Vrednovanje vašeg ERP sistema
Prilikom vrednovanja efikasnosti poslovnih aplikacija mnoga preduzeća počnu sa dobrim namerama, a zatim završe u ćorsokaku. Ako je i u vašem preduzeću tako, možda vam je potreban bolji plan. Triš Saundres, autor brojnih članaka o tehnologiji, predstaviće vam jedan takav plan.
|
Na ovoj stranici
Pregled
Iako brojna preduzeća ulažu ogromne količine vremena i novca u istraživanje, analizu i opravdavanje kupovine ERP (Enterprise Resource Planning) rešenja, posle instalacije se samo površno proverava (ako se to uopšte i čini) kako aplikacija zaista radi. Međutim, ovo je velika greška, upozorava Triša Tabs, direktor kompanije SoftResources u Sijetlu, u saveznoj državi Vašington, koja je specijalizovana za vrednovanje softvera.
„Brojna preduzeća se usredsređuju samo na izbor pravog proizvoda“, kaže autor i dodaje: „Ako vam pri tom ne postave specifična merila efikasnosti, veoma je teško izmeriti da li proizvod funkcioniše u skladu sa ciljevima koje ste postavili i na taj način ukloniti prepreke u funkcionisanju.“
Pošto je ERP tehnologija veoma skupa, možda se čudite zašto više preduzeća ne angažuje na planu temeljnog uvida u stvarno stanje. Razlozi su različiti: od premale zainteresovanosti viših rukovodilaca do bojazni da li će projekat zaživeti onako kako se očekuje i ko će se opeći ako projekat ne zaživi. Iznenađujuće je što se temeljni pregled stvarnog stanja uvek preskače, jer niko ne zna šta čini uspešan ERP program.
Ako niste sasvim sigurni šta je ERP, ne bojte se, niste usamljeni. Odgovor zavisi od osobe kojoj se pitanje postavlja. Na tehnološkom nivou, ERP softver integriše odeljenja i funkcije preduzeća u jedinstven program koji se izvršava u jednoj bazi podataka, što predstavlja dragocen korak napred u poboljšanju efikasnosti, jer integracija ubrzava proces poslovanja.
Menadžer koji se bavi ljudskim resursima mogao bi definisati ERP sasvim drukčije, npr. kao pogled na to kako zaposleni međusobno komuniciraju. Međutim, mi nemamo nameru da vas zasipamo definicijama. Ma kakvu metodologiju za merenje svog ERP-a da upotrebljavate, ona mora biti dosledno upotrebljena u čitavoj organizaciji u određenim tačkama koje prate primenu. Ukoliko nije tako, zavaraćete sopstvenu analizu. Učestalost vrednovanja zavisi od veličine organizacije i od dubine softverskih promena. Provera se tipično obavlja na polovini primene, zatim na tri četvrtine procesa primene i po završenoj primeni. Zatim se nižu provere u intervalima od 3, 6 i 12 meseci.
Kako vrednovati uspeh
Bilo bi idealno kada biste napravili kartu svog sistema na visokom nivou pre primene ERP aplikacija, kaže gospođa Tabs, koja preporučuje da se nacrta dijagram sistema aplikacija u preduzeća na koji svakako morate staviti skladišta podataka i samostalne aplikacije, kao što su Microsoft Excel tabele, ali i elektronske i ručne integracione veze. „Da biste u novom softverskom okruženju mogli da napravite ovakvu kartu, morate tačno znati kakvo je vaše trenutno stanje. Tako ćete moći da utvrdite gde se pojavljuju određene prepreke i moći ćete da napravite plan za suočavanje sa njima“, dodaje ona.
