Prechod na Office 365 v Rádiu Expres priniesol úspory niekoľko tisíc eur ročne

Dátum poslednej aktualizácie: 20. 04. 2014

Bezproblémová migrácia na Office 365 silami IT oddelenia s podporou špecialistov zo spoločnosti CDP s.r.o.

Situácia
Obchodné ciele
Riešenie
Prínosy

Situácia

V roku 2013 končila v Rádiu Expres platnosť trojročného licenčného plánu OVS (Open Value Subscription). V rámci tohto plánu využívali aj platformu Microsoft Exchange Server pre komunikáciu prostredníctvom elektronickej pošty nainštalovanú na vlastnom serveri s operačným systémom Microsoft Windows Server. Súčasťou IT ekosystému pre mailovú komunikáciu boli aj antivírové, antispamové a zálohovacie riešenia od spoločnosti Symantec. V rámci OVS licencie využívali pracovníci aj lokálne inštalácie aplikácií kancelárskeho balíka Office.

Obchodné ciele

Blížiaci sa koniec OVS licencie bola pre IT manažéra Rádia Expres dobrou príležitosťou zamyslieť sa ako riešiť nielen licencie, ale celú koncepciu a architektúru predmetných IT subsystémov do budúcnosti. Pokračovať v rovnakom spôsobe licencovania ako doteraz, alebo prejsť na cloudové riešenie? Vzhľadom na nadväznosť platforiem, či už licenčnú, alebo technologickú a bezproblémovú integráciu sa ako najvhodnejšie riešenie javila cloudová platforma Microsoft Office 365.

Pri výbere riešenia sa brali do úvahy aj ďalšie veľmi dôležité kritéria, hlavne bezpečnosť, spoľahlivosť a hlavne perspektíva do budúcnosti vzhľadom k čoraz dynamickejšej a mobilnejšej povahe práce zamestnancov rádia.Nasadeniu riešenia predchádzala dôsledná kalkulácia, ktorá jednoznačne identifikovala cloudové riešenie Office 365 model ako oveľa menej finančne náročnejšie.

Riešenie

Migráciu na Office 365 realizovalo IT oddelenie Rádia Expres vlastnými silami s podporou špecialistov zo spoločnosti CDP s.r.o. Situáciu pri nasadzovaní riešenia komplikovala skutočnosť, že do leta 2013 Rádio Expres využívalo Exchange Server vo verzii 2003, takže bola nutná postupná inovácia na verziu 2010 a následne na Exchange Server 2013 do konca roku 2013. V priebehu decembra bolo nainštalované hybridné riešenie. Jeho inštalácia a konfigurácia trvala približne týždeň, na migrácii sa však nepracovalo kontinuálne, takže odhad čistého času migrácie je tri pracovné dni.

V januári 2014 bola realizovaná migrácia na cloudové riešenie. U používateľov bolo potrebné nastavenie parametrov synchronizácie nakoľko u nového riešenie komunikácia neprebieha s firemným serverom, ale s dátovým centrom Microsoftu.

Nasadenie Office 365 odbremenilo IT oddelenie Rádia Expres od nutnosti prevádzkovať vlastný server, čo v praxi znamená úsporu za licenciu Windows Servera, Exchange servera + CAL licencie a taktiež aj licencie na antispamové a antivírové riešenie od Symantecu. Nakoľko súčasťou licenčného plánu Office 365 je aj možnosť nainštalovať si lokálne aplikácie balíka Office az na 5 lokálnych počítačov a mobilné zariadeni a nahradilo toto riešenie aj klasické licencie aplikácií Office, ktorých využívali 100 kusov. Každý používateľ môže využívať 5 licencií pre PC, alebo MAC a prenosné počítače, tablety a smartfóny, takže v súčasnosti si budú môcť aplikácie Office nainštalovať aj na tablety iPad.

