Kliknite ovde da biste instalirali Silverlight*
Srbija i Crna GoraPromeni| Sve Microsoft lokacije
Microsoft
Studije slučaja 

Veliki proizvođač industrijske opreme obezbeđuje zaposlenima unapređene komunikacije i automatizovane procese

Studija slučaja poslovnog rešenja

Poslato: 5. jun 2007.
Galeb Group je vodeće preduzeće u oblasti proizvodnje, prodaje i održavanja industrijske opreme i ambalaže u regionu, sa sedištem u Srbiji.
*
**
Preuzmite Studiju slučaja
PreuzmiteNavision Galeb Group.doc
617 KB
Microsoft Word datoteka

Pregled rešenja

Profil korisnika

Preduzeće Galeb Group bavi se proizvodnjom, prodajom i održavanjem elektronskih uređaja, industrijske opreme i metalne ambalaže. Preduzeće ima 480 zaposlenih i koristi 70 stonih računara.

Poslovna situacija

Kako bi održalo prednost u odnosu na konkurenciju, preduzeće Galeb Group moralo je da obnovi informacionu infrastrukturu u cilju unapređenja pristupa informacijama i komunikacije, kao i automatizacije procesa

Rešenje

Preduzeće je primenilo novu informacionu infrastrukturu zasnovanu na operativnom sistemu Microsoft Windows i modulima programa Microsoft Dynamics NAV za oblasti finansija, marketinga i prodaje, nabavke i zaliha, proizvodnje i servisa

Prednosti

Smanjeno vreme izvršavanja procesa

Efikasnije korišćenje ljudskih resursa

Objedinjavanje rada u odeljenjima

Smanjenje broja nenaplaćenih zahteva

Smanjenje troškova prenosa zaliha

Softver i usluge

Microsoft Dynamics NAV

Microsoft Office 2003 Professional

Microsoft SQL Server 2000

Windows Server 2003 Standard Edition

Windows XP Professional

Partneri

PSC (Pakom Solution Centre)

**

Pregled preduzeća

Broj zaposlenih u preduzeću se utrostručio u periodu od 10 godina, a preduzeću je bilo veoma teško da održi efikasnu komunikaciju i automatizuje ključne procese, što je sputavalo produktivnost i sposobnost zaposlenih za pružanje usluga klijentima. Tokom saradnje sa preduzećem PSC, Microsoft Gold Certified partnerom, preduzeće je primenilo rešenje zasnovano na proizvodima kao što su Microsoft Windows Server 2003, Microsoft SQL Server 2000, Windows XP, Microsoft Office 2003 i modulima programa Microsoft Dynamics NAV (ranije poznat pod nazivom Microsoft Business Solutions – Navision). Usled toga, preduzeće je dobilo značajna poboljšanja u mnogim poslovnim procesima, kao i pristupu informacijama, mogućnostima finansijske analize i automatizacije procesa, čime su upola smanjena vremena obrade za mnoge poslovne operacije, objedinjene udaljene lokacije i poboljšane usluge za klijente.

Poslovni izazov

Preduzeće Galeb Group je osnovano 1977. godine u Šapcu i predstavlja najstarije registrovano privatno preduzeće u Srbiji. Galeb Group je vodeće preduzeće u oblasti proizvodnje, prodaje i održavanja električnih alata i industrijske opreme, kao i plastične i metalne ambalaže za prehrambenu, hemijsku i farmaceutsku industriju. Ono je i najveći srpski proizvođač fiskalnih kasa i GPRS terminala.
Od oko 480 zaposlenih u preduzeću Galeb Group veliki broj je zadužen za administrativne funkcije visokog nivoa u oblastima finansija, marketinga i prodaje, kao i nabavke i zaliha. Preduzeće zavisi od toga da li će ovi profesionalci obaviti svoj posao efikasno i uz niske troškove. Međutim, početkom ove decenije borili su se kako bi prevazišli ovaj izazov zato što informaciona infrastruktura preduzeća nije uspevala da održi korak sa razvojem. Taj razvoj je podrazumevao utrostručenje broja zaposlenih od sredine devedesetih godina prošlog veka do sredine ove decenije, uz sticanje novih poslova i otvaranje novih predstavništava.


