電腦安全性計劃五大要素

用密碼保護

用密碼保護檔案，確保只有授權使用者才可開啟資料檔案。您的作業系統幾乎都有內建密碼保護系統，大多數軟體應用程式，包括 Microsoft Office 都能讓您用密碼保護檔案及資料夾。

選擇具有創意的密碼

配偶、孩子或狗的名字不應設為密碼，因為辦公室的人都知道這些名字，可能會猜出您的密碼。生日、街道地址、喜愛的品牌或歌手，以及其他人們認為與您相關的詞語，也不可當作密碼。要知道，數字與大小寫字母組合成的密碼，以及頻繁變更的密碼都較難破解。指導公司員工如何設立密碼、何時變更，以及如何保護檔案及資料夾，使人人都樂於使用密碼。

採用加密

保護商用電腦內寶貴資訊的一項方法是對資料加密。加密軟體會將資料轉化為無用的資料串，需用正確的軟體金鑰方可解密。加密軟體通常用來限制高度機密檔案的存取，如財務報表及客戶清單，或保護會在辦公室外使用的筆記型電腦，並確保機密電子郵件不外洩。

絕不放任資料不管

其實很簡單，鼓勵員工離開辦公桌前關閉檔案，可降低電腦安全風險。若不採取此項防範措施，午餐休息時仍讓檔案開啟，經過的任何人都會看到。制定規則要求員工關閉所有非使用中的文件，來提高電腦安全性。

減少筆記型電腦的安全漏洞

使用筆記型電腦可增加生產力，但若不採取正確的預防措施也會威脅到公司的安全。提醒所有的遠端工作者在辦公室外工作時，牢記安全的重要性。在咖啡店及飛機等公共場所，處理機密文件時應使用小字體。若要使用公共技術資源，要向員工說明如何確保文件保留在自己的電腦硬碟中，而不是公用電腦上。加密也可保護在辦公室外使用筆記型電腦的安全。遭竊的電腦中若有使用加密軟體，竊賊將無法讀取電腦中儲存的文件。