虛擬會議省下差旅費用
正在設法減少出差旅行？瞭解科技的新進展如何替代耗時的面對面會議。
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旅遊業目前飽受打擊，我也不願意雪上加霜。但是時局不景氣，公司確實有必要縮減出差預算，找出方法降低花費。
這跟安全無關，因為恐怖攻擊而採取的諸多措施使得飛行比以前更安全。我們的考量是經濟效益。
企業顧問公司 Bredin Business Information 資深總監 Alisa Jenkins 說：「大多數公司的差旅費用確實超出所需，但也不是說得取消所有出差行程，還是有許多情況最好能當面討論。不過有很多方式可進行虛擬會議，免去不必要的商務旅行。」
代替商務旅行的其他選擇 (如利用 Microsoft Office Live Meeting 或類似產品來進行網路會議) 隨著網際網路及相關技術的發展而不斷改善，這是有目共睹的事實。接下來，我們將詳述各種替代方式，包括視訊會議、電話會議、線上共同作業工具以及前述的網路會議。
但首先要確定：何種情況確實需要會面？以下是專家的建議：
| • | 接待新客戶。 |
| • | 向新人 (或許是接替您的人) 介紹目前重要業務連絡窗口。 |
| • | 正要敲定重大的銷售案或正要成交重要的生意。 |
| • | 需要示範說明的產品發表會。 |
| • | 需解決有爭議或複雜的問題，或討論諸如收購或合併之類的機密事宜。 |
| • | 需要與律師會面商討法律事宜。 |
| • | 需要向投資人募集資金。 |
| • | 要進行銷售或訓練簡報，而內容最好當面講。 |
| • | 競爭對手與您的目標客戶面對面會談。 |
您還可以增加自己公司或業界的特殊狀況。重要的是，面對面開會還是對公司有關鍵性的影響。
不過，透過科技也可進行許多會議，簡單、有效地取代商務旅行。
資訊技術產品經銷商 Diane Parks 說：「一般來說，初期接觸時一定要見到面才能談，但是一旦關係已經穩固，就可以利用科技，為之後的會面節省時間與成本。」
美國獨立工商業者聯會法規研究的資深研究員 Bruce D. Phillips 說：「這可視會議的重要程度而定，看看生意是否會因此成交。」他認為有時候產業的會議 (例如各種大會) 就不一定要直接面對面。
Parks 補充說，由於機場加強安全，通關所需時間延長，當天往返會議地點的「快速之旅」，也不可能快到哪裡去。
「虛擬會議」可能有些無趣，但卻可讓您以較少的成本完成許多工作。下面概述各種替代方式：
視訊會議
定義：以互動方式使用視訊、運算及通訊技術，讓身處各地的人會面；可以一對一，也可是十幾個人左右的團體會議。視訊內容可經由網際網路傳送，或透過電視螢幕播放。
優點：高階視訊會議系統 (如許多大公司所擁有的系統) 可將分散不同地點的一大群人，聚在有廣播設備的環境一起聽演講或觀看簡報。不過目前也可以利用價格低廉的網路攝影機，以及免費或低成本軟體，如 Microsoft NetMeeting，讓舉行視訊會議的成本更低 (NetMeeting 會在 Windows XP 及 Windows 2000 安裝時一起安裝)。
缺點：除非您去視訊會議的集會地點，不然就得購買視聽設備 (例如，NetMeeting 需要有電腦音效卡加上麥克風與喇叭，還得有視訊擷取卡或攝影機才能支援視訊)。多數視訊會議供應商都按小時收費，所以您可能會擔心時間而讓事情還沒談完就匆匆結束。
網路會議
定義：沒有視訊的視訊會議，換句話說，就是透過網路、用 PowerPoint、Excel 或其他文件進行互動簡報的電話會議。音訊可透過電話及/或電腦麥克風傳輸。
優點：您只要能夠上網再加上電話，即可向不同地點的 2,500 人展示簡報。您不必事先用電子郵件將 PowerPoint 投影片或其他文件發送給觀眾，而可在現場即時使用視覺輔助及醒目提示。其他與會者也可用繪圖工具說明自己的論點，或操作您的簡報。NetMeeting 用於網路會議的效果也同樣不錯。
缺點：這跟親身參加會議確實不一樣，不像視訊會議，您看不到與會者的臉部表情及身體語言。但對於直接了當的企劃案檢討會議、業務會議、軟體示範及客戶簡報，網路會議最適合，可讓多處多人參加同一會議。
電話會議
定義：電話會議服務由長途電信業者或獨立的服務中心提供，利用精密的電話連線橋接方式，將許多不同的電話加入到同一對話當中。
優點：能夠快速方便地連線通話，而且成本相當低，只要有電話就可以了。如果需要，可以用傳真、電子郵件或快遞的方式，事先將相關文件提供給與會者。
缺點：對於不需視覺簡報的單純資訊分享及直接決策，電話會議的效果很好；但若要討論更複雜的問題就不適合，非得借助網路會議不可了。若要建立或進一步發展重要的業務關係，電話會議就不是理想方式。不過電話會議還是大有可取之處。
線上共同作業工具
定義：雖然電子郵件仍是重要的商務工具，但這裡討論的是外部網路，即專用網站，讓您能夠與特定的客戶或合作夥伴共用檔案、文件及使用留言板。
優點：就算擁有外部網路，並不會取代採用上述任一方式的遠距離會議，不過因為能夠持續通訊及共用文件，可以讓您逐漸減少一些會議的需求。
缺點：利用聊天或立即訊息方式的確可即時通訊，但多數通訊都不是彼此互動的。不過，如果所有與會者都能夠存取專用網站，那麼透過外部網路，電話會議就能當作是網路會議來舉行。
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