Microsoft SharePoint Server 2007 a .NET vo firme MACROFLEX Slovakia: Všetky dokumenty konečne pod kontrolou
|
Situácia
Spoločnosť Macroflex Slovakia, spol. s r. o. bola založená v roku 1996. Spoločnosť pracuje v oblasti potrubných systémov so špeciálnym zameraním na kompenzačné prvky a ich aplikácií v potrubných systémoch. Firma sa rozhodla zjednotiť všetky dokumenty na jedno miesto, zvýšiť efektivitu plnenia úloh, zreorganizovať IT štruktúru vo firme, zmodernizovať a zefektívniť biznis procesy.
Obchodné ciele
Firma Macroflex potrebovala riešiť problémy so zdieľaním dokumentov a adresárov medzi dodávateľmi a jednotlivými oddeleniami, ich synchronizáciu medzi knižnicami; bolo tiež nutné zefektívniť biznis procesy na riadenie zákazok. Nový IT systém mal tiež sprehľadniť zadeľovanie úloh pre oddelenia a sledovanie plnenia úloh. Špeciálnou požiadavkou klienta bolo overovanie a oprávnenia užívateľov.
|
Riešenie
Ako základná pratforma pre riešenie projektu sa nainštaloval Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS). Výber bol jasný, chceli sme, aby bola technológia celého intranetu cenovo prijateľná a užívateľsky ľahko spravovaná a s možnosťou ďalšieho dopracovania aplikácií.
Office SharePoint Server okrem knižníc dokumentov a kvalitného fulltextového vyhľadávania obsahuje tiež podporu pre verzovanie dokumentov, emailové upozornenia o zmenách, integráciu rodiny Office do jeho prostredia (do intranetu je možné ukladať dokumenty priamo z MS Office Word). Nakoľko sa pracuje s citlivými dokumentmi bola zvolená aj príslušná bezpečnosť. Každý dodávateľ sa dostane, a vidí iba dokumenty, na ktoré ma oprávnenia (to sa týka aj vyhľadávania) a tak isto aj ľudia z oddelení majú možnosť spravovať len knižnice, ktoré im boli priradené. Dokumenty, ktorých nájdenie trvalo niekedy pár hodín, sú dnes prístupné za pár sekúnd, bez ohľadu na to, kde sa fyzicky nachádzajú. Bezpečnosť bola vyriešená oprávneniami, či už na samotné dokuementy alebo knižnice s dokumentmi, čím sa zamedzilo prípadnému úniku firemného „know-how“.
Synchronizáciu jednotlivých dokumentov, celých knižníc a ich metadát zabezpečil dopracovaný modul „EQSync“ vďaka technológiám (.NET 3.0, ASP.NET, C#).
Základom riešenia a zadeľovania úloh pre jednotlivé oddelenia bol vstavaný zoznam z MOSS „Úlohy“. Zamedzilo sa tak zabúdaniu a neukončeniu niektorých úloh. Získal sa tiež prehľadný výstup ukončených, rozpracovaných, pridelených úloh aj s ich fázami. Samotné upozorňovanie na úlohy prebieha formou zaslania informačného emailu a následným spustením workflow, ktorý spravuje zainteresované osoby v jednotlivých fázach úloh a poskytuje im napr.podobné dokumenty, štatistiky, kontakty a pod.
Riadenie projektov umožňuje evidovať projekty pre obchodné alebo inštalačné oddelenia. Dokumenty súvisiace s projektmi (vrátane emailov, výkresov, špecifikácií a zmlúv) sú dostupné z jedného miesta. Systém podporuje publikáciu výsledkov obchodných kampaní, správu projektového týmu; v prehľadnom denníku eviduje a zobrazuje všetky zmeny, ktoré v projekte nastali.
Poslednou fázou projektu bola požiadavka, aby sa dodávatelia prihlasovali cez klientom špecifikovaný zoznam prístupov.
Túto požiadavku sa podarilo splniť pomocou dopracovaného modulu „EQLogin“ v ASP.NET (C#).
Prínosy
Použitie .NET Frameworku a Microsoft Office SharePoint Serveru poskytli komplexný systém správy dokumentov, evidencie úloh a riadenia projektov. Integrovanie všetkých týchto vlastností do jedného prostredia umožnilo užívateľom efektívnejšie pracovať, predísť zbytočným chybám a zvýšiť tak efektivitu firmy.
