El sector de los equipos generadores tiene una gran competencia, máxime hablando de la venta y distribución de los equipos en el mercado internacional. Es por ello que se requería una herramienta de acceso público que facilitara la mayor información disponible con la mayor agilidad, de modo que los clientes pudieran obtener dicha información directamente desde la página.

Se deseaba que esta información estuviera disponible no solamente en formato web, sino en un formato fácilmente imprimible para que los técnicos pudieran preparar las especificaciones de los proyectos directamente con los datos obtenidos de GESAN.

Se partía de una web que ofrecía parte de esta información, pero la actualización de la misma dependía de una empresa externa y dichas actualizaciones no presentaban la flexibilidad demandada por GESAN.

Las fichas de producto disponibles eran generadas de manera automática con los nuevos datos pero con una estructura totalmente estática, no siendo posible su modificación (ampliación o eliminación de campos).

La situación general era la de una estructura de programación que claramente había quedado obsoleta para las funcionalidades que GESAN podía ofrecer a sus clientes, ya que esta información podía ser un factor diferencial ventajoso en relación a la competencia.

La solución desarrollada consta de un portal Web totalmente gestionable integrado con Microsoft Dynamics NAV.

Tras un exhaustivo análisis de las necesidades actuales así como del sistema disponible en ese momento, se definieron las funcionalidades que se querían poder ofrecer a los clientes a través de la página. El resultado es un catálogo multiidioma gestionable, con posibilidad de generar las fichas de producto en PDF y asociado a la estructura general de la nueva operativa de la empresa, estando esta compuesta por una nueva Web totalmente gestionable sincronizada con Microsoft Dynamics NAV.

El Hardware utilizado es un servidor basado en Windows 2003 Server que alberga el servidor de Microsoft Dynamics NAV usando base de datos SQL. Este servidor está ubicado en las oficinas del cliente y da servicio a los puestos ubicados en la propia oficina (LAN) así como al servidor web a través de un firewall corporativo. Por otra parte, el portal Web se ha ubicado en un servidor dedicado contratado por AYANET con ACENS, empresa proveedora de Hosting líder en el mercado.

El portal Web está programado usando tecnología ASP .NET y el soporte de base de datos lo ofrece Microsoft SQL Server 2005.

En el portal Web se ha implementado el catálogo de productos, centrado en un buscador que permite a los visitantes obtener la gama de artículos disponibles para cada tipo de necesidad en función de unos parámetros de filtrado (gama, país de implantación, frecuencia, rango de potencias y voltajes de salida). Los resultados del buscador muestran las series de productos que cumplen los filtros seleccionados así como las características principales y los tipos de chasis disponibles. Todos los resultados están agrupados así mismo por el combustible, la marca del motor, las rpm de trabajo y el tipo de refrigeración. Cada icono de chasis permite el acceso a la ficha de detalle del producto y versión.

Desde la ficha de detalle es posible navegar en cada una de las categorías definidas para cada gama (motor, placa, alternador, etc.) así como acceder a las imágenes del producto, planos, manuales, etc. y a la ficha completa en formato PDF.

La actualización del catálogo se realiza de manera programada, con una frecuencia de actualización adecuada a la volatilidad de los datos. Un proceso programado en Microsoft Dynamics NAV por el departamento de Informática de Gesan, traspasa la información que se quiere mostrar en la web desde las tablas maestras a unas tablas SQL intermedias, evitando de este modo el acceso a información sensible. El servidor web se conecta al servidor Microsoft Dynamics NAV y traspasa dicha información, que es la única a la que tiene permiso de acceso de lectura, actualizando de este modo la existente en ese momento.

Al disponer GESAN del control tanto del proceso de llenado de estas tablas intermedias como de los datos incluidos en las mismas, dispone de la capacidad de control necesaria para actualizar los datos en la web.

Desde el propio portal web, GESAN puede gestionar en cualquier momento las secciones que aparecen en cada gama de productos, así como los campos que aparecen en cada una de ellas (incluyendo elementos gráficos, datos técnicos y encabezados) y el orden de los mismos. El sistema está programado para no mostrar en ningún caso casillas sin datos y para traducir respuestas del formato Microsoft Dynamics NAV (1,0 a SI, NO, etc.).

Los ficheros adjuntos estáticos como planos, imágenes de producto, manuales, esquemas de placas, etc., se envían a la web vía FTP y se relacionan con los productos a través de las tablas intermedias en Microsoft Dynamics NAV.

Toda la información del catálogo, se traduce en tiempo real a través de una tabla de traducciones de términos que es gestionada por GESAN a través de la web mediante una sencilla hoja Excel.

Los beneficios obtenidos con la integración del catálogo web y Microsoft Dynamics NAV, se pueden dividir en tres categorías: Calidad de la información, Autonomía y Flexibilidad de modificación.

La conexión periódica con Microsoft Dynamics NAV, permite que la información del portal esté continuamente actualizada con un esfuerzo mínimo, ya que los datos mostrados son los propios del producto dado de alta en el ERP, no siendo necesario un mantenimiento duplicado. Las tareas de mantenimiento que no son automáticas son las referidas a los archivos estáticos adjuntos (imágenes, planos, esquemas, manuales, etc.) que son actualizados manualmente de un modo sencillo. Esto redunda en una información de calidad suministrada a través del portal web.

La existencia de una única fuente de información para todos los idiomas y para las fichas técnicas en PDF, permiten minimizar la posibilidad de no actualizar alguno de los elementos, mostrando al visitante de la web información coherente, multiformato y multiidioma.

La existencia de las tablas intermedias en Microsoft Dynamics NAV, da a GESAN la autonomía para decidir el momento en el que se muestran los cambios, no siendo necesario el contacto con un proveedor externo para que dicha actualización tenga lugar.