Расстановка приоритетов: важное – красным!

Глеб Архангельский – гендиректор компании «Организация Времени», создатель российского Тайм-менеджерского сообщества, главный редактор проекта www.improvement.ru

Один из главных секретов успешного управления личным временем – грамотная расстановка приоритетов. В любом списке задач выделяйте главное и начинайте именно с главного – вот основное правило в этом деле. Microsoft Outlook позволяет автоматизировать данный процесс и сделать его более удобным.

Создайте в Outlook несколько задач, о которых вам необходимо помнить. Например:

Рекомендую начать с задач средней срочности, т.е. таких, которые нужно выполнить в ближайшие несколько недель. Если вы активно пользуетесь бумажным ежедневником, не рекомендую сразу пытаться «перепрыгнуть» с него на Outlook. Оставьте пока краткосрочные встречи и задачи в ежедневнике, а вот среднесрочные создавайте в Outlook. Тем более что именно со среднесрочными задачами Outlook справляется гораздо лучше ежедневника.

В дальнейшем мы будем разбирать все техники планирования времени с помощью Outlook на одном большом управленческом «кейсе»-примере. Чтобы никому из представителей различных отраслей и профессий не было обидно, возьмем в качестве главного героя хорошо всем известного менеджера – Остапа Бендера из «Золотого теленка». Типичный менеджер среднего звена: несколько подчиненных (Козлевич, Балаганов и Паниковский), большой сложный проект («раскулачивание» Александра Ивановича Корейко), много мелкой «текучки», необходимость поддерживать баланс работы и личной жизни (Зося Синицкая), и т.д.

Неупорядоченный список задач, составленный для Остапа Бендера на момент въезда в город Черноморск, вы можете увидеть на рисунке:

Рис. 1. Неупорядоченный список задач на «Панели задач»

Как только вы внесете первые 10-15 задач, ориентироваться в них станет сложно. Поэтому важно сразу начать расставлять приоритеты: выделять наиболее значимые задачи, чтобы, согласно принципам тайм-менеджмента, начинать работу именно с них.

Outlook позволяет автоматически раскрашивать приоритетные задачи. Выделим приоритеты в работе Остапа Ибрагимовича: очевидно, первым делом необходимо обеспечить команду проекта деньгами на текущее существование и выяснить адрес Корейко. Добыв некоторое количество денег и выяснив адрес, можно будет уже заняться поиском жилья и запугиванием Корейко.

Приоритезированный список задач для Остапа Бендера показан на рисунке:

Рис. 2. Приоритезированный список задач на «Панели задач»

Если при создании задачи вы выбирали «Важность – высокая», то Outlook будет по умолчанию выделять эту задачу более крупным и красивым шрифтом (на приоритезированные задачи указывают стрелки). Если задача потеряла актуальность – вы снимаете с нее высокую важность, и она возвращается к обычному шрифту и цвету. Таким образом, Outlook помогает вам сразу видеть в списке задач главное, не отвлекаясь на менее важные вещи.

Мы решили управленческую задачу: концентрироваться на приоритетном. Разберемся теперь, как решить ее технически, т.е. что нужно сделать в настройках Outlook, чтобы получать красивый приоритезированный список задач.

Как настроить пользовательское представление. Правила автоформатирования

«Настроить пользовательское представление» означает сделать так, чтобы Outlook показывал задачи сгруппированными, отсортированными и раскрашенными именно так, как вам нужно.

Для эффективной работы с Outlook необходимо знать всего два словосочетания и пять кнопок. Волшебные слова – «пользовательское представление» и «пользовательское поле». О пяти кнопках – чуть дальше.

Пользовательское представление – это определенный взгляд на список задач, возможность представить ваши задачи именно так, как хотите вы. Т.е. сгруппированными по смыслу, раскрашенными в разные цвета, упорядоченными по алфавиту или дате и т.д. Поскольку для Outlook вы - пользователь, то и настроенное вами представление называется «пользовательским», в отличие от стандартных представлений, уже заложенных в Outlook.

Возможность увидеть наши приоритетные задачи раскрашенными и отображенными крупным шрифтом – это как раз пример пользовательского представления. Давайте на этом примере рассмотрим, как настроить удобное представление.