Priprema specifičnih merila za vašu industrijsku granu
„Ove brojke nisu izvučene iz šešira“, nastavlja Tabsova. „Nije dovoljno reći: 'Voleo bih da u svom call-centru vidim porast od 10%'. Ovaj kriterijum za merenje zaista nije važan. Recimo da vodite centar servisne službe za kupce u ime lanca prodavnica nameštaja na veliko. Utvrdili ste da je u oblasti obrta zaliha nužno potrebno poboljšanje. Kao što svaki prodavac ili distributer zna, prevelike zalihe zauzimaju previše prostora, proizvodi na odeljenju prodaje brzo zastarevaju i bićete prisiljeni da značajno snizite cene samo da biste se oslobodili zaliha. Pre nego što na odgovarajući način procenite kako će se razvijati vaše upravljanje zalihama, moraćete da utvrdite odgovarajuće numeričke pokazatelje stanja zaliha.“
Tabsova kaže: „Obezbedite što više punktova za prikupljanje podataka. Ponekad podatke možete kupiti u nekom udruženju industrijalaca, a ponekad se oni mogu dobiti iz vladinih izvora. Ove brojke će vam biti potrebne da biste mogli da odredite precizna merila efikasnosti. Ako vaša merila efikasnosti obuhvataju poboljšanja u oblasti upravljanja zalihama, onda će vam biti potrebni određeni industrijski pokazatelji koji će prikazati kako softver deluje u poređenju sa standardima. U suprotnom, možete utvrditi poboljšanje u oblasti obrta zaliha od 20%, ali ukoliko vas vaši konkurenti pobeđuju u brojkama, onda vaš softver ne ispunjava svoje potencijale, a ne ispunjava ih ni vaše preduzeće za promet nameštaja.“
Redovne provere posle primene
Potrošili ste novac. Sledi teško pitanje: na koji način vaša aplikacija odgovara zahtevima? Odgovor možemo dobiti samo sistematičnim i strogo uređenim pristupom merenjima povraćaja investicije (ROI). Da bi bilo efikasna, provera tehnologije mora da se odvija na svim nivoima, uključujući i više rukovodioce. Naravno, postoje rizici, jer niko ne želi da se suoči sa mogućnošću da aplikacija ne odgovara zahtevima. Ali ukoliko je vaša revizija ERP rešenja usmerena samo na dostignuća u proizvodnji, npr. na to koliko vam je koraka potrebno da ispunite nalepnicu sa podacima o primaocu, nećete dobiti pravu sliku o povraćaju investicije. Revizija bi trebalo da uzima u obzir i to na koji način zaposleni upotrebljavaju softver. Da li on doprinosi lakšem obavljanju ključnih poslova? Šta zaposleni misle, kojom brzinom su savladali softver? Da li ste im olakšali komunikaciju sa saradnicima, prenošenje informacija i da li ste rešili izazove? Ove karakteristike se teško ocenjuju. Mnogi stručnjaci savetuju da se primena izveštaja korisnika obavi odmah po osposobljavanju i još jednom posle šest meseci.
Preston Kameron, upravni direktor službe Oculus Consulting Group iz Arizone, koji se bavi implementacijom softvera, naglašava da treba obazrivo postupati - ovde nije reč o oceni efikasnosti nego o ceni softvera. On kaže: „Budite obazrivi kada zaposlene pitate o načinu korišćenja softvera.“ „Više će vam reći ako znaju da ih nećete osuđivati zbog njihovih odgovora.“ Objasnite zaposlenima da ih ispitujete zato da biste ubuduće mogli lakše da planirate osposobljavanje ili poboljšate postupke koji se zasnivaju na njihovom radu. Kameron kaže da se u suprotnom može dogoditi da budu preterano zadovoljni softverom ili pak da ga ne upotrebljavaju zato što ne poznaju dovoljno njegove mogućnosti, pa smatraju da poboljšanje nije dovoljno.
Analiza podataka o efikasnosti
Neke segmente softvera lakše je proveriti od drugih. U principu, one oblasti koje su namenjene automatizaciji postupaka, kao što su štampanje nalepnica sa podacima o primaocu i obaveštavanje korisnika, trebalo bi da budu lakše za ocenu ako ste utvrdili merila. Teže je oceniti one oblasti koje se odnose na nedovoljno poznavanje softvera od strane zaposlenih. Ako vaša revizija, i pored softverske automatizacije, pokazuje mali napredak u opštim greškama prilikom slanja, možda ćete morati da se vratite na odgovorne službenike. Zamolite ih da vam tačno pokažu kako koriste softver.
