ABBA Hoteles disponía ya de una solución ERP con una funcionalidad muy potente, pero no soportaba la localización internacional y los usuarios se encontraban muy limitados en cuanto a accesibilidad a la información y análisis de la misma. Además, dicha solución no tenía programas fuentes y había procesos que no estaban automatizados y por lo tanto, ralentizaban algunas tareas diarias.

ABBA Hoteles decide entonces plantearse la implementación de una nueva solución ERP, y por ello decide contactar con Columbus IT, Gold Certified Partner de Microsoft Dynamics, para llevar a cabo el proyecto de instalación de Microsoft Dynamics NAV, en el área financiera.

El principal objetivo del proyecto era centralizar las distintas instalaciones de los establecimientos hoteleros en una única base de datos, a la que todos los usuarios de la cadena accedieran remotamente.

El estándar de Microsoft Dynamics NAV dispone de una gestión de documentos a cobrar y a pagar procedentes de los procesos de Gestión de Ventas y Gestión de Compras. Con esta gestión los usuarios ya disponen de una gestión de tesorería basada únicamente en hechos ciertos, es decir, facturas de Compras y Ventas ya registradas en el sistema.

Para complementar la gestión del estándar y llegar a obtener una Gestión de Tesorería totalmente real, se ha dotado al sistema de la posibilidad de incluir todos aquellos otros cobros y pagos que, sabiendo que se van a realizar, solo tienen reflejo contable una vez que han sido hechos efectivos.

Por otro lado, también se ha establecido una política de reporting de control de gestión de una forma integradora, global y efectiva necesaria para que la información fluya periódicamente, no sólo a los responsables de la empresa, sino a todas las personas que necesitan información para controlar y mejorar su gestión diaria. Con ello, se han reducido los costes de elaboración de informes para poder concentrar los esfuerzos en las tareas de análisis, control y propuestas de mejora. Además se ha aumentado la frecuencia y disponibilidad de la información en cantidad y calidad. Y por último, se ha automatizado la generación periódica sin necesidad de realizar tareas manuales.

Gracias a la flexibilidad y escalabilidad de Microsoft Dynamics NAV, Abba Hoteles puede ahora trabajar con el sistema desde todas sus localizaciones y tener una visión clara de la situación de sus operaciones - incluso a un nivel alto de detalle - desde la sede central.

Toda la información financiera que se genera en la Organización es depositada en Microsoft Dynamics NAV, que funciona como repositorio único de información, esto permite que los usuarios hayan dejado de pensar en la información como algo departamental y la consideren información corporativa, a la vez que se incrementa la eficacia en la obtención de información.

"Cuando extraigo información de Microsoft Dynamics NAV para el Comité de Dirección, tengo la seguridad que es la información más actualizada y es la información correcta", -explica Abundio Gonzalez Director Financiero de la Cadena en Barcelona-.

El proyecto se desarrolló sin ningún contratiempo desde el primer momento y todo ese proceso de cambio, que se esperaba traumático, se concretó en una experiencia positiva.

El proyecto completo llevó aproximadamente 3 meses de trabajo para llevar a cabo la migración y otros 3 meses para la implantación.

"Cuando entramos en contacto con Columbus IT, nos dimos cuenta que no estábamos simplemente ante un implantador de soluciones del mercado, sino que su filosofía era la de actuar como consultor, de avanzar codo con codo con nosotros, lo que nos ofrecía una plena garantía, no sólo de que iban a entender nuestras necesidades sino de que podían responder a todos los problemas que nuestra expansión nos planteara, muchos de los cuales, íbamos a ir descubriendo juntos", -comenta Jordi Rodriguez, Subdirector Financiero de la Cadena.

Abba Hoteles tiene nuevos retos y, una vez recorrida la etapa de estabilización, se dispone a aprovechar la potencia de Microsoft Dynamics NAV para aumentar sus ventas, elevar la satisfacción de sus clientes y potenciar su futuro éxito.