Manteniendo SAM

Mantenga el impulso y obtenga el mayor provecho de sus esfuerzos SAM

Al adoptar políticas y procedimientos sólidos para la adquisición, almacenamiento, inventario y uso de software, está en el camino correcto para implementar un programa SAM continuo y exitoso. Antes de continuar, asegúrese de que su organización cuente con un plan:

Centralice las compras de software para mantenerlas bajo control y organizadas. to keep it under control and organized.
Estandarice los títulos de software para garantizar que sus empleados utilizan las mismas versiones.
Cree una base de datos del inventario de software o una hoja de cálculo para mantener un registro de las licencias de software.
Retire las estaciones de trabajo y el software obsoletos.

Capacitación paso por paso: Crear y mantener un Plan

Paso 4:: Aprenda sugerencias sobre cómo poner su plan SAM a funcionar, descubra lo que puede hacer para mantenerlo funcionando—de manera que obtenga el mayor provecho de sus esfuerzos ahora y en el futuro.

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Mantener SAM vivo

Analizar el software: Sepa siempre lo que tiene para hacer el mejor uso de sus activos de software y hardware y para darle soporte de manera más eficiente. Estará en mejores condiciones para planificar con anticipación las inversiones de software para garantizar que controla sus costos y toma decisiones estratégicas más informadas conforme crece su compañía.
Mantener el software seguro y organizado: Desarrolle sobre sus esfuerzos de inventario al mantener un programa de inventarios regulares para mantener su información actualizada y garantizar su cumplimiento con los requisitos de licenciamiento.
Reducir los costos de soporte: Estandarice las aplicaciones y los sistemas para optimizar sus activos y reducir los costos de soporte.
Capacitación: Capacitación: Mantenga a los empleados bien capacitados e involucrados en el proceso de implementar y mantener su plan SAM.

Después de haber implementado todos los pasos para completar su plan SAM, tendrá un mejor conocimiento de lo que posee, tendrá mayor información para adquirir sólo lo que necesita, y podrá hacer más con lo que ya tiene. Su compañía tendrá un mejor control sobre las herramientas y materiales que necesita para optimizar su crecimiento futuro y para crear resultados excepcionales de negocios.

Analizar el software

Sepa lo que tiene

Intente crear un "mapa” de software y hardware para su organización. Saber qué software está instalado en cuáles PCs y saber dónde se localizan en su organización puede ser de gran ayuda, especialmente para su equipo de soporte. Puede incluir esta información en una base de datos de inventario de software, crearla en una hoja de cálculo separada, o colocarla en un diagrama que muestre la ubicación de cada PC, el usuario de ese PC y el software instalado.

Plantilla de hoja de trabajo de software y hardware (archivo de Microsoft Office Excel, 16 KB)
Ejemplo de mapa de software y hardware (archivo de Microsoft Visio, 264 KB)

Sepa lo que necesita

Es importante determinar cuáles títulos de software necesita su compañía para manejar su negocio, y cómo cambian estas necesidades conforme crece su compañía. Trabaje con personal clave en cada departamento para establecer qué software requieren sus empleados para hacer su trabajo. Pregunte a los empleados qué software necesitan y qué no están utilizando. De seguimiento con sus empleados sobre una base anual, bianual o trimestral. Además, evalúe el conjunto de habilidades de sus empleados para determinar si sus competencias de trabajo reflejan sus necesidades de software.

Después de este análisis, usted podrá retirar todo el software que no se utiliza para fines de negocios y proporcionar a los empleados el software que necesitan para su trabajo.

Descargue un Cuestionario de software para empleados

Mantenerse organizado

Mantenga un Programa de inventarios regulares

Al realizar un inventario completo de la línea base de todo su software y licencias, habrá iniciado su plan SAM en movimiento. Si ya ha preparado este cimiento importante, el siguiente paso es desarrollar un programa de inventarios regulares para mantener esa información actualizada. Su programa específico de inventarios probablemente estará determinado por el tamaño de su compañía, sus hábitos de compra y tasa de crecimiento.

