Независимо от того, готовы ли вы уже поехать к клиенту для заключения сделки или еще только ведете с ним предварительные переговоры по телефону из своего офиса, вероятно, вам пришлось потратить довольно много времени, на подготовку предложений или печать отчетов о продажах. В любом случае время, потраченное на работу с бумагами, могло бы быть с большей выгодой использовано для привлечения новых клиентов.

	СОВЕТ Функцией автотекста Microsoft Word можно также воспользоваться для хранения и выполнения быстрой вставки в документ часто используемых графических элементов, таких как эмблема компании или ваша подпись.

Итак, предлагаем вашему вниманию четыре практических совета, которые помогут сократить время, затрачиваемое на решение некоторых стандартных коммерческих задач. Все они предусматривают использование инструментальных средств, которыми вам уже, возможно, приходилось пользоваться.

1. Используйте Microsoft Word для сохранения текста, который вам еще может понадобиться

Когда вы готовите коммерческие предложения, ответы на жалобы и претензии или пишите благодарственные письма клиентам, вы, вероятно, много раз используете одни и те же стандартные текстовые фрагменты. С помощью функции автотекста, имеющейся в Microsoft Word, текстовом редакторе, который входит в Microsoft Office Small Business Edition, можно сохранить часто используемый текст и легко вставлять его в документ, когда это потребуется. Ниже показано, как выполняется эта операция.

1. Выделите текст, который необходимо сохранить.
2. В меню Вставка выберите Автотекст и далее Создать. Откроется диалоговое окно «Создание элемента автотекста».
3. Введите имя для сохраняемого текста в поле Имя элемента автотекста .
4. Нажмите кнопку ОК.

Если вам представится случай сэкономить время, повторно использовав этот текст в другом письме или предложении, это также можно сделать очень просто:

1. Поместите курсор на ту позицию в документе Microsoft Word, в которую требуется вставить сохраненный ранее текст.
2. В меню Вставка выберите Автотекст и затем выберите имя, которое вы присвоили сохраненному тексту. Он тут же появится в документе, после чего его можно быстро отредактировать или оставить как есть.

2. Быстрый контроль отчетов с помощью Microsoft Outlook с Диспетчером контактов

Причин, по которым люди в коммерческой сфере используют программу Outlook с Диспетчером контактов, входящую в состав Microsoft Office 2003 Editions, довольно много. Диспетчер контактов автоматически связывает бизнес-контакты, входящие и исходящие сообщения электронной почты, заметки, встречи и задачи с соответствующими записями партнеров, бизнес-контактов или возможных сделок, организуя и упорядочивая все важные сведения о клиентах в одном месте.

В Диспетчере контактов имеется эффективное средство экономии времени на подготовку стандартных отчетов о продажах. Это 20 заранее отформатированных отчетов, в которых отражаются сведения о партнерах и возможных сделках. Эти отчеты помогают прогнозировать сбыт, контролировать динамику выпуска продукции и устанавливать приоритетность задач. Данные в отчете можно сортировать и фильтровать, отображая сведения, имеющее наиболее важное значение при решении текущей задачи. Чтобы создать отчеты с помощью Диспетчера контактов, выполните следующие действия:

1. В меню Бизнес-средства выберите Отчеты, затем последовательно укажите пункты Партнеры, Бизнес-контакты, Возможные сделки или Прочие.
2. Щелкните конкретный отчет, который требуется создать.

С помощью панели инструментов Отчет можно отсортировать данные отчета, изменить отображаемые данные или напечатать отчет.

3. Live Meeting поможет вам находиться одновременно в двух местах

Приходилось ли вам сталкиваться с ситуацией, когда вы запланировали ряд встреч в одном месте и вдруг важный потенциальный заказчик захотел немедленно обсудить с вами свои насущные проблемы в другом месте? В таких ситуациях вам может помочь веб-служба конференц-связи Microsoft Office Live Meeting. Ее можно использовать в любом месте, где имеется компьютер и обеспечивается доступ в Интернет. Live Meeting помогает проводить в любом месте и в любое время интерактивные встречи и совещания с потенциальными клиентами или покупателями. При использовании Live Meeting имеется возможность создавать презентации, проводить демонстрации продаж, взаимодействовать с участниками встреч с помощью виртуальной белой доски и обсуждать условия сделок, независимо от места нахождения партнеров и не тратя время и деньги на поездки.

Ценовая политика «плата за использование» строится в соответствии с фактическим использованием услуги в расчете на одного участника в минутах. Никаких ограничений на число участников не устанавливается. Если предполагается, что данная служба будет использоваться часто, имеет смысл приобрести на нее месячную или годовую подписку. В настоящее время служба Live Meeting доступна только на английском языке, но корпорация Майкрософт планирует включить в нее все основные языки мира. Дополнительные сведения см. на веб-узле Live Meeting [ссылка на веб-узел в США] .

4. Заранее подготовленные шаблоны: быстрая подготовка документов по результатам обсуждения

Вы хотите написать письмо по результатам звонка о сделке или провести быстрый стоимостной анализ, еще находясь в офисе потенциального клиента? Используйте готовые шаблоны для создания впечатляющих, профессионально оформленных документов и презентаций. Вот два примера шаблонов, использование которых может оказаться полезным в коммерческом цикле продаж:

Письмо по результатам звонка, посвященного предложению о продаже товара или услуги. Подтвердите основные положения, обсуждавшиеся во время переговоров, и предложите перейти к обсуждению цены продукта или услуги, использовав для этого форму данного шаблона Word [ссылка на веб-узел в США].

Анализ стоимости продукта. Создайте наглядную картину преимуществ использования вашего продукта или услуги в сравнении с затратами, связанными с их приобретением и сопровождением, с помощью этого шаблона Excel [ссылка на веб-узел в США].

Много других шаблонов, предназначенных для использования в коммерческой сфере, доступны для бесплатной загрузки на веб-узле Office Online.