*
*Verujemo da ćemo uz pomoć ovog rešenja brzo postići sve postavljene ciljeve.*
Ivan Mitrović
generalni direktor,
Galeb Group
*

Neefikasnost komunikacije i poteškoće u predviđanju
Za zaposlene u preduzeću Galeb Group problemi sa informacionom infrastrukturom prečesto su se pretvarali u poslovne probleme i direktno uticali na krajnji rezultat poslovanja. Na primer, u oblasti finansija nekada je za izdavanje faktura, podmirenje kompenzacija ili isporuku tovarnih listova bila potrebna i čitava sedmica, čak i više kada je zbog složenih uslova plaćanja bila potrebna dodatna obrada.
Pored toga, neefikasnost u komunikaciji značila je da članovi odeljenja nisu imali pristup usaglašenim informacijama. Usled toga, finansijski direktori retko su imali aktuelne i opsežne podatke koji su im bili potrebni za pripremu preciznih tržišnih predviđanja i konkurentnih analiza ili za uspostavljanje i održavanje optimalnih cena na datom tržištu.
Ova situacija je izložila posao u celini ozbiljnim posledicama, kako navodi Ivan Mitrović, generalni direktor Galeb Groupa. „Da bi bili konkurentni na efikasan način, finansijski direktori moraju biti u mogućnosti da precizno predvide kratkoročne poslovne trendove i analiziraju uspešnost preduzeća u odnosu na konkurenciju“ kaže Mitrović. Sa time se slaže i IT menadžer Galeb Groupa, Jasmina Gmizić. „Nemogućnost da precizno predvidimo trendove i izvršimo konkurentnu analizu smanjila je potencijalnu dobit preduzeća čak do 10 procenata,“ kaže ona.

Izazovi u pristupu informacijama i automatizacija procesa
Zaposleni u oblasti marketinga i prodaje suočili su se sa sličnim preprekama kada je reč o efikasnoj komunikaciji i razmeni informacija. Na primer, referentima prodaje na terenu bilo je teško da pristupe ažurnim informacijama o cenama, popustima na količinu i kreditnim ograničenjima. Za njih je takođe bilo gotovo nemoguće da automatizuju obradu porudžbina na odgovarajući način. U najgorem slučaju, referent prodaje mogao je da izgubi naklonost klijenta, čak i posao, kada je za obradu porudžbine bilo potrebno toliko vremena da proizvod više nije bio raspoloživ u vreme kada ga je trebalo isporučiti.
Sa druge strane, menadžerima u oblasti nabavke i zaliha bilo je teško da efikasno planiraju i poručuju materijale i proizvode. „Sama provera zahteva za porudžbinama sa terena kroz analizu zaliha imala je kao rezultat smanjenje poručene količine čak i do 30 procenata“ kaže Jasmina Gmizić, i dodaje: „To se loše odrazilo na likvidnost preduzeća.“
Sličan problem bilo je održavanje odgovarajućih zaliha u različitim predstavništvima, što je zahtevalo česte transporte iz jednog predstavništva u drugo. Kako Gmizić navodi, troškovi transporta i obrade ovih prenosa predstavljali su i do 5 procenata cene proizvoda.

Rešenje

Jasmina Gmizić objašnjava da je preduzeće Galeb Group moralo da primeni informacionu infrastrukturu koja bi se mogla uspešno podržati i poboljšati bez potrebe za širenjem ograničenih unutrašnjih resursa, kako bi održalo putanju razvoja koja ga je učinila vodećim preduzećem. Nakon razmatranja ovih zahteva i konsultacija sa preduzećem PSC, Microsoft Gold Certified partnerom sa sedištem u Beogradu, Jasmina Gmizić i njene kolege na izvršnim pozicijama izabrale su rešenje koje je gotovo u potpunosti zasnovano na Microsoftovom softveru za servere, klijentskom softveru i poslovnim rešenjima.