Una buena manera para estar por encima de su inventario es al ingresar todas las adquisiciones nuevas de software al sistema a su llegada, como parte de su política de adquisición de software. Esta práctica deberá convertirse en parte de su proceso estándar de pago de facturas o ingreso de software y deberá ser realizado sobre una base de compra por compra. Este paso también ayudará a mantener toda la documentación de prueba de propiedad y medios de instalación.

Desarrollar un proceso estándar de registro de software.

Para ayuda con este paso, vea las herramientas para la instalación de administración de activos de software que pueden monitorear continuamente las instalaciones sobre PCs en red y proporcionar informes de inventario en tiempo real.

Aprenda más sobre las herramientas de administración de activos de software

Verificaciones en el sitio

Incluso si está utilizando herramientas SAM avanzadas, no es suficiente confiar completamente en estas herramientas para mantener su inventario actualizado y en orden. También necesitará realizar verificaciones periódicas de inventario en el sitio para que todo funcione de manera transparente. Puede realizar verificaciones en el sitio a una muestra aleatoria de PCs específicos o para algunos títulos específicos de software. Determine un umbral de error—si la diferencia entre el informe de inventario de software y la verificación en el sitio es importante, tal vez querrá realizar un inventario completo de software. Realice estas revisiones aleatorias por lo menos trimestralmente. Y una vez al año, realice un inventario completo y genere los resultados en un informe completo.

Tal vez también desee contratar una agencia externa para realizar una auditoría periódica de su inventario y comparar sus resultados con sus propios hallazgos. Tal vez desee trabajar con un consultor tercero que haya demostrado profesionalismo en esta área a través de Microsoft SAM Specialization, póngase en contacto con su reseller de software para ayuda, o incluso póngase en contacto directamente con los editores de software para obtener ayuda con este proceso.

Obtenga ayuda de los socios de negocios de SAM Specialization

Mantenga el software seguro

Es importante garantizar que toda la documentación de licenciamiento y por lo menos una copia de cada título y versión de software estén protegidos bajo seguro y llave. Un número limitado de empleados deberá tener acceso a los materiales reales de software para ayudar a protegerlos contra posible uso incorrecto o robo. Aquí es donde las políticas que ha desarrollado en relación con el almacenamiento y la recuperación de desastres juegan un rol importante.

Lea más sobre cómo mantener seguros su software y su documentación

Reducir los costos de soporte

Estandarice el software y los procesos para reducir los costos

Al estandarizar las aplicaciones y los sistemas que usa su compañía puede ayudar a limitar el número de programas y dispositivos a los que debe dar soporte su personal, y a la larga reducir sus costos de soporte.

Evite soluciones internas personalizadas siempre que sea posible, ya que los gastos de soporte para las aplicaciones personalizadas son generalmente mayores que para el software preempacado. Con software preempacado, su personal de soporte puede ponerse en contacto con el proveedor si surgen problemas, pero no tienen a quien recurrir para las aplicaciones creadas internamente.

Aliente a su personal a encontrar maneras para automatizar cualquier tarea repetitiva que realicen. Esto les ayudará a pensar más directamente sobre las tareas que realizan, y puede ahorrar mucho tiempo. Simplemente asegúrese de documentar cualquier tarea automatizada, y establezca un procedimiento para revisarla y actualizarla regularmente.

Lea más sugerencias sobre cómo reducir los costos de soporte

Capacitación para los empleados sobre SAM

Inicie la capacitación y mantenga a los empleados involucrados

Para este momento, todos los empleados, desde la administración senior hacia abajo, deberán tener un conocimiento general de SAM y sus requisitos. Y cuando hayan terminado completamente su plan SAM, deberá mantener el impulso y mantener a sus empleados a bordo con capacitación continua y políticas de concientización. No permita que sus empleados se confíen de SAM. Programe sesiones regulares de capacitación para los empleados recién contratados y los existentes.

