безопасности документов благодаря встроенной функции управления правами, не зависящей от расположения документов. Можно указать права доступа пользователей к отдельным элементам и удалять метаданные из документов перед их окончательной публикации.
•	Упрощенное совместное создание документов. Благодаря встроенным рабочим процессам для документов пользователи могут инициировать и отслеживать процедуры обработки документов, совместно работать над их выполнением непосредственно в приложениях Microsoft Office. Важные предупреждения и сведения о задачах могут выводиться в документе для обеспечения правильности выполнения шагов рабочего процесса.

Управление записями

•	Улучшение соответствия законодательным нормам и требованиям. Применение усовершенствованных политик хранения, защиты и проверки информации для деловых записей в целях обеспечения их должной сохранности.
•	Помощь в защите деловых и других важных записей. Защищенное хранилище предохраняет от редактирования последние версии документов.
•	Легко управляемый процесс сбора документов для юридических нужд. Сведения, необходимые для юридических нужд, можно обнаружить без значительных затрат и заблокировать от случайного удаления.

Долгосрочное хранилище записей Крупнее.

Управление веб-контентом

•	Быстрая разработка и публикация веб-контента. Благодаря наличию простых средств разработки и встроенных рабочих процессов бизнес-группы могут своевременно создавать и публиковать веб-информацию без повышения нагрузки на ИТ-отделы.
•	Поддержание единообразия внешнего вида и функциональных возможностей веб-узлов организации. Единообразие можно поддерживать с помощью шаблонов и макетов страниц, которые позволяют задать фирменный стиль и разработать систему переходов один раз, а затем применять их при создании всего контента.
•	Снижение затрат на внедрение и управление веб-узлами. Внедрение единой многоуровневой инфраструктуры для публикации информации в интрасети, во внешней сети и в Интернете.

Решения на основе форм

•	Автоматизация бизнес-процессов. Компонент Windows Workflow Foundation позволяет автоматизировать множество задач, выполнявшихся до этого вручную. Можно создавать новые рабочие процессы с помощью таких средств как Microsoft Visual Studio 2005 и Microsoft Office SharePoint Designer 2007.
•	Сбор информации с помощью электронных форм. С помощью Microsoft Office InfoPath 2007 можно создавать электронные формы и работать с ними на веб-узлах, в мобильных устройствах и в клиентских приложениях.
•	Быстрое развертывание и управление решениями на основе форм. Быстрое развертывание решений на основе форм и обновлений для снижения простоя. Единое представление состояния всех развернутых форм. В следующей таблице сравниваются функции корпоративной лицензии SharePoint Portal Server 2003 и корпоративной клиентской лицензии SharePoint Server 2007. Полное сравнение функций см. в документе, посвященном сравнению выпусков Office SharePoint Server.

KEY:	= Функции     = SharePoint Portal Server 2003     = Корпоративная клиентская лицензия на Office SharePoint Server 2007