Prema njenim rečima, sledeći faktori bili su presudni da njen tim donese odluku o primeni rešenja zasnovanog na Microsoftovom softveru:

- Integracija - Za efikasno i stabilno tehnološko okruženje direktori su želeli rešenje koje je u potpunosti integrisano na svim nivoima. Smatrali su da bi im smanjena potreba za obukom, podrškom i razvojem koju donosi takva integracija pružila prednost u odnosu na konkurenciju u njihovoj privrednoj grani.

- Jednostavna podrška - Radi uštede u troškovima, direktori su tražili rešenje koje bi mogao da podrži jedan partner ili neki od postojećih partnera u njihovoj geografskoj oblasti. Dopala im se činjenica da Microsoft ima znatan broj lokalnih partnera koji mogu da osiguraju dugoročnu podršku.

- Poznato okruženje - Radi smanjenja troškova razvoja i primene, kao i da bi se olakšala buduća proširenja, bilo je potrebno da rešenje bude poznato velikom broju programera. Na primer, direktori su želeli mogućnost nadogradnje komponenti planiranja resursa u velikom preduzeću (ERP) u okviru ovog rešenja, kako bi se one uklopile u šablone toka posla koji se razvijaju korišćenjem unutrašnjih resursa preduzeća ili kombinacije unutrašnjih resursa sa resursima lokalnog partnera.

- Mogućnost promene u skladu sa promenom veličine preduzeća - Radi podrške potreba zaposlenih tokom razvoja preduzeća, direktori su želeli rešenje čija se veličina dokazano može promeniti. „Ozbiljno shvatamo marketinšku poruku programa Microsoft Dynamics NAV: „Kupite upravo ono što vam je potrebno onda kada vam je potrebno“ naglašava Jasmina Gmizić, i dodaje: „To je izuzetno važno jer predstavljamo preduzeće koje se razvija veoma brzo.“

- Prilagodljivost licenciranja - Radi održavanja niskih troškova, direktori su tražili rešenje sa prilagodljivim opcijama licenciranja.
Pod vođstvom menadžera projekata preduzeća PSC, Milijane Đorđević, četvoročlani tim (dve osobe iz preduzeća PSC i dve iz Galeb Groupa) dizajnirao je, razvio i primenio prvu fazu rešenja zasnovanog na Microsoftovom softveru za pet meseci, i uspostavio nacrt za primenu druge faze rešenja. U drugoj fazi je zamišljeno inkorporiranje kompletne proizvodnje i servisa u integrisani informacioni sistem, što je urađeno i dovelo je do novih poboljšanja u poslovanju Galeb Groupa, kao i povećanja broja licenci za 20 novih korisnika.

Rešenje se sastoji od operativnog sistema Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition i sistema za upravljanje bazom podataka Microsoft SQL Server 2000 Standard Edition koji se nalaze na serverima, operativnog sistema Windows XP Professional i programskog paketa Microsoft Office Standard Edition 2003 na stonim računarima i specifičnih modula programa Microsoft Dynamics NAV (ranije poznat pod nazivom Microsoft Business Solutions – Navision) za finansijsko upravljanje, marketing i prodaju, nabavku i zalihe (prva faza) i proizvodnju i upravljanje servisom (druga faza).

Prednosti poslovanja

Nakon svega nekoliko meseci u proizvodnji, Jasmina i njene kolege počele su da izveštavaju o značajnim pogodnostima rešenja zasnovanog na Microsoftovom softveru. U pogodnosti spadaju trenutni i lak pristup svim poslovnim jedinicama na mreži, moćnije mogućnosti finansijske analize za direktore, lakši i brži pristup informacijama za sve zaposlene i poboljšana komunikacija među zaposlenima, dobavljačima i klijentima.