1.	Щелкните правой кнопкой мыши на серой надписи «Панель задач» в панели задач (стрелка 1).
2.	В появившемся меню выберите пункт «Изменить текущее представление» (стрелка 2). Рис. 3. Мы оказались в том окне, где можно менять текущее представление панели задач. Вы видите перед собой такое меню: Рис. 4. Вот они, те самые 5 кнопок, которые нужно знать для эффективного управления Outlook. Кнопок здесь больше, но нам потребуются не все. Сейчас мы освоим одну кнопку, автоформат, с остальными разберемся позже. Настроим отображение приоритетных задач красным цветом.
3.	Выберите в меню пункт «Автоформат» (стрелка 1 на рисунке ниже). Появится диалоговое окно «Автоматическое форматирование». Вы видите перед собой список правил, которые указывают Outlook, какие задачи как раскрашивать. Это стандартные правила – «завершенные и непрочитанные отображать серым полужирным перечеркнутым», «просроченные задачи – красным», и т.п. К этим стандартным правилам мы можем добавлять свои, пользовательские. Рис. 5.
4.	Нажмите в списке правил кнопку «Добавить» (стрелка 2). В списке правил появится новое правило (стрелка 3), изначально называющееся «Без имени». Назовите это правило «Приоритет» (просто впишите название правила вместо слов «Без имени»).
5.	Каждое правило состоит из двух компонентов: Условие и Шрифт (стрелка 4). Условие – это тот параметр задачи, видя который, Outlook выделяет задачу соответствующим шрифтом (а также цветом, курсивом либо полужирным, и т.п.) Чтобы определить правило «Приоритет», нужно в параметре «Шрифт» задать тот цвет, в который, на ваш взгляд, следует раскрасить приоритетные задачи; в качестве «условия» необходимо задать проверку задачи на то, что у нее в значении параметра «важность» стоит «высокая».
6.	Нажмите кнопку «Шрифт» и выберите, каким шрифтом Outlook должен раскрашивать приоритетные задачи. На приведенном ниже рисунке для этого выбран шрифт Verdana, полужирный курсив, 11 пунктов (т.е. немного крупнее, чем обычные задачи, которые отображаются шрифтом 8 пунктов), красного цвета. Рис. 6.
7.	Закройте окно выбора шрифта, нажав кнопку «ОК». Теперь нажмите кнопку «Условие» (стрелка 4). Здесь вы укажете Outlook, какие именно задачи хотите видеть выделенными красным полужирным курсивом. При нажатии кнопки «Условие» появится меню, изображенное на приведенном ниже рисунке: Рис. 7.
8.	В этом меню выберите вкладку «Дополнительно», на ней кнопку «Поле», в появившемся меню пункт «Все поля задачи», в нем подпункт «Важность». Выглядит это так: Рис. 8.
9.	Установите такое значение поля «Важность», при котором Outlook будет раскрашивать соответствую щую задачу красным. В нашем случае это «Важность – равно – высокая» (стрелка 1 на рисунке ниже). Нажмите кнопку «Добавить к списку» (стрелка 2) и «ОК» (стрелка 3), потом опять «ОК» в окне «Автоматическое форматирование» и «ОК» в меню «Настройка представления». Рис. 9.

Теперь откройте одну из своих задач в «Панели задач» и установите параметр «Важность – высокая» (рисунок ниже, стрелка 1). Нажмите «Сохранить и закрыть» (стрелка 2).

Рис. 10. Установка параметра важности в задаче

Если все в шагах 1-8 сделано правильно, выделенная вами как «важная» задача в списке задач выделится красивым шрифтом:

Рис. 11.

Чтобы отработать навык настройки представлений, выполните следующие упражнения:

Упражнение 1: настройте правило автоформатирования, заставляющее Outlook раскрашивать неприоритетные задачи в серый цвет.

Упражнение 2: настройте правило автоформатирования: «Задачи, до срока исполнения которых осталось меньше недели – выделять синим цветом».

На верх страницы

Другие статьи на эту тему

На верх страницы