Access 2007. Mayor potencia como base de datos sin perder la sencillez (I).
Son tantas las mejoras en la interfaz de usuario de Access 2007 que podría parecer que todo el cambio se ha limitado a mejoras estéticas.
Sin embargo, hay algunos cambios que, sin llegar a convertir a Access en un verdadero servidor, sí que solucionan alguno de los problemas debidos precisamente a que no lo sea, es decir, Access se convierte no sólo en una base de datos más bonita, más amigable y con un entorno más rico, sino también en una base de datos más potente.
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Seguridad, usuarios y seguimiento de cambios
Un clic de ratón y movemos nuestras tablas a un servidor Sharepoint (Datos Externos->Listas de Sharepoint->Mover a Sharepoint). Sólo hemos tenido que indicar la URL del sitio Sharepoint e identificarnos con nombre de usuario y contraseña, y Access se ha encargado de copiar todas nuestras tablas al sitio y vincularlas a nuestra aplicación. Ya podemos trabajar con ellas como con cualquier tabla vinculada de Access. Muy bien, muy bonito y muy fácil, pero ¿Para qué me sirve?.
Vamos a mirar las tablas vinculadas. Resulta que se han añadido nuevos campos y ahora tenemos el usuario y la fecha con la hora en que se ha creado el registro, y el usuario y la fecha con la hora en que se ha modificado en la última ocasión. Sharepoint se ha encargado del control y la gestión de los cambios, pero además, si nos vamos al “site”, vemos que Sharepoint tiene un completo sistema de gestión de usuarios y permisos, más sencillo de usar y más seguro que el que proporcionaba Access. No necesitamos andar navegando por el sitio para modificar permisos o el flujo de trabajo: en la banda de opciones de Access se han añadido unos accesos directos para ir directamente al formulario que lo gestiona.
En relación con el seguimiento de cambios, Access 2007 ha añadido otra característica muy interesante a los campos memos. La última de las propiedades en el diseño de este tipo de cambios, es “Sólo anexar”. Si “Sólo anexar” es verdadero, una vez que se ha guardado el registro ya no podremos hacerle cambios, no es que no podamos escribir nada en él, es que no lo podemos corregir, sólo escribir todo de nuevo. A primera vista, no se ve utilidad pero, pulsando con el botón derecho del ratón sobre el campo, se le ve el sentido cuando se muestra una lista con todas las modificaciones que ha sufrido, incluido el autor y la hora, e incluso tenemos la posibilidad de recuperar una versión anterior. Parece que los memos empiezan a no ser tan “memos” ;-).
Con sólo un par de clics de ratón hemos conseguido implementar a nuestro aplicación un sistema completo de gestión de cambios con identificación del usuario que los realiza. Esto es algo que, por ejemplo, para algunas bases de datos exigía la ley de protección de datos española y que Access difícilmente podía implementar, pues, por más que controláramos a los usuarios desde los formularios, de nada servían si éstos modificaban los datos directamente desde las tablas. Algunos anhelábamos “triggers” en Access sólo para poder controlar cosas de éstas.
Papelera de reciclaje para nuestros registros borrados
¿Y los datos borrados? ¿Cómo podemos hacer un seguimiento de los cambios si cualquiera puede borrar registros? ¿Quién es el guapo que recupera un registro borrado en Access?
También de eso se encarga Sharepoint que tiene algo tan familiar y tan útil como es una papelera de reciclaje. Allí van a parar todos los registros borrados a la espera de que los borremos definitivamente o los restauremos.
Conclusión
Access 2007 no sólo ha creado un entorno de usuario mucho más rico, también incorpora características que le hacen mucho más potente como base de datos.
Es cierto que en versiones anteriores ya existía, por ejemplo, la posibilidad de utilizar Access como “Front End” de SQL Server y esto le dotaba de una potencia enorme, pero también es cierto que era a cambio de una complejidad que desvirtuaba un tanto la naturaleza de Access, caracterizada por la facilidad de uso.
Ahora, Access 2007 proporciona alguna de las posibilidades de bases de datos de servidor pero acompañadas de una facilidad de uso extraordinaria; de la misma manera que con unos pocos clics de ratón podemos mejorar el aspecto de nuestra aplicación, o añadirle calendarios, memos RTF, etiquetas inteligentes… , también con unos pocos clics podemos añadirle cosas como trabajar desconectado, seguimiento de cambios, gestión de usuarios… que antes sólo eran posibles con servidores de datos y a cambio de un desarrollo complejo.
Página del autor: http://jbengoechea.com/