Pametni dokumenti: Pametniji način poslovanja

Nove funkcije pametnih dokumenata u programima Microsoft Office Word 2003 i Microsoft Office Excel 2003 omogućavaju zaposlenima da brže i konzistentnije unose vitalne informacije u datoteke. Zasnovani na informacijama koje zaposleni unose, pametni dokumenti mogu vratiti korisne rezultate koje zaposleni mogu koristiti da bi ispunili formulare, pisali izveštaje ili kompletirali dokumente. Zaposleni provode manje vremena tražeći podatke i smeštajući ih u datoteke, a više vremena razmišljajući i donoseći odgovarajuće odluke.

Podaci koji su uneseni u pametne dokumente se mogu dodati oznake i zajedno ih smestiti u ostavu tako da im se kasnije može jednostavno pristupiti i ponovo ih koristiti. Kompanije mogu imati koristi od poboljšane produktivnosti radnika i pri tome izgrađivati vredne ostave standardizovanih, pouzdanih informacija.

Podaci prikazani u pametnom dokumentu u programu Word 2003

Na ovoj stranici

	Ubrzajte unos podataka
	Omogućite korisnicima deljenje podataka u organizaciji
	Usavršite poslovne tehnike
	Omogućite veći povraćaj investicija

Ubrzajte unos podataka

Sa pametnim dokumentima zaposleni mogu kreirati dokumente koji prate standardne formate i osiguravati da je informacija konzistentna sa prethodno definisanim pravilima. Pametni dokumenti sadrže logiku programiranja koja definiše način na koji se datoteke koriste i kontroliše načinom kojim se datoteke mogu manipulisati. Logika pametnih dokumenata takođe pomaže zaposlenima unos informacija na specifičnim tačkama u datoteci. Pomoć može biti zasnovana na sadržaju koji je korisnik uneo, na osnovu konteksta ili kao lista postojećih podataka za izbor.

Nakon što zaposleni unese podatke, šifra pametnog dokumenta može kopirati te podatke na drugo mesto u datoteci. Na primer, pametni dokumenti mogu kopirati ime u adresnom delu pisma u telu teksta. Takođe može smestiti podatke u bazu podataka preduzeća u kojoj se čuvaju informacije o korespodenciji i primaocima.

Još korisnije, pametni dokument može automatski primati i unositi srodne podatke na ispravna mesta. Na primer, kada pametni dokument prepozna ime, može ubaciti povezanu adresu, telefonski broj i druge informacije na odgovarajuća mesta u datoteci. Ovo može povećati efikasnosti zaposlenih i smanjiti verovatnoću greške.

Pretpostavimo, na primer, da zaposleni piše pismo klijentu. Na ključna mesta u dokumentu, logika pametnih dokumenata može pokazati zaposlenom pomoću teksta Pomoći, sugerisati fraze, grafike ili komandnu dugmad. Automatskim pretraživanjem podataka preduzeća o prodaji i drugih izvora, pametni dokument može izlistati prethodne narudžbe proizvoda klijenta, prepoznati slične ili povezane proizvode, za koje bi klijent mogao biti zainteresovan, i informisati ga o svim dolazećim posebnim ponudama ili novim proizvodima. Zaposleni može iskoristiti ove informacije da kreira dokument koji ima ubedljive i ažurne informacija da bi podržao i unapredio odnose sa klijentima.

Vrh stranice

Omogućite korisnicima deljenje podataka u organizaciji

Pametni dokumenti definišu strukturu i značenje određenih sekcija unakrsne tabele ili dokumenta. Nakon što zaposleni unese podatke u određenu sekciju, pametni dokument može prikupiti i uskladištiti podatke da bi bili korišćeni i deljeni u organizaciji.

Na primer, izveštaj sa službenog putovanja može da sadrži listu novih korisnika. Kada zaposleni unose individualna imena i pridružene kompanije u izveštaj, pametni dokument ih može automatski poslati u deljenu bazu podataka. Zatim, zaposleni koji je uspostavio originalni kontakt ili bilo ko drugi u preduzeću može koristiti te podatke da bi kreirao sledeća pisma, beleške ili aktivnosti kompanije ili prilagođene pakete informacija. Podaci koji su prethodno bili zaključani u tekstu individualnih datoteka sada mogu postati bogat resurs za celo preduzeće.

Vrh stranice

Usavršite poslovne tehnike

Kada se posao proširi i postane decentralizovaniji, ponekad se gubi konzistentan, struktuiran način rada sa korisnicima. Pametni dokumenti nude moćnu alatku da bi pomogli optimizaciju procesa poslovanja koje se razvija.

Pošto kompanije mogu koristiti pametne dokumente da pomognu kontroli formata, strukture i lokacije informacija u datotekama, kao i upravljati izvorima i distribucijom tih informacija, one takođe mogu implementirati i održavati najbolje metode poslovanja. Zaposleni ne moraju razvijati svoje sopstvene formulare i procedure, a klijenti mogu videti i ceniti ovaj jedinstveni način poslovanja.

Bitno je da pametni dokumenti jednog preduzeća mogu isporučivati logiku i komponente sa servera. To proces ažuriranja poslovnih pravila i proširenih poruka ili onka za Pomoć čini mnogo efikasnijim za administrativno osoblje.

Vrh stranice

Omogućite veći povraćaj investicija

Pošto su pametni dokumenti u programu Word 2003 i Excel 2003 zasnovani na jeziku Extensible Markup Language (XML), zaposleni mogu biti produktivniji. Pošto programi iz sistema Office 2003 Editions koriste prednosti XML jezika na radnom stolu, preduzeća mogu kreirati konzistentne, precizne datoteke i iskorišćavati podatke u drugim datotekama za dugoročnu korist.

Vrh stranice