Возможность включена	SharePoint Portal Server 2003	Корпоративная клиентская лицензия на Office SharePoint Server 2007
Поддержка рабочих процессов для бизнес-документов Автоматизация рецензирования документов, их утверждения, подписания и отслеживания проблем с помощью приложений рабочих процессов. • Утверждение • Сбор отзывов • Сбор подписей • Утверждение распоряжений
Шаблоны узла управления документами • Шаблон узла управляемой библиотеки документов служит для создания крупных узлов управления документами. • Шаблон библиотеки отдела включает управляемые библиотеки документов, информационные панели, ключевые показатели эффективности и другие средства отчетов. • Шаблон библиотеки переводов позволяет управлять версиями документов на разных языках.
Интеграция со службой управления правами Майкрософт Права доступа, применяемые к документам Microsoft Office в центральной библиотеке, сохраняются даже при загрузке документов из библиотеки.
Информационная панель документа Упрощает изменение свойств документов Microsoft Office.
Строка действий документов Сообщает пользователям о том, какая политика бизнеса или рабочий процесс управляют данным документом и какие действия должны выполнить пользователи.
Политики сохранения и аудита Можно создавать настраиваемые политики управления информацией, указывая срок сохранения документа, действия по истечении этого срока и параметры аудита документов.
Хранилище записей Обеспечивает целостность файлов в хранилище и поддерживает политики управления информацией в отношении аудита и истечения срока хранения записей.
Содержимое электронных сообщений в виде записей Однородные решения для управления содержимым электронных сообщений в Office Outlook 2007, Microsoft Exchange Server 2007 и Office SharePoint Server 2007.
Юридическая архивация Обеспечивает поиск документов и их защиту от случайного удаления, если документы необходимы для юридических целей.
Однородные веб-узлы со строгим применением фирменного стиля При помощи макетов страниц можно обеспечить принудительное использование фирменного стиля и элементов переходов на веб-узлах. Поддержка возможностей CSS позволяет контролировать внешний вид веб-узлов на уровне элементов изображения.
Элементы управления переходами Готовые к работе элементы управления переходами могут быть с легкостью настроены пользователями.
Разработка контента Сотрудники могут создавать содежимое веб-страниц с помощью веб-обозревателей.
Публикация и развертывание информации Встроенный процесс утверждения позволяет отправлять веб-контент на утверждение перед публикацией. Можно планировать развертывание информации с помощью создания заданий и указания периода времени, в течение которого каждая страница будет доступна для просмотра.
Шаблоны узлов Поддержка нескольких новых шаблонов корпоративных узлов • Шаблон корпоративного портала обеспечивает для подразделений возможность создания и предоставления доступа к информации, относящейся к текущей работе организации, ее отдела или подразделения. • Шаблон корпоративного веб-узла в Интернете включает средства и рабочие процессы для создания и управления веб-информацией для описания продуктов и услуг, публикации новостей и документов компании. • Шаблон портала приложения включает все средства и данные, относящиеся к определенному бизнес-приложению. • Шаблон сводного портала объединяет данные из нескольких приложений и представляет их вместе.
Макеты страниц упрощают разработку и публикацию информации. Администраторы узлов определяют структуру, посредством которой авторы информации проходят процесс публикации, а разработчики информации сосредотачиваются на своей работе, не тратя время на публикацию и развертывание. Гибкие макеты страниц позволяют разработчикам применять вместе приложения ASP.NET, веб-части и шаблоны разработки в любой конфигурации, чтобы создавать настраиваемые узлы для определенных задач бизнеса.
Версии узлов В Office SharePoint Server 2007 узлы могут быть связаны родительско-дочерними отношениями, что обеспечивает однородную среду для управления веб-информацией. Это позволяет организациям развертывать многоязыковые веб-узлы в гораздо более структурированной и управляемой среде.
Наглядный редактор веб-информации Добавляет в пользовательский интерфейс SharePoint дополнительные команды и индикаторы состояния для контекстного создания веб-страниц.
Библиотеки слайдов Функции хранилища в Windows SharePoint Services 3.0 обеспечивают поддержку платформы для библиотек слайдов - это функция Office SharePoint Server 2007. Библиотеки слайдов позволяют хранить отдельные слайды на узлах SharePoint. Из наборов слайдов в библиотеках можно автоматически создавать презентации Office PowerPoint 2007.
Политики, аудит и соответствие нормам Хранилища Windows SharePoint Services 3.0 поддерживают следующие функции в области политик, аудита и соответствия нормам. Функции, отмеченные звездочкой, становятся доступными только после установки Office SharePoint Server 2007. • Политики хранения и истечения срока хранения документов • Гибко настраиваемые политики • Рабочие процессы для определения истечения срока хранения • Управление доступом и безопасность • Политики управления правами применяются при загрузке документов для ограничения функционального доступа к ним • Ведение журнала всех действий на узлах, содержимого и рабочих процессов • Официальные хранилища документов • Узел для хранения и архивации типов информации, утвержденной для организации