„Preduzeća često ne shvataju kakav će biti uticaj nove tehnologije na njihove poslovne postupke“, kaže Kameron. Ako preduzeće uvede novu tehnologiju i ne poboljša efikasnost poslovnih procesa, kao što su neefikasno deljenje datoteka ili korišćenje ručnog ukidanja umesto automatizovanog procesa, softver nije ispunio očekivanja.
Priprema univerzalnog procesa
„Proces ne treba da pratite do najsitnijih detalja“, kaže Tabsova. „Međutim, preduzeće je efikasnije ako posle implementiranja aplikacije upotrebljavate univerzalne procese koje zatim i održavate.“ U primere lošeg poslovnog proces spadaju i gomilanje informacija i čuvanje podataka na radnoj površini, gde im se ne može pristupiti u slučaju nužde. Drugi uobičajeni postupci, npr. propuštanje da se hitno instaliraju bezbednosne ispravke ili upotreba lozinke koja se lako otkriva, mogu ozbiljno da ugroze podatke.
Postupci koje koristite, a koji se razlikuju od preduzeća do preduzeća, manje su važni za ovu raspravu od činjenice da ih niste pratili u svim oblastima. Zaposlenima obećajte da će imati problema ukoliko se ne budu ovoga pridržavali.
Kreiranje kontinuiranog procesa učenja
Posle uvođenja skupe tehnologije, preduzeća prečesto smanjuju finansijska sredstva ili broj zaposlenih koje će poslati na usavršavanje. Međutim, kad zaposleni ne uzimaju u obzir sve posebnosti ERP rešenja zbog neprimerene obuke ili zbog prirodnog otpora prema promenama, prednosti softvera će vremenom nestati, sve dok se upotreba ne svede samo na deo kapaciteta. U nekom trenutku ćete morati da se vratite na osnovnu obuku da biste sačuvali svoju tehnološku investiciju. „Stalno su vam potrebne povratne informacije“, kaže Tabsova. „Razgovarajte sa krajnjim korisnicima kako biste otkrili rupe u njihovom u znanju i kako biste mogli da preduzmete korektivne mere. Ako se vašim krajnjim korisnicima čini da postoji problem sa softverom, ova sumnja može lako postati stvarnost.“
Priprema za neizbežne bezbednosne propuste
Svako veliko preduzeće se u nekom trenutku susreće sa bezbednosnim problemima. Ne moraju uvek tehnološke greške biti razlog za zastoj rada. Prirodne katastrofe, bezbednosni problemi ili čak promena poslovnog ciklusa mogu uticati na vaše servere i aplikacije. Da li je vaše preduzeće spremno da se suoči sa ovim posledicama?
„Kada dođe do problema potreban vam je poseban plan za obnovu“, savetuje Rod Hansen, analitičar za Microsoft Dynamics-Solomon. „Najpre treba da odredite šta su elementi problema. Zatim možete napraviti plan za stvari nad kojima nemate kontrolu, npr. vremenske prilike ili krađa. Vaše preduzeće može, na primer, kao veoma značajan faktor rizika označiti gubitak podataka. U tom slučaju morate periodično pravljenje rezervnih kopija podataka premestiti na početak spiska.“
„Ako ne pravite rezervne kopije podataka, rizik je ogroman...“, objašnjava Hansen i dodaje da „možete imati ugnežđene sisteme koji se iz bezbednosnih razloga kopiraju u lokalno skladište, pa na udaljeno mesto za skladištenje, a odatle na veći broj traka. U ovom slučaju skoro da nema opasnosti da izgubite podatke.“
Triša Saunders piše članke za časopis „Customer Insights“, Microsoftovo glasilo za srednja preduzeća u SAD. Ona piše o poslovnim i tehnološkim temama, a živi i radi u Sijetlu, u državi Vašington. Ovaj članak je bio prvobitno objavljen u časopisu „Customer Insights“.