Efektívna administratíva vďaka Microsoft Office SharePoint Server 2007
|
Situácia
Košický samosprávny kraj vznikol 1. januára 2002. V rámci svojej samosprávnej funkcie sa stará o všestranný rozvoj svojho územia a o potreby svojich obyvateľov. Orgánmi regionálnej samosprávy sú priamo zvolení predseda a 57-členné Zastupiteľstvo kraja. Príprava materiálov pre zastupiteľstvo prebiehala v papierovom a elektronickom prevedení, spravovanom pomocou bežných súborových služieb. Takéto spracovanie bolo nielen neefektívne, ale spôsobovalo existenciu viacerých verzií dokumentov, neexistenciu zálohovacích systémov a častú nedostupnosť dokumentov, ktoré boli distribuované len prostredníctvom emailov.
Obchodné ciele
Preto zastupiteľstvo hľadalo riešenie, ktoré by zabezpečilo zjednotenie verzií distribuovaných dokumentov a znížilo riziko straty dokumentov. Zabezpečenie efektívnej správy dokumentov na jednom centrálnom mieste s prístupom jednotlivých užívateľov k týmto dokumentom podľa vopred definovaných prístupových práv sa stalo najdôležitejšou požiadavkou na riešenie situácie.
Okrem tejto funkčnosti boli požiadavky aj na:
| • | využitie najnovších technológií – nástrojov, programov a serverov z balíka Microsoft Office 2007, |
| • | zabezpečenie automatizácie schvaľovacieho procesu materiálov pripravovaných na zastupiteľstvo, |
| • | zriadenie externého web-u pre zastupiteľstvo Košického samosprávneho kraja, |
| • | jednoduchosť publikovania dokumentov na externom web-e, |
| • | vyhľadávanie v histórii dát. |
|
Riešenie
Zvolená aplikácia Digitálne zastupiteľstvo je priamo určená pre vyššie územné celky, magistráty, úrady. Pomocou workflow vytvára elektronickú procesnú podporu toku materiálov súvisiacich s prípravou, priebehom a výsledkami zasadnutí zastupiteľstiev. Riešenie je postavené na intranetovom portáli Microsoft Office SharePoint Portal Server 2007. Na tomto portáli bola spoločnosťou ICOS, a.s. Košice vyvinutá aplikácia Digitálne zastupiteľstvo. Funkčnosti aplikácie pokrývajú požiadavky zákazníka, ktoré boli špecifikované počas detailnej analýzy vykonanej u zamestnancov Košického samosprávneho kraja. Aplikáciu Digitálne zastupiteľstvo využíva takmer 200 zamestnancov pomocou internetového prehliadača, či už aktívne alebo pasívne. Riešenie spolupracuje s najnovšou verziou Microsoft Office 2007, aktívne využíva nové otvorené formáty XML balíka Microsoft Office (docx, dotx, xlsx, ...).
Základné funkcie aplikácie Digitálne zastupiteľstvo:
| • | centrálne úložisko pripravovaných materiálov, archív starších materiálov |
| • | podpora schvaľovacieho konania, tvorba zoznamu uznesení, |
| • | register uznesení, evidencia právnych noriem (VZN), |
| • | podpora prípravy programu zasadnutia, tvorba pozvánky, |
| • | automatizované publikovanie materiálov na Internet, |
| • | rozšírené možnosti vyhľadávania, |
| • | integrácia s hlasovacím zariadením na báze XML. |
Aplikácia Digitálneho zastupiteľstva využíva procesnú podporu cez Microsoft Workflow Foundation schvaľovacích procesov. Je to nový rozmer vo vnímaní IT podpory administratívnych procesov zastupiteľstva, čo výrazne, až prevratne zvyšuje transparentnosť a efektívnosť procesov.
Prínosy
Prínosom riešenia Digitálneho zastupiteľstva je zefektívnenie, zjednodušenie a sprehľadnenie procesov súvisiacich so zastupiteľstvom Košického samosprávneho kraja. Využitie digitálneho podpisu urýchľuje interné schvaľovanie a výrazne znižuje množstvo kópií tlačených materiálov. Rozšírené možnosti vyhľadávania cez indexovací engine, za podpory katalogizácie SharePoint 2007 a filtrovania poskytujú užívateľom okamžitý prístup k požadovaným materiálom. Materiály sú centralizovane a štruktúrovane uložené, odpadá tak duplicta dokumentov. Zároveň záloha centrálneho úložiska materiálov znižuje riziko straty dôležitých materiálov a uľahčuje administráciu správcovi systému.
Budúci rozvoj
Integrácia na ďalšie systémy je jedným z kľúčových spôsobov rozvoja aplikácie Digitálneho zastupiteľstva.
Je naplánované integrovanie zo spisovou službou. Toto prepojenie významne posunie komunikáciu občan - poslanec - úradník do právne relevantnej formy.
Pripravuje sa aj rozšírenie pre virtuálne kancelárie poslancov.
