Composan se había marcado como principal objetivo centralizar los datos de todos los clientes de las diferentes líneas de negocio de la compañía, pudiendo ofrecer a su red de comerciales una herramienta de gestión ágil y eficaz en el seguimiento de los procesos de venta asociados a las oportunidades de negocio.

Esta herramienta tenía que ser fácil de usar por parte de los técnicos comerciales y debía ofrecer ventajas competitivas más que generar trabajo burocrático adicional, lo cual condujo a la elección de Microsoft Dynamics CRM como herramienta.

Además, la carga de datos en la migración inicial debía realizarse en Microsoft Dynamics CRM de la forma más sencilla posible, utilizando la herramienta de carga de datos automática a partir de tablas Excel que el sistema tiene incorporado.

Igualmente, la herramienta tenía que proporcionar una alta versatilidad a la hora de definir los procesos de venta, puesto que la variabilidad y complejidad de los procesos era muy elevada.

Finalmente, la necesidad de incorporar un área de marketing como soporte a las ventas en la definición y lanzamiento de campañas era un objetivo complementario que la herramienta tenía que contemplar.

La solución para Composan, basada en el producto Microsoft Dynamics CRM, consta de los siguientes elementos:
• Definición de procesos de venta con workflows dependientes de la línea de negocio, el tipo de oportunidad o las características del cliente.
• Desarrollo del software necesario para gestionar el límite de crédito de los clientes asociados a niveles de aprobación en Microsoft Dynamics CRM.
• Interface on line entre Microsoft Dynamics CRM y el ERP corporativo para sincronizar los datos de clientes.
• Construcción de una plantilla Word para poder imprimir automáticamente los acuerdos marco con clientes.
• Construcción de una plantilla Word para poder imprimir automáticamente las ofertas a clientes.
• Definición de campañas de marketing en Microsoft Dynamics CRM dirigidas tanto a los clientes actuales como a los clientes potenciales.

El primer beneficio obtenido al integrar Microsoft Dynamics CRM con el ERP corporativo ha sido el no duplicar procesos en cuanto a la gestión de los datos de clientes.
Mediante Microsoft Dynamics CRM se consigue, además, realizar acciones comerciales y de marketing tanto a los clientes actuales de la compañía como a clientes potenciales de manera controlada y sistematizada, pudiendo analizar las respuestas de las campañas de marketing diseñadas a tal efecto.
Paralelamente a estos beneficios se produce una optimización de procesos debido a la capacidad de Microsoft Dynamics CRM de integrarse fácilmente con otras herramientas de Microsoft:
• Migración de datos a través de tablas Excel.
• Importación de clientes potenciales mediante tablas Excel.
• Impresión de acuerdos marco mediante plantillas predefinidas en Word.
• Sincronización de agenda con Outlook.
Pero el principal beneficio obtenido es la capacidad de definir nuevos procesos de venta o rediseñar los existentes dependiendo de las líneas de negocio, el tipo de oportunidad de venta (suministros de material o proyectos de obra) o las características de los clientes (empresas, administración pública, con mediación de ingenierías o arquitectos…).