Es importante que mantenga informados a sus empleados sobre cualquier cambio a su plan SAM para que se mantengan actualizados con las nuevas políticas y procedimientos. Deberá recordar a todos los empleados cómo SAM les ayuda con sus rutinas diarias y permite que las cosas funcionen de manera eficiente. Para los empleados recién contratados, la conciencia y capacitación de SAM es especialmente importante. Tome pasos para enfatizar la importancia de SAM y el alcance de su plan, y cómo se relaciona con las operaciones diarias de su compañía. Considere crear un “paquete de inicio” que incluya su plan, y garantice que todos los empleados recién contratados reciban una copia.

Para ayudar a facilitar la capacitación y conciencia continua de SAM, considere lo siguiente:

Desarrolle un resumen del plan y de las responsabilidades de los empleados, y póngalo a disposición de todos en su organización.
Garantice que cualquier política nueva sea comunicada a todos los empleados en una manera oportuna.
Recuerde continuamente a todos los empleaos la importancia de SAM para la organización, y hágalo parte de la cultura general de su compañía.
Recuerde a sus empleados los riesgos potenciales asociados de no seguir las técnicas y procedimientos apropiados de SAM.
Garantice que todos los empleados conozcan las herramientas de SAM que tienen disponibles y sobre las cuales han recibido capacitación apropiada sobre sus usos y beneficios.
Prepare informes de progreso periódicos y distribúyalos entre los miembros apropiados de su personal.
Revise periódicamente las herramientas que utiliza para mantener SAM funcionando y decida si son las correctas para su organización.

Aprenda sobre los beneficios de Software Assurance

Mantener el impulso

Para garantizar que los logros que ha hecho no sean ignorados, olvidados o sean dados por hecho por sus empleados, considere lo siguiente:

Haga que SAM sea parte de todos, desde la administración senior hacia abajo, e incorpore sus procesos a la rutina diaria de todos.
Garantice que todos los empleados recién contratados tengan conocimiento de su programa SAM y verifique que los empleados existentes estén siguiendo el plan.
Asegúrese que sus empleados sepan cómo SAM los beneficia directamente y las maneras en que mejora su flujo de trabajo general.
Permita que su plan evolucione y garantice que se realicen mejoras con el tiempo. Se deben añadir nuevas prácticas y políticas, así como deben ocurrir modificaciones al plan conforme crece y madura su compañía.
Desarrolle medidas para manejar los problemas antes de que surjan.
Revise a sus proveedores periódicamente y garantice que sigan los lineamientos apropiados y las "mejores prácticas" de la industria. Asegúrese de que sus registros correspondan con los suyos.
Revise a sus proveedores periódicamente y garantice que sigan los lineamientos apropiados y las "mejores prácticas" de la industria. Asegúrese de que sus registros correspondan con los suyos.
Busque agencias externas para certificaciones y garantice que su compañía siga los lineamientos apropiados y las “mejores prácticas” de la industria.

Estos pasos ayudarán a su organización a continuar en su nuevo programa SAM, mantenga el nivel que ha establecido, y con el tiempo esto le ayudará a mejorar el nivel de madurez de SAM de su organización y el retorno total sobre la inversión (ROI).

Modelo de optimización SAM

¿Cómo puede evaluar de manera eficiente y objetiva su plan SAM? El Modelo de optimización SAM (Optimization Model, SOM) es el esquema de evaluación de SAM lanzado por Microsoft y que está alineado con la Optimización de infraestructura (IO). Proporciona un conjunto establecido de criterios para ayudarle a evaluar sus esfuerzos de SAM y a comprender, y como consecuencia, a mejorar el estado de la administración de sus activos de software. Los niveles de madurez de SAM—Básico, Estandarizado, Racional y Dinámico—son los mismos a los del esquema IO. Además, al utilizar este modelo de optimización, los Socios de negocios de SAM Specialization ofrecen orientación y crean una ruta crítica para visualizar los beneficios y los ahorros para cada etapa de madurez de SAM dentro de una organización.

Aprenda más sobre el Modelo de optimización SAM