Uklanjanje prepreka u komunikaciji
Na primer, u oblasti finansija, menadžeri i osoblje koriste rešenje za efikasniju komunikaciju sa referentima prodaje koji pružaju usluge izabranim kupcima, čime se upola smanjuje vreme potrebno za obradu porudžbina i prodaju. Administracija je takođe postala efikasnija i preduzeće može da prebaci administrativno osoblje u oblasti u kojima mogu direktnije da doprinesu profitabilnosti preduzeća, npr. nadgledanjem dugovanja i potraživanja.
Galeb Group je takvom efikasnošću smanjilo broj zaposlenih u odeljenju finansija za trećinu i od tri dotadašnje kancelarije objedinilo rad odeljenja u jednu.
„Komunikacija između članova osoblja zbog toga je mnogo lakša nego ranije“, ističe Gmizić.
Prema rečima Dejana Matića, menadžera prodaje tradicionalnih programa u Galeb Groupu, preduzeće je primenilo dodatne organizacione promene u procesima isporuke i upravljanja kreditima i time za 12 procenata smanjilo broj trenutnih zahteva koji se ne mogu naplatiti. Još jedno poboljšanje je efikasniji i delotvorniji način određivanja vrednosti potraživanja klijenata, čime se smanjuju troškovi zaostalih zahteva. Osim toga, efikasnije predviđanje povećava efikasnost naplate dugova. „Pomoću ovog rešenja smo centralizovali sistem upravljanja potraživanjima tako da referenti prodaje mogu lako da znaju koje vrste uslova kreditiranja mogu da odobre datom kupcu, što nam pomaže da zadržimo dobre klijente i da istovremeno svedemo gubitke na najmanju meru“, kaže Matić.


*
*Zaposleni u odeljenju nabavke i zaliha sada imaju pristup preciznijim informacijama o obavezama odeljenja i mogu da unaprede procese plaćanja dobavljačima i utvrđivanja cena koje im se isplaćuju.*
Milivoje Pucarević
menadžer odeljenja nabavke,
Galeb Group
*

Povezivanje marketinga, prodaje i dobavljača
Menadžeri i osoblje u oblasti marketinga i prodaje imaju slične pogodnosti. Prema rečima Gmizićeve, tok informacija između kancelarija i odeljenja sada je tako unapređen da odeljenje za porudžbine više nema nerealizovane zahteve. „To znači da mogu efikasnije da planiraju porudžbine sa dugim periodima za isporuku“, kaže Gmizićeva. „Pored toga, svakodnevna komunikacija između zaposlenih u odeljenju marketinga i prodaje znatno je efikasnija, a o tome smo dobili pozitivne komentare i od dobavljača i od klijenata. Što se tiče referenata prodaje, oni su oduševljeni što su im marketinške informacije lakše dostupne i ažurne.“
Pogodnosti su se brzo pojavile i u oblasti nabavke i zaliha. Prema rečima Milivoja Pucarevića, menadžera odeljenja za nabavku u Galeb Groupu, odeljenje je za svega nekoliko meseci znatno poboljšalo efikasnost sledećih važnih zadataka: potvrde obaveza prema dobavljačima, proračuni prosečnih troškova nabavke, vršenje nabavki iz inostranstva, određivanje razlika u kursevima valuta, provera potrebnih nabavki i obrada carinjenja.
Usled toga, „zaposleni u oblasti nabavke i zaliha sada imaju pristup preciznijim informacijama o obavezama odeljenja i mogu da unaprede procese plaćanja dobavljačima i utvrđivanja cena koje im se isplaćuju“ kaže Pucarević. „To je od presudnog značaja za planiranje isplata za bilo koji period.“
Još jednu prednost predstavlja činjenica da primena rešenja pojednostavljuje proces nadgledanja nivoa zaliha specifičnih za određenu lokaciju. Gmizićeva ističe da će se time smanjiti potreba za prenosom zaliha sa jedne lokacije na drugu, kao i troškovi ovog procesa. „Očekujemo da ćemo pomoću B2B portala, koji će se oslanjati na Microsoft Dynamics NAV, smanjiti troškove prenosa zaliha sa 5 procenata cene proizvoda na svega 2 ili 3 procenta.“

Poboljšavanje upravljanja garancijama
Ma koliko da su ove pogodnosti dobrodošle menadžerima i osoblju u odeljenjima finansija, marketinga i prodaje, nabavke i zaliha preduzeća Galeb Group, očekuju se dodatne pogodnosti kada preduzeće primeni drugu fazu rešenja: primenu modula za upravljanje servisom i proizvodnjom programa Microsoft Dynamics NAV.
Gmizićeva objašnjava da se očekuje da će ova primena značajno poboljšati način na koji preduzeće upravlja garancijama za proizvode. „Sa više od 150.000 uređaja koji pod raznim vrstama garancija koriste naši klijenti, Galeb Group umnogome zavisi od efikasnog rada servisa“, kaže Gmizićeva. „Integrisanjem upravljanja servisom i proizvodnjom, preduzeće će pomoću serijskog broja moći da prati uređaj od njegove proizvodnje i prodaje sve do zamene. Na taj način moći ćemo da znamo koje vrste servisa su potrebne za dati uređaj kako bismo mogli da razumemo troškove održavanja tog uređaja i stopu profita uređaja tokom njegovog životnog veka.“
Gmizićeva procenjuje da će pomoću takvog praćenja preduzeće moći da smanji troškove servisa za približno 2 ili 3 procenta. „Ono što je još važnije jeste to što ćemo moći efikasnije da pružamo usluge klijentima, a time ćemo steći i održati naklonost klijenata, što predstavlja osnovu uspeha preduzeća.“

Sticanje boljeg uvida radi bolje analize i planiranja
Osvrćući se na izazove zbog kojih su direktori Galeb Groupa primenili rešenje zasnovano na Microsoftovom softveru i na iskustva preduzeća tokom ove primene, Mitrović smatra da je projekat izuzetno uspešan.
„Naši ciljevi su od početka bili bolje upravljanje poslovnim procesima i njihova integracija, smanjenje grešaka i troškova, povećanje kvaliteta i produktivnosti i sticanje boljeg uvida u informacije u realnom vremenu radi postizanja kvalitetne analize i planiranja,“ kaže Mitrović. „Verujemo da ćemo uz pomoć ovog rešenja brzo postići sve postavljene ciljeve.“
Gledajući u budućnost, Mitrović smatra da je rešenje izuzetno važno i da će pomoći preduzeću da ispuni trenutne zahteve dinamičnog tržišta. „Galeb Group se prilagođava promenljivim zahtevima tržišta i to mu je pomoglo da se neprekidno razvija više od 30 godina“ kaže on. „Verujemo da će nam ovo rešenje pomoći da i dalje tako reagujemo kako bismo stalno bili u prednosti u odnosu na konkurenciju.“

Za više informacija o Microsoftovim proizvodima i uslugama, pozovite 0700 300 300 ili posetite Web lokaciju: www.microsoft.com/scg

Za više informacija o Microsoft Dynamics proizvodima posetite sledeću Web lokaciju: www.microsoft.com/serbia/businesssolutions

Za više informacija o sistemu Windows Server posetite sledeću Web lokaciju: www.microsoft.com/serbia/windowsserversystem

Za više informacija o sistemu Microsoft Office posetite sledeću Web lokaciju: office.microsoft.com/sr-sp-latn/default.aspx

Za više informacija o kompaniji PSC pozovite +381 11 3282 005 ili posetite Web lokaciju: www.psc.rs

Za više informacija o kompaniji Galeb Group, pozovite +381 15 367 700 ili posetite Web lokaciju: www.galeb.com


©2016 Microsoft Corporation. Sva prava zadržana. Obratite nam se |Uslovi korišćenja |Trademarks |Izjava o privatnosti