Многим предприятиям малого бизнеса требуется возможность работы в удаленном режиме. В частности, такая возможность бывает необходима командированным сотрудникам, заказчикам, партнерам в других офисах, а также субподрядчикам, работающим дома. Используя Интернет для налаживания связи между этими группами, компания может повысить эффективность работы сотрудников в удаленном режиме, сократить затраты и улучшить качество взаимодействия.

	СОВЕТ. Электронная почта — эффективное средство взаимодействия. Однако в тех случаях, когда необходимо обеспечить быструю связь с людьми, находящимися в разных местах, наиболее эффективным средством взаимодействия может оказаться служба мгновенных сообщений.

Какие средства совместной работы позволят вашей компании повысить эффективность работы в удаленном режиме? Ниже перечислены шесть наиболее важных компонентов.

1. Системы общего календаря
   В некоторых группах недооцениваются преимущества использования системы общего календаря Outlook при работе в удаленном режиме. Публикуя расписания в сети, сотрудники могут организовывать собрания, посещая виртуальные рабочие комнаты и проверяя доступность участников. Без этой функции им пришлось бы связываться непосредственно с каждым участником и обмениваться расписаниями до тех пор, пока не будет выбран приемлемый для всех вариант. Это не только бессмысленная трата рабочего времени, но и возможное повышение расходов на оплату услуг телефонной компании.
   
   
2. Общие базы данных контактов
   База данных контактов является не менее ценным ресурсом. Публикация общего списка адресов, телефонных номеров и других сведений о контактах в сети позволяет предоставить участникам группы доступ к новейшим контактным данным. Больше не нужно искать забытый номер телефона в куче заметок или звонить по междугородному телефону другим участникам группы, чтобы получить нужные контактные данные. Ведение общей базы также гарантирует сохранение доступа к важным телефонным номерам при увольнения сотрудника. В противном случае список контактов может исчезнуть вместе с сотрудником, который его вел.
   
   
3. Централизованное хранилище документов
   Использование виртуальной рабочей комнаты для непосредственного редактирования и обмена документами является более эффективным способом, чем применение удаленного доступа или сетей электронной почты, поскольку сотрудники могут просматривать и извлекать документы без коммутируемого подключения к серверу или загрузки электронной почты. Виртуальные рабочие комнаты можно легко организовывать с помощью средств интрасети/экстрасети, таких как служба Microsoft SharePoint Team Services, которая позволяет участникам группы создавать комнаты одним щелчком мыши.
   
   Применение Microsoft Office в сочетании с SharePoint позволяет дополнительно оптимизировать совместную работу с документами, поскольку пользователи стандартных приложений, таких как Word или Excel могут сохранять документы непосредственно в комнатах SharePoint с помощью команды «Сохранить как».
   
   
4. Доски объявлений
   Можно автоматизировать процесс распространения новостей в удаленных группах, публикуя объявления непосредственно в общих виртуальных рабочих областях. Это снижает административные затраты на создание и рассылку объявлений по обычной или электронной почте. Для дальнейшей оптимизации связи можно создать область объявлений вверху общего узла группы.
   
   
5. Виртуальные конференции
   Для налаживания взаимодействия сотрудников в режиме реального времени можно использовать программы конференций. Применение этих средств вместо личных встреч и телефонной связи позволяет сократить затраты и повысить эффективность использования рабочего времени.
   
   
6. Мгновенные сообщения
   Средства мгновенного обмена сообщениями дают возможность сотрудникам переговариваться по сети вместо использования телефона. Это особенно удобно тем сотрудникам, которым требуется постоянно обмениваться информацией, но которые не хотят по подолгу «сидеть на телефоне».