Pre internú komunikáciu využívajú pracovníci Rádia Expres komunikačné riešenie Lync, ktoré je integrálnou súčasťou Office 365. V ďalšom kroku plánuje IT manažér nasadiť ďalšiu integrálnu súčasť – SharePoint na zdieľanie dokumentov.

Prínosy

Pri kalkulácii v prípravnej fáze boli vyčíslené predpokladané úspory finančných nákladov za licencie niekoľko tisíc EUR ročne. Po nasadení riešenia do prevádzky sa tieto kalkulácie v plnom rozsahu potvrdili. Nie je potrebné prevádzkovať hardvérový server pre mailovú komunikáciu, čo v praxi znamená úsporu nákladov za licencie na serverový operačný systém, úsporu nákladov za správu riešenia a taktiež aj v budúcnosti úsporu investičných nákladov na výmenu hardvéru.

Došlo aj k nezanedbateľnej úspore nákladov na licencie produktov od tretích strán. Nakoľko údaje sú bezpečne uložené v dátovom centre, kde sú automaticky zálohované, nie je potrebné realizovať zálohovanie mailovej komunikácie lokálne. Čo znamená úsporu 165 EUR ročne na jednej licencii pre „Symantec Backup Exec Agent for Applications and Databases“. Nezanedbateľná je aj úspora fyzickej úložnej kapacity na lokálnom serveri.

U cloudového riešenia nie je potrebné riešiť administráciu lokálne nainštalovaného hardvéru a softvéru. Administrátor bol odbremenený od rutinných periodicky sa opakujúcich činností. Napríklad veľa času u predchádzajúceho riešenia si vyžadovala napríklad konfigurácia filtrovania spamu. Ušetrený čas môžu pracovníci IT oddelenia venovať na inovácie vedúce zlepšovaniu IT podpory fungovania Rádia Expres

*Nové riešenie v prvom rade prinieslo finančnú úsporu, hlavne na ročnej platbe za licencie Microsoft produktov, zhruba 20% ročne oproti predchádzajúcemu spôsobu licencovania Microsoft produktov. Ušetrili sme aj na produktoch tretích strán slúžiacich k ochrane a zálohovaniu e-mailovej komunikácie a taktiež aj na zdrojoch potrebných k fungovaniu Exchange lokálne: elektrická energia, hardware, čas IT podpory a podobne.

Za klady tohoto riešenia považujem aktuálnosť verzie Exchange a jeho updateov, ktorá je riešená na strane cloudu, vyšší stupeň zálohovania ako dovoľovali možnosti lokálnej prevádzky Exchange. Tiež doterajšiu skúsenosť s Microsoft Suportom pri riešení problémov, ktoré vznikli pri nasadzovaní hybridného riešenia. Pre užívateľov je vysoká a bezpečná dostupnosť, v podstate od všadiaľ, kde je internetové pripojenie, ich „hlavného pracovného nástroja“ Microsoft Office veľkým prínosom.
*
Dalibor Putško
IT Manager

Využívaný softvér a služby

  • Microsoft Server 2008 R2 – Active Directory Domain Controller, DHCP, DNS, Windows Azure Active Directory, Direcroty Sync
  • Microsoft Windows 7, Microsoft Windows 8
  • Office 365

Zdieľať

  • Linked In
  • Twitter
  • Facebook

 
Hodnotenie:

Logo

Prehľad riešení

Krajina: Slovenská republika
Odvetvie: Médiá

Štúdie na prevzatie:
dokument PDF
dokument XPS

English document PDF
English document XPS

Zákazník:
Rádio Expres
Vrútocká 48, 821 04 Bratislava
Dalibor Putško
puko@expres.sk

Profil zákazníka:
Rádio Expres je od polovice roku 2005 najpočúvanejšie rádio na Slovensku. Týždenná počúvanosť rádia je viac ako 1,5 milióna poslucháčov. Signál Rádia Expres pokrýva prostredníctvom siete vlastných vysielačov 88,08 % územia Slovenska

Partneri:
Migrácia na Office 365 silami IT oddelenia s podporou špecialistov zo spoločnosti CDP